Управление взаимодействием ЗС

Записаться

Рассмотрение области знания Выявление и взаимодействие мы завершим рассмотрением задачи 4.5 - Управление взаимодействием заинтересованных сторон. Это важно, потому что от успеха взаимодействия заинтересованных сторон, как между собой, так и с бизнес-аналитиком, который также является заинтересованной стороной, очень сильно зависит успех проекта.

Давайте рассмотрим окружение этой задачи. На вход задачи 4.5 Управление взаимодействием заинтересованных сторон подается два входа - это подход к вовлечению заинтересованных сторон, мы должны понимать, как работать с заинтересованными сторонами, и общая оценка производительности бизнес-анализа. В качестве инструментов и руководства мы рассматриваем: общий подход к бизнес-анализа, бизнес-цели, описание будущего состояния, рекомендованные действия и результаты анализа рисков.

Теперь подумаем над тем, почему именно эти руководства важны для управления взаимодействием заинтересованных сторон. Например, результаты анализа рисков - мы должны понимать, какие именно риски являются существенными для той или иной заинтересованной стороны и в зависимости от этих рисков мы уже можем предпринимать свои действия. Если заинтересованная сторона считает какие-то мероприятия слишком рискованными, то следует выбрать что-то другое. Мы должны понимать какой уровень риска считается приемлемым для той или иной из заинтересованных сторон. Необходимо понимать бизнес-цели и описание будущего состояния. Мы должны понимать, куда мы движемся и куда смотрят все заинтересованные стороны, чтобы смотреть с ними в одну сторону. Мы должны понимать, что для них является бизнес-целью и к чему они стремятся.

Результатом выполнения задачи 4.5 является вовлечение заинтересованных сторон. В идеале успешным завершением задачи является то, что все заинтересованные стороны работают на благо проекта и выполняют те функции, которые мы предусмотрели в своем плане.

Назначением задачи Управление взаимодействием заинтересованных сторон является поощрение заинтересованных сторон к совместной работе по достижению общей цели. Как мы можем поощрить заинтересованную сторону? Заинтересовать ее, очевидно. Она поэтому и называется Заинтересованная сторона, название у нее такое. Если сторона не заинтересована в нашей активности, то это уже не заинтересованная сторона, и мы ее не можем вовлечь. Мы ее не заинтересовали, и в лучшем случае она становится пассивным участником, а в худшем может стать и противником нашей активности, что негативно скажется на результатах и показателях нашей активности.

Давайте подумаем, о чем может идти речь в управлении взаимодействием заинтересованных сторон. Один из пунктов - достичь соглашения по обязательствам. В качестве примера можно привести выделение необходимого времени. Мы должны быть уверены, что то или иное заинтересованное лицо, заинтересованная сторона выделяет времени столько, сколько необходимо нашему проекту, с учетом его занятости на каких-то других активностях. На практике это обычно фиксируется в уставе проекта, что заинтересованные стороны уделяют не меньше 10% своего рабочего времени, или 15, или 20, сколько нужно, и это фиксируется в каких-то документах, например, в уставе проекта. Если это будет подкреплено какой-то схемой мотивации, то есть заинтересованная сторона, которая участвует в проекте, каким-то образом мотивируется от успеха этого проекта, это прекрасно. Бывают и другие ситуации, но если обязательства заинтересованной стороны никак не подкреплены мотивацией, это не очень хорошо.

Помимо того, что мы достигли соглашения по вовлечению заинтересованных сторон, то есть мы сели, пожали друг другу руки, подписали устав проекта или какой-то другой документ, который предусмотрен нашим подходом к выполнению проекта и, если брать частность, то нашим подходом к бизнес-анализу. В нашем подходе к бизнес-анализу мы записали, что вот так мы работаем с заинтересованными сторонами, столько-то времени они уделяют и так далее. Нам необходимо отслеживать вовлечение заинтересованных сторон. Такие вещи уже трудно формализуемы, но тем не менее что-то формализовать можно. Мы должны регулярно проводить встречи, собирать обратную связь, насколько человеку интересно, продолжает ли проект отвечать его ожиданиям, все ли хорошо, не хочет ли он что-то поменять. На каждом типе проектов есть свои технологии.

Залогом вовлечения заинтересованных сторон является поддержание все время какого-то уровня коммуникации. Не стоит впадать в крайности и каждый день звонить заинтересованной стороне, но и раз в полгода тоже будет редко. Найти золотую середину и является одной из задач бизнес-аналитика, если он нашел эту золотую середину, то взаимодействие заинтересованных сторон можно считать успешным. Заинтересованная сторона продолжает оставаться в проекте, она видит, что ее потребности решаются, решаются наилучшим образом и ценность, на которую он рассчитывает, она будет ему принесена.

Какие же заинтересованные стороны? Любая заинтересованная сторона с точки зрения BABOK может участвовать в этой задаче — управление взаимодействием заинтересованных сторон. Это означает, что мы должны анализировать весь перечень заинтересованных сторон с учетом их интересов, с учетом потребностей в коммуникации строить взаимодействие таким образом, чтобы поддерживать их вовлечение.

Какие методы BABOK рекомендует для управления взаимодействием заинтересованных сторон.

Перечень заинтересованных сторон. Вот она, наша карта заинтересованных сторон, мы понимаем его уровень поддержки проекта, насколько он заинтересован, насколько он влияет на проект, насколько проект влияет на эту заинтересованную сторону. Мы должны задействовать метод Анализ и управление рисками, поскольку мы должны понимать то, насколько заинтересованная сторона рискует в случае успеха или неуспеха проекта, соответствующим образом мы должны свой подход к работе строить с учетом уровня риска.

Извлеченные уроки. В данной задаче 4.5 может пригодиться метод Извлеченные уроки, когда мы можем посмотреть на результаты каких-то других проектов с заинтересованными сторонами или предыдущих этапов, где мы можем разобрать те ошибки, которые были допущены при вовлечении тех или иных заинтересованных сторон. Мы можем посмотреть, поднять какие-то проектные документы, там будет видно, что такая-то заинтересованная сторона по результатам проектного аудита выразила недовольство в том, что недостаточно времени уделялось на общение. Значит мы должны при работе с этой стороны уделить ей больше. Таким образом извлеченные уроки могут быть как позитивные, так и негативные. Что такое извлечение уроков? Мы анализируем наш опыт, то, что получилось хорошо, мы тиражируем этот хороший опыт, а то, что у нас было плохо, мы стараемся избегать подобного.

Давайте я приведу простой пример, что такое извлеченные уроки. Представим себе, что у вас прошла какая-то фаза проекта, вы запланировали работу по бизнес-анализу 20 человеко-дней для бизнес-аналитика, и вдруг случилось чудо, завершилась фаза, и вдруг выяснилось, что аналитик вместо 20 дней на работу потратил только 10. Вы очень впечатлены и спросите, «А как же тебе это удалось, ты что, ночами работал?» «Нет, просто на предыдущем проекте я был вовлечен в аналогичную активность и многие наработки у меня уже имелись, поэтому я писал данный документ не с нуля, а уже с имеющимися у меня наработками, за счет этого мне понадобилось не 20 человеко-дней, как вы написали по плану, а значительно меньше — 10». Вот это положительный опыт, это положительно извлеченный урок, и мы должны по результатам этого урока выявить рекомендацию. Мы должны написать в своих каких-то руководящих документах, что при планировании работ по бизнес-анализу мы учитываем существующую базу разработок. Мы не должны с нуля писать каждый документ, а максимально использовать уже написанное. У нас есть положительно извлеченный урок, и мы на основании него пишем рекомендацию. В следующий раз, когда мы будем работать над каким-то документом уже не с нуля, а брать какую-то базу. Это пример извлеченных уроков, и такой же можно по работе с заинтересованными сторонами извлечь.

Совместные игры - это тот метод, когда мы собираем вместе заинтересованные стороны и начинаем в игровой механике пытаться отработать какие-то методы взаимодействия, которые по каким-то причинам не работают. Можем имитировать какой-то процесс передачи документов, совместная игра по согласованию или подтверждению, если у нас сбоит процесс согласования и утверждения. Это такая игровая техника - совместные игры.

Подведем итог. Что является результатом решения задачи 4.5 Управление взаимодействием заинтересованных сторон? Результатом является вовлечение заинтересованных сторон и готовность их участвовать в деятельности по бизнес-анализу и взаимодействовать с бизнес-аналитиком, когда это необходимо. То есть у нас есть некоторый план по бизнес-анализу, и все работает по этому плану. Не должно быть, чтобы какая-то заинтересованная сторона систематически уклонялась от совещаний, систематически не выполняла возложенные на нее обязанности - это означает, что мы плохо работаем в области управления взаимодействием заинтересованных сторон и надо поработать лучше. Если заинтересованные стороны готовы участвовать в деятельности и активно участвуют, это означает, что вовлечение заинтересованных сторон работает.

Подведем общий итог в области знаний Выявление и взаимодействие. Мы подробно ознакомились со всеми задачами этой области знаний и проанализировали, как необходимо готовиться к выявлению бизнес-аналитической информации, как необходимо проводить сессии по выявлению бизнес-аналитической информации, как необходимо обсуждать ее и как необходимо подтверждать и вовлекать заинтересованные стороны в работу над информацией по бизнес-анализу. На этом с областью знаний Выявление и взаимодействие все, успехов в бизнес-анализе.