Работа с документом

Редактирование документа

Под редактированием документа понимаются такие действия, как вставка и удаление слов и символов, исправление ошибок, а также копирование и перемещение фрагментов текста. Помимо этого, редактирование включает поиск и замену текста и форматирование документа.

Чтобы вставить текст, поместите курсор в нужную позицию и начните печатать. Существующий текст при этом сдвигается вправо, уступая место вводимым символам, а при достижении правого поля страницы автоматически переносится в новую строку.

В большинстве случаев, прежде чем приступать к редактированию текста, следует выделить нужный фрагмент. Выделенный фрагмент отображается светлыми символами на темном фоне. Для быстрого выделения текста можно воспользоваться областью выделения, которая представляет собой пустую область, расположенную вдоль левого края документа. Если поместить указатель в область выделения, он принимает вид направленной вправо наклонной стрелки. Для отмены выделения достаточно щелкнуть в любом месте документа вне выделенного фрагмента.

Чтобы выделить несколько последовательных слов, строк или абзацев, поместите курсор в начало выделяемого фрагмента текста, а затем, нажав на клавишу (Shift), щелкните в конце фрагмента (или воспользуйтесь клавишами- стрелками, чтобы перейти в конец фрагмента). Если выделяемый фрагмент содержит отдельные блоки текста, выделите первый из них, а затем, нажав и удерживая клавишу (Ctrl), выделите следующий блок.

увеличить изображение

В следующей таблице представлены способы выделения текста в документе.

Удаление текста в документе осуществляется очень просто. Для исправления небольших ошибок можно воспользоваться клавишами (Backspace) и (Delete), которые удаляют символы по одному соответственно слева или справа от курсора. Если удаляется большой фрагмент текста, нужно выделить его, а затем нажать на клавишу (Backspace) или (Delete).

При редактировании документа Word отслеживает все изменения, что позволяет легко отменить любые изменения и восстановить исходный текст. Это очень удобно, если допущена ошибка, например, случайно удалено нужное слово. Чтобы отменить последнее изменение, щелкните на кнопке Отменить (Undo)на панели инструментов Стандартная. Если щелкнуть на стрелке кнопки Отменить (Undo), появится список действий, произведенных над документом, начиная с последнего. Чтобы отменить результаты нескольких действий, следует щелкнуть на первом из них.

Отмененное действие можно повторить, щелкнув на кнопке Вернуть (Redo). Чтобы восстановить результаты нескольких отмененных действий, можно воспользоваться списком кнопки Вернуть (Redo).

Word включает средства, позволяющие перемещать выделенные фрагменты текста, вырезав их из одного места документа и вставив в другое. Вырезанный фрагмент временно помещается в область памяти, называемую буфером обмена (Office Clipboard). Копирование текста осуществляется аналогичным образом с той лишь разницей, что выделенный фрагмент остается на прежнем месте, а в позиции, определенной положением курсора, появляется его копия. В буфере обмена может храниться несколько элементов информации из различных источников. Список этих элементов отображается в области задач Буфер обмена (Office Clipboard). Поскольку буфер обмена является общим для всех программ Office, хранящиеся в нем элементы можно вставить в любой документ Office как по отдельности, так и все сразу. Буфер обмена активизируется при попытке поместить в него более одного элемента. Можно открыть его вручную с помощью команды Буфер обмена (Office Clipboard) в меню Правка (Edit) или щелкнув дважды на значке буфера на панели задач. Использование буфера обмена имеет смысл в тех случаях, когда текст перемещается или копируется с одной страницы документа на другую или в другой документ. Если же перемещение или копирование текста осуществляется в пределах одной строки или абзаца, нет необходимости помещать его в буфер. Достаточно выделить нужный фрагмент и перетащить его в новое положение. Если при этом нажать на клавишу (Ctrl), фрагмент будет скопирован.

При работе в сети несколько пользователей могут одновременно редактировать один и тот же документ. Если документ, который вы открываете, уже открыт, выберите создание локальной копии с последующим внесением изменений. Тогда, когда вы закроете документ, остальные пользователи смогут включить в него внесенные вами изменения.

Сотрудник компании "Все для сада" должен подготовить письма, которые будут рассылаться клиентам в рамках весенней рекламной кампании. Проще всего сделать это, отредактировав письмо, рассылавшееся в прошлом году.

В этом упражнении вы откроете существующий документ, вставите и удалите текст, отмените удаление, скопируете предложение и переместите абзац.

1. На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
2. Перейдите в папку Office XP SBS на жестком диске компьютера, щелкните дважды на папке Word, щелкните дважды на папке Chap01, а затем щелкните дважды на файле EditDoc. Откроется документ EditDoc.
3. Щелкните дважды на слове "Март" в начале документа, чтобы выделить его, а затем нажмите на клавишу (Enter), чтобы удалить выделенное слово и создать новый абзац.
4. Введите Весна, нажмите на клавишу (Spacebar), чтобы ввести пробел, нажмите на клавишу (End), чтобы переместить курсор в конец строки, нажмите на клавишу (Spacebar), а затем введите пришла!.
5. Нажмите на клавишу ( ) четыре раза, а затем, нажав и удерживая клавишу (Ctrl), щелкните в любом месте предложения, чтобы выделить его.
6. Нажмите на клавишу (Del), чтобы удалить выделенное предложение.
7. На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Отменить (Undo), чтобы восстановить удаленный текст.
8. Прокрутите документ вниз, пока не появится фраза "Желаем успехов!", поместите указатель мыши в область выделения слева от этой фразы и щелкните кнопкой мыши, чтобы выделить всю строку.
9. На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Копировать (Copy)чтобы скопировать выделенный текст в буфер обмена.
10. В меню Правка (Edit) щелкните на команде Буфер обмена (Office Clipboard). Появится панель задачи Буфер обмена (Clipboard), на которой представлен список элементов, содержащихся в буфере обмена.
    

    
    увеличить изображение
    
    Решение проблем. Отображение буфера обмена определяется параметрами функции Буфер обмена (Office Clipboard). Чтобы получить доступ к этим параметрам, щелкните на кнопке Параметры (Options) внизу панели задачи Буфер обмена (Clipboard).
11. Нажмите на клавиши (Ctrl) + (End), чтобы переместить курсор в конец документа, а затем нажмите на клавишу (Enter), чтобы вставить пустую строку.
12. На панели задачи Буфер обмена (Clipboard) щелкните на элементе "Желаем успехов!", чтобы поместить текст из буфера в документ.
    Решение проблем. Если рядом со вставленным текстом появилась кнопка Параметры вставки (Paste Options), не обращайте на нее внимания. Эта кнопка открывает список параметров, которые определяют способ вставки информации в документ.
13. На панели задачи Буфер обмена (Clipboard) щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть панель.
14. Если нужно, прокрутите документ, пока не появится абзац, начинающийся со слов "Мы будем рады всем замечаниям ", а затем щелкните трижды в этом абзаце, чтобы выделить его.
15. Перетащите выделенный абзац вниз, чтобы он oказался над текстом"Желаем успеха!".
    

    
    увеличить изображение
    
16. На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить документ.
17. В окне документа щелкните на кнопке Закрыть (Close). Документ EditDoc закроется.