Оценка экономической эффективности аутсорсинга

5.3. Классификация методик оценки ТСО

Если в качестве классификационного признака взять целевое назначение, то методики оценки ТСО можно разделить на:

• Инструменты сравнения (бенчмаркинга);
• Инструменты маркетинга;
• Инструменты управления.

К инструментам сравнения можно отнести методики фирм-консультантов (в первую очередь, оригинальная методика Gartner). "Центр тяжести" таких методик – база статистики, накопленной по компаниям различных отраслей. Смысл оценки ТСО по таким методикам заключается в сравнении результатов конкретной компании с показателями других компаний данного профиля.

К инструментам маркетинга можно отнести методики, предлагаемые своим клиентам производителями аппаратного и программного обеспечения. Такие методики разрабатываются вендорами достаточно дорогих продуктов, финансовые выгоды от использования которых неочевидны. Эта группа методик позиционируется вендорами как инструмент для принятия решения о покупке. В эту группу можно также включить методики консалтинговых компаний, разработанные по заказу вендоров.

Причиной для критики методик вендоров является их конъюнктурность. В этих методиках определяются те статьи затрат, при оценке которых продукт вендора будет наиболее выгодно смотреться на фоне предложений конкурентов. При этом затраты по учитываемым статьям могут быть только малой частью реальных затрат, общая картина которых в таких методиках часто не рассматривается.

К инструментам управления можно отнести методики, разработанные в различных компаниях или исследователями из научного сообщества с целью управления ИТ на основе стоимости владения. Более детально пример такой методики будет рассмотрен далее при описании объектов затрат и требований к методикам этой группы.

5.4. Условия применимости методик

Сначала возможности применения этих методик будут рассмотрены с точки зрения компании, самостоятельно реализующей необходимые ИТ-услуги, а затем выделим специфику аутсорсеров - коммерческих ЦОДов.

Условия применимости методик из группы инструментов сравнения:

• Высокая степень стандартизации бизнес-процессов в компаниях одного профиля;
• Наличие обширной базы статистики по компаниям различных отраслей.

Условия применимости методик из группы инструментов маркетинга:

• Покупка и внедрение продукта, производитель которого разработал или заказал методику оценки ТСО.
• Условия применимости методик из группы инструментов управления:
• Высокий уровень зрелости процессов;
• Определенные масштабы компании, при которых затраты на процесс оценки ТСО будут целесообразны.

Для адекватности сравнения двух оценок необходимо, чтобы объекты оценивания были сравнимы. Бизнес-процессы российских компаний сильно отличаются даже в пределах одной отрасли. Различия во внутреннем устройстве компаний-конкурентов, как правило, весьма значительное. Собрать детальную информацию по затратам на ИТ в достаточном для получения репрезентативной выборки числе компаний очень трудоёмкая и почти нереализуемая задача.

На Западе бизнес-процессы компаний-конкурентов гораздо более схожи между собой. Тем не менее, нельзя говорить о полном доверии результатам сравнения оценок ТСО, полученным по методике Gartner для западных компаний. Количество параметров, по которым оценивается компания в методике Gartner, достигает нескольких десятков. В базе Gartner представлены данные по большому количеству предприятий из многих отраслей. Значительное количество оцениваемых параметров делает выборку неоднородной и разбивает её на подклассы (кластеры), внутри которых репрезентативность гораздо ниже, чем в общей группе компаний одной отрасли.

Применение методик второй группы очень ограничено и подразумевает использование разных инструментов для оценки ТСО разных продуктов (что, мягко говоря, неудобно). О причинах низкого доверия оценкам, полученным по таким методикам, было сказано выше.

Об оценке зрелости процессов начали говорить с внедрением систем менеджмента качества на основе стандартов ISO и модели СММ. Модель СММ – это разработка Института Карнеги-Меллона для оценки зрелости процессов разработки ПО [18]. В основе лежит шкала из пяти уровней. Оценка зрелости процессов компании выставляется отнесением на тот или иной уровень. Описание уровней можно использовать для оценки любых процессов, а не только специфичных для области разработки ПО.

Уровни зрелости процессов по модели СММ

1. Начальный. Процессы специальные, хаотичные или, на самом деле, не многие из них определены.
2. Повторяемый. Основные процессы установлены, и существует дисциплина для того, чтобы поддерживать эти процессы.
3. Определяемый. Все процессы определены, документированы, унифицированы и интегрированы.
4. Управляемый. Все процессы измеряются путем агрегирования подробных данных о процессах и их качестве.
5. Оптимизирование. Непрерывное развитие процесса с помощью количественной обратной связи и испытания новых идей и технологий.

Управлять ИТ на основе показателей совокупной стоимости владения возможно с четвертого уровня, на котором процессы предприятия получают количественную оценку. Измерения параметров и результатов процессов, реализованных с использованием ИТ, необходимы для адекватного учета влияния ИТ на бизнес и оценки целесообразности затрат на внедрение полной модели ТСО.

В настоящее время в России не так много предприятий, удовлетворяющих условиям применимости методик третьей группы. Однако недостаточная методическая проработка существующих методик и отсутствие инструментальной поддержки значительно затрудняют реализацию на этих предприятиях практики управления ИТ на основе совокупной стоимости владения.

5.5. Объекты учёта затрат при оценке ТСО

Важной характеристикой любой методики расчёта ТСО является объект, для которого производится оценка. Выбор объекта зависит от решаемых задач.

Возможные задачи, решаемые на основе оценок ТСО:

1. Сравнение используемой ИС или элемента инфраструктуры с возможной альтернативой и оценка финансовой отдачи;
2. Сравнение нескольких альтернативных систем и выбор наиболее оптимальной для условий конкретной компании;
3. Сравнение результативности работы ИТ-службы с показателями конкурентов (через оценку ТСО различных элементов ИТ-инфраструктуры);
4. Поиск нецелесообразных затрат и оптимизация;
5. Обеспечение понимания деятельности ИТ-службы основным бизнесом (регламентация взаимодействия между ИТ-депратаментом и основным бизнесом);
6. Формирование бюджета проекта внедрения ИС;
7. Формирование и корректировка ИТ-бюджета компании;
8. Управление ИТ на основе совокупной стоимости владения.

Перечисленные задачи неоднородны по своим масштабам и значимости. Такие формулировки приведены по той причине, что именно в таком виде они чаще всего встречаются при обсуждении ТСО.

Возможные объекты учёта затрат на ИТ:

• Элементы ИТ-инфраструктуры (рабочая станция, сервер, система хранения, операционная система, СУБД и т.д.);
• Информационная система;
• Автоматизированное рабочее место (АРМ);
• ИТ-сервис;
• ИТ-решение.

Элементы ИТ-инфраструктуры

Под элементом инфраструктуры будем понимать единицы системного программного и аппаратного обеспечения. Оценка ТСО в разрезе таких объектов затрат используется вендорами в маркетинговых целях. Потребители оценивают затраты на эти объекты при решении задач 1-4 из приведённого выше списка.

Информационная система

Под таким объектом подразумевается либо прикладной программный продукт (бизнес-приложение), либо программно-аппаратный комплекс в составе бизнес-приложения и аппаратного и системного программного обеспечения, необходимого для его развертывания. Такой объект затрат также широко используется в методиках вендоров. Результатом многих ИТ-проектов является внедрение ИС, поэтому для этого объекта рассчитывается ТСО в целях сравнения (задачи 1-4) и формирования бюджета ИТ-проекта (задача 6).

Автоматизированное рабочее место

Понятие "АРМ" в качестве объекта оценки затрат наиболее часто трактуют как рабочую станцию со всем установленным на ней прикладным ПО. Расчёт ТСО для АРМ может использоваться как более общая (чем при расчёте ТСО элемента инфраструктуры) оценка деятельности ИТ-службы при решении задач 3, 4 и, в некоторой мере, 7.

При расчёте ТСО в таком разрезе производится группировка всех рабочих мест, оснащенных ПК, по различным признакам, т.к. оснащение их средствами ИТ может сильно варьироваться. Ещё одна причина, по которой важна группировка АРМ, - разная стоимость простоя сотрудников компании (в зависимости от выполняемых функций).

В наиболее простом варианте группировка АРМ отсутствует. Тогда оцениваются все затраты на ИТ и полученная сумма делится на количество ПК в компании.

Объекты "ИТ-сервис" и "ИТ-решение" появились вместе с распространением идей ИТ сервис-менеджмента, лежащих в основе библиотеки "лучших практик" ITIL. Расчёт ТСО в разрезе ИТ-сервисов возник при необходимости обеспечить прозрачность деятельности ИТ-службы для бизнеса (т.е. решения задачи 5). Оценивать ТСО для ИТ-решений целесообразно для управления внутренней "кухней" ИТ-департамента не только с технической, но и с экономической точки зрения.

На современном предприятии сотрудник решает несколько задач, каждая из которых может требовать поддержки отдельным приложением и вносить различный вклад в результаты бизнеса. По этой причине более целесообразна фокусировка на выполнении конкретной задачи, а не на сотруднике и его рабочем месте. Бизнес видит результаты именно с точки зрения решаемых задач, поэтому на них необходимо проецировать ИТ-инфраструктуру.

Таким образом, расчёт ТСО в разрезе ИТ-сервисов как решений бизнес-задач срествами ИТ обеспечивает прозрачность для бизнеса деятельности ИТ-службы. Фокусировка на задачах также позволяет более точно определять косвенные затраты.

С другой стороны, ИТ-службе необходимо управлять различными элементами ИТ-инфраструктуры, принимая экономически обоснованные решения о её развитии (модернизации и замене различных ИТ-ресурсов). Для достижения этой цели (задача 9) необходим объект затрат в виде ИТ-решения как совокупности элементов ИТ-инфраструктуры, выполняющих одну функцию.

В классификации методик оценки ТСО группа "инструменты управления" используют именно эти объекты учёта затрат. Наиболее ярким представителем этой группы являются разработки кафедры экономической информатики МГУ [19].

Задачи адекватного взаимодействия между основным бизнесом и ИТ-службой и экономически целесообразного управления ИТ обусловлены современными подходами (ITIL, MOF и т.д.), поэтому наиболее перспективна оценка ТСО в разрезе ИТ-сервисов и ИТ-решений.

При рассмотрении этих объектов учета затрат необходимо отметить специфику ИТ-услуг российских ЦОДов. Очевидно, что ЦОДам необходимо вести учет затрат в разрезе сервисов и решений, так как именно эти объекты позволяют управлять. Однако подход определению сервиса ЦОД и ИТ-сервиса внутреннего ИТ-департамента будут различными. Как сказано выше, под ИТ-сервисом понимается решение бизнес-задач средствами ИТ. Для коммерческих ЦОДов Запада это определение вполне подойдет, но российских – будет выглядеть иначе. Наиболее распространенными услугами российских ЦОД являются аренда стоек, серверов и аренда места для их размещения. Услуги такого вида не предоставляют какой-либо функционал бизнес-пользователю, т.к. функции реализуются прикладным ПО. На текущий момент суть услуг российских ЦОДов заключается в предоставлении аппаратной части ИТ-инфраструктуры (аренда стойки, сервера и т.д.) или условий её эксплуатации (аренда стойко-места и т.д.).

Рынок аутсорсинга ИТ-услуг только развивается в России, поэтому очень актуальной является задача продвижения услуг коммерческих ЦОДов. В такой ситуации для управления ЦОДом необходимы методики ТСО, ориентированные на клиентов и позволяющие сравнить собственные затраты компании с ценами на услуги аутсорсинга.

5.6. Требования к методике оценки ТСО как инструменту управления аутсорсингом

Для начала определим более чётко понятие "методика", которым будем пользоваться при определении требований.

Под методикой будем понимать четкий алгоритм сбора данных, их обработки, получения промежуточных и итоговых результатов с возможным перечнем решений, принимаемых на основе полученных оценок.

Сразу уточним, что, при таком определении, приведенные выше примеры являются не методиками, а некими методологическими подходами к оценке ТСО.

С точки зрения целевого назначения методика должна быть инструментом управления. Как было показано выше, ценность результатов сравнения в российских условиях крайне низка. Решение о покупке того или иного программного/аппаратного обеспечения является управленческим, поэтому инструмент управления должен использоваться и при такой постановке задачи.

Методика должна обеспечивать получение как прогнозных, так и фактических оценок ТСО.

Оценку ТСО необходимо выполнять в разрезе ИТ-сервисов и ИТ-решений.

Методика должна содержать четкие рекомендации по разнесению косвенных затрат по объектам учёта.

Методика должна предоставлять данные для разработки (прогнозные оценки ТСО) и корректировке (фактические оценки) ИТ-бюджетов.

Требования к методике оценки ТСО как инструменту маркетинга

Помимо требований, присущих методике и описанных в предыдущем пункте, необходимо выделить специфические для инструмента маркетинга. Основная задача при разработке такой методики – предложить реальный механизм оценки, используя который потенциальные клиенты смогут оценить свои затраты на ИТ и понять структуру затрат ЦОДа. Клиент должен четко понимать, за что платит, поэтому структуру затрат необходимо привязать к параметрам услуги.

Реализация такой методики – ТСО-калькулятор с методическими указаниями пользователям о возможных путях оценки собственных затрат на производимые ИТ-услуги.

Контрольные вопросы

1. Какие виды убытков учитываются при анализе эффективности аутсорсинга?
2. Перечислите примеры показателей стоимостного анализа рисков аутсорсинга.
3. Назначение каталога ИТ–услуг.
4. Какие критерии выбора задач для передачи на аутсорсинг обычно являются "отсекающими"?
5. При каких условиях аутсорсер оказывается эффективным?
6. Охарактеризуйте показатель "Совокупная стоимость владения".
7. На какие группы делятся затраты на ИТ при использовании методики ТСО?
8. Укажите условия применимости методик ТСО.
9. Перечислите возможные задачи, решаемые на основе оценок ТСО.
10. Перечислите возможные объекты учёта затрат на ИТ.