Документооборот с использованием технических средств

Электронный обмен неюридическими документами

В тех случаях когда не требуется подпись, документооборот может быть полностью безбумажным. Типичный пример - газетно-журнальные издательства, многие из которых на всех этапах готовят статьи в электронном виде и отправляют материал в типографию также полностью в электронном виде (рис. 3.23)

Рис. 3.23. Безбумажный обмен неюридическими документами

Все начинается с написания автором статьи (пункт 1). Часто автор является внештатным сотрудником и связывается с сотрудниками издательства по электронной почте. Автор готовит статью (в подавляющем большинстве случаев в программе Word) и отсылает ее редактору, который часто тоже работает в своем домашнем офисе, хотя и является штатным сотрудником издательства.

Редактор (пункт 2), используя возможности Word по внесению правок (Track Changes), делает пометки в статье, вставляет в текст комментарии и отсылает на доработку автору. На этапе 1-2 редактор и автор согласовывают текст статьи, обмениваясь электронной почтой. После того как текст готов, редактор помещает в заголовке статьи необходимые данные, позволяющие идентифицировать эту статью.

• название журнала
• номер журнала
• название рубрики публикации
• название статьи
• автор
• редактор
• аннотация
• ключевые слова

Далее редактор отсылает выправленный текст и иллюстрации по электронной почте ответственному секретарю (пункт 3). Ответственный секретарь размещает файл с текстом статьи на файловом сервере в локальной сети, так чтобы к нему могли иметь доступ различные сотрудники, которые будут обрабатывать далее документ, и готовит новый документ - таблицу в Excel, в которую заносит все реквизиты по данной статье и сведения об авторах.

Главный редактор (пункт 4) просматривает статью и в случае утверждения передает ее в дальнейшую работу на этап литредактирования (пункт 5).

После литредактирования статья поступает на верстку (пункт 6).

Художники и верстальщики переводят текст и картинки в программу верстки. В качестве программы верстки может использоваться QuarkXPress, MS Publisher или PageMaker. Затем макет отправляется на сервер типографии (пункт 7). Типография может находиться за рубежом, например, многие московские издательства печатают свои материалы в Финляндии.

Одновременно статья отправляется редактору Web-сайта (пункт 8), который готовит версию для представления в Интернет. Здесь может использоваться программа MS FrontPage или Macromedia Dreamweaver. Следует отметить, что Web-сервер, на который отсылаются статьи, часто находится вне издательства, у некоторого провайдера^{3Провайдер - от англ. provider, дословно "поставщик" (организация, которая предоставляет какую-либо услугу, например провайдер доступа в Интернет или провайдер доступа к программным приложениям).} хостинга^{4Провайдер хостинга - компания, которая осуществляет услугу по размещению чужой информации на своем сервере.} (пункт 9).

В том случае если на этапе верстки автору не высылался окончательный вариант статьи, он может зайти на сайт и получить оттуда финальную версию. Некоторые издательства, правда, публикуют статьи свежего номера в Web только после того, как будет распродан тираж.