Проведение вычислений

Поиск и исправление ошибок в вычислениях

Применение вычислений в рабочем листе решает много проблем при работе с данными. Однако всегда существует возможность того, что в ваших формулах есть ошибки. Excel облегчает поиск ошибок в формулах, определяя, какие ячейки использовались в вычислении и описывая все обнаруженные ошибки. Процесс проверки рабочего листа на наличие ошибок в формулах называется аудитом.

Excel обозначает обнаруженные ошибки несколькими способами. Первый способ - отображение кода ошибки в ячейке, содержащей формулу, в которой обнаружена ошибка. На рисунке ниже ячейка D8 отображает код ошибки "#ИМЯ?".

Когда ячейка с ошибкой является активной ячейкой, рядом появляется кнопка Ошибка (Error). Вы можете щелкнуть на стрелке этой кнопки для открытия меню, в котором отображается информация об ошибке и способы ее исправления. В следующей таблице приведены наиболее общие коды ошибок и из значения.

Другой способ предотвратить ошибки в формулах - убедиться, что соответствующие ячейки содержат необходимые для формулы значения. Например, вы хотели вычислить полный объем продаж в какой-либо категории товара, но случайно написали формулу, ссылающуюся на названия товаров, а не на их цены. Такую ошибку можно обнаружить посредством обозначения прецедентов ячейки (или влияющих ячеек ), т. е. ячеек, значения которых используются в формуле активной ячейки. Excel определяет прецеденты ячеек, отображая синюю стрелку проверки от прецедента к активной ячейке.

Вы также можете проверять ваш рабочий лист, определяя ячейки с формулами, которые используют значение данной ячейки. Например, формула, вычисляющая среднюю стоимость всех заказов, полученных за день, использует полную стоимость одного заказа. Ячейки, использующие для своих вычислений значения в других ячейках, называются зависимыми, т. е. результаты их собственных вычислений зависят от содержимого других ячеек. Так же, как и в случае с обозначением влияющих ячеек, вы можете указать на пункт Зависимости формул (Formula Auditing) в меню Сервис (Tools) и выбрать Зависимые ячейки (Trace Dependents), чтобы программа Excel отобразила синие стрелки от активной ячейки к тем ячейкам, в которых производятся вычисления с использованием данных этой ячейки.

Если стрелки указывают на неверные ячейки, вы можете убрать стрелки и исправить формулу. Чтобы убрать с рабочего листа стрелки зависимости, подведите указатель мыши к пункту Зависимости формул (Formula Auditing) в меню Сервис (Tools) и выберите Убрать все стрелки (Remove All Arrows).

В этом упражнении вы используете возможности аудита формул в Exсel для обнаружения и исправления ошибок в формулах.

1. На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
2. Дважды щелкните на файле FindErrors.xls. Документ FindErrors.xls откроется.
3. Щелкните на ячейке D8. В строке формул появится выражение =СУММ(С2:С6).
4. В меню Сервис (Tools) укажите на пункт Зависимости формул (Formula Auditing) и затем выберите Влияющие ячейки (Trace Precedents). Между ячейкой D8 и группой ячеек с С2 по С6 появится синяя стрелка, обозначающая, что ячейки в диапазоне С2:С6 являются прецедентами значения в ячейке D8.
   

   
   
5. В меню Сервис (Tools) подведите указатель мыши к пункту Зависимости формул (Formula Auditing) и выберите Убрать все стрелки (Remove all Arrows). Стрелка исчезнет.
6. Щелкните на ячейке D20. В строке формул появится выражение =СРЗНАЧ(D7,D15).
7. В меню Сервис (Tools) укажите на пункт Зависимости формул (Formula Auditing) и выберите Источник ошибки (Trace Error). Появятся синие стрелки, указывающие из ячейки D20 на ячейки D7 и D15. Эти стрелки сообщают о том, что использование значений (или отсутствие значений, в данном случае) в указанных ячейках вызывает возникновение ошибки в ячейке D20.
   

   
   
8. В меню Сервис (Tools) укажите на пункт Зависимости формул (Formula Auditing) и затем выберите Убрать все стрелки (Remove All Arrows). Стрелки исчезнут.
9. Удалите текущую формулу из строки формул, введите =СРЗНАЧ(D8,D16) и нажмите (Enter). В ячейке D20 отобразится значение $149.08.
10. На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Сохранить (Save). Excel сохранит ваши изменения.
11. Нажмите кнопку Закрыть (Close). Документ FindErrors.xls закроется.