Планирование рабочего времени сотрудника

Рациональная работа с информацией

Если ты что-то записал в компьютерной памяти, вспомни, где ты это записал.

Лео Бейсер

Для того чтобы экономить свое время, руководителю необходимо разработать рациональный подход к обработке и обмену информацией.

Скоропечатание

Прошли те времена, когда начальник писал тексты от руки и их перепечатывала секретарша. Сегодня и топ-менеджерам и исполнителям приходится печатать все тексты самостоятельно. Системы автоматического распознавания с голоса пока малоэффективны и то, насколько быстро вы умеете набирать тексты, существенно определяет скорость вашей работы с информацией. Существуют десятки тренажеров клавиатуры, которые позволяют овладеть десятипальцевым методом набора текста. Потратив месяц на работу с такой программой, вы всю жизнь будете экономить время.

Рациональное владение офисными программами

В MS Office существует множество способов выполнения одной и той же команды. Для чего это сделано - понятно. Новичку удобнее "танцевать от печки", выбирая необходимые команды в меню при помощи мышки, опытный работник помнит специальные сочетания горячих клавиш, экономя время на работу с панелями меню, профессионал готов написать макросы и оптимизировать свою работу в еще большей степени. Навыки быстрой и грамотной работы с приложениями MS Office позволяют существенно экономить время.

Перед разработчиками MS Office стоит весьма сложная задача: предоставить пользователям универсально настраиваемый продукт, который одни будут применять для набора текста, а другие - для разработки сложных проектов.

Как же разработчики MS Office решают эту задачу? Основной принцип состоит в том, что если пользователь не хочет что-либо настраивать, то за него это должна сделать сама система. Вследствие этого большинство настроек в программе установлено для среднестатистического пользователя, и 80% тех, кто пользуется программой от случая к случаю, так никогда и не узнают, что они работали нерационально. Для пользователей, не стремящихся вникать в систему настройки, даже реализована специальная технология (так называемая технология IntelliSense), которая заключается в том, что система сама отслеживает, какими инструментами вы пользуетесь, и именно эти инструменты оставляет на панелях меню.

Данная модель идеально подходит для тех, кто работает с программами от случая к случаю, и экономия на каждодневных операциях для них не важна.

Но те, кто ежедневно по несколько часов работает с офисными программами, могут существенно увеличить свой КПД путем индивидуальных настроек.

Рациональное чтение

Рациональное чтение включает два понятия: скорочтение и выборочное чтение.

Скорочтение - это умение не проговаривать про себя текст и не водить взглядом по строчке.

Выборочное чтение - это умение составить впечатление о документе, прочитав минимум текста. Перед началом чтения надо просмотреть названия разделов, пробежать глазами содержание, предисловие, введение, иллюстрации. Возможно, этого будет достаточно для того чтобы убедиться, что данный источник не представляет интереса.

Умение обрабатывать тексты в процессе чтения поможет существенно сэкономить время. Желательно разработать свою систему маркировок и делать пометки, указывающие на важность или качество того или иного абзаца. Особенно важно делать комментарии при обсуждении электронных документов. Кстати, Word дает полный набор средств для включения в текст комментариев, пометок, выделения цветом и т.п.

Важно экономить на чтении не только свое время, но и время ваших сотрудников. Например, распределить чтение периодических изданий среди сослуживцев, при котором важные места выделяются для тех, к кому издание попадет позже.

Рациональное общение по электронной почте и телефону

Перед тем как звонить, нужно продумать ход беседы и иногда записать вопросы, которые необходимо обсудить. Важно правильно перераспределить свои коммуникации между телефоном, электронной, голосовой почтой и т.п.

Если необходимо донести некоторую информацию, уведомить человека и желательно избежать обсуждения, электронная почта - идеальное средство. Если вопрос требует обсуждения, причем вы опасаетесь, что в текстовом изложении вам будет трудно передать эмоциональную окраску вашего мнения (большая часть информации передается интонационно), воспользуйтесь телефоном. Если трудно дозвониться, перейдите на почту, умелое варьирование средств коммуникации поможет сэкономить время. Если почту игнорируют, указывайте в поле "Копия" (CC) сотрудников, которые дублируют или контролируют данный вопрос.

Электронная почта должна очищаться от мусора, а сообщения - организовываться и обрабатываться по приоритетам. Почтовые программы позволяют применять самые разнообразные способы автоматической обработки корреспонденции. Например, возможности использовать цветовое выделение писем позволяют не пропустить важное письмо. Так, выделяя цветом письмо от вашего начальника, вы значительно снижаете риск пропустить его в большом потоке писем (рис. 7.3).

Рис. 7.3. Выделяя цветом письмо от начальника, вы значительно снижаете риск пропустить его в общем потоке писем