Лекция 5: Проектирование условий деятельности персонала

Проектирование подразделений

Наиболее важным документом, регламентирующим распределение прав, обязанностей и ответственности, является положение о подразделениях и должностные инструкции. Основа их составления - анализ содержания и объема функций и выполняемых работ.

Положение определяет основные требования ко всем сторонам деятельности конкретного подразделения (структурной единицы) включает следующие разделы:

1. Общие положения:
   • правовой статус подразделения;
   • место в организационной структуре и подчиненность;
   • нормативные правовые акты, которыми подразделение должно руководствоваться в своей деятельности;
   • порядок создания, реорганизации, ликвидации;
   • численность персонала;
   • порядок назначения и освобождения от должности руководителя, замещения его при отсутствии;
   • квалификационные требования, предъявляемые к руководству;
   • состав подразделения, внутренняя схема подчинения.
2. Основные цели в соответствии с приказом об организационной структуре (перечисляются направления деятельности подразделения).
3. Организационные и производственные функции (отражают все существенные направления деятельности, необходимые для достижения целей, что позволяет формулировать обязанности сотрудников):
   • вопросы, в решении которых подразделение принимает участие (функции между подразделениями должны быть четко распределены, чтобы исключить параллельность);
   • общий порядок, периодичность и продолжительность выполнения работы;
   • функциональные связи;
   • контроль;
   • технологические задачи.
4. Права и обязанности подразделения, необходимые для выполнения возложенных на него функций.
5. Ответственность (учитывает особенности работы, функции, права), касающаяся:
   • своевременного и качественного выполнения задач;
   • правильного подбора кадров и их рационального использования в соответствии с должностью.
6. Взаимоотношения, связи (определяются служебные взаимодействия с подразделениями и сторонними организациями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, согласования документов, совместного ведения работ, обмена информацией).
7. Материальная база.
8. Правила поощрения сотрудников.

Проект положения (оно может быть временным, сроком на год) разрабатывается его руководителем, согласовывается с руководителями смежных и утверждается вышестоящим руководителем.

Проектирование управленческих технологий и процедур

Управленческая технология представляет собой оптимальную последовательность составляющих работу процедур (элементов технологии, воплощенных в конкретном самостоятельном результате) и операций, выполняемых рациональными методами с помощью современных средств с учетом требуемой квалификации и научно обоснованных затрат времени.

Проектирование управленческих технологий и процедур основывается на проектах организационных и управленческих структур, рабочих мест, должностных инструкциях и пр. На практике оно облегчает:

• унификацию выполнения работниками разных подразделений однородных действий и освоение новых;
• контроль над специалистами и техническими исполнителями;
• взаимозаменяемость работников;
• рационализацию процесса управления.

Объектами проектирования управленческих процедур и технологий являются:

• управление организацией в целом;
• отдельные управленческие системы (учет, контроль и пр.);
• схемы выполнения управленческих операций;
• автоматизированные системы управления (АСУ).

Правила проектирования управленческих технологий предполагают:

• четкое разграничение основных и вспомогательных процедур, недопущение использования квалифицированных специалистов на технических работах;
• разработку унифицированной нормативной и инструктивной документации;
• создание системы внутреннего контроля над использованием документов;
• точный учет качественных и количественных показателей работы исполнителей;
• обеспечение высокой технологической и исполнительской дисциплины;
• своевременный пересмотр устаревших нормативных документов;
• повышение культуры персонала;
• рационализацию технологии создания и обработки документов (один из наиболее существенных моментов организационного проектирования) и создания принципиальной схемы движения входящих документов и документационных потоков.

Технологии и процедуры в сфере управления персоналом могут быть представлены в следующих графических моделях:

1. Схема функциональных взаимосвязей:

   Основные функции	Структурные подразделения (должности)
   	А	Б	В	Г	Д	Е	Ж
   1
   2
   ...
2. Сводная карта процедур:

   Перечень процедур	Периодичность выполнения	Трудоемкость	Оценка необходимости выполнения данным работником
   А
   Б
   ...
3. Структура трудоемкости процедуры:

   Перечень операций	Трудоемкость
   	Человеко-часы	% общей трудоемкости
   А
   Б
   ...
4. Процедурограмма графически или в табличной форме (оперограмма) отражает (с указанием трудоемкости и используемых технических средств), кто, в какой последовательности, в какой взаимосвязи выполняет те или иные операции, относящиеся к определенным процедурам.

   Операции	Исполнители							Трудоемкость	Используемые технические средства
   	А	Б	В	Д	Е	Ж	З
   А
   Б
   ...

   В столбцах оперограммы отражаются субъекты (подразделения, руководители, исполнители), а в строках - последовательные операции. В ячейках на пересечении строк и столбцов даются описание операции, ее трудоемкость, ответственные за выполнение лица.

   Символическая оперограмма составляется в свободной форме.
5. Логико-информационная схема устанавливает сроки выполнения операции, исполнителей, входящую и выходящую информацию по каждой процедуре.

   Перечень операций	Исполнители				Сроки	Входящая информация	Выходящая информация
   	1	2	3	4
   А
   Б
   ...
6. Технологические карты на одну (или группу) операцию, процедуру составляются в дополнение к процедурограмме и определяют состав исполнителей операции, содержание работ, методы их выполнения, потребности в технических средствах и материалах, примерную трудоемкость, прогрессивные нормы времени. Карты должны быть универсальными и простыми.
7. Матрица связи между подразделениями или отдельными сотрудниками
   

   
   

   В клетках помещают условные значки, отражающие существующее взаимодействие.
8. Функциональная матрица разделения труда в подразделении

   Основные функции	Категории персонала
   	руководители	специалисты	служащие
   1
   2
   3

   Анализ состава и содержания функций управления проводится на основе следующей таблицы:

   Виды функций по положениям и другим материалам	Фактическое выполнение функций	Составляющие процедуры	Основные документы	Исполнители
9. Органиграмма - графическая модель распределения управленческих функций в организации (подразделении). Имеет форму таблицы, в столбцах которой отражаются подразделения (должности), в строках - функции. В ячейках на их пересечении отражаются процедуры управленческого процесса с указанием их последовательности. В примечаниях дается описание "входа" и "выхода" каждого процесса.

   Функции	Подразделения (должностные лица)
   	А	Б	В	Г	Д
   1	Х
   2			Х
   3		Х
   4					Х
   5				Х
10. Функциональная матрица распределения прав и ответственности в подразделении:

    Функции	Руководители	Специалисты	Исполнители	Техники
    Общие
    Конкретные
    Специальные
    Задачи
    Операции
11. Документограмма - график (маршрутная схема) движения документа в организации от момента получения до сдачи в архив через звенья управления с указанием сроков, характера выполняемой работы. Помогает проследить логическую последовательность и связь этапов работы над документом, выявить случаи дублирования, совместить документы, несущие однородную информацию.

    Этапы разработки документа	Сроки работ	Ответственные лица (подразделения)
    1
    2
    ...
12. Схема документооборота:

    Виды документов, поступающих в подразделение	Источник	Виды документов, выходящих из подразделения	Куда	Периодичность
    				входа	выхода
    А		В
    Б		Г
    ...

    Основной принцип организации движения документов (документооборота) - прямоточность, т.е. прохождение ими минимального количества инстанций. Он обеспечивается оптимальным разделением труда между руководителем и исполнителем. Для изучения рациональных маршрутов движения документов используется оперограмма.
13. График работы руководителей устанавливает определенную регламентацию и четкий распорядок их рабочего времени. Это облегчает текущее планирование и организацию труда, вносит ритм в деятельность коллектива, дисциплинирует, снижает непроизводительные затраты времени у подчиненных, увеличивает оперативное время.

    Графики рабочего времени всех руководителей должны быть скоординированы. Руководители низового уровня привязывают графики своей работы к графикам вышестоящих руководителей, прежде всего первого лица.

    График работы руководителя

    Время	Понедельник	Вторник	Среда	Четверг	Пятница	Суббота
    8–9
    9–10				Мероприятия
    10–11
    11–12
14. Функциограмма (разработана в СССР в 1920-е гг.) определяет состав функций и их распределение между исполнителями. В центральной части документа размещается перечень функций (работ), выполняемых в подразделении; слева приводится список действующих сотрудников (должностей), а справа - их список для планового периода. Линиями отображается существующее или предполагаемое связь между исполнителями. Полезна при проектировании загрузки работника. Аналогично можно составить функциограмму для организации в целом.
15. Правила внутреннего трудового распорядка включают следующие разделы:
    • общие положения;
    • порядок приема, перевода и увольнения служащих (представляемые и заполняемые документы, порядок их оформления, заключения и расторжения контрактов, организации увольнения);
    • перечень основных обязанностей служащих и администрации;
    • нормативы рабочего времени и его использования (график работы, отпусков, отгулы, неявки на работу с разрешения администрации, перерывы, кратковременные отпуска);
    • основные обязанности сотрудников и администрации (условия, организация, оплата труда, социальные гарантии);
    • основания для поощрения за успехи в работе и взыскания нарушителям трудовой дисциплины;
    • требования к внутреннему режиму и организации работ;
    • служебная и коммерческая тайна (объекты и содержание).
16. Единый (общий) распорядок рабочего дня вносит системность в работу аппарата, упорядочивает информационные потоки, сокращает потери времени по операциям, повышает эффективность управленческого труда в целом. Его элементами являются:
    • режим работы подразделений, время начала и окончания;
    • прием посетителей;
    • прием сотрудников по личным вопросам;
    • выдача справок;
    • оформление заявок;
    • техническая учеба;
    • повышение квалификации;
    • заседание квалификационных комиссий и пр.
17. Распорядок работы руководителей и основных подразделений

    Документ утверждается первым лицом (или руководителем кадровой службы), содержит необходимые визы и согласование с решением общего собрания (номер протокола). Правила должны обеспечивать стабильность и эффективность работы, ограничивать произвол (но и свободу), освобождать от личной зависимости, защищать права участников, препятствовать дестабилизирующим действиям.
18. План-график проведения управленческих работ

    Работа, процедура, операция	Документ	Время исполнения	Подготовка	Согласование	Утверждение	Рассылка
    		Нормативное	Плановая, фактическая дата/подразделение	Плановая, фактическая дата/подразделение	Плановая, фактическая дата/подразделение	Плановая, фактическая дата/подразделение
19. Хронограмма (ленточный график) состоит из отрезков, которые отражают виды работ и затраты времени.