Расчеты с поставщиками и подрядчиками

Презентацию к данной лекции можно скачать здесь.

Цель занятия: осветить основные вопросы учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Общие положения

После того, как предприятие создано, зарегистрирован уставный капитал, наступает время закупок оборудования, основных средств, материалов, товаров. Все эти, а так же многие другие операции, требуют проведения расчетных операций с поставщиками. Выше мы уже касались расчетов с поставщиками, когда рассматривали операции по приобретению материалов, основных средств, нематериальных активов. На этом занятии мы подробнее поговорим о расчетах с поставщиками и подрядчиками. Дело в том, что процессы расчетов с поставщиками имеют некоторые особенности, в частности, юридического характера, которые нужно обязательно принимать во внимание бухгалтеру.

Поставщиками принято называть организации, у которых мы приобретаем различные ценности. Подрядчики - это, обычно, те организации, которые выполняют для нас какие-то работы, оказывают услуги. Нередко и тех и других просто называют поставщиками - порядок учета и юридического регулирования и с теми и с другими практически не отличается. Отличия наблюдаются лишь на уровне первичных документов и порядка заключения сделок. В учете же и поставщики, и подрядчики выглядят схожим образом.

Договор и счет

Прежде чем в организацию поступят какие-либо товары, прежде чем ей будут оказаны услуги, с поставщиком или подрядчиком должен быть заключен договор. Только после того, как договор будет заключен - начинаются действия по поставке продукции, начинаются работы и так далее. Договор - не единственная форма юридического обоснования отношений с поставщиками и подрядчиками. Закон будет соблюден и в том случае, если, например, вы не заключали договора с организацией-поставщиком, на основании выставленного вам счета.

Как правило, крупные, важные сделки оформляются с помощью договоров. Причем, обычно в организации есть юрист, который занимается составлением и проверкой этих договоров. Дело в том, что ошибка или неточность в договоре может очень дорого стоить и привести к весьма нежелательным последствиям. Обычно в договоре находят отражение вид обязательства, например - поставка товара, сроки исполнения договора, порядок приемки и оплаты, ответственность сторон. В соответствии со ст. 432 ГК РФ, договор заключается посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной. Договор считается акцептованным, то есть принятым, если он подписан руководителями организаций или уполномоченными лицами, скреплен печатями сторон-участниц договора. Если требования, указанные в договоре, выполнены, а сам договор не подписан - считается, что договор акцептован (ст. 438 ГК РФ).

Если условия договора изменились, к нему может быть заключен дополнительный договор. Обычно дополнительный договор ссылается на определенные пункты исходного договора, изменяя их значение.

Основания для бухгалтерских записей по тому или иному договору - это документы, подтверждающие его выполнение. Например, это могут быть акты приемки товаров или работ, накладные.

Как мы уже говорили, отношения с поставщиком можно оформить не только с помощью договора. Нередко поставщик просто выставляет покупателю счет. Покупатель принимает продукцию поставщика, оплачивает счет и сделка считается состоявшейся.

Порядок учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

Для учета взаимоотношений с поставщиками и подрядчиками предусмотрен счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Это активно-пассивный счет, по дебету которого отражаются суммы, выплаченные поставщикам, а по кредиту - товары и услуги, принятые от поставщиков. Остаток по кредиту этого счета является кредиторской задолженностью организации - он показывает количество оприходованных, но неоплаченных ценностей. Остаток по дебету счета - это дебиторская задолженность организации, которая возникает, например, при уплате аванса за товары или услуги.

План счетов и Инструкция по его применению дают такую характеристику объектов, учитываемых на счете 60:

Счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками за:

При приеме товаров и услуг на основании накладных, актов, счетов, договоров, делаются следующие записи по кредиту счета 60:

Обычно этим записям сопутствует проводка, касающаяся учета входящего НДС:

Д19 К60 - на сумму НДС в соответствии со счетом-фактурой поставщика

Оплата товаров и услуг отражается следующими записями:

Выше мы говорили о том, что счет 60 может иметь дебетовый остаток, который отражает сумму аванса поставщику, фактически, до поступления товаров или услуг, это - сумма его задолженности нашей организации. Выдача аванса оформляется следующей записью:

Д60-А К51 - поставщику выдан аванс с расчетного счета

В данном случае субсчет Д60-А служит для учета авансов, выданных поставщикам.

После того, как поступят, например, товары, под которые был выдан аванс, они приходуются обычным способом:

Д41 К60 - оприходованы товары в счет аванса

А сам аванс закрывается такой записью:

Д60 К60-А - учтен аванс, ранее выданный поставщику.

Во взаимоотношениях с поставщиками и подрядчиками возможны различные ситуации. Некоторые из них мы рассматривали на занятии, посвященном учету материалов. Там от поставщика поступали некачественные товары, которые мы, до выяснения обстоятельств, учитывали на счете 76 (субсчет "Расчеты по претензиям" ) такой записью:

Д76 К60 - учтены поступившие материалы, качество которых не соответствует заявленному.

Данные материалы учитываются на счете 76 до тех пор, пока стороны не решат вопрос о том, как поступить с ними.

Возможна и такая ситуация, когда товары, материалы, работы или услуги поступили, но наша организация по каким-либо причинам не оплатила счет. Например, при поступлении материалов была сделана запись:

Д10 К60 - поступили материалы от поставщика

А оплату этих материалов мы не производили. Если поставщик не предпримет никаких действий для взыскания долга в течение трех лет (именно три года составляет общий срок исковой давности, установленный ст. 196 ГК РФ) - мы имеем право списать кредиторскую задолженность следующей проводкой:

Д60 К91 - списана кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности

Списанная кредиторская задолженность является доходом организации. Ведь ранее эта задолженность возникла после поступления в организацию ценностей.

Подобную проводку можно сделать после инвентаризации кредиторской задолженности, в соответствии с приказом руководителя организации о списании задолженности.

Подобная ситуация возникает не только в том случае, если организация-покупатель не желает или не может оплатить счет поставщика. Возможно, что покупатель готов оплатить счет, но организации-поставщика уже нет. Например, организация обанкротилась или прекратила свое существование. В таком случае платить будет уже некому и задолженность так же можно будет списать на доходы организации-покупателя.

Можно подумать, что достаточно не оплачивать счета поставщиков в течение трех лет и эти счета автоматически аннулируются. Но не все так просто. В частности, ГК РФ предусматривает множество оснований для приостановки или прерывания течения срока исковой давности. Так, если поставщик решит подать иск до истечения этого срока, течение срока прерывается. Если же поставщик решит подать исковое заявление по истечении указанного срока - то есть трех лет - у суда будут все основания для отказа - в соответствии со ст. 199 ГК РФ, которая говорит о том, что истечение срока исковой давности, о применении которой заявлено стороной в споре, является основанием к вынесению судом решения об отказе в иске. Однако, и здесь всё весьма неоднозначно - в том же ГК РФ есть положения, которые, при умелом их применении юристами поставщика, позволят взыскать долг практически в любом случае. Отсюда можно сделать простой вывод: если у организации есть возможность оплатить счета поставщиков - лучше сделать это до того, как поставщик подаст в суд.

Бухгалтерские записи

Рассмотрим бухгалтерские записи по учету взаимоотношений с поставщиками и подрядчиками (табл. 16.1).

Пример

ООО "Мебельщик" 14.02.2012 перечисляет аванс на покупку 100 упаковок мебельной фурнитуры ООО "Фурнитура". Стоимость материалов составляет 100 рублей за упаковку, плюс - НДС 18%. В итоге стоимость материалов составила 100*100 = 10000 рублей, с НДС - 10000+10000*18%=11800 рублей. Кроме того, с ООО "Фурнитура" заключен договор на доставку материалов. Стоимость доставки, с НДС, составляет 1180 руб. При этом доставка оплачивается по факту оказания услуги, а стоимость материалов оплачивается авансом.

До сих пор при расчетах с поставщиками операции, предусматривающие уплату аванса, не использовались, эти расчеты учитывались на счете 60. Фактически, если следовать рабочему плану счетов, принятому в учетной политике организации, эти расчеты учитываются на субсчете 60-01 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" . Сейчас мы воспользуемся, для отражения факта уплаты аванса, субсчетом 60-02 "Расчеты по авансам выданным" . ООО "Мебельщик" , пользуясь платежным поручением, осуществляет оплату аванса с расчетного счета:

Д60-02-ООО "Фурнитура" К51 11800 рублей

Обратите внимание, мы оплатили поставщику и стоимость материалов, и НДС, но материалы мы пока не приняли к учету, поэтому оснований для принятия НДС к зачету не возникает.

15.02.2012 ООО "Фурнитура" доставляет материалы, оплаченные авансом. При этом у нашей организации возникает задолженность перед поставщиком за оказанные услуги по доставке. Когда материалы поступили, делаются следующие записи:

Сейчас в учете имеются сведения об авансе, который был уплачен ООО "Фурнитура" до поставки товаров. После поставки мы можем зачесть этот аванс:

Д60-01-ООО "Фурнитура" К60-02-ООО "Фурнитура" 11800 руб.

Кроме того, так как услуга по доставке получена, мы отражаем стоимость доставки в учете. Стоимость доставки формирует фактическую себестоимость материалов, мы относим стоимость доставки на счет материалов.

Д10-02-Фурнитура-Партия 1 К60-01-ООО "Фурнитура" 1000 руб. - отражена стоимость доставки материалов

Д19-03 К60-01-ООО "Фурнитура" 180 руб. - отражен НДС по доставке

Учитывая, что при приобретении все документы оформлены верно, принимаем к вычету входящий НДС по стоимости материалов и по доставке:

В таблице 16.2 вы можете видеть фрагмент журнала регистрации хозяйственных операций организации за февраль 2013-го года.

В табл. 16.3 - 16.7 приведены счета главной книги, состояние которых изменилось в соответствии с операциями 73 - 80.