Управление интеграцией проекта. Управление содержанием проекта

6. Основные предположения и ограничения.

Предположения - это ряд факторов, влияющих на проект, значения которых являются неопределенными. В момент инициации проекта очень важно выделить как можно больше предположений и задокументировать их. Формулируются внешние условия и допущения, без фиксирования которых проект не может быть успешно завершен: лежащие вне контроля сторон условия, без наличия которых не может быть четко определено содержание проекта.

Примеры предположений:

• основные ресурсы будут поставлены согласно графику;
• участники проекта будут выполнять требования и соблюдать сроки выполнения проекта; Заказчик понимает необходимость начала и завершения проекта;
• проект имеет организационную поддержку со стороны руководства Заказчика;
• в организации-заказчике имеется возможность выделить персонал для обеспечения работ по проекту;
• Заказчик и Исполнитель понимают необходимость обеспечения высокой организационной дисциплины по проекту.

Для составления списка предположений рекомендуется использовать так называемый "мозговой штурм". Неправильные или незадокументированные предположения могут вызвать проблемы во время реализации проекта.

7. Ограничения - это условия, влияющие на действия команды или определяющие их. Ограничения проекта задаются в процессе инициации. Ограничения могут быть техническими, физическими, ресурсными или другими. Возможны ограничения на бюджет проекта, ограничение на качество продукта, ограничение на время и технологии.

Примеры ограничений:

• наличие у консультантов Исполнителя сертификатов по управлению проектами, выдаваемых Институтом управления проектами (PMI);
• увеличение стоимости проекта не более чем на 10%.

8. Контрольные события и ключевые даты.

Контрольные события (вехи проекта) - это основные события проекта, контрольные даты получения результатов. Результаты и контрольные события могут совпадать или иметь разные значения. В Уставе приводятся основные вехи проекта. Вехи, указанные в Уставе проекта, будут контролироваться Заказчиком и должны жестко соблюдаться. Необходимо оценивать влияние всех изменений в проекте на соблюдение сроков по данным вехам. Примеры контрольных событий-вех проекта приведены в таблице 4.3.

9. Основные результаты и критерии успеха.

Результаты проекта - ИС, отдельные модули ИС, входящие в ИС алгоритмы расчета, экранные формы, формы отчетов и документов, получаемые в рамках выполнения проекта.

Критерий успеха - набор стандартов или правил, определяющих выполнение задачи с приемлемым уровнем качества. Критерии успеха должны соответствовать целям и содержанию проекта, зафиксированным в Уставе проекта.

Приведем пример описания результатов и критериев успеха проекта по внедрению ИС.

Разработанная ИС должна решить нижеследующие задачи.

В части Управления Основными Средствами:

• возможность ведения учета Основных Средств (ОС) Головной компании и дочерних компаний холдинга в соответствии с российским (бухгалтерским и налоговым) законодательством и МСФО;
• возможность ведения единого реестра основных средств Холдинга;
• возможность оперативного получения данных об ОС;
• возможность осуществления контроля по учету и движению объектов ОС.

В части Управления Персоналом:

• возможность ведения и оперативного получения согласованных данных по численности, составу и движению персонала в каждой дочерней компании Холдинга и в целом по Холдингу, возможность получения полной информации по любому сотруднику компании (включая сведения об образовании, квалификации, родственниках, поощрениях и дисциплинарных нарушениях, историю работы на предприятии и т. п.);
• возможность ведения штатного расписания в каждой дочерней компании и в целом по Холдингу;
• возможность ведения табелей учета рабочего времени;
• возможность получения отчетности РФ, отраслевой, отчетности Головной компании Холдинга.

В части Учета затрат:

• автоматизация процесса расчета себестоимости работ;
• возможность анализа данных о нормативной и фактической себестоимости работ.

10. Планируемая стоимость проекта.

Стоимость проекта определяется контрактом между Заказчиком и Исполнителем. Исходя из стоимости проекта в дальнейшем составляется бюджет расходов проекта с указанием статей расходов на внедрение ИС в разрезе месяца, квартала, полугодия, года.

Устав проекта официально закрепляет назначение руководителя проекта, определяет ролевой состав команды управления проектом, содержит имена Спонсора и Руководителя проекта, а также определяет их полномочия.

Предварительное описание содержания проекта

Процесс определения проекта (предварительного описания содержания проекта) входит в группу процессов инициализации. Для разработки предварительного содержания проекта используется Устав проекта. Описание содержания проекта представляет собой детализацию того, что необходимо сделать для достижения цели и какая методология будет использована при внедрении ИС. Согласно PMBOK [ 9 ] , процесс разработки предварительного описания содержания проекта описывает и документирует характеристики и границы проекта и связанные с ним продукты и услуги, а также методы приемки и управление содержанием. Описание содержания проекта включает в себя:

• цели проекта и продукта;
• требования к продукту или услуге и характеристики таковых;
• критерии приемки продукта;
• границы проекта;
• требования и результаты проекта;
• ограничения проекта;
• допущения проекта;
• первоначальную организацию проекта;
• первоначально сформулированные риски;
• контрольные события (вехи) расписания;
• первоначальную иерархическую структуру работ (ИСР);
• смету расходов с указанием порядка величин;
• требования к управлению конфигурацией проекта;
• требования к одобрению.

Предварительное описание содержания проекта разрабатывается на основе Устава проекта и информации, предоставляемой Инициатором или Спонсором проекта. Команда управления проектом в рамках процесса определения содержания проекта производит дальнейшую доработку предварительного описания содержания проекта до получения окончательного варианта. Содержание этого документа будет изменяться в зависимости от сложности проекта и может включать в себя некоторые или все из вышеуказанных элементов. В последующих фазах многофазных проектов в процессе разработки предварительного описания ратифицируется и дорабатывается содержание проекта, сформулированное для данной фазы.