Цель занятия: рассмотреть особенности решения бухгалтерских задач в электронных таблицах.
При решении бухгалтерских задач, которые будут предложены вам в данном курсе, используется следующая последовательность действий:
В некоторых случаях, в частности, это касается итоговой задачи, на основании оборотно-сальдовой ведомости и главной книги нужно будет составить формы бухгалтерской отчетности.
Использование электронных таблиц облегчает работу, позволяет избежать ошибок, а если ошибка, всё же, допущена, упрощает её поиск. Кроме того, вы должны будете отправлять решения задач в виде файлов электронных таблиц в формате .xls или .xlsx. Эти форматы поддерживают все среды работы с электронными таблицами, о которых здесь пойдёт речь. Вы можете выбрать ту из них, которая покажется вам удобнее, или к которой у вас есть доступ.
Эти среды очень похожи, однако, в них присутствуют некоторые различия.
Рассмотрим простую задачу, решить которую можно, пользуясь материалами занятия №6:
01.01.2013 зарегистрирован уставный капитал ООО "Рекорд" в размере 100000 рублей. Имеются три учредителя:
Физическое лицо Петров П.П. - 20% (20000 руб.)
ООО "Вкладчик" - 30% (30000 руб.)
ООО "Полёт" - 50% (50000 руб.)
10.01.2013 г. Петров П.П. вносит свою часть вклада в уставный капитал организации материалами.
12.01.2013 ООО "Вкладчик" полностью оплатило вклад в уставный капитал денежными средствами, внеся их на расчетный счет организации.
15.01.2013 ООО "Полёт" оплатило 40% своего вклада, так же внеся их на расчетный счет организации.
Задача: составить журнал хозяйственных операций, главную книгу и оборотно-сальдовую ведомость.
При решении подобных задач, если не указано иное, можно пользоваться счетами первого порядка (синтетическими счетами), то есть, например, для отражения регистрации уставного капитала использовать счета 80 и 75 без указания субсчетов и аналитики, для отражения поступления материалов - счет 10, так же без указания субсчетов и аналитики. В некоторых случаях по счёту формируется развернутое сальдо. То есть, на одном субсчете этого счета может получиться дебетовый остаток, на другом - кредитовый, при этом их нельзя свести к одному остатку. В подобных ситуациях нужно будет пользоваться этими субсчетами и, соответственно, отражать в главной книге и в оборотно-сальдовой ведомости каждый субсчет. В итоге эти развернутые сальдо попадают в бухгалтерский баланс по разным статьям.
При проверке задач используются две формы контроля:
После запуска Microsoft Excel автоматически создаёт новую книгу, в которой содержится три листа, рис 7.1.
(рис 7.1) Главное окно Microsoft Excel
Ярлыки листов находятся в нижней части окна. Каждый лист - это большая таблица, ячейками которой можно пользоваться для размещения в них данных и формул. Листы можно переименовывать, сделав двойной щелчок по ярлыку и введя новое имя листа. Добавлять листы можно, щёлкнув по ярлыку Вставить лист, который расположен после самого правого листа. Для удаления или копирования листа можно воспользоваться контекстным меню листа, вызываемым щелчком правой кнопки мыши по ярлыку.
Адрес ячейки по умолчанию складывается из имени столбца (буквы) и имени строки (цифры) и. Ячейка, отмеченная рамкой (на рис 7.1 это ячейка B3), называется активной ячейкой. Выделить ячейку можно щелчком мыши или перемещением по таблице с помощью клавиш-стрелок. Для выделения нескольких ячеек можно щёлкнуть мышью в верхнюю левую ячейку нужного диапазона, и, не отпуская левую кнопку мыши, перетащить указатель к правой нижней ячейке. Диапазоны ячеек именуются в соответствие с их левой верхней и правой нижней ячейками. Например, А1:C7.
Если мы начнём вводить что-либо с клавиатуры, вводимые данные попадут в ячейку. При вводе данных в ячейку можно пользоваться не только непосредственным вводом в неё, но и строкой формул, расположенной над таблицей. Если в ячейке уже есть какие-то данные, то ввод новых данных сразу после выделения ячейки приведет к потере предыдущих данных. Для того чтобы исправить данные в ячейке удобно сначала выделить ячейку, а потом щёлкнуть в строку формул и исправлять данные там. По ячейке можно сделать двойной щелчок, тогда данные можно исправить непосредственно в ячейке.
Если в ячейке содержится формула, вычисляемая на основе данных других ячеек, то в ячейке отображается результат вычисления формулы, при выделении этой ячейки в строке формул можно увидеть формулу.
Если начать ввод данных в ячейку со знака "=", то всё, что мы вводим, будет воспринято как формула. В формулах можно использовать обычные арифметические знаки, функции, ссылки на другие ячейки, обычные числа. Для того, чтобы ввести в ячейку ссылку на другую ячейку, нужно, при вводе формулы, щёлкнуть в нужную ячейку. Ячейка может быть расположена как на том же листе, в ячейку которого мы вводим формулу, так и на другом листе.
При вводе данных можно пользоваться некоторыми полезными приемами, такими, как автозаполнение.
Начнём работу по решению вышеописанной задачи.
Переименуем листы в соответствии с данными, которые будем на них размещать. А именно, нам нужны листы журнал операций, главная книга и оборотно-сальдовая ведомость. На рис 7.2 показана книга после переименования листов.
(рис 7.2) Переименование листов
Подготовим шапку журнала операций введем в ячейки строки №3 следующие данные:
На рис 7.3 показан результат ввода
(рис 7.3) Результат ввода данных при подготовке шапки журнала операций
В ячейку Е2 введем текст Корреспонденция счетов.
Можно заметить, что некоторые фрагменты текста не видны. Для придания шапке журнала законченного вида мы можем менять ширину столбцов и высоту строк. Для этого нужно навести указатель мыши на границу между столбцами или строками, когда указатель изменит вид - нужно перетащить границу в нужном направлении. Если сделать двойной щелчок по границе столбца, она автоматически примет размер, соответствующий максимальному размеру текста.
Кроме того, мы можем объединять ячейки. Сначала нужно выделить ячейки, которые планируется объединить, после чего удобнее всего воспользоваться кнопкой Объединить и поместить в центре, которая расположена на ленте Главная в разделе Выравнивание.
Объединим следующие ячейки: B2 и B3, C2 и C3, D2 и D3, E2 и F2, G2 и G3 и настроим ширину столбцов. Результат вы можете видеть на рис 7.4.
(рис 7.4) Формирование шапки журнала, объединение ячеек
Теперь мы можем заполнять журнал в соответствии с условием задачи. На рис 7.5 вы можете видеть заполненный журнал.
(рис 7.5) Заполнение журнала хозяйственных операций
Обратите внимание на то, что по строке 6 журнала отражается операция, сумму которой нужно вычислить. По остальным операциям сумма указана в условии задачи. В данном случае в условии сказано, что ООО "Полёт" оплачивает 40% вклада, внося их денежными средствами на расчетный счет организации. Удобнее всего рассчитать нужную сумму непосредственно в нужной ячейке таблицы. Для этого нужно выделить ячейку G9, ввести с клавиатуры знак "=", щёлкнуть в ячейку G6, ввести оператор умножения (Shift+8), ввести 0,4 и нажать на клавишу Enter на клавиатуре. На рисунке, в строке формул, можно видеть эту формулу, в ячейке G9 отображается результат её вычисления.
Подобным образом следует поступать во всех случаях, когда вам нужно что-либо рассчитать для заполнения журнала. Если расчет оказывается достаточно сложным, есть смысл создать отдельный лист, собрать на нём все необходимые показатели, рассчитать нужное значение, после чего записать это значение в нужную ячейку журнала. Его следует записывать не обычным вводом данных, а, сначала введя знак "=", после чего перейдя на тот лист, на котором вы делали расчёт, и щёлкнув в ячейку с полученным значением.
Если какие-либо данные имеются в электронной таблице, следует пользоваться ссылками на ячейки, в которых они расположены. Это снизит количество возможных ошибок и упростит исправления, если ошибка будет обнаружена в расчёте показателя. После исправления расчёта все изменения автоматически отразятся везде, где есть ссылка на результирующую ячейку расчетов. Вручную в таблицы вводятся только те данные, которых пока нет в электронной таблице.
После ввода в журнал сведений о хозяйственных операциях нужно посчитать итог по журналу. Введем в ячейку F10 текст Итого:. Очевидно, в ячейке G10 нам понадобится сумма показателей из ячеек G4 - G9. Получить сумму можно разными способами. Первый из них удобен, когда нужно сложить содержимое 2-3 ячеек, либо расположенных последовательно, либо расположенных в разных местах книги. Он заключается в непосредственном вводе формулы с использованием оператора сложения. Например, в нашем случае можно воспользоваться формулой следующего вида: "=G4+G5+G6+G7+G8+G9". Уже сейчас она достаточно длинна, если бы нам нужно было сложить содержимое нескольких десятков ячеек, формула стала бы чрезмерно длинной. Поэтому здесь мы воспользуемся одной из встроенных функций Microsoft Excel. Это функция СУММ. Она суммирует содержимое ячеек из переданного ей диапазона.
Для того, чтобы воспользоваться формулой, выполним следующее: выделим ячейку G10, введем знак "=", после чего введем вы можете видеть процесс ввода формулы.
(рис 7.6) Ввод формулы
При вводе формул действует система подсказок.
Для того чтобы придать таблице законченный вид, выделим все ячейки таблицы (диапазон A2:G10) и выберем вариант .
(рис 7.7) Форматирование границ
После этого можно выделить шапку таблицы и щёлкнуть по кнопке .
(рис 7.8) Результаты форматирования таблицы
Обратите внимание на то, что составление журнала хозяйственных операций - это наиболее ответственная и трудоёмкая часть решения задачи. При его составлении нужно, во-первых, составить верные бухгалтерские записи, во-вторых - отнести на счета правильные суммы. Часто эти суммы вам придётся вычислять самостоятельно. Остальные шаги решения задачи включают в себя больше технической работы и требуют лишь внимательности и понимания особенностей работы со счетами и с оборотно-сальдовой ведомостью.
До сих пор мы работали в новой книге, не сохраняя её. Для того, чтобы сохранить книгу, воспользуемся командой ) выберем место для сохранения документа и укажем имя файла. По умолчанию документы Excel современных версий сохраняются в формате .xlsx, этот формат нам подойдёт. Если формат нужно сменить, можно воспользоваться соответствующим полем.
(рис 7.9) Сохранение файла
В процессе работы нужно периодически выполнять сохранение файла, нажимая на кнопку с дискетой в верхней левой части окна приложения.
Перейдем на лист .
(рис 7.10) Заготовки для счетов Главной книги
Заготовки построены исходя из предположения нормального поведения активных и пассивных счетов. Напомним, что у активных счетов при обычном ведении учета могут иметься начальное и конечное дебетовое сальдо, показатель, отражаемый на счете, увеличивается по дебету счёта, уменьшается - по кредиту. У пассивных счетов могут иметься начальное и конечное кредитовое сальдо, показатель, отражаемый на счете, увеличивается по кредиту и уменьшается по дебету.
В графах "№" мы будем указывать номер операции по журналу, данные которой отражаем в соответствующей строке.
Заготовками удобно пользоваться, когда главная книга содержит несколько счетов. Однажды подготовив их, вы сможете пользоваться ими при решении всех задач. Для того, чтобы скопировать подобную заготовку и начать вносить в неё данные по счёту, нужно выделить ячейки, соответствующие ей, вызывать контекстное меню диапазона ячеек нажатием на левую кнопку мыши, после чего воспользоваться командой Копировать. Далее, нужно выделить ту ячейку, которая должна быть левой верхней ячейкой таблицы для очередного счёта, вызывать для неё контекстное меню и выбрать команду Вставить.
(рис 7.11) Подготовка таблиц для Главной книги
В заготовках таблиц присутствует лишь одна строка в разделе поступлений и выбытий. Если проанализировать журнал операций, можно заметить, что на счете 75 нам понадобится три ячейки для отражения записей по дебету и три ячейки для отражения записей по кредиту. Поэтому нам нужно увеличить количество ячеек, доступных в таблице для таких записей. Для этого можно выделить всю нижнюю часть соответствующей таблицы (так, как это сделано для таблицы счёта 80 на рис 7.11), подвести указатель мыши к границе выделенного диапазона (но не к правому нижнему углу), и, когда он изменит вид, перетащить весь диапазон ниже. После заполнения таблиц можно отформатировать все ячейки сходным образом, выделяя таблицы и применяя к ним соответствующий формат.
Если в условии задачи присутствуют сведения о начальных остатках по счетам, их нужно вводить в графы, соответствующие начальным сальдо по счетам. Это - единственный вид данных, который вводится в таблицы счетов вручную. Всё остальное вводится с помощью ссылок, показатели оборотов и конечных сальдо рассчитываются с помощью формул.
Заполнять таблицы главной книги можно двумя способами. При первом мы заполняем данные по отдельному счёту, находя в журнале операций операции по нему, при втором ориентируемся на операции, разнося сумму операции по счетам, участвующим в ней. И тот и другой способ приводят к одному и тому же результату, выберите тот, который кажется вам удобнее.
Если говорить о способе работы с журналом регистрации операций и главной книгой, то если бы некая организаций действительно вела бы учет с применением подобных учетных регистров, записи в главной книге делались бы сразу после отражения их в журнале, а в конце месяца или другого периода подводились бы результаты.
Начнём заполнять главную книгу первым способом, то есть, ориентируясь на журнал. Проанализировав первую операцию по журналу, выясним она затрагивает счет 75 по дебету и счет 80 - по кредиту. Перейдем на лист показан результат этих действий.
(рис 7.12) Начало заполнения главной книги
Теперь щёлкнем в ячейку в графе Поступления и точно таким же образом внесем в неё ссылку на сумму, щёлкнув по ячейке с суммой операции №1.
То же самое проделаем с таблицей, открытой для счёта 80, но в случае со счётом 80 нас интересует кредитовая часть счёта. После того, как данные первой операции будут разнесены по счетам, лист главная книга примет вид, показанный на рис 7.13.
(рис 7.13) Главная книга после разнесения по счетам данных первой операции
Как видите, глядя в таблицу счёта мы сразу же можем понять, какая операция связана с той или иной суммой. После того, как мы отразили на счетах данные операции, можно выделить счета в журнале, по которым уже сделаны записи. Выделять счета можно либо сразу же после отражения данных по счёту, либо сразу после того, как в главной книге отражены движения по обоим счетам. Для выделения достаточно выделить нужную ячейку (или ячейки) и воспользоваться кнопкой Цвет заливки в области Шрифт ленты Главная.
(рис 7.14) Выделение номеров счетов операции, которые уже отражены в главной книге
Подобное выделение номеров счетов - дополнительная мера борьбы с ошибками. Сейчас мы рассматриваем небольшую задачу, поэтому такая мера контроля может показаться избыточной - ведь все данные этой задачи можно оценить буквально с одного взгляда. Но стоит журналу операций увеличиться, и, не контролируя счета, данные по которым внесены в главную книгу, можно случайно пропустить операцию или отразить её дважды. Работа бухгалтера, даже решение учебных задач, требует сосредоточения и внимательности. Любой отвлекающий фактор способен привести к ошибке. Поэтому, чем надёжнее контроль происходящего - тем меньше вероятность совершить ошибку.
Подобным же образом по счетам разносятся данные остальных операций журнала.
Обратите внимание, в начале работы мы расположили таблицы счетов горизонтально. При таком подходе у нас есть место для увеличения высоты этих таблиц. На рис 7.15 вы можете видеть таблицы после переноса в них данных из журнала, но до расчёта оборотов и остатков. Таблицы сгруппированы иначе, для их перемещения используется тот же приём, что мы рассматривали выше для перемещения выделенной области.
(рис 7.15) Таблицы после переноса данных из журнала
Для того, чтобы посчитать обороты, например, по счёту 10, достаточно ввести в ячейку H8 формулу "=H6". По счёту прошла всего одна операция, дебетовый оборот равен этой операции, и, соответственно, дебетовое конечное сальдо так же будет равно той же сумме.
По счёту 51 дебетовый оборот будет равен сумме ячеек H17 и H18. Здесь можно либо воспользоваться формулой "=H17+H18", либо "=СУММ(H17:H18)".
Дебетовый и кредитовый обороты по счёту 75 удобнее всего считать с помощью функции СУММ. Конечное сальдо будет равняться разнице дебетового (ДО) и кредитового оборота (КО). Если бы у счёта было начальное дебетовое сальдо (СНД), то конечное дебетовое сальдо (СКД) вычислялось бы так: СКД = СНД + ДО - КО. 75 - активный счет, для пассивного счёта (например, для счета 80) справедлива формула: СКК = СНК + КО - ДО. В данном случае вместо дебетовых сальдо используются сальдо кредитовые.
В итоге, вычисление оборотов и остатков по счетам даёт нам следующую картину (рис 7.16).
(рис 7.16) Расчет остатков и оборотов
Сейчас у нас есть все данные для построения оборотно-сальдовой ведомости. Её мы заполняем на основе главной книги.
Перейдем на лист оборотно-сальдовая ведомость, подготовим таблицу, которую будем заполнять данными, рис 7.17.
(рис 7.17) Подготовка таблицы оборотно-сальдовой ведомости
Обратите внимание на то, что при подготовке и заполнении оборотно-сальдовой ведомости мы можем воспользоваться функцией автозаполнения. А именно, по строке Итог нам нужны суммы по каждому из показателей. В первую ячейку (сумма по сальдо начальным дебетовым) мы ввели формулу "=СУММ(D5:D8)". Можно заметить, что сумма по сальдо начальным кредитовым должна иметь вид "=СУММ(E5:E8)" и так далее. В именах ячеек изменяются имена столбцов, имена строк неизменны. Если, выделив ячейку с исходной формулой (D9), мы подведем указатель мыши к её правому нижнему углу, он превратится в черный крестик. Если нажать левую клавишу мыши и, как бы выделяя, протащить указатель до ячейки I9, все итоговые ячейки будут заполнены формулами, в которых программа автоматически поменяла имя столбца.
Автозаполнение - очень полезный прием, он позволяет серьезно экономить время. Помимо автозаполнения формул поддерживается автозаполнение арифметических прогрессий, дней недели, месяцев.
Начальные остатки по счетам в нашем случае равны нулю, их мы ввели вручную, остальные данные нужно брать из главной книги. Для заполнения сведений по дебетовому обороту счёта 10 выделим ячейку F5 (рис 7.17), введем в неё "=", после чего перейдем на лист главная книга, щёлкнем по ячейке H8 и нажмём Enter на клавиатуре. В нашем случае у счёта нет кредитового оборота, если бы он был, нам понадобилось бы ввести в ячейку G5 листа оборотно-сальдовая ведомость ссылку на ячейку I8 с листа главная книга. Для того, чтобы это сделать, можно воспользоваться автозаполнением. Если выделить ячейку F5, подвести указатель мыши к правому нижнему углу и протянуть до выделения ячейки G5, в ячейке G5 окажется ссылка на ячейку I8 листа главная книга. То же самое справедливо и для других ячеек - заполняем показатель, расположенный левее, после чего с помощью автозаполнения заполняем показатель, расположенный правее. Это позволит в два раза сократить количество сравнительно длительных операций по переходу на другой лист.
В итоге, рис 7.18, мы получим заполненную оборотно-сальдовую ведомость. Благодаря тому, что мы везде, где только возможно, использовали ссылки на данные, которые уже присутствуют в электронных таблицах, любые изменения в суммах, отраженных в журнале операций (например, если оказалось, что одна из исходных сумм введена неверно), приведут к изменениям в главной книге и в оборотно-сальдовой ведомости. Внимательно вводя формулы, вы избавляете себя от необходимости ручного расчёта показателей.
(рис 7.18) Готовая оборотно-сальдовая ведомость
Если проверить контрольные показатели нашей оборотно-сальдовой ведомости, можно заметить, что дебетовые и кредитовые обороты равны между собой и равны итогу по журналу (170000 р.), суммы конечных сальдо по счетам так же равны между собой.
Система работы с электронными таблицами OpenOffice.org Calc позволяет выполнять те же действия, которые выполнялись выше в Microsoft Excel. Работа в редакторах очень схожа. В нашем случае главное отличие заключается в том, что вместо функции .
(рис 7.19) Книга, открытая в OpenOffice.org Calc
Управлять листами можно, пользуясь контекстным меню области ярлыков.
На панели инструментов программы есть кнопка Объединить ячейки, позволяющая объединять ячейки при оформлении таблиц, там же можно найти кнопки для настройки границ и цвета ячеек.
Для сохранения файлов используется команда меню Файл > Сохранить. При сохранении редактор по умолчанию предлагает формат ODF, однако, он поддерживает сохранение файлов в формате .xls.
Таблицами Google можно пользоваться, имея лишь веб-браузер и доступ в интернет. Они доступны по адресу https://drive.google.com
Для работы нужно зарегистрировать учетную запись Google. При переходе по вышеупомянутой ссылке вы попадёте на главную страницу средства Google Диск. В левой верхней части окна есть кнопка . Нас здесь интересует пункт Таблица.
(рис 7.20) Создание новой таблицы в Google
После создания таблицы в ней имеется один лист, рис 7.21.
(рис 7.21) Новая таблица Google
Техника работы с таблицей практически полностью совпадает с рассмотренной техникой работы в Microsoft Excel.
Для добавления новых листов служит кнопка со знаком "+" в левой нижней части окна. Управлять листами можно, щёлкая по значку с треугольником на их ярлыках. В частности, здесь можно переименовывать листы
Для суммирования ячеек используется функция . На панели инструментов можно найти команды объединения и форматирования ячеек.
(рис 7.22) Работа с таблицей Google
Система сохраняет таблицу автоматически и делает это достаточно часто. О том, что изменения в таблице сохранены, можно судить по надписи ). Переименовать таблицу можно, воспользовавшись командой Файл > Переименовать.
Для того, чтобы загрузить таблицу на компьютер (например, для последующей передачи файла задания на проверку) можно воспользоваться командой меню Файл > Скачать как и выбрать в появившемся меню нужный формат. В нашем случае это формат .xlsx.
При решении бухгалтерских задач с помощью электронных таблиц вы должны владеть следующими методами работы:
Используя показанную здесь методику, вы значительно ускорите процесс решения бухгалтерских задач, избавитесь от необходимости ручного расчёта показателей, избежите ошибок, которые могут сопровождать подобные расчёты.
Показанных здесь приёмов работы достаточно для того, чтобы эффективно решать задачи, которые встретятся вам в этом курсе. Практика показывает, что умение работать с электронными таблицами оказывается весьма полезным в бухгалтерском деле.
Для автоматизации обработки больших объемов данных (например, выгрузок из бухгалтерских программ, размеры которых могут составлять сотни и даже тысячи строк) полезно владеть приемами макропрограммирования в Microsoft Excel, освоить их вы можете, изучив соответствующий учебный курс.
В файле 7-Решение задачи.xlsx вы можете найти решение задачи, рассмотренное на данном занятии
Файл Шаблон для решения задач.xlsx можно использовать при решении задач.
Решите выданную вам задачу к занятиям №6 и №7.
Цель занятия: рассмотреть особенности решения бухгалтерских задач в электронных таблицах.
При решении бухгалтерских задач, которые будут предложены вам в данном курсе, используется следующая последовательность действий:
В некоторых случаях, в частности, это касается итоговой задачи, на основании оборотно-сальдовой ведомости и главной книги нужно будет составить формы бухгалтерской отчетности.
Использование электронных таблиц облегчает работу, позволяет избежать ошибок, а если ошибка, всё же, допущена, упрощает её поиск. Кроме того, вы должны будете отправлять решения задач в виде файлов электронных таблиц в формате .xls или .xlsx. Эти форматы поддерживают все среды работы с электронными таблицами, о которых здесь пойдёт речь. Вы можете выбрать ту из них, которая покажется вам удобнее, или к которой у вас есть доступ.
Эти среды очень похожи, однако, в них присутствуют некоторые различия.
Рассмотрим простую задачу, решить которую можно, пользуясь материалами занятия №6:
01.01.2013 зарегистрирован уставный капитал ООО "Рекорд" в размере 100000 рублей. Имеются три учредителя:
Физическое лицо Петров П.П. - 20% (20000 руб.)
ООО "Вкладчик" - 30% (30000 руб.)
ООО "Полёт" - 50% (50000 руб.)
10.01.2013 г. Петров П.П. вносит свою часть вклада в уставный капитал организации материалами.
12.01.2013 ООО "Вкладчик" полностью оплатило вклад в уставный капитал денежными средствами, внеся их на расчетный счет организации.
15.01.2013 ООО "Полёт" оплатило 40% своего вклада, так же внеся их на расчетный счет организации.
Задача: составить журнал хозяйственных операций, главную книгу и оборотно-сальдовую ведомость.
При решении подобных задач, если не указано иное, можно пользоваться счетами первого порядка (синтетическими счетами), то есть, например, для отражения регистрации уставного капитала использовать счета 80 и 75 без указания субсчетов и аналитики, для отражения поступления материалов - счет 10, так же без указания субсчетов и аналитики. В некоторых случаях по счёту формируется развернутое сальдо. То есть, на одном субсчете этого счета может получиться дебетовый остаток, на другом - кредитовый, при этом их нельзя свести к одному остатку. В подобных ситуациях нужно будет пользоваться этими субсчетами и, соответственно, отражать в главной книге и в оборотно-сальдовой ведомости каждый субсчет. В итоге эти развернутые сальдо попадают в бухгалтерский баланс по разным статьям.
При проверке задач используются две формы контроля:
После запуска Microsoft Excel автоматически создаёт новую книгу, в которой содержится три листа, рис 7.1.
(рис 7.1) Главное окно Microsoft Excel
Ярлыки листов находятся в нижней части окна. Каждый лист - это большая таблица, ячейками которой можно пользоваться для размещения в них данных и формул. Листы можно переименовывать, сделав двойной щелчок по ярлыку и введя новое имя листа. Добавлять листы можно, щёлкнув по ярлыку Вставить лист, который расположен после самого правого листа. Для удаления или копирования листа можно воспользоваться контекстным меню листа, вызываемым щелчком правой кнопки мыши по ярлыку.
Адрес ячейки по умолчанию складывается из имени столбца (буквы) и имени строки (цифры) и. Ячейка, отмеченная рамкой (на рис 7.1 это ячейка B3), называется активной ячейкой. Выделить ячейку можно щелчком мыши или перемещением по таблице с помощью клавиш-стрелок. Для выделения нескольких ячеек можно щёлкнуть мышью в верхнюю левую ячейку нужного диапазона, и, не отпуская левую кнопку мыши, перетащить указатель к правой нижней ячейке. Диапазоны ячеек именуются в соответствие с их левой верхней и правой нижней ячейками. Например, А1:C7.
Если мы начнём вводить что-либо с клавиатуры, вводимые данные попадут в ячейку. При вводе данных в ячейку можно пользоваться не только непосредственным вводом в неё, но и строкой формул, расположенной над таблицей. Если в ячейке уже есть какие-то данные, то ввод новых данных сразу после выделения ячейки приведет к потере предыдущих данных. Для того чтобы исправить данные в ячейке удобно сначала выделить ячейку, а потом щёлкнуть в строку формул и исправлять данные там. По ячейке можно сделать двойной щелчок, тогда данные можно исправить непосредственно в ячейке.
Если в ячейке содержится формула, вычисляемая на основе данных других ячеек, то в ячейке отображается результат вычисления формулы, при выделении этой ячейки в строке формул можно увидеть формулу.
Если начать ввод данных в ячейку со знака "=", то всё, что мы вводим, будет воспринято как формула. В формулах можно использовать обычные арифметические знаки, функции, ссылки на другие ячейки, обычные числа. Для того, чтобы ввести в ячейку ссылку на другую ячейку, нужно, при вводе формулы, щёлкнуть в нужную ячейку. Ячейка может быть расположена как на том же листе, в ячейку которого мы вводим формулу, так и на другом листе.
При вводе данных можно пользоваться некоторыми полезными приемами, такими, как автозаполнение.
Начнём работу по решению вышеописанной задачи.
Переименуем листы в соответствии с данными, которые будем на них размещать. А именно, нам нужны листы журнал операций, главная книга и оборотно-сальдовая ведомость. На рис 7.2 показана книга после переименования листов.
(рис 7.2) Переименование листов
Подготовим шапку журнала операций введем в ячейки строки №3 следующие данные:
На рис 7.3 показан результат ввода
(рис 7.3) Результат ввода данных при подготовке шапки журнала операций
В ячейку Е2 введем текст Корреспонденция счетов.
Можно заметить, что некоторые фрагменты текста не видны. Для придания шапке журнала законченного вида мы можем менять ширину столбцов и высоту строк. Для этого нужно навести указатель мыши на границу между столбцами или строками, когда указатель изменит вид - нужно перетащить границу в нужном направлении. Если сделать двойной щелчок по границе столбца, она автоматически примет размер, соответствующий максимальному размеру текста.
Кроме того, мы можем объединять ячейки. Сначала нужно выделить ячейки, которые планируется объединить, после чего удобнее всего воспользоваться кнопкой Объединить и поместить в центре, которая расположена на ленте Главная в разделе Выравнивание.
Объединим следующие ячейки: B2 и B3, C2 и C3, D2 и D3, E2 и F2, G2 и G3 и настроим ширину столбцов. Результат вы можете видеть на рис 7.4.
(рис 7.4) Формирование шапки журнала, объединение ячеек
Теперь мы можем заполнять журнал в соответствии с условием задачи. На рис 7.5 вы можете видеть заполненный журнал.
(рис 7.5) Заполнение журнала хозяйственных операций
Обратите внимание на то, что по строке 6 журнала отражается операция, сумму которой нужно вычислить. По остальным операциям сумма указана в условии задачи. В данном случае в условии сказано, что ООО "Полёт" оплачивает 40% вклада, внося их денежными средствами на расчетный счет организации. Удобнее всего рассчитать нужную сумму непосредственно в нужной ячейке таблицы. Для этого нужно выделить ячейку G9, ввести с клавиатуры знак "=", щёлкнуть в ячейку G6, ввести оператор умножения (Shift+8), ввести 0,4 и нажать на клавишу Enter на клавиатуре. На рисунке, в строке формул, можно видеть эту формулу, в ячейке G9 отображается результат её вычисления.
Подобным образом следует поступать во всех случаях, когда вам нужно что-либо рассчитать для заполнения журнала. Если расчет оказывается достаточно сложным, есть смысл создать отдельный лист, собрать на нём все необходимые показатели, рассчитать нужное значение, после чего записать это значение в нужную ячейку журнала. Его следует записывать не обычным вводом данных, а, сначала введя знак "=", после чего перейдя на тот лист, на котором вы делали расчёт, и щёлкнув в ячейку с полученным значением.
Если какие-либо данные имеются в электронной таблице, следует пользоваться ссылками на ячейки, в которых они расположены. Это снизит количество возможных ошибок и упростит исправления, если ошибка будет обнаружена в расчёте показателя. После исправления расчёта все изменения автоматически отразятся везде, где есть ссылка на результирующую ячейку расчетов. Вручную в таблицы вводятся только те данные, которых пока нет в электронной таблице.
После ввода в журнал сведений о хозяйственных операциях нужно посчитать итог по журналу. Введем в ячейку F10 текст Итого:. Очевидно, в ячейке G10 нам понадобится сумма показателей из ячеек G4 - G9. Получить сумму можно разными способами. Первый из них удобен, когда нужно сложить содержимое 2-3 ячеек, либо расположенных последовательно, либо расположенных в разных местах книги. Он заключается в непосредственном вводе формулы с использованием оператора сложения. Например, в нашем случае можно воспользоваться формулой следующего вида: "=G4+G5+G6+G7+G8+G9". Уже сейчас она достаточно длинна, если бы нам нужно было сложить содержимое нескольких десятков ячеек, формула стала бы чрезмерно длинной. Поэтому здесь мы воспользуемся одной из встроенных функций Microsoft Excel. Это функция СУММ. Она суммирует содержимое ячеек из переданного ей диапазона.
Для того, чтобы воспользоваться формулой, выполним следующее: выделим ячейку G10, введем знак "=", после чего введем вы можете видеть процесс ввода формулы.
(рис 7.6) Ввод формулы
При вводе формул действует система подсказок.
Для того чтобы придать таблице законченный вид, выделим все ячейки таблицы (диапазон A2:G10) и выберем вариант .
(рис 7.7) Форматирование границ
После этого можно выделить шапку таблицы и щёлкнуть по кнопке .
(рис 7.8) Результаты форматирования таблицы
Обратите внимание на то, что составление журнала хозяйственных операций - это наиболее ответственная и трудоёмкая часть решения задачи. При его составлении нужно, во-первых, составить верные бухгалтерские записи, во-вторых - отнести на счета правильные суммы. Часто эти суммы вам придётся вычислять самостоятельно. Остальные шаги решения задачи включают в себя больше технической работы и требуют лишь внимательности и понимания особенностей работы со счетами и с оборотно-сальдовой ведомостью.
До сих пор мы работали в новой книге, не сохраняя её. Для того, чтобы сохранить книгу, воспользуемся командой ) выберем место для сохранения документа и укажем имя файла. По умолчанию документы Excel современных версий сохраняются в формате .xlsx, этот формат нам подойдёт. Если формат нужно сменить, можно воспользоваться соответствующим полем.
(рис 7.9) Сохранение файла
В процессе работы нужно периодически выполнять сохранение файла, нажимая на кнопку с дискетой в верхней левой части окна приложения.
Перейдем на лист .
(рис 7.10) Заготовки для счетов Главной книги
Заготовки построены исходя из предположения нормального поведения активных и пассивных счетов. Напомним, что у активных счетов при обычном ведении учета могут иметься начальное и конечное дебетовое сальдо, показатель, отражаемый на счете, увеличивается по дебету счёта, уменьшается - по кредиту. У пассивных счетов могут иметься начальное и конечное кредитовое сальдо, показатель, отражаемый на счете, увеличивается по кредиту и уменьшается по дебету.
В графах "№" мы будем указывать номер операции по журналу, данные которой отражаем в соответствующей строке.
Заготовками удобно пользоваться, когда главная книга содержит несколько счетов. Однажды подготовив их, вы сможете пользоваться ими при решении всех задач. Для того, чтобы скопировать подобную заготовку и начать вносить в неё данные по счёту, нужно выделить ячейки, соответствующие ей, вызывать контекстное меню диапазона ячеек нажатием на левую кнопку мыши, после чего воспользоваться командой Копировать. Далее, нужно выделить ту ячейку, которая должна быть левой верхней ячейкой таблицы для очередного счёта, вызывать для неё контекстное меню и выбрать команду Вставить.
(рис 7.11) Подготовка таблиц для Главной книги
В заготовках таблиц присутствует лишь одна строка в разделе поступлений и выбытий. Если проанализировать журнал операций, можно заметить, что на счете 75 нам понадобится три ячейки для отражения записей по дебету и три ячейки для отражения записей по кредиту. Поэтому нам нужно увеличить количество ячеек, доступных в таблице для таких записей. Для этого можно выделить всю нижнюю часть соответствующей таблицы (так, как это сделано для таблицы счёта 80 на рис 7.11), подвести указатель мыши к границе выделенного диапазона (но не к правому нижнему углу), и, когда он изменит вид, перетащить весь диапазон ниже. После заполнения таблиц можно отформатировать все ячейки сходным образом, выделяя таблицы и применяя к ним соответствующий формат.
Если в условии задачи присутствуют сведения о начальных остатках по счетам, их нужно вводить в графы, соответствующие начальным сальдо по счетам. Это - единственный вид данных, который вводится в таблицы счетов вручную. Всё остальное вводится с помощью ссылок, показатели оборотов и конечных сальдо рассчитываются с помощью формул.
Заполнять таблицы главной книги можно двумя способами. При первом мы заполняем данные по отдельному счёту, находя в журнале операций операции по нему, при втором ориентируемся на операции, разнося сумму операции по счетам, участвующим в ней. И тот и другой способ приводят к одному и тому же результату, выберите тот, который кажется вам удобнее.
Если говорить о способе работы с журналом регистрации операций и главной книгой, то если бы некая организаций действительно вела бы учет с применением подобных учетных регистров, записи в главной книге делались бы сразу после отражения их в журнале, а в конце месяца или другого периода подводились бы результаты.
Начнём заполнять главную книгу первым способом, то есть, ориентируясь на журнал. Проанализировав первую операцию по журналу, выясним она затрагивает счет 75 по дебету и счет 80 - по кредиту. Перейдем на лист показан результат этих действий.
(рис 7.12) Начало заполнения главной книги
Теперь щёлкнем в ячейку в графе Поступления и точно таким же образом внесем в неё ссылку на сумму, щёлкнув по ячейке с суммой операции №1.
То же самое проделаем с таблицей, открытой для счёта 80, но в случае со счётом 80 нас интересует кредитовая часть счёта. После того, как данные первой операции будут разнесены по счетам, лист главная книга примет вид, показанный на рис 7.13.
(рис 7.13) Главная книга после разнесения по счетам данных первой операции
Как видите, глядя в таблицу счёта мы сразу же можем понять, какая операция связана с той или иной суммой. После того, как мы отразили на счетах данные операции, можно выделить счета в журнале, по которым уже сделаны записи. Выделять счета можно либо сразу же после отражения данных по счёту, либо сразу после того, как в главной книге отражены движения по обоим счетам. Для выделения достаточно выделить нужную ячейку (или ячейки) и воспользоваться кнопкой Цвет заливки в области Шрифт ленты Главная.
(рис 7.14) Выделение номеров счетов операции, которые уже отражены в главной книге
Подобное выделение номеров счетов - дополнительная мера борьбы с ошибками. Сейчас мы рассматриваем небольшую задачу, поэтому такая мера контроля может показаться избыточной - ведь все данные этой задачи можно оценить буквально с одного взгляда. Но стоит журналу операций увеличиться, и, не контролируя счета, данные по которым внесены в главную книгу, можно случайно пропустить операцию или отразить её дважды. Работа бухгалтера, даже решение учебных задач, требует сосредоточения и внимательности. Любой отвлекающий фактор способен привести к ошибке. Поэтому, чем надёжнее контроль происходящего - тем меньше вероятность совершить ошибку.
Подобным же образом по счетам разносятся данные остальных операций журнала.
Обратите внимание, в начале работы мы расположили таблицы счетов горизонтально. При таком подходе у нас есть место для увеличения высоты этих таблиц. На рис 7.15 вы можете видеть таблицы после переноса в них данных из журнала, но до расчёта оборотов и остатков. Таблицы сгруппированы иначе, для их перемещения используется тот же приём, что мы рассматривали выше для перемещения выделенной области.
(рис 7.15) Таблицы после переноса данных из журнала
Для того, чтобы посчитать обороты, например, по счёту 10, достаточно ввести в ячейку H8 формулу "=H6". По счёту прошла всего одна операция, дебетовый оборот равен этой операции, и, соответственно, дебетовое конечное сальдо так же будет равно той же сумме.
По счёту 51 дебетовый оборот будет равен сумме ячеек H17 и H18. Здесь можно либо воспользоваться формулой "=H17+H18", либо "=СУММ(H17:H18)".
Дебетовый и кредитовый обороты по счёту 75 удобнее всего считать с помощью функции СУММ. Конечное сальдо будет равняться разнице дебетового (ДО) и кредитового оборота (КО). Если бы у счёта было начальное дебетовое сальдо (СНД), то конечное дебетовое сальдо (СКД) вычислялось бы так: СКД = СНД + ДО - КО. 75 - активный счет, для пассивного счёта (например, для счета 80) справедлива формула: СКК = СНК + КО - ДО. В данном случае вместо дебетовых сальдо используются сальдо кредитовые.
В итоге, вычисление оборотов и остатков по счетам даёт нам следующую картину (рис 7.16).
(рис 7.16) Расчет остатков и оборотов
Сейчас у нас есть все данные для построения оборотно-сальдовой ведомости. Её мы заполняем на основе главной книги.
Перейдем на лист оборотно-сальдовая ведомость, подготовим таблицу, которую будем заполнять данными, рис 7.17.
(рис 7.17) Подготовка таблицы оборотно-сальдовой ведомости
Обратите внимание на то, что при подготовке и заполнении оборотно-сальдовой ведомости мы можем воспользоваться функцией автозаполнения. А именно, по строке Итог нам нужны суммы по каждому из показателей. В первую ячейку (сумма по сальдо начальным дебетовым) мы ввели формулу "=СУММ(D5:D8)". Можно заметить, что сумма по сальдо начальным кредитовым должна иметь вид "=СУММ(E5:E8)" и так далее. В именах ячеек изменяются имена столбцов, имена строк неизменны. Если, выделив ячейку с исходной формулой (D9), мы подведем указатель мыши к её правому нижнему углу, он превратится в черный крестик. Если нажать левую клавишу мыши и, как бы выделяя, протащить указатель до ячейки I9, все итоговые ячейки будут заполнены формулами, в которых программа автоматически поменяла имя столбца.
Автозаполнение - очень полезный прием, он позволяет серьезно экономить время. Помимо автозаполнения формул поддерживается автозаполнение арифметических прогрессий, дней недели, месяцев.
Начальные остатки по счетам в нашем случае равны нулю, их мы ввели вручную, остальные данные нужно брать из главной книги. Для заполнения сведений по дебетовому обороту счёта 10 выделим ячейку F5 (рис 7.17), введем в неё "=", после чего перейдем на лист главная книга, щёлкнем по ячейке H8 и нажмём Enter на клавиатуре. В нашем случае у счёта нет кредитового оборота, если бы он был, нам понадобилось бы ввести в ячейку G5 листа оборотно-сальдовая ведомость ссылку на ячейку I8 с листа главная книга. Для того, чтобы это сделать, можно воспользоваться автозаполнением. Если выделить ячейку F5, подвести указатель мыши к правому нижнему углу и протянуть до выделения ячейки G5, в ячейке G5 окажется ссылка на ячейку I8 листа главная книга. То же самое справедливо и для других ячеек - заполняем показатель, расположенный левее, после чего с помощью автозаполнения заполняем показатель, расположенный правее. Это позволит в два раза сократить количество сравнительно длительных операций по переходу на другой лист.
В итоге, рис 7.18, мы получим заполненную оборотно-сальдовую ведомость. Благодаря тому, что мы везде, где только возможно, использовали ссылки на данные, которые уже присутствуют в электронных таблицах, любые изменения в суммах, отраженных в журнале операций (например, если оказалось, что одна из исходных сумм введена неверно), приведут к изменениям в главной книге и в оборотно-сальдовой ведомости. Внимательно вводя формулы, вы избавляете себя от необходимости ручного расчёта показателей.
(рис 7.18) Готовая оборотно-сальдовая ведомость
Если проверить контрольные показатели нашей оборотно-сальдовой ведомости, можно заметить, что дебетовые и кредитовые обороты равны между собой и равны итогу по журналу (170000 р.), суммы конечных сальдо по счетам так же равны между собой.
Система работы с электронными таблицами OpenOffice.org Calc позволяет выполнять те же действия, которые выполнялись выше в Microsoft Excel. Работа в редакторах очень схожа. В нашем случае главное отличие заключается в том, что вместо функции .
(рис 7.19) Книга, открытая в OpenOffice.org Calc
Управлять листами можно, пользуясь контекстным меню области ярлыков.
На панели инструментов программы есть кнопка Объединить ячейки, позволяющая объединять ячейки при оформлении таблиц, там же можно найти кнопки для настройки границ и цвета ячеек.
Для сохранения файлов используется команда меню Файл > Сохранить. При сохранении редактор по умолчанию предлагает формат ODF, однако, он поддерживает сохранение файлов в формате .xls.
Таблицами Google можно пользоваться, имея лишь веб-браузер и доступ в интернет. Они доступны по адресу https://drive.google.com
Для работы нужно зарегистрировать учетную запись Google. При переходе по вышеупомянутой ссылке вы попадёте на главную страницу средства Google Диск. В левой верхней части окна есть кнопка . Нас здесь интересует пункт Таблица.
(рис 7.20) Создание новой таблицы в Google
После создания таблицы в ней имеется один лист, рис 7.21.
(рис 7.21) Новая таблица Google
Техника работы с таблицей практически полностью совпадает с рассмотренной техникой работы в Microsoft Excel.
Для добавления новых листов служит кнопка со знаком "+" в левой нижней части окна. Управлять листами можно, щёлкая по значку с треугольником на их ярлыках. В частности, здесь можно переименовывать листы
Для суммирования ячеек используется функция . На панели инструментов можно найти команды объединения и форматирования ячеек.
(рис 7.22) Работа с таблицей Google
Система сохраняет таблицу автоматически и делает это достаточно часто. О том, что изменения в таблице сохранены, можно судить по надписи ). Переименовать таблицу можно, воспользовавшись командой Файл > Переименовать.
Для того, чтобы загрузить таблицу на компьютер (например, для последующей передачи файла задания на проверку) можно воспользоваться командой меню Файл > Скачать как и выбрать в появившемся меню нужный формат. В нашем случае это формат .xlsx.
При решении бухгалтерских задач с помощью электронных таблиц вы должны владеть следующими методами работы:
Используя показанную здесь методику, вы значительно ускорите процесс решения бухгалтерских задач, избавитесь от необходимости ручного расчёта показателей, избежите ошибок, которые могут сопровождать подобные расчёты.
Показанных здесь приёмов работы достаточно для того, чтобы эффективно решать задачи, которые встретятся вам в этом курсе. Практика показывает, что умение работать с электронными таблицами оказывается весьма полезным в бухгалтерском деле.
Для автоматизации обработки больших объемов данных (например, выгрузок из бухгалтерских программ, размеры которых могут составлять сотни и даже тысячи строк) полезно владеть приемами макропрограммирования в Microsoft Excel, освоить их вы можете, изучив соответствующий учебный курс.
В файле 7-Решение задачи.xlsx вы можете найти решение задачи, рассмотренное на данном занятии
Файл Шаблон для решения задач.xlsx можно использовать при решении задач.
Решите выданную вам задачу к занятиям №6 и №7.
Для получения официальных документов о завершении программы дополнительного профессионального образования (удостоверения о повышении квалификации, дипломов о профессиональной переподготовке и MBA) необходимо предоставить:
Внимание! Вы можете не заказывать доставку бумажной версии официального документы, а скачать его в электронном виде и распечатать самостоятельно. Информация о выданном документе в течение 1 месяца загружается в Федеральную информационную систему «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении» - ФИС ФРДО.
Доступ на новый сайт осуществляется с использованием адреса электронной почты, который был указан вами при регистрации на "старом". Мы постарались перенести все ваши данные с прежнего ресурса, однако не исключена вероятность потери части информации.
При возникновении проблемы со входом, воспользуйтесь функцией сброса пароля
Если вы обнаружите несоответствия, пожалуйста, сообщите нам.
