Приступая к работе

Настройка начальной страницы

Содержимое и расположение областей начальной страницы можно изменить после ее создания.

Чтобы отобразить или скрыть советы или кнопки новых элементов на странице "Основные"

На начальной странице "Основные" (используемой в Notes по умолчанию) или "Основные с календарем" имеется возможность отображать полезные советы по работе в Notes. Кроме того, на ней предусмотрены кнопки для создания почтового сообщения, записи календаря, контакта личной адресной книги, элемента списка задач или записи личного журнала.

(рис 2.7) 02_07

Чтобы разместить личный журнал на странице "Основные"

После создания базы данных личного журнала ее можно открыть, щелкнув ссылку "Личный журнал" на начальной странице "Основные".

Чтобы изменить личную начальную страницу

(рис 2.8) 02_08

Чтобы необратимо изменить содержимое рамки

Чтобы изменить содержимое рамки для текущего сеанса

Временное изменение содержимого рамки действует до закрытия Notes. При следующем открытии Notes восстанавливается исходное содержимое рамки, выбранное с помощью мастера начальной страницы.

1. Откройте начальную страницу с рамками.

2. Щелкните стрелку на правой границе нужной рамки.

3. В соответствии со следующей таблицей установите переключатель в нужное положение, чтобы изменить содержимое рамки.

Параметр	Описание
(рис 2.9) 02_09Ежедневные задачи	Ссылки на почту, календарь, личную адресную книгу, личный журнал и список задач.
(рис 2.10) 02_10Входящие	Отображение папки "Входящие", в которой можно читать и создавать почтовые сообщения.
(рис 2.11) 02_11Корзина	Отображение содержимого корзины.
(рис 2.12) 02_12Календарь	Открытие календаря, в котором можно проверять свое расписание и планировать собрания.
(рис 2.13) 02_13Задачи	Отображение списка задач, в котором можно отслеживать существующие задачи и создавать новые.
(рис 2.14) 02_14Подписки	Отображение области подписок, в которой можно прочитать последние уведомления.
(рис 2.15) 02_15Web-страница	Отображение необходимой Web-страницы.
(рис 2.16) 02_16База данных	Отображение представления доступной базы данных Notes.
(рис 2.17) 02_17Папка файлов	Отображение содержимого необходимой папки файловой системы.
(рис 2.18) 02_18Восстановить	Восстановление исходного содержимого рамки.

Чтобы вернуть исходное содержимое рамки

Чтобы изменить размеры рамок начальной страницы

Установите указатель мыши над границей рамки, чтобы он принял вид двунаправленной стрелки. Перетащите границу в нужное место. После этого рамка будет использовать новый размер.

Чтобы обновить содержимое начальной страницы

Выполните действие:

Щелкните внутреннюю область рамки и выберите: Вид - Обновить, чтобы обновить содержимое этой рамки.

Щелкните значок(рис 2.19) 02_19в переключателе содержимого, чтобы обновить содержимое рамки.

Нажмите кнопку "Обновить" на панели инструментов Notes, чтобы обновить содержимое всех рамок.

Нажмите кнопку "Обновить" на панели инструментов Notes, удерживая нажатой клавишу SHIFT, чтобы заново построить индекс отображаемого представления.

Закладки для избранных документов, страниц и баз данных

Закладки позволяют создавать ссылки на элементы Notes и Интернета, такие как базы данных, представления, документы, Web-страницы и группы новостей. Для создания закладки достаточно перетащить связь с документом или вкладку окна на панель закладок.

(рис 2.20) 02_20

Панель закладок

Эта панель служит для упорядочения закладок. Каждый значок на панели закладок (расположенной вдоль левого края окна Notes) может открыть закладку или список закладок, включая избранные закладки Web-браузера.

Папка закладок

В папках закладок содержатся закладки или дополнительные папки. При открытии Notes на панели закладок по умолчанию отображаются следующие папки закладок.

(рис 2.21) 02_21

Избранные закладки Эта папка позволяет хранить избранные или наиболее часто используемые закладки.

Базы данных При обновлении более ранней версии Notes, не имевшей закладок, все значки рабочей области будут автоматически скопированы в папку "Базы данных". Страницы рабочей области будут выглядеть, как папки, а значки - как закладки внутри папок.

Дополнительные закладки В папке "Дополнительные закладки" содержатся папки "Ссылки Lotus", "Поисковые узлы Интернета" и "Создание". Папка "Ссылки Lotus" содержит закладки для Web-узлов Lotus, например для Lotus Developer Domain. Папка "Поисковые узлы Интернета" содержит закладки для Web-узлов, на которых можно производить поиск, например Lycos. В папке "Создание" содержатся закладки к документам, часто используемым в Notes. По умолчанию в ней содержатся закладки для создания новой записки, новой записи календаря, нового контакта для адресной книги и нового элемента списка задач. Чтобы добавить дополнительные закладки, достаточно перетащить вкладку окна любого нового документа в эту папку.

Журнал

Папка "Журнал" содержит хронологический список закладок для документов, представлений, баз данных и Web-страниц, которые пользователь посетил в течение дня. Последний посещенный элемент отображается в начале списка. Датированные подпапки внутри папки "Журнал" содержат списки закладок за последние семь дней. В представлении "Журнал" можно упорядочить значки по дате, по узлу и по названию.

Ссылки Internet Explorer и Netscape Navigator Эти папки появляются, только если установлены указанные браузеры. В папках содержатся закладки для вызова Internet Explorer или/и Netscape Navigator.

Список закладок

В списке закладок отображаются закладки и папки закладок. Чтобы открыть список, щелкните значок папки на панели закладок. Чтобы сохранить список открытым, щелкните значок канцелярской кнопки. Чтобы закрыть список, щелкните в любом месте главного окна Notes или щелкните значок X.

(рис 2.23) 02_23

Область закладок

Вместо вертикального списка закладок, используемого по умолчанию, можно отображать закладки в виде листа рабочей области (т.е. значки упорядочены по сетке и располагаются на вкладках). Чтобы отобразить закладки в таком виде, щелкните папку на панели закладок, а затем в верхней части списка закладок нажмите кнопку "Представление" и выберите команду "Отобразить как рабочую область".

(рис 2.24) 02_24

Как и в случае с листом рабочей области, закладки можно перемещать с помощью мыши. Можно также перемещать элементы между папками, расположенными на вкладках.

В области закладок базы данных открываются одним щелчком (в отличие от листа рабочей области, где базы данных открываются двойным щелчком).

Меню закладок

Нажмите кнопку "Сортировать" в верхней части области закладок и в раскрывающемся меню выберите сортировку по названию или по узлу.

Нажмите кнопку "Представление" в верхней части области закладок, чтобы открыть раскрывающееся меню, которое позволяет изменить размер значков закладок, переключаться между списком и областью закладок, отображать число непрочитанных документов и имена серверов, восстанавливать параметры по умолчанию и закреплять окно закладки в открытом состоянии.

Щелкните значок папки в верхней части области закладок, чтобы создать папку.

Контекстные меню закладок

Чтобы открыть, скопировать, удалить или переименовать любую закладку, щелкните ее правой кнопкой мыши. В закладки встроены расширяемые меню, открываемые правой кнопкой мыши, для выполнения большого числа операций с базами данных без их открытия.

(рис 2.25) 02_25

Окна: кнопки для переключения

Вкладки окон делают в Notes удобным переход из одного открытого окна в другое. Каждый раз при открытии базы данных или документа под главным меню появляется новая вкладка окна. На этом рисунке представлено четыре вкладки окна: для начальной страницы, для папки "Входящие", списка задач и календаря конкретного пользователя.

(рис 2.26) 02_26

Следуйте приведенным ниже инструкциям для работы с вкладками окон.

Строка состояния

Строка состояния появляется в нижней части главного окна Notes. При работе в Notes в строке состояния появляются системные сообщения и элементы. Строка состояния зависит от контекста. Сообщения и элементы, появляющиеся в строке состояния, зависят от выполняемой задачи.

Строка состояния позволяет:

(рис 2.27) 02_27

Чтобы изменить строку состояния

Настройка параметров позволяет изменить строку состояния. Можно добавить или удалить элементы и установить порядок отображения элементов строки состояния.

Чтобы отменить все сделанные изменения и вернуться к исходным значениям параметров строки состояния, нажмите кнопку "Параметры".

Страница репликатора: поддержание согласованности с серверами

Страница репликатора позволяет синхронизировать базу данных Notes пользователя с реплицированными базами на сервере.

(рис 2.28) 02_28

Notes позволяет содержать несколько копий одного файла базы данных, называемых репликами, на нескольких серверах или рабочих станциях. Это дает возможность пользователям из различных сетей и мест вызова работать с одними и теми же данными.

При репликации Notes обновляет реплики, копируя изменения из одной реплики в другую, чтобы все реплики стали одинаковыми.

Со страницы репликатора можно отправлять исходящие сообщения почты Интернета, получать почту по протоколу POP, обновлять структуру некоторых баз данных и проверять расписания в базе данных свободного времени.

Контекстные меню

Для открытия контекстных меню в Lotus Notes 6 используется правая кнопка мыши. Меню появляются для закладок, значков, документов, баз данных и других элементов. Большинство команд в контекстных меню доступны также через основные меню.

Контекстные меню зависят от выполняемой задачи Notes. Например, если щелкнуть правой кнопкой мыши закладку, отобразится следующее меню.

(рис 2.29) 02_29

А если щелкнуть правой кнопкой мыши почтовое представление, появится следующее меню.

(рис 2.30) 02_30

Панели инструментов: полезные значки

В этой версии Notes были усовершенствованны панели инструментов. В предыдущих версиях для панели инструментов использовались внешние файлы (файлы SMI), которые хранились на локальной машине и содержали полный набор значков панели инструментов. Теперь панели инструментов не являются внешними файлами, а являются частью файла базы данных закладок (bookmark.nsf), что позволяет перемещать значки панели вместе с закладками на любую машину.

Панель инструментов состоит из кнопок. При нажатии каждой кнопки совершается некоторое действие (например, отображение выделенного текста курсивом). Выполнение многих задач с панели инструментов занимает меньше времени, чем открытие меню или использование сочетаний клавиш.

В Notes имеются:

Панель инструментов действует для всех баз данных в рабочей области. По умолчанию панель инструментов появляется под главным меню в верхней части окна приложения. Однако панель инструментов можно переместить в любую часть окна приложения.

(рис 2.31) 02_31

По умолчанию панели инструментов являются контекстными. Это значит, что панели инструментов изменяются в зависимости от выполняемой задачи. Например, при редактировании документа на панели инструментов автоматически отображаются значки, используемые при редактировании.

Notes поставляется с универсальным набором значков, который отображается всегда, дополняя значки, зависящие контекста. Пользователь может создать и сохранить свой собственный набор значков для использования вместо этого универсального набора.

Параметры панели инструментов позволяют изменить внешний вид и расположение панелей инструментов. (Выберите команду: Файл - Параметры - Параметры панели инструментов. Пользователи Macintosh OS X: Notes - Preferences - Toolbar Preferences.) Изменения в панели инструментов сохраняются до тех пор, пока не вносятся новые изменения. Не требуется настраивать панели инструментов при каждом входе в Notes.

С помощью параметров панели инструментов можно отображать описания кнопок панели инструментов. Когда указатель мыши перемещается над кнопкой, будет появляться ее краткое описание и соответствующее сочетание клавиш клавиатуры.

Изменение внешнего вида панелей инструментов

Пользователь может изменять внешний вид панелей инструментов, убирая некоторые панели, добавляя дополнительные панели и всплывающие подсказки, изменяя размер и расположение панелей на экране.

(рис 2.32) 02_32

Чтобы скрыть панели инструментов

Пользователь может скрыть (не отображать) панели инструментов. Скрытие панелей - это один из способов увеличить размер окна Notes.

(рис 2.33) 02_33

Чтобы скрыть всплывающий текст для кнопок панели инструментов

Всплывающий текст отображает краткое описание кнопки, когда над ней задерживается указатель мыши. По умолчанию также отображаются альтернативные сочетания клавиш.

Чтобы скрыть контекстные панели инструментов

По умолчанию панели инструментов являются контекстными и отображаются. В зависимости от выполняемых в данный момент действий отображаются различные контекстные панели инструментов. Например, при чтении документа отображается один набор панелей инструментов, а при редактировании документа - другой.

Чтобы изменить внешний вид кнопок панели инструментов

По умолчанию на панели инструментов отображаются кнопки. Однако на панели инструментов могут отображаться вместо самих кнопок их описания или кнопки вместе с описанием.

Чтобы изменить размер кнопок панели инструментов

Чтобы вернуть параметрам панели инструментов значения по умолчанию

Можно восстановить внешний вид панели инструментов по умолчанию, при этом все кнопки, которые были удалены из исходной панели, будут восстановлены. Например, если из исходной панели инструментов была удалена кнопка "Печать", то после восстановления параметров по умолчанию эта кнопка снова появится на панели инструментов.

Чтобы изменить положение панелей инструментов на экране

Если щелкнуть захват для перемещения панели инструментов, указатель мыши превратиться в крестообразную стрелку и с его помощью можно будет переместить панель. Можно перемещать выбранную панель инструментов в верхнюю, нижнюю, левую или правую области окна приложения. Панели инструментов, не являющиеся контекстными, можно перемещать в любую область экрана внутри и снаружи окна Notes до тех пор, пока окно Notes открыто.

Возможность перемещения также позволяет изменять порядок панелей инструментов, расположенных в одном ряду. Чтобы изменить расположение панели инструментов в ряду, щелкните захват и перемещайте выбранную панель в горизонтальном направлении в требуемое место.

(рис 2.34) 02_34

(рис 2.35) 02_35

Отображение или изменение панелей инструментов

Пользователь может выбирать панели инструментов для отображения, создавать новые панели инструментов и добавлять их в список панелей, а также импортировать кнопки из Notes версии 5.

Чтобы отобразить дополнительные панели инструментов

Можно выбирать панели инструментов для отображения в Notes.

Чтобы создать панель инструментов

Можно создавать свои панели инструментов и добавлять на эти панели наиболее необходимые для работы кнопки.

Чтобы переименовать панель инструментов

Пользователь может переименовать только панели инструментов, которые сам создал. Невозможно переименовать встроенные наборы панелей инструментов.

Чтобы удалить панель инструментов

Пользователь может удалить только панели инструментов, которые сам создал. Невозможно удалить встроенные наборы панелей инструментов.

Чтобы импортировать панели инструментов Notes версии 5

Пользователь может импортировать кнопки, созданные им в Notes версии 5.

Файл кнопки появится в списке доступных панелей инструментов.

Настройка функций и кнопок панели инструментов

Пользователь может производить настройку не только своих собственных, но и встроенных панелей инструментов, добавляя и удаляя кнопки. Также имеется возможность создавать свои кнопки, если отсутствует готовая кнопка с требуемой функциональностью.

Чтобы добавить или удалить кнопки панели инструментов

Можно производить настройку панелей инструментов, добавляя и удаляя кнопки. Например, если требуется экономить экранное пространство, а на панели инструментов имеется неиспользуемая кнопка, ее можно удалить.

Чтобы изменить порядок кнопок на панели инструментов

Чтобы создать новую кнопку

Можно создавать собственные кнопки для отображения на панели инструментов, если отсутствует готовая кнопка с требуемой функциональностью.

Чтобы создать пустую кнопку

Можно создавать пустые кнопки для разделения и группирования кнопок на панели инструментов.

Чтобы создать надпись

На панели инструментов можно создавать заглавия для групп кнопок панели.

Чтобы изменить кнопку

Для собственных кнопок можно изменять функциональность, название, текст всплывающей подсказки и значок. Для встроенных кнопок можно изменять только название и текст всплывающей подсказки.

Чтобы вернуть панели инструментов прежний вид

Если были изменены кнопки встроенной панели, можно вернуть вид, используемый для этой панели по умолчанию.

Панель инструментов для перемещения

Notes запоминает базы данных, документы и Web-страницы, с которыми работал пользователь. Можно перемещаться между открытыми базами данных и Web-страницами с помощью кнопок на панели перемещения. Эти кнопки включают: "Назад", "Вперед", "Стоп", "Обновить" и "Найти".

Кнопки подсвечиваются в активном состоянии и имеют бледно-серый цвет, когда недоступны.

(рис 2.36) 02_36

Кнопки используются следующим образом.

Состав главного меню

Панель главного меню Notes содержит пять меню, отображаемых постоянно, и два контекстных меню, появляющихся с различными названиями в зависимости от выделенного объекта.

Меню "Файл"

Меню "Файл" используется для выполнения задач над целым документом или базой данных и для изменения значений параметров.

Меню "Правка"

Меню "Правка" используется для изменения выбранных элементов документа или базы данных.

Меню "Вид"

Меню "Вид" используется для управления отображением элементов в текущем представлении или открытом документе и для работы с конкретными документами в текущем представлении.

Меню "Создание"

Меню "Создание" используется для добавления в текущую базу данных элементов, таких как представления, формы, закладки, папки или агенты, а также для добавления в текущий документ элементов, таких как таблицы, рисунки или гиперобъекты.

Меню "Действия"

Меню "Действия" используется для выполнения задач над выделенными документами. Например, когда открыт документ, с помощью меню "Действия" его можно поместить в группу или переместить в папку.

Контекстные меню

Контекстные меню используются для изменения атрибутов выделенного элемента Notes. Контекстные меню появляются в главном меню, когда элемент, которому они соответствуют, находится в фокусе: например, если во время редактирования документа выделить таблицу, появится меню Таблица. Существуют также контекстные меню Текст, Раздел, Вложение, Связь и Рисунок.

Меню "Справка"

Меню "Справка" используется для просмотра документации о задачах или о текущей базе данных.

Notes Minder

Notes Minder - это приложение, следящее за приходом почтовых сообщений и появлением оповещений календаря в то время, когда клиент Notes не выполняется компьютером. После запуска Notes Minder его значок отображается на панели задач Windows.

(рис 2.37) 02_37

Внешний вид этого значка изменяется в зависимости от текущего состояния почтовой базы данных, указывая на наличие непрочитанных сообщений или оповещения, заданного для записи календаря.

Чтобы запустить Notes Minder

Нажмите кнопку "Пуск", откройте папку "Приложения Lotus", а затем выберите команду "Notes Minder". По запросу введите пароль Notes.

Если на компьютере работают несколько пользователей, перед запуском Notes Minder запустите Notes при помощи своей учетной записи с тем, чтобы проверялась ваша почтовая база данных. Notes Minder проверяет почту и расписание последнего пользователя, запускавшего Notes.

Значок Notes Minder

После запуска Notes Minder на панели задач появляется значок, внешний вид которого зависит от состояния этого приложения. При наведении указателя мыши на значок Notes Minder отображаются сведения о наличии сообщений или время последней проверки почтовой базы данных.

(рис 2.38) 02_38

Внешний вид значка	Значение
(рис 2.39) 02_39	Приложение Notes Minder загружено и выполняется; в папке "Входящие" отсутствуют непрочитанные сообщения.
(рис 2.40) 02_40	Имеются входящие непрочитанные сообщения. (Значок мерцает, при этом попеременно сменяются два изображения.)
(рис 2.41) 02_41	Notes Minder не может подключиться к основному серверу.
(рис 2.42) 02_42	Notes Minder загружено, но не включено.

Параметры меню Notes Minder

Для открытия меню Notes Minder щелкните его значок правой кнопкой мыши (по двойному щелчку откроется клиент Notes и ваша почтовая база данных).

Рабочая область Notes

Рабочая область (ранее интерфейс пользователя) Notes содержит листы со значками баз данных. Рабочая область по-прежнему доступна из папки панели закладок.(рис 2.43) 02_43

Чтобы найти рабочую область

На панели закладок щелкните папку "Базы данных", а затем щелкните значок "Рабочая область".

Рабочая область состоит из шести листов, имеющих вид вкладок. На каждом листе рабочей области могут размещаться значки баз данных.

(рис 2.44) 02_44

Представления, папки и области

Представления, папки и области позволяют перемещаться между базами данных и организовывать в них документы.

Представления

В представлениях отображаются документы определенного типа, имеющие одинаковые условия в базе данных. Например, в почтовой базе данных имеются представление "Все документы", в котором отображаются все содержащиеся в базе данных документы, и представление "Отправленные", в котором отображаются только отправленные документы. Представления могут быть созданы разработчиком базы данных или пользователем.

Папки

В папках отображаются документы. Папки позволяют организовать и представить документы на экране в нужном виде. Документы можно перемещать между папками. Например, если требуется, чтобы все документы, полученные от Ивана, были отделены от остальных сообщений в папке "Входящие", для них можно создать папку. Значок папки слева от имени папки указывает, что данный элемент является папкой. В данной версии в некоторых папках, созданных разработчиком базы данных, могут отображаться непрочтенные документы.

Области

В областях отображаются представления, папки и документы, что позволяет перемещаться по базам данных. В Notes существует три области: область навигации, область представления и область просмотра. В области навигации в левой части экрана отображаются все имеющиеся представления и папки, а также развертываемое мини-представление для сообщений, помеченных к исполнению, новых заметок или задач. Справа от нее расположена область представления, в которой отображается список документов выбранного в области навигации представления или папки. При соответствующем выборе можно открыть область просмотра, чтобы показать содержимое документа. Довольно часто в базе данных содержатся другие области и рамки, например начальная страница.

(рис 2.45) 02_45

Работа с представлениями

Область представления является наиболее универсальной из трех областей Notes - области навигации, области просмотра и области представления. Область представления позволяет выбирать и открывать, копировать и вставлять документы, печатать документы, печатать элементы представления, пересылать документы другим пользователям, а также выполнять поиск документов, содержащих заданный текст. Однако при создании представления разработчик может выбрать системные действия для включения, поэтому существуют некоторые представления, в которых отсутствуют функциональные возможности других представлений.

Если структура представления позволяет, его можно свернуть, чтобы отображалось меньшее число элементов. При свертывании представления документы скрываются за категориями или ответными документами в основных документах представления. При свертывании представления легче найти основной документ; затем можно развернуть отдельный элемент или элемент и все подчиненные элементы.

Элементы представления

Представления - это списки документов в базе данных Notes. Представления позволяют выбирать, сортировать или группировать документы по категориям. При помощи представлений можно также отображать сведения о документах, перечисленных в этих представлениях, например сведения об имени автора или дате создания документа. В представлении могут отображаться все документы базы данных или только выделенные документы.

В области представления отображаются:

Значки представления

В поле выделения в области представления (если оно отображается) могут содержаться значки, показывающие, какие документы:

Панель действий

Представления в базах данных могут содержать панель действий - ряд кнопок, нажимая которые, можно выполнять различные действия в базе данных. Если панель действий имеется (отображается), она отображается над заголовками столбцов и панелью поиска.

(рис 2.46) 02_46

Поиск в представлении с помощью диалогового окна "Начинается с"

При выполнении поиска в представлении имеется возможность быстро найти и выделить конкретный документ или конкретную категорию. Достаточно ввести текст или начало текста, по которому отсортирован документ. При начале ввода текста автоматически открывается диалоговое окно "Начинается с". Чтобы выполнить поиск с помощью окна "Начинается с":

Например, чтобы найти первый документ об Анне Булкиной в представлении, отсортированном по фамилии и имени, можно ввести "булкина, ан" (можно также ввести только букву "Б", но при этом первыми будут показаны записи сотрудников с такими фамилиями, как "Банный", "Белов", "Бондарев" и так далее).

Регистр не учитывается, можно вводить неполные слова. Однако необходимо точно указывать пробелы и знаки пунктуации и начинать поиск с начала записи документа. В приведенном выше примере нельзя найти запись об Анне Булкиной, введя слово "Анна", поскольку сортировка в представлении сначала выполняется по фамилии. Чтобы найти эту запись по слову "Анна", необходимо либо отсортировать представление по имени, либо воспользоваться поиском по всему тексту, который позволяет найти слово независимо от его расположения в документе.

(рис 2.47) 02_47

Управление рабочей областью Notes при помощи представлений

Как показано в следующей таблице, управление Notes осуществляется с помощью множества задач представлений.

Настройка представления данных

Notes позволяет настраивать отображение данных записи в имеющихся представлениях.

Копирование стиля и вставка его в виде таблицы

Любое представление базы данных можно скопировать, а затем вставить его для отображения в виде таблицы в документе. При вставке представления в документ заголовки столбцов таблицы соответствуют заголовкам столбцов в представлении. Строки таблицы сопоставляются документам в скопированном представлении. Кроме этого, Notes создает новый столбец слева, в котором содержатся ссылки на каждый документ, выбранный для копирования в таблицу.

На рисунке изображено представление с выделенными документами.

(рис 2.48) 02_48

В результате копирования представления и вставки его в виде таблицы отображается следующее:

(рис 2.49) 02_49

Создание или удаление представления

При наличии необходимого уровня доступа в базах данных можно создавать представления. Пользователь может также удалять все созданные им представления.

Чтобы создать представление

Чтобы удалить представление

Управление представлениями при помощи категорий

Категории помогают структурировать данные в представлениях, содержащих множество документов, и быстро переходить из одного представления в другое. Категории можно отсортировать в алфавитном порядке, по числам или по дате.

Чтобы сделать категории доступными в представлении, разработчик базы данных должен задать в форме поле "Категории", установить сортировку столбца по этому полю и включить системное действие "Группировка документов (присвоение им категории)". При попытке использовать категории в представлении, не предназначенном для этого, будет выдано сообщение об ошибке.

В любом представлении, разработанном с возможностью использования категорий, можно распределить имеющиеся документы по этим категориям. Чтобы иметь возможность группировать документы, созданные другими пользователями, нужно иметь уровень доступа к этой базе данных не ниже редактора.

(рис 2.50) 02_50

Создание новых категорий

В зависимости от структуры базы данных категории могут отображаться либо без документов, если так определено разработчиком базы данных, либо только при наличии в них документов.

Планирование продаж, Торговые выставки

Создание подкатегорий

Подкатегории отображаются с отступом под именами категорий в представлении.

Планирование продаж\Торговые выставки

Переименование категории

Размещение документов в существующих категориях

Можно разместить документы в одной или нескольких категориях одновременно.

Удаление категории

Чтобы удалить категорию из представления, нужно удалить из нее все документы. После того как база данных будет закрыта и снова открыта, удаленная категория более не будет отображаться в диалоговом окне "Группировка", и документы будут размещаться под заголовком "Вне категорий".

Удаление документов из категорий

Документы из категорий можно удалять. Сам документ при этом не удаляется, но перемещается из указанных категорий.

Примечания

Упорядоченное размещение документов в папках

Папки позволяют хранить связанные документы и управлять ими. Папки удобны тем, что в них можно перетаскивать документы.

Папка может использоваться как одним, так и несколькими пользователями базы данных. При создании личной папки, Notes хранит эту папку в одном из двух следующих мест.

Создание папки

Чтобы создавать личные папки в базе данных, нужно иметь доступ к базе данных на уровне не ниже читателя. Просмотреть или удалить содержимое личных папок может только сам пользователь. Для создания общих папок в базе данных нужно иметь уровень доступа не ниже редактора и права на создание общих папок и представлений, включенное в список управления доступом.

При создании папки ее структура копирует структуру представления, используемого по умолчанию для текущей базы данных. Однако для папки можно выбрать другой тип или стиль.

При выборе типа папки следует указать уровень доступа к папке с помощью параметров:

При выборе стиля папки можно либо скопировать стиль с существующей папки, либо создать собственные атрибуты стиля.

Чтобы создать папку

Чтобы поместить документ в папку

Чтобы удалить документ из папки

При удалении документа из папки документ не удаляется из базы данных и из представлений. Документ по-прежнему можно найти в представлении, в котором он изначально размещался, например в представлении "Все документы".

Чтобы свернуть или развернуть папку

Можно свернуть или развернуть любую папку, содержащую другие папки.

Перемещение папки или представления

Можно перемещать папки или представления из области навигации в другие не связанные с ними папки или представления.

Чтобы переместить папку

Чтобы переместить представление

Переименование папки или представления

Имя любой личной папки или представления можно изменить. Можно также переименовать любую общую папку в базе данных, к которой имеется доступ на уровне не ниже редактора и права на создание общих папок и представлений включены в списке управления доступом для пользователя.

Чтобы переименовать папку

Чтобы переименовать представление

Чтобы удалить папку

При удалении папки находящиеся в ней документы сохраняются в представлении "Все документы", если перед удалением папки не были удалены все имеющиеся в ней документы.

Области: отображение в Notes

Окно можно разделить на три области:

Одна из областей всегда выделена (текущая выделенная область окружена толстой черной рамкой выделения), и эта область используется меню в качестве контекста. Если в доступных меню невозможно найти задачу, которую нужно выполнить, щелкните область, в которой следует выполнить задачу, и снова просмотрите доступные меню.

(рис 2.51) 02_51

Чтобы изменить размещение области предварительного просмотра

Для каждой используемой базы данных можно задать положение отображения области просмотра. По умолчанию область просмотра располагается в нижней части окна Notes.

Чтобы изменить размер области

Изменения размера области сохраняются Notes.

Чтобы скрыть или отобразить область

Используемое по умолчанию расположение областей можно изменить следующим образом:

Первоначальная настройка Notes

Во время первого запуска Notes пользователь вводит сведения, необходимые для настройки всех подключений. При этом можно настроить:

Для всех этих случаев необходимо указать тип физического соединения: локальная сеть (которую можно использовать для создания широкополосного подключения или подключения к DSL) или коммутируемая линия.

По завершении данного процесса подключение создается автоматически на основе ответов пользователя. Дополнительные сведения см. в разделе Подключение к серверам.

Позднее можно создать новые подключения или изменить существующие, выполнив команду: Файл - Параметры - Мастер изменения конфигурации клиента.

Что такое база данных Notes

По существу база данных Notes - это один файл, в котором содержится множество документов. Обычно база данных содержит сведения о конкретной области, например о формах и документах политики отдела, или в базе данных могут храниться документы сходного типа, например сообщения электронной почты. Кроме того, некоторые компании создают "базы данных обсуждений", в которых сотрудники могут обмениваться сообщениями на конкретные темы. Документы в базах данных Notes могут содержать форматируемый текст, рисунки, объекты и другие типы данных.

Большинство баз данных хранятся на одном или нескольких серверах Domino, доступных множеству пользователей. Они называются общими базами данных. Базы данных, используемые одним лицом и хранящиеся на его компьютере, называются локальными базами данных.

В Notes имеются шаблоны, которые можно использовать для создания собственных баз данных. Файлы этих шаблонов имеют расширение NTF. Файлы баз данных Notes имеют расширение NSF.

Базы данных Notes имеют таблицы управления доступом, которые контролируют действия пользователей, групп и серверов, производимые в базе данных. Например, один пользователь имеет возможность создавать и читать документы базы данных, а другой пользователь может только читать документы.

Открытие базы данных

Перед началом работы в базе данных следует открыть ее, что можно сделать несколькими способами.

Чтобы открыть базу данных на известном сервере Domino

Если известно, на каком сервере Domino хранится база данных, можно подключиться к серверу и выбрать базу данных из списка.

Чтобы открыть базу данных из списка серверов

Если полное имя сервера неизвестно, можно посмотреть список серверов локальной сети. Только серверы, к которым уже производилось подключение, будут отображены в списке серверов.

(рис 2.52) 02_52

Для пользователей Macintosh На компьютерах Macintosh имена папок могут содержать пробелы, а каталоги разделяются двоеточием ( :). В поле имени файла можно ввести:

Sales!!My Folder:mywork.nsf

Чтобы открыть базу данных по имени ее файла

Если база данных хранится локально, на сервере Domino или в другой папке, эту базу данных можно открыть по имени ее файла.

(рис 2.53) 02_53

Для пользователей Macintosh На компьютерах Macintosh имена папок могут содержать пробелы, а каталоги разделяются двоеточием ( :). В поле имени файла можно ввести:

My Hard Drive:Notes Backup Files:mywork.nsf

Открытие базы данных, находящейся в другом каталоге

Если требуется открыть базу данных, хранящуюся в папке, отличной от папки Notes/Data, на жестком диске или на сервере, можно создать связь с ее каталогом, чтобы открывать эту базу данных с помощью команды Файл - База данных - Открыть.

Чтобы создать связь с каталогом

Чтобы задать параметры управления доступом для связи с каталогом

Если база данных хранится на сервере, может потребоваться организовать доступ к файлу DIR таким образом, чтобы только определенные группы и пользователи могли использовать данную связь. Если устанавливается управление доступом, каталог виден всем пользователям сервера, на котором хранится база данных, но только группы и пользователи, перечисленные в файле DIR, могут открывать каталог.

\\Granite\Databases\Other 
Ivan Kuznetsov/ABC/ACME 
Sales/ACME

Чтобы открыть базу данных при помощи связи с каталогом

Чтобы открыть базу данных, для которой имеется закладка

Можно открыть базу данных, для которой уже имеется закладка Notes.

(рис 2.54) 02_54

Создание закладок для баз данных

Чтобы облегчить поиск базы данных, можно создать для нее закладку.

Чтобы создать закладку перед открытием базы данных

Чтобы создать закладку для открытой базы данных

(рис 2.55) 02_55

Примечания

Получение сведений о базе данных и работе с ней

Разработчики могут добавить в базу данных документы, содержащие сведения о базе данных и работе с ней. В некоторых случаях разработчики не предоставляют сведений о базе данных.

Документ "О базе данных" иногда отображается при первом открытии базы данных. В нем содержатся сведения, предоставленные разработчиком базы данных. Обычно это описание назначения и содержания базы данных.

В документе "Работа с базой данных" обычно содержатся рекомендации по использованию форм, представлений и других элементов базы данных.

Чтобы получить сведения о базе данных перед ее открытием

Чтобы получить сведения об открываемой базе данных

Поиск непрочтенных документов в базе данных

В некоторых случаях бывает необходимо просмотреть список новых или непрочтенных документов в базе данных. Чтобы найти непрочтенные документы, можно запустить автоматический просмотр открытой базы данных или указать несколько баз данных, которые будут автоматически просматриваться при запуске Notes, так что до открытия баз данных будет известно, какие из них содержат непрочтенные документы.

Чтобы найти в открытой базе данных непрочтенные документы

Поиск непрочтенных документов в нескольких базах данных

Можно настроить Notes на автоматический поиск непрочтенных документов в нескольких базах данных, не открывая их.

Чтобы выбрать базы данных для поиска

Чтобы самостоятельно выполнить поиск в базах данных

Чтобы выполнять поиск в выбранных базах автоматически при запуске Notes

Можно отображать окно "Поиск непрочтенных документов" при первом запуске Notes, чтобы сразу начать поиск в выбранных базах данных.

После перезапуска Notes будет отображено диалоговое окно "Поиск непрочтенных документов". Сведения о параметрах поиска в выбранных базах данных см. в разделе Поиск непрочтенных документов в нескольких базах данных.

Настройка свойств базы данных

У баз данных имеется много свойств, которые пользователь может настраивать, если он обладает соответствующими правами доступа к базе данных. Можно изменять название базы данных, уровень шифрования, параметры архивации, доступа к Web, печати, открытия базы данных и др.

Имеется возможность просмотреть окно свойств базы данных, открыв базу и выбрав: Файл - База данных - Свойства. На каждой вкладке имеется возможность изменить параметры базы данных.

(рис 2.56) 02_56

Также можно щелкнуть правой кнопкой мыши закладку и выбрать: База данных - Свойства.

Чтобы изменить название базы данных

Пользователь может изменять название своей локальной базы данных и общей базы данных, если он обладает доступом к этой базе данных на уровне управляющего. Название базы данных может не совпадать с именем файла базы данных. Например, база данных может иметь название " Cara's Work ", а файл базы данных может называться " cwork.nsf ".

Чтобы зашифровать базу данных

В Notes имеется три уровня шифрования. Они могут использоваться для шифрования баз данных пользователями, имеющими доступ на уровне управляющего. Для выбора любого уровня шифрования следует предоставить учетную запись, необходимую для открытия базы данных.

Чтобы вывести параметры репликации для базы данных

Notes позволяет быстро просматривать параметры репликации базы данных.

Чтобы сжать базу данных

При сжатии базы данных происходит удаление неиспользуемого пространства, что приводит к максимальной производительности базы данных. Базу данных можно сжать, если в ней используется простое шифрование.

При сжатии локальной базы данных, в зависимости от необходимых изменений внутренней структуры, Notes может потребоваться сделать ее временную копию. Чтобы это было возможным, необходимо убедиться, что имеется достаточно свободного дискового пространства для сохранения временной копии базы данных. При сжатии базы данных сохраняются пометки о прочтении и существующие индексы для представлений.

В случае возникновения неполадок при сжатии почтовой базы данных, размещенной на сервере, попросите администратора сжать ее.

Чтобы наблюдать за частотой использования базы данных

Можно получать сведения о частоте использования базы данных и о серверах и пользователях, работающих с ней.

Чтобы изменить свойства структуры базы данных

Свойства структуры могут выбираться и изменяться только в тех базах данных, к которым имеется доступ на уровне управляющего или разработчика.

Чтобы сменить элемент, отображаемый при открытии базы данных

(рис 2.57) 02_57

Пользователи с уровнем доступа управляющего и разработчика могут управлять тем, какие элементы отображаются при открытии базы данных. Например, может требоваться всегда отображать область предварительного просмотра при открытии базы данных. Также можно управлять открытием базы данных в Web. По умолчанию база данных открывается в Web так же, как в Notes.

Создание полного индекса для базы данных

(рис 2.58) 02_58

Создание полного индекса позволяет ускорить поиск документов в базе данных.

Для создания полного индекса серверной базы данных необходим доступ к этой базе данных на уровне разработчика. Обратитесь к администратору Domino, если необходимо создать полный индекс базы данных, для которой у вас не имеется доступа. Только администратор Domino может создать индекс базы данных, доступной по Web.

Пользователь автоматически получает возможность создавать полный индекс для всех локальных баз данных и баз данных, которые он создал.

Чтобы определить, существует ли полный индекс для базы данных, выберите команду: Файл - База данных - Свойства. Затем перейдите на вкладку "Индекс" (со значком лупы).

Если для базы данных имеется полный индекс, на вкладке "Индекс" будут отображены следующие сведения.

Если полного индекса не имеется, на вкладке "Индекс" отображается сообщение "Индекс отсутствует".

(рис 2.59) 02_59, то для базы данных имеется полный индекс. Если на панели отображается коричневый кружок(рис 2.60) 02_60, то для базы данных полный индекс не был создан.

Чтобы создать полный индекс

Чтобы подсчитать неиндексированные документы

Можно отображать число документов, не входящих в существующий полный индекс. В число неиндексированных документов входят все новые документы, а также документы, измененные после того, как индекс был создан. Эти сведения помогут определить, следует ли обновить существующий полный индекс. Чтобы отобразить число неиндексированных документов, нажмите кнопку "Число неиндексированных документов" на вкладке "Индекс".

Чтобы обновить полный индекс

Чтобы обновить полный индекс базы данных:

Чтобы удалить полный индекс

Чтобы удалить полный индекс базы данных:

Повышение быстродействия базы данных и расширение ее функциональных возможностей

(рис 2.61) 02_61

Чтобы повысить быстродействие базы данных и расширить ее функциональные возможности, можно выбрать параметры в окне свойств базы данных на вкладке "Дополнительно". Если параметры на вкладке "Дополнительно" недоступны для просмотра, для их изменения требуются полномочия администратора.

Не сохранять отметки о непрочтении Ведение отметок о непрочтении снижает быстродействие базы данных. Для некоторых баз данных, например для справочника Domino и файла журнала Domino, отметки о непрочтении не нужны. Если не требуется отслеживать прочтенные и непрочтенные документы, рекомендуется отключить отметки о непрочтении для улучшения быстродействия.

Оптимизировать таблицы документов По сведениям из таблицы документов определяются документы, которые должны отображаться в обновленном представлении. При включении параметра "Оптимизировать таблицы документов" таблицы связываются с формами, использовавшимися документами в каждой таблице. В ходе обновления представления выполняется поиск только в тех таблицах, представления которых содержат формы, используемые в документах этого представления. Поскольку обработка этих связей незначительно снижает быстродействие, включение данного параметра заметно ускоряет обновление небольших представлений в крупных базах данных.

Чтобы включить оптимизацию путем связи таблиц с формами, включите параметр "Оптимизировать таблицы документов". После его включения следует сжать базу данных, чтобы изменения вступили в силу. Убедитесь, что в системе имеется достаточно свободного дискового пространства, поскольку при сжатии создается временная копия базы данных. При вводе команды сжатия для включения или отключения оптимизации рисунков ( BMP ) может использоваться переключатель -F или -f.

Не занимать свободное место Чтобы предотвратить несанкционированный доступ к данным, удаленные данные в базе данных перезаписываются, что может снизить быстродействие базы данных. В некоторых случаях это средство безопасности не требуется. Например:

Сохранять свойство Last Accessed (последнее обращение) В базах данных Domino могут храниться даты последнего изменения или прочтения документов. По умолчанию в базах данных записываются только изменения документов, прочтения не записываются. Если включен параметр "Сохранять свойство LastAccessed (последнее обращение)", в базе данных записываются как изменения, так и прочтения документов. Если включено удаление документов на основании отсутствия действий в течение какого-то времени, например через 10 дней при отсутствии чтения и изменения, включите параметр "Сохранять свойство LastAccessed (последнее обращение)". Обратите внимание, что его включение может отрицательно сказаться на быстродействии базы данных. Для достижения максимального быстродействия его не следует включать.

Отключить запись транзакций Если этот параметр отключен, запись в журнал всех транзакций всех функций API Domino отключена. При этом также отключается управление целостностью всей базы данных и восстановление баз данных при перезапуске системы с быстрой прокруткой транзакций в журнале транзакций и поддержкой резервного копирования и восстановления интерфейсов API.

Разрешить мягкие удаления (допускают восстановление) Свойство "Разрешить мягкие удаления (допускают восстановление)" позволяет оставлять удаленные документы в базе данных, а не удалять их постоянно в течение заданного количества часов. Часы устанавливаются управляющим базой данных на вкладке "Дополнительно" диалогового окна свойств базы данных. После указанного интервала времени документ безвозвратно удаляется из базы данных. См. раздел Удаление и отмена удаления документов.

Не хранить данные об иерархии для ответных документов В документах хранятся данные об их родительских и дочерних документах, которые используются только @ -функциями @AllChildren и @AllDescendants. Включение параметра "Не хранить данные об иерархии для ответных документов" в базах данных, в которых не используются @ -функции, увеличивает их быстродействие.

Закрыть автоматический поиск нужных данных Пользователи могут включать автоматический поиск нужных сведений в базе данных при выборе заголовка. Если эта возможность используется многими пользователями, быстродействие базы данных снижается. Чтобы отключить поиск нужных данных по заголовкам, включите параметр "Закрыть автоматический поиск нужных данных". См. раздел Подписка на базы данных для получения последних обновлений.

Разрешить использовать в БД больше полей Этот параметр позволяет базе данных содержать до 23 000 полей. Если этот параметр не выбран, все имена полей базы данных при объединении не должны превышать 64 килобайт, это приблизительно соответствует 3 000 полей.

Использовать сжатие LZ1 для вложений В Lotus Notes 6 имеется возможность сжимать вложения с помощью адаптивного алгоритма LZ1 (Lempel-Zev, класс 1) вместо алгоритма Хаффмана. Сжатие LZ1 может сохранить больший объем дискового пространства, поэтому оно предпочтительнее метода Хаффмана. Однако следует иметь в виду, что, если этот параметр выбран, при работе в среде, использующей другие версии клиентского и серверного программного обеспечения, происходит повторное автоматическое сжатие вложений по алгоритму Хаффмана. Такое повторное сжатие вложений может заметно увеличить время выполнения процесса.

Ограничение числа записей в полях $Updated By Имена всех пользователей и серверов, вносивших изменения в документ, хранятся в поле $UpdatedBy. Этот журнал изменений занимает дисковое пространство, а также замедляет обновление и репликацию представлений. Если необходимость в хранении полного журнала изменений отсутствует, введите значение параметра "Ограничить число записей в полях $Updated By", соответствующее числу отслеживаемых в поле $UpdatedBy изменений. После заполнения поля $UpdatedBy при сохранении новой записи об изменении из списка $UpdatedBy удаляется самая старая запись.

Ограничение числа записей в полях $Revisions Даты и время сохранения всех изменений документа хранятся в его поле $Revisions. Это поле используется серверами Domino для разрешения конфликтов репликации и сохранения. В поле $Revisions по умолчанию может храниться до 500 записей. Если необходимость в таком внимательном отслеживании изменений отсутствует, введите значение параметра "Ограничить число записей в полях $Revisions", соответствующее числу отслеживаемых в поле $Revisions изменений. После заполнения поля $Revisions при сохранении новой записи об изменении из списка $Revisions удаляется самая старая запись.

Возможность ограничения числа записей в полях $Revisions следует рассмотреть для баз данных, которые

Отсрочка мягкого удаления в часах Управляющий базы данных может указать время (в часах), в течение которого документы, помеченные для "мягкого" удаления, будут храниться в базе данных, а затем безвозвратно удаляться.

Создание базы данных

Notes облегчает создание баз данных. Для создания базы данных можно использовать шаблон, т.е. файл, содержащий формы и представления, но не содержащий документов. Также можно использовать пустой шаблон. Базу данных можно создавать локально, или при наличии доступа можно создавать базу данных на сервере.

Чтобы вносить изменения в структуру создаваемой базы данных, необходимо установить Domino Designer.

Наследование изменений структуры

Многие шаблоны, поставляемые с Notes, являются главными. Это означает, что все изменения, вносимые в такой шаблон, передаются в созданные с его помощью базы данных, если не указано обратное. Если планируется настройка базы данных, чтобы избежать переопределения изменений структуры, либо снимите флажок "Наследовать изменения структуры" после выбора шаблона, либо снимите флажок " Наследовать структуру из главного шаблона" на вкладке "Структура" в окне свойств базы данных.

Чтобы узнать, имеется ли у вас доступ на сервер с возможностью создания базы данных

Чтобы создать базу данных

Чтобы скопировать всю базу данных

Наследование изменений структуры

Многие шаблоны, поставляемые с Notes, являются главными. Это означает, что все изменения, вносимые в такой шаблон, передаются в созданные с его помощью базы данных, если не указано обратное. Если планируется настройка базы данных, чтобы избежать переопределения изменений структуры, либо снимите флажок "Наследовать изменения структуры" после выбора шаблона, либо снимите флажок "Наследовать структуру из шаблона" на вкладке "Структура" в окне свойств базы данных.

Чтобы удалить базу данных

База данных Notes может быть безвозвратно удалена с локального жесткого диска, с дискеты или (пользователем с доступом на уровне управляющего) с сервера. Если после удаления базы данных из каталога в нем не остается файлов, этот каталог автоматически удаляется.

Замена структуры базы данных

Возможность замены структуры делает базу данных идентичной шаблону. Если в базе данных изменения не наследуются из главного шаблона, команда "Заменить структуру" является единственным способом переноса изменений структуры из шаблона в такую базу данных. Элементы структуры, запрещающие перемещение или обновление структуры, не включаются в обновления.

Если пользователь имеет доступ в базу данных на уровне не ниже разработчика, он может заменить структуру базы данных на структуру из шаблона.

Компоненты, которые заменяются при замене структуры базы данных

Компоненты, которые не заменяются при замене структуры базы данных

Чтобы заменить структуру базы данных

Обновление структуры базы данных

При выборе команды "Обновить структуру" обновляется структура базы данных, связанной с главным шаблоном. Элементы структуры, запрещающие перемещение или обновление структуры, не включаются в обновления.

Серверная задача Designer производит автоматическую синхронизацию всех серверных баз данных, связанных с шаблоном. Эта серверная задача по умолчанию выполняется в 1:00 ночи. Чтобы обновления производились, шаблон должен находиться на том же сервере, что и связанная с ним база данных. Реплики синхронизируются с шаблонами, хранящимися на том же сервере, что и реплика.

Обновление структуры базы данных требуется выполнять вручную в следующих случаях:

Компоненты, которые обновляются при обновлении структуры базы данных

Компоненты, которые не обновляются при обновлении структуры базы данных

Чтобы обновить структуру базы данных

Создание библиотеки баз данных для размещения похожих баз данных в одном месте

Библиотека баз данных - это база данных, в которой хранятся ссылки на другие базы данных и которая с помощью кодов репликации находит хранящиеся на разных серверах базы данных, необходимые пользователю для работы. Например, можно поместить базы данных, работающие с корпоративными политиками и процедурами, в корпоративную библиотеку.

При наличии доступа можно создавать библиотеки на сервере, чтобы другие пользователи тоже могли работать с библиотекой и добавлять в нее базы данных. Можно создать локальную библиотеку для индивидуального пользования.

Чтобы узнать, имеется ли у вас доступ на сервер с возможностью создания библиотеки баз данных

Требуется иметь право создания баз данных на сервере, т. к. библиотека сама является базой данных.

Чтобы создать библиотеку баз данных

Пользователь, создающий библиотеку, автоматически становится библиотекарем с доступом к ТУД на уровне управляющего. Доступом по умолчанию к библиотеке, созданной на сервере, является уровень автора. Доступом по умолчанию к библиотеке, созданной локально, является уровень читателя.

Чтобы назначить библиотекарей для библиотеки баз данных

Создавая библиотеку, следует назначить для нее библиотекарей. Библиотекари могут добавлять базы данных в библиотеку и предоставлять другим пользователям права библиотекаря. Пользователи, назначенные на роль библиотекаря, должны иметь доступ к библиотеке на уровне автора. Чтобы добавлять библиотекарей для библиотеки, необходимо иметь доступ не ниже уровня редактора.

Добавление базы данных в библиотеку баз данных

При наличии доступа к библиотеке на уровне не ниже автора можно добавлять базы данных в библиотеку (публиковать). Если имеющийся уровень доступа является недостаточным для добавления базы данных, пользователь получает сообщение с предложением отправить библиотекарю запрос на добавление данной базы данных в библиотеку. Если нажать кнопку "Да", библиотекарь получит сообщение электронной почты, содержащее ссылку на базу данных, которую пользователь хочет добавить.

Главное представление библиотеки содержит список всех баз данных библиотеки в алфавитном порядке, а также краткое описание для каждой базы данных.

Чтобы добавить базу данных в библиотеку

Чтобы удалить базу данных из библиотеки

Пользователи, имеющие доступ к библиотеке на уровне автора, могут удалять свои базы данных из библиотеки. Пользователи с уровнем доступа к библиотеке не ниже редактора могут удалять базы данных, добавленные другими пользователями. В библиотеке хранятся только ссылки на базы данных, поэтому при удалении базы данных из библиотеки удаляется только ссылка, а не сама база данных.

Подписка на базы данных для получения последних обновлений

Подписки на базы данных позволяют получать в реальном времени обновления из избранных баз данных Notes непосредственно на начальную страницу. Подписка на базу данных - это документ, который содержит сведения о базе данных, выбранные для наблюдения. Чтобы создать подписку на конкретную базу данных, сервер, на котором эта база данных хранится, должен поддерживать подписку и позволять автоматический поиск заголовков. По умолчанию установлена подписка на новую почту, которая, если включена, оповещает о получении новых почтовых сообщений.

Можно просматривать формы подписки на базы данных в базе данных "Подписка на базу данных", иначе называемой "Заголовки" ( headline.nsf ); эта база данных расположена в папке "Избранное" на панели закладок. База данных Headline.nsf автоматически создается из шаблона headine.ntf и размещается в каталоге Notes/Data. Если в папке "Избранное" отсутствует закладка "Подписка на базу данных" (или "Заголовки"), откройте базу данных headline.nsf из каталога Notes/Data, выбрав: Файл - База данных - Открыть.

Чтобы включить или выключить подписку для базы данных

Чтобы создать подписку на базу данных

Чтобы проверить наличие обновлений подписки на базу данных

В Notes проверка результатов подписки на базу данных выполняется в два раза чаще, чем проверка прихода почты. Например, если в параметрах настроена проверка прихода почты каждые четыре минуты, проверка результатов подписки на базы данных выполняется каждые две минуты. Чтобы настроить параметры уведомления о приходе новой почты, см. раздел Настройка режима уведомления о приходе новой почты.

Чтобы просмотреть результаты подписки на базу данных на начальной странице

Чтобы изменить подписку на базы данных

Чтобы включить или выключить подписки на отдельные базы данных

Имеется возможность включать нужные подписки и отключать остальные, которые не требуется проверять регулярно.

Чтобы назначить время автоматического удаления результатов подписки на базу данных

База данных "Совместная работа"

База данных "Совместная работа" - приложение Lotus Domino, предназначенное для организации совместной работы коллектива сотрудников. Работая в этой базе данных, можно:

В основе обучения и эффективной работы группы лежит взаимодействие ее участников. Данное приложение позволяет участникам группы выполнять конкретные задачи в рамках общего проекта и отслеживать общие результаты работы группы.

Печать

С помощью Notes можно печатать один документ или несколько одновременно. Также можно печатать представления (списки документов базы данных Notes) и наборы рамок из Notes и Web. Notes также позволяет осуществлять предварительный просмотр данных, направляемых на печать, и выполнять задания печати в фоновом режиме.

Печать документов

Можно печатать открытые документы или выбирать документы для печати в представлении.

Чтобы распечатать документ

Для пользователей Macintosh

Чтобы распечатать несколько документов

В Notes можно распечатать несколько документов, не открывая их.

Для пользователей Macintosh

Печать во внешний файл

Возможно выполнение печати во внешний файл, например в файл ASCII или PostScript. При этом фактическая печать документов не производится - документы сохраняются в указанном файле на жестком диске. Для печати в файл необходимо настроить принтер PostScript в Windows.

Чтобы настроить принтер PostScript в Windows

Чтобы выполнить печать в файл

Для пользователей Macintosh

Печать вложения

Существует возможность печати вложений файлов непосредственно из Notes.

Чтобы напечатать вложенный файл

Печать представления

В базах данных Notes представления являются списками документов. Можно напечатать весь текст, появляющийся в списке.

Чтобы распечатать представление

Для пользователей Macintosh

Параметры стиля документов

В диалоговом окне "Печать документа" или "Печать представления" появляется вкладка "Стиль документов", если на вкладке "Принтер" переключатель "Объекты для печати" установлен в положение "Выбранные документы." Эту вкладку можно использовать для управления печатью документов представления.

В приведенных ниже таблицах описаны параметры, доступные на вкладке "Стиль документов", которые разделены на три секции:

Печать наборов рамок

Просматривая базы данных Notes, можно печатать наборы рамок, отображаемых на экране, даже если просмотр осуществляется через браузер Notes.

Чтобы напечатать набор рамок из Notes или из браузера Notes

Предварительный просмотр задания печати

В Notes можно организовать предварительный просмотр страниц документа перед печатью. Также можно просмотреть разрывы страниц. Предварительный просмотр полезен, поскольку разрывы страниц, перенос слов, поля и другие свойства могут в печатном виде отличаться от изображения на экране.

Чтобы просмотреть макет страницы

Выбор другого принтера

Диалоговое окно "Печать" отображается при выборе команды: Файл - Печать. Находясь в этом диалоговом окне, можно выбрать принтер для выполнения задания печати.

Чтобы выбрать принтер

Для пользователей Macintosh Для выбора принтера используйте средство Chooser в меню Apple.

Настройка страницы для печати

Диалоговое окно "Параметры страницы" можно использовать для задания полей, выбора источника бумаги, задания ориентации страницы и т. п. (некоторые доступные параметры описаны ниже, но общий набор зависит от принтера и используемой операционной системы).

Для пользователей Macintosh

Создание колонтитулов для печати

К страницам печатаемых в Notes документов можно добавить верхние и нижние колонтитулы. Например, таким способом добавляются номера страниц документов.

Сведения верхнего и нижнего колонтитулов могут быть одинаковыми для всех документов в базе данных или зависеть от конкретного документа. Верхний и нижний колонтитулы, созданные для базы данных, печатаются в каждом документе базы данных, если для документа не заданы другие колонтитулы.

Чтобы создать верхний или нижний колонтитул

Откройте документ или базу данных.

В меню выберите команду: Файл - Свойства документа (или Файл - База данных - Свойства, чтобы задать верхний или нижний колонтитул для всех документов в базе данных).

Откройте вкладку "Печать".(рис 2.62) 02_62

Установите переключатель в положение "Верхний колонтитул" или "Нижний колонтитул".

Введите текст в поле "Текст колонтитула".

(Необязательно.) Чтобы автоматически добавлять номер страницы, общее число страниц, дату, время, табуляцию или заголовок:

Чтобы вставить	Нажмите кнопку
Номер страницы (в поле "Текст колонтитула" появится знак "P")	(рис 2.65) 02_65
Общее число страницы (в поле "Текст колонтитула" появится знак "Q")	(рис 2.67) 02_67
Дату печати документа (в поле "Текст колонтитула" появится знак "D")	(рис 2.69) 02_69
Время печати документа (в поле "Текст колонтитула" появится знак "T")	(рис 2.71) 02_71
Табуляцию (в поле "Текст колонтитула" появится знак "|")	(рис 2.73) 02_73
Заголовок документа (в поле "Текст колонтитула" появится знак "W")	(рис 2.75) 02_75

(Необязательно.) В группе "Формат" измените шрифт, размер шрифта или начертание верхнего или нижнего колонтитула.

Щелкните галочку, чтобы сохранить изменения, либо "х", чтобы отменить их.

(Необязательно.) Чтобы предотвратить отображение верхних или нижних колонтитулов на первой странице, снимите флажок "Печатать колонтитулы на первой странице".

Советы по выравниванию текста в верхних и нижних колонтитулах

Чтобы удалить верхний или нижний колонтитул

Откройте документ или базу данных.

В меню выберите команду: Файл - Свойства документа (или Файл - База данных - Свойства, чтобы удалить верхний или нижний колонтитул изо всех документов в базе данных).

Откройте вкладку "Печать".(рис 2.82) 02_82

Удалите содержимое колонтитула.

Чтобы печатать в фоновом режиме

По умолчанию печать в Notes выполняется в основном режиме, выполнение других заданий при этом прерывается. Можно настроить печать в фоновом режиме, чтобы не прерывать работу во время выполнения задач печати большого объема.

Для пользователей Macintosh В версии OS X печать всегда выполняется в фоновом режиме. В версии OS 9 выберите команду: File - Print и в раскрывающемся меню, вместо значения по умолчанию "General", выберите значение "Background Printing". Дополнительные сведения см. в справке Macintosh OS.