Подготовка к показу. Вывод презентации на печать и компакт диск

Пример 8.2. Упаковка презентации на компакт-диск

Доступная в PowerPoint функция Упаковка на компакт-диск объединяет сам файл презентации и другие файлы, необходимые для выполнения презентации, и копирует их в единую папку или непосредственно на компакт-диск. При копировании в папку можно записать эту папку на компакт-диск позже.

Чтобы выполнить упаковку презентации и связанных файлов, выполните следующие действия:

Выберите Файл-Сохранить и отправить-Упаковать презентацию для компакт диска - появится следующее информационное окно, показанное на рис. 8.15.

Рис. 8.15. Информационное сообщение, появляющееся перед упаковкой презентации на диск

Нажмите на кнопку Упаковать на компакт-диск ( рис. 8.16).

Рис. 8.16. Упаковка для записи на компакт - диск

Скопируйте файл или файлы в папку или на компакт-диск. Если вы нажмете на кнопку Копировать в папку, появится окно, изображенное на рис. 8.17.

Рис. 8.17. Копирование в папку

При копировании будет создан файл AUTORUN, который служит для автоматического запуска презентации, в случае загрузки компакт диска в лоток привода ( рис. 8.18)

Рис. 8.18. Так выглядит презентация, подготовленная для копирования на компакт-диск

Если презентация копируется не в папку, а непосредственно на компакт-диск, то вставьте компакт-диск в дисковод. Откройте вкладку Файл. Щелкните элемент Сохранить и отправить, а затем - Упаковка для записи на компакт-диск, после чего в правой области щелкните элемент Упаковка для записи на компакт-диск и нажмите на кнопку Копировать на компакт диск. На компакте будет создана та же самая структура ( рис. 8.18), что и при копировании в папку.

Пример 8.3. Настройка времени показа слайдов

Готовую презентацию следует просмотреть, отредактировать, настроить время показа слайдов. Для запуска показа слайдов презентации откройте презентацию, которую требуется запустить в режиме показа слайдов и выполните одно из следующих действий:

• Нажмите на клавишу F5.
• Нажмите на кнопку Показ слайдовв правом нижнем углу окна Microsoft PowerPoint.
• В меню Показ слайдов в группе Начать показ слайдов выберите вариант показа слайдов ( рис. 8.19).

Рис. 8.19. Варианты показа презентации

Для непрерывного показа произведите настройку показа презентации в непрерывном цикле. В меню Показ слайдов, в группе Настройка, выберите команду Настройка демонстрации ( рис. 8.20).

Рис. 8.20. Команды группы Настройка

Установите флажок непрерывный цикл до нажатия клавиши "Esc" - рис. 8.21. Для автоматического проведения показа презентации, например на выставке, установите в диалоговом окне Настройка презентации переключатель в положение автоматический (полный экран). В этом режиме происходит циклическое повторение презентации.

Рис. 8.21. Окно Настройка презентации

Для докладчика всегда важно настроить свое выступление по времени. Чтобы установить интервалы времени для показа слайдов выполните следующее. Для каждого слайда, в режиме Сортировщик слайдов, удерживая CTRL, выберите мышкой нужные слайды ( рис. 8.22).

увеличить изображение
Рис. 8.22. Выбранные слайды отмечены желтой рамкой

То же самой можно сделать и в области Слайды, это второй вариант - делайте как вам удобнее ( рис. 8.23).

увеличить изображение
Рис. 8.23. Выбранные слайды также отмечены желтой рамкой

Выберите слайды, для которых требуется установить интервал времени показа. В меню Показ слайдов, в группе Настройка выберите команду Настройка времени ( рис. 8.24).

Рис. 8.24. Показана команда Настройка времени

Наблюдайте каждый слайд в течение желаемого времени, затем переходите к следующему слайду ( рис. 8.25). Для перехода к очередному слайду нажимайте на кнопку смены слайда.

Рис. 8.25. Для этого слайда время показа задано как 7 секунд

По завершении показа нажмите на кнопку Да, чтобы запомнить полученные значения времени показа, или кнопку Нет, чтобы повторить процедуру заново ( рис. 8.26).

Рис. 8.26. Показ слайдов в режиме репетиции завершен, время показа всей презентации задано

Советы

В заключение - несколько советов докладчику.

• Не читайте текст на слайдах вслух. Показ презентации должен сопровождаться речью, дополняющей (но не пересказывающей) отображаемую на экране информацию.
• Не усложняйте презентацию. В большинстве презентаций можно ограничиться пятью словами в строке и пятью строками на каждом слайде.
• На слух большое количество статистических данных воспринимается сложно. Поэтому эффектная презентация PowerPoint не содержит большего количества цифр. Лучше оставить эти данные для последующего, более подробного изучения, включив их в раздаточные материалы.
• Если аудитория будет занята чтением, то она не сможет внимательно выслушать вас. Поэтому раздаточные материалы, лучше предоставить слушателям в конце презентации.

Выводы

В этой лекции мы рассмотрели вопросы, связанные с распечаткой слайдов презентации и ее упаковкой на компакт - диск. В следующей, заключительной лекции курса дан так называемый, "сквозной" пример, в котором собраны и проиллюстрированы все основные темы курса.