Основы проектного менеджмента

9.1. Современная концепция проектного менеджмента

Современный мир бизнеса очень изменчив, динамичен и сложен. Производители автомобилей меняют дизайн и конструкцию каждые два года, производители мебели обновляют модельный ряд дважды в год, а производители вычислительной техники выбрасывают на рынок новые образцы техники чуть ли не ежемесячно. За каждым из таких изделий стоит большая и сложная работа, начинающаяся от формулировки идеи до выпуска и продвижения продукции и соединяющая специалистов самых разных профессий - дизайнеров, маркетологов, инженеров, экономистов, коммерсантов и др. Эти временные коллективы людей с разными профессиональными знаниями, различным уровнем подготовки, а очень часто и говорящих на различных языках должны создать оригинальную идею, внимательно проанализировать ее и разработать на ее основе качественный, функциональный и экономичный продукт, организовать массовое производство этого продукта и наладить его продажи. И сделать это надо очень быстро и эффективно. Но самое важное, чтобы созданный продукт был уникален, оригинален, существенно отличался от всего многообразия товаров на рынке.

В таких условиях методов и средств традиционного менеджмента становится недостаточно. Ведь традиционный менеджмент сложился совершенно в других условиях, когда предприятие создавалось на неопределенно долгое время, товары подвергались изменениям чрезвычайно редко и появление новинки рассматривалось как настоящее событие, рынок не был перенасыщен, а потребитель избалован. Эти времена ушли безвозвратно, но методы, средства, системы и структуры управления, соответствовавшие им, по инерции доминируют в современной корпоративной жизни. Но несоответствие методов менеджмента и реалий бизнеса приводит к появлению новых направлений научного менеджмента. Одним из таких направлений менеджмента будущего является менеджмент проекта, или проектное управление (проджект-менеджмент).

Успех современного бизнеса сегодня всецело зависит от умения управлять сложной (предполагающей участие большого количества самых разных людей и выполнение разнообразных работ) и ограниченной во времени деятельности, направленной на создание оригинальной продукции. Иными словами, успех современного бизнеса зависит от умения управлять проектами.

В хозяйственной, практической деятельности под проектом понимается ограниченный во времени сложный комплекс работ, направленный на достижение уникальной или оригинальной цели. Строительство жилого дома и полет на Луну, издание книги и освоение новой технологии, участие в выборах и вывод предприятия из состояния кризиса - все это примеры современных проектов. Любая новая коммерческая инициатива, создание нового бизнеса "с нуля", перестройка устаревшего производства, внедрение новых решений - это, с одной стороны, проект, а с другой - наиболее распространенные виды ведения бизнеса. Сегодня производство любой продукции или предоставление любой услуги может рассматриваться как проект, так как на рынке востребованы только новые и оригинальные решения. Период, в течение которого можно использовать возникшие потребности, крайне ограничен, а организация производства современных товаров и услуг - это сложная в технологическом и коммерческом плане деятельность. Успешность в осуществлении проектов основывается не столько на знаниях и опыте в той или иной области, сколько в первую очередь на умении ими управлять.

С научной точки зрения проект можно определить как системный комплекс плановых (финансовых, технологических, организационных и пр.) документов, образующих комплексно-системную модель действий, направленных на достижение оригинальной цели. То есть сам проект не следует понимать как особый вид деятельность по менеджменту чего-либо. Проект - это всесторонний план, полноценная модель действий. Проект необходимо разработать и реализовать, что и составляет содержание менеджмента проекта.

Менеджмент проекта (проектное управление) - особый вид управленческой деятельности, направленный на предварительную коллегиальную разработку комплексно-системной модели действий по достижению оригинальной цели и реализацию этой модели.

Как это вытекает из определения, современный менеджмент проекта - это особый вид менеджмента, который так или иначе может применяться к менеджменту любых объектов, а не только к объектам, имеющим явные характеристики проекта как уникального или оригинального мероприятия.

Менеджмент проектов - это, с одной стороны, теоретическая управленческая дисциплина, а с другой - практическая деятельность. Менеджмент проектов базируется как на знаниях научных методов и инструментов, так и на практическом опыте и умениях. Менеджмент проектов - это не обычная управленческая деятельность в применении к отдельным проектам, а особый вид менеджмента, проектного менеджмента.

Отличительной чертой любого проекта и менеджмента проекта является его целевой характер. Любая деятельность человека предполагает наличие осмысленной цели. Но не в любой деятельности эта цель выступает как определяющая. Например, к деятельности по уборке картофеля можно отнестись по-разному. В одном случае, без четкой формулировки цели, она будет выглядеть так: "Надо съездить и покопать картошки". В другом случае, при наличии целевого определения, эта деятельность предстанет в ином свете: "Необходимо к 17.00 убрать урожай с 10 грядок картофеля и уложить собранные клубни в погреб". Естественно, при разных подходах результаты будут различными.

Таким образом, отправной точкой проектного менеджмента является осознание цели - желаемого состояния управляемого объекта.

Цель содержит в себе основную идею проекта и деятельность по его реализации в целом. В проектном менеджменте цель декомпозируется (представляется в виде составных частей) на осознаваемые и управляемые элементы деятельности, логически и организационно связанные в комплексы и пакеты работ. Цель является неким эмбрионом, зерном, латентно содержащим в себе концепцию проекта и вырастающим в результате получения необходимых ресурсов из внешней среды в иерархическую, "древовидную" структуру, приносящую соответствующие результаты.

Прежде всего, цель проекта раскрывается и "проецируется" на поверхности подробнейшего и детального плана действий, который может включать в себя различные аспекты проекта и выражаться в зависимости от самого проекта в различных документах, таких как иерархическое "дерево целей", структура работ, структура стоимости, структура продукции (результата) проекта, сетевые и информационно-технологические модели. Кроме этого, тщательной проработке подвергаются средства и предметы деятельности, необходимые для реализации проекта: основные средства, ресурсы проекта, организационная структура проекта, система коммуникаций между элементами проекта и пр. Также моделированию подлежат сценарии взаимодействия элементов проекта с факторами внешней среды, что может выражаться в подготовке "дерева" рисков, "дерева" решений или иных моделей. В ходе детальной и всесторонней разработки, "проектирования проекта" создается, анализируется и утверждается модель деятельности, направленная на достижение поставленных целей. Такую всестороннюю модель деятельности, выраженную в совокупности логически связанных документов, можно обозначить как бизнес-проект.

Модель проекта, являющаяся его идеальным представлением, затем реализуется в практической деятельности, "проецируется" на поверхность реальности. С моделью проекта связано другое отличие проектного менеджмента, которое состоит в тщательной предварительной разработке плана работ по проекту. Четкая формулировка цели логично приводит к необходимости анализа всех работ по проекту и определения целей этих работ. Основной упор в менеджменте проекта делается на разработку полноценной и всесторонней модели, которая в дальнейшем подлежит воплощению в действительности. Как гласит известный афоризм, "руководитель проекта должен быть умным до того, но не во время того и не после того". Предварительная разработка проекта настолько важна, что очень часто под проектом подразумевают только проработанный замысел, модель или план проекта, оформленные в виде проектной документации. Хотя такое понимание проекта является устаревшим, но оно особенно наглядно показывает важность тщательной предварительной проработки всех вопросов и работ по проекту.

В ходе контроля выполнения проекта по контуру обратной связи происходит "отражение" достигнутых результатов на поверхности идеальной модели проекта. При этом достигнутые результаты сравниваются с ранее заложенными в модель показателями. Такие отклонения должны быть точно обозначены и документально зафиксированы. Таким образом создается модель, отражающая фактическое состояние. Эта фактическая модель проекта сравнивается с целями, исходя из чего определяется эффективность проекта, как степень достижения ранее поставленных целей. Завершение проекта состоит в создании фактической модели, определении фактических результатов и оценке эффективности проекта.

Менеджмент проекта выглядит как целенаправленное воздействие, обеспечивающее последовательное раскрытие цели в виде модели, а затем перенос модели в фактическую предметную область. Используя однокоренное со словом "проект" слово "проекция", можно сказать, что менеджмент проекта - это последовательное проецирование цели на поверхности моделирования, а затем проецирование модели на поверхности реальной практической деятельности. Менеджмент проекта - создание предварительного замысла, соответствующего целевым установкам, в виде конструкции в мире идей, а затем реализация, воплощение этого замысла в мире вещей ( рис. 9.1). Процессы контроля представляются как отражение достигнутых результатов на поверхности моделирования и завершающее сравнение с поставленными целями.

Рис. 9.1. «Проекционная» схема менеджмента проекта

9.2. Окружение и участники проекта

Как правило, любой проект соединяет большое количество участников, которые включаются в него для достижения своих целей. В каждом проекте могут участвовать самые разные организации и люди, но каждый из них играет определенную роль в проекте, выполняет определенную функцию. Среди участников проекта принято выделять инициатора, инвестора, заказчика, руководителя и команду проекта, а также исполнителя работ.

Инициатором можно назвать человека или организацию, которые придумали или нашли новую идею и желают воплотить ее в жизнь. Инициатор не обязательно должен быть изобретателем идеи. Он может ее просто найти и купить, т.е. приобрести права на ее использование, если существуют ограничения на использование этой идеи. Многие коммерчески успешные проекты базировались на использовании "бесплатных" и общедоступных идей. Инициатором чаще всего выступает предприниматель, желающий получить прибыль за счет использования новой идеи или создания новой продукции.

Очень часто современному предпринимателю бывает недостаточно собственных денежных средств для осуществления проекта. Ввиду этого, а также с целью уменьшения риска инициатор-предприниматель обращается к инвестору с просьбой предоставления ему денег. Инвестор - это человек или организация, вкладывающие свои деньги в проект. Он может давать деньги на проект в виде кредита, предполагая получить через определенный период времени сумму кредита и фиксированный процент. В этом случае его называют кредитором. Он может давать средства в надежде вернуть вложенные деньги и получить дополнительный доход за счет определенной доли прибыли от проекта. В качестве инвестора могут выступать банки и инвестиционные фонды. Инвестором проекта может быть и простой человек, купивший акции или другие ценные бумаги. В настоящее время получило развитие проектное финансирование, при котором средства выделяются инвестором под детально проработанный проект на согласованных сторонами условиях.

Предприниматель-инициатор не всегда имеет возможность и желание самостоятельно заниматься всеми вопросами, связанными с текущим менеджментом проекта. Чаще всего решение этих вопросов он поручает специалисту, назначенному руководителем проекта. Руководитель проекта - это человек, которому поручается управлять проектом. В большинстве проектов эффективно управлять им в одиночку невозможно, поэтому руководитель проекта или проект-менеджер собирают для этого команду. Команда проекта - это группа людей, подчиняющихся руководителю проекта и выполняющих отдельные функции менеджмента проекта. Командный подход к управлению является отличительной чертой проектного менеджмента. Команда - это не просто обычный коллектив специалистов. Ее отличительной чертой является то, что она выступает как единое целое. Отношения между членами команды строятся не только и не столько на положениях инструкций и распоряжениях сверху, сколько на взаимной поддержке, взаимопонимании и нацеленности на достижение общих результатов. Командный подход в менеджменте во многом заимствован из командных видов спорта. Именно там наглядно проявляет себя основное положение менеджмента команды проекта - в команде заурядные игроки добиваются больших успехов, а без команды даже выдающиеся игроки обречены на поражение.

В больших и сложных проектах функции менеджмента проекта может на себя брать специализированная организация, которую называют профессиональная управляющая компания. Основная деятельность такой компании состоит в менеджменте нескольких различных проектов. В принципе такие компании могут управлять любыми проектами, но на практике, естественно, у них складывается определенная отраслевая специализация - нефтегазовые проекты, фармацевтические проекты, военно-технические проекты. Такая специализация обусловлена тем, что менеджмент проекта - это не только теоретические методы, но и практический опыт.

Как руководитель, так и команда занимаются только вопросами менеджмента проекта. Для выполнения работ по проекту привлекаются исполнители, основная задача которых состоит в достижении запланированных результатов. Исполнителями могут быть отдельные люди и организации. Исполнитель может взяться за выполнение всех работ по проекту. В этом случае он называется генеральный подрядчик или генеральный контрактор. Если исполнитель берется только за часть работ, то его называют подрядчиком или контрактором. Если генеральный подрядчик для выполнения отдельных работ приглашает других исполнителей, то последних называют субподрядчиками.

Все перечисленные участники проекта вкладывают свою лепту в создание проектного продукта, т.е. того, что получается в результате реализации проекта. Естественно, результат проекта должен быть востребован, он должен создаваться для определенного заказчика. Заказчиком можно назвать человека или организацию, которая приобретает результат проект для самостоятельного использования. Заказчик - это центральная фигура проекта. Все, что делается по проекту, в конечно итоге делается для максимального удовлетворения заказчика. Заказчиком может выступать конкретный человек или организация, отношения с которым установлены до начала реализации проекта. Также в качестве заказчика могут выступать потребители, покупатели и клиенты, общие характеристики которых определены в ходе маркетинговых исследований, но отношения с которыми не установлены. Иными словами, заказчиком проекта может выступать определенная группа потребителей на рынке (иногда их называют целевая группа или целевой сегмент рынка). В любом случае от заказчика зависит успех проекта. Если он принимает, покупает и оплачивает продукцию проекта, то проект состоялся. Если же продукция, товары и услуги, полученные в ходе проекта, по тем или иным причинам не устраивают заказчика, то проект не состоялся. Успех проекта зависит не только от того, что делать в рамках проекта, но и как делать. Менеджмент проекта направлен на то, чтобы создавать нужную, востребованную на рынке или конкретным заказчиком продукцию с необходимым качеством, в установленные сроки и в рамках утвержденного бюджета. Только такой подход приводит к достижению всеми участниками проекта поставленных целей.

Эти и другие типовые роли участников проекта представлены в табл. 9.1.

Этими участниками состав проекта не ограничивается. В типичном проекте так или иначе задействованы органы государственной и местной власти, общественные группы и население, чьи интересы затрагиваются в ходе реализации проекта, спонсоры проекта, разнообразные консалтинговые, инжиниринговые и юридические организации, вовлеченные в процесс реализации проекта.

Конкретный состав участников проекта, их роли, распределение обязанностей, прав и ответственности зависят от типа, вида, масштаба и сложности, а также от жизненного цикла проекта. Структура участников проекта не является стабильной во времени. Динамизм проектного менеджмента обусловлен тем, что проект постоянно и активно взаимодействует со своей окружающей средой.

Под внешней средой проекта следует понимать совокупность факторов и объектов, непосредственно не принимающих участия в проекте, но влияющих на проект и осуществляющих взаимодействие с проектом и отдельными его элементами. При этом обычно выделяют непосредственное окружение проекта, т.е. факторы и объекты, взаимодействующие напрямую с проектом; а также дальнее окружение проекта - факторы и объекты, взаимодействующие с проектом посредством других факторов и объектов, как правило, входящих в его непосредственное окружение. Обычно дальнее окружение проекта не допускает менеджмента составляющих его факторов и объектов. Непосредственная окружающая среда проекта допускает менеджмент, но весьма ограниченный.

Окружающая среда проекта рассматривается как источник рисков проекта, при этом риск может рассматриваться как опасность, как возможность, но в любом случае как отклонение от проекта.