Введение. Назначение и состав методологий внедрения информационных систем

Стандарты управления проектами

Организация проектной деятельности осуществляется на основе стандартов управления проектами. Эти стандарты обеспечивают концентрацию лучшей практики в области управления проектами, создают основу взаимодействия между командами проекта, формируют базу для сертификации специалистов в области проектного менеджмента, дают возможность систематизировать знания в этой специфической области. В то же время, стандарты управления проектами обычно не содержат четких определений, как необходимо выполнять те или иные действия. Стандарты определяют, ЧТО должно быть сделано для эффективного управления проектом, а КАК это должно быть сделано, определяется в корпоративных документах, разработанных на основе этих стандартов.

Обычно стандарт фиксирует определения основных понятий предметной области, определяет действующих лиц управления проектами, необходимые области знаний и исполняемые процессы.

Основными действующими лицами проекта являются:

• менеджер (руководитель) проекта (Project Manager) - лицо, отвечающее за управление проектом ;
• спонсор (куратор) проекта (Project Sponsor) - лицо, обеспечивающее ресурсы проекта и любую административную поддержку ; определяет приоритеты, обеспечивает взаимодействие с функциональными подразделениями, утверждает изменения; во внутренних проектах обычно несет ответственность за результаты проекта;
• Заказчик (потребитель) проекта (Project Customer) - лицо внутри или вне организации, которое будет использовать результаты проекта ;
• Руководитель функционального подразделения - направляет ресурсы в утвержденные проекты;
• Функциональный лидер проекта - объединяет усилия участников проекта в рамках функции или подразделения (именно с ним взаимодействует менеджер проекта);
• Лидер пакета работ - объединяет усилия отдельных лиц в рамках пакета работ.

Содержание областей знаний является достаточно сходным в различных стандартах. В настоящей книге мы будем ориентироваться в основном на рекомендации стандарта PMBOK (Project Managment Body Of Knowledge - свод знаний по управлению проектами) американского института ANSI (American Standards Institute), дополняя их, при необходимости, сведениями из других стандартов и методик. В соответствии с этим стандартом управление проектами базируется на следующих областях знаний: Управление интеграцией (Project Integration Management), Управление содержанием (Project Scope Management), Управление временем (Project Time Management), Управление стоимостью (Project Cost Management), Управление персоналом (Project HR Management), Управление коммуникациями (Project Communication Management), Управление качеством (Project Quality Management), Управление рисками (Project Risk Management), Управление снабжением (Project Procurement Management). В последующих разделах книги будет детально рассматриваться деятельность по управлению проектами внедрения в рамках указанных областей знаний.

С точки зрения управления, проекты внедрения информационных систем никаких принципиальных особенностей не имеют. Как правило, под термином "проект" подразумевается ограниченный по времени и доступным ресурсам организационный стратегический план для создания уникального продукта или услуги (см. таблицу 1.1). Это определение полностью соответствует представлению о задачах и организации внедрения информационной системы.

Во-первых, процесс внедрения информационной системы носит временный характер, т. е. он всегда имеет определенное начало и окончание. При этом длительность внедрения информационной системы может быть разной, но наступает момент, когда исчезает необходимость в проекте.

Во-вторых, при внедрении информационной системы всегда учитываются особенности бизнес-процессов конкретного предприятия. Это означает, что результат внедрения - информационная система предприятия, - всегда будет отличаться от информационных систем других предприятий, т. е. будет уникальной. Наличие повторяющихся элементов информационной системы не нарушает принципиальной уникальности каждого проекта по внедрению ИС.

В-третьих, для внедрения информационной системы выделяются ресурсы - конкретные специалисты. В реальной жизни количество специалистов требуемой квалификации и компетентности всегда ограничено.

Поэтому имеет смысл рассмотреть общие характеристики проектной организации работ, которые окажутся полезными и при решении задач внедрения информационных систем.

Прежде всего, как и для любых проектов, для проекта внедрения принципиально важным является его соответствие целям стратегического развития организации [ 4 ] . При создании информационной системы необходимо сосредоточиться на той отдаче и выгоде, которую ожидает получить ее потребитель. Если проект ориентирован на нужды Заказчика, то точкой концентрации усилий и оценкой успешности будет бизнес-отдача (business-value).

В качестве примеров конкретных задач внедрения информационных систем управления можно привести следующие:

1. Предоставление руководству информации для анализа текущего состояния организации и принятия обоснованных управленческих решений.
2. Обеспечение прозрачности и контроля деятельности предприятия на всех уровнях.
3. Организация эффективного взаимодействия с контрагентами и клиентами.
4. Снижение трудоемкости процесса бюджетирования и организация бюджетного контроля расходов.
5. Сокращение объема ручной и рутинной работы сотрудников, снижение административных издержек.
6. Снижение вложений в активы, снижение затрат на перемещение материалов, сокращение сроков производства, снижение запасов полуфабрикатов собственного производства.
7. Снижение потерь рабочего времени, минимизация переналадок, повышение коэффициента готовности оборудования.
8. Оперативность и точность расчета себестоимости, возможность оперативного анализа затрат, возможность анализа причин отклонений от плана, определение наиболее рентабельных видов продукции.

Второй аспект управления проектами связан с достижением поставленных в проекте целей в рамках выделенного времени и утвержденного бюджета.

Эти задачи решаются за счет организации управления проектом на всех этапах его жизненного цикла. Пример модели жизненного цикла проекта, приведенный на рис. 1.3, показывает типичный состав фаз проекта и его связь с процессами проектирования информационной системы. Таким образом, можно сказать, что жизненный цикл разработки нового продукта отражает, что нужно сделать для его создания, а жизненный цикл проекта - как нужно управлять работой.

Рис. 1.3. Ступенчато-шлюзовая модель жизненного цикла проекта