Разработка стратегии развития информационных систем

4.3. Формирование портфеля инвестиционных ИТ-проектов

Основными направлениями развития ИТ являются следующие:

1. В области организационного развития:
   1. создание службы ИТ, возглавляемой ИТ–директором прямого подчинения первому лицу организации;
   2. организация информационно-аналитической службы, отвечающей за информационное наполнение систем;
   3. обучение персонала по категориям и направлениям;
   4. формирование программ долгосрочного сотрудничества с профессиональными участниками рынка ИТ;
   5. развитие ИТ-инфраструктуры.
2. В области методологии:
   1. определение форм использования ИТ во всех бизнес-процессах;
   2. формализация бизнес-процессов;
   3. создание актуальной нормативной базы;
   4. определение долгосрочной технической политики в отношении архитектуры и состава программно-технических средств, используемых платформ и решений.
3. В области построения КИС:
   1. внедрение системы управления договорами;
   2. внедрение системы управленческого документооборота;
   3. разработка и внедрение системы информационно-аналитического обслуживания руководства;
   4. внедрение информационной системы управления эффективностью бизнеса (BPM);
   5. внедрение системы управления материально-техническими ресурсами и цепочками поставок (SCM);
   6. внедрение системы управления основными фондами (EAM);
   7. внедрение системы управления персоналом;
   8. внедрение системы управления проектами;
   9. внедрение системы управления знаниями (KM);
   10. внедрение системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).

Системы управления ресурсами предприятия здесь специально не рассматриваются, поскольку приведенный выше перечень систем по существу представляет собой перечень основных модулей ERP-систем. В целом надо отметить, что этот перечень не претендует на исчерпывающую полноту (отрасль развивается очень быстро), но, в тоже время, дает представление о средствах удовлетворения информационных потребностей организаций.

Рассмотрим основные черты функционала перечисленных видов информационных систем. Более глубоко функционал перечисленных и других видов информационных систем будет рассмотрен в "Консалтинг в области информационных технологий (ИТ-консалтинг)" .

Система управления договорами является наиболее простой с точки зрения реализации, но крайне важной для организаций, которые работают по сотням договоров как в роли заказчика, так и в роли исполнителя. Например, серийные авиастроительные заводы, автомобилестроительные и судостроительные заводы постоянно взаимодействуют с сотнями смежных предприятий – поставщиками узлов, агрегатов и комплектующих.

Системы данного класса решают три основные задачи:

1. Контроль выполнения договорных обязательств. Любой договор включает календарный план выполнения этапов работ, определяющий сроки и стоимости выполнения этапов. Факт выполнения этапа фиксируется в системе, а в случае отсутствия подтверждения завершения этапа система выдает соответствующую информацию. Кроме того, система выдает предупреждение о приближающихся сроках завершения этапов.
2. Контроль платежей. Факт завершения этапа влечет за собой получение платежа за выполненные работы, который также фиксируется в системе. Система проверяет своевременность платежа в соответствии с договорными условиями и выдает информацию о фактах возникновения задолженности.
3. Учет штрафных санкций. Любой договор предусматривает штрафные санкции за невыполнение работ по календарному плану или за срыв сроков их выполнения. Система ведет учет всех штрафных санкций и информирует о необходимости их предъявления.

Системы электронного документооборота решают задачи:

1. регистрации документов в системе путем их сканирования и прикрепления регистрационной карточки с указанием перечня необходимых действий и их исполнителей;
2. ведения электронного архива завершенных документов;
3. маршрутизации движения документов – определение последовательности действий по их исполнению;
4. контроля прохождения документов по исполнителям;
5. оценки готовности документов и выявления нарушения сроков их исполнения.

Системы управления эффективностью бизнеса (Business Performance Management) решают задачи:

1. бюджетирования,
2. финансового учета,
3. консолидации финансовой отчетности,
4. взаимодействия с банками и фондовым рынком,
5. формирования управленческой отчетности с использованием системы ключевых показателей.

Системы управления материально-техническими ресурсами и цепочками поставок (Supply Chain Management) решают задачи:

1. управления складом в целях контроля наличия и отпуска товаров для минимизации складских помещений;
2. логистического обслуживания отпуска и доставки товаров потребителям;
3. увязывания производства с поставками, т.е. планирование удовлетворения потребностей производства в своевременных поставках необходимых компонент;
4. оптимизации размещения заказов и выбора поставщика путем проведения электронных тендеров и сравнительного анализа их результатов.

Системы управления персоналом решают задачи:

1. учета персонала – стандартные задачи ведения картотеки персонала и формирования статистической отчетности;
2. планирования карьеры – реализация корпоративной кадровой политики в отношении продвижения различных категорий сотрудников;
3. оценки персонала – планирование аттестаций и подведение их итогов;
4. развития персонала – планирование обучения сотрудников и подведение итогов его проведения;
5. замещения сотрудников и формирования резерва – планирование перемещения сотрудников как по горизонтали, так и по вертикали служебной иерархии в зависимости от обстоятельств.

Системы управления взаимоотношениями с клиентами (Customer Relationship Management) решают задачи:

1. ведения истории отношений (Что было сделано? Кто делал? Сколько получили? Какие были проблемы?);
2. ведения досье контактов (персоналии клиента, наши участники, записи встреч).

Системы управления основными фондами (Enterprise Asset Management) решают задачи:

1. учета основных фондов – что входит в состав фондов и каковы их характеристики;
2. ведения истории жизни фондов – что, когда было приобретено, установлено, кто поставщик, когда, кем и какие на них работы выполнялись;
3. планирования ремонтно-профилактических работ и контроля их выполнения.

Системы управления проектами решают задачи:

1. календарно-сетевого планирования ресурсов;
2. управления бюджетом проекта;
3. управления проектным документооборотом;
4. управления мультипроектом – т.е. проектом, включающим взаимозависимые подпроекты;
5. управления портфелем проектов – т.е. по существу управление инвестициями организации.

Информационно – аналитические системы обслуживания руководства (Business Intelligence или Decision Support Systems) решают задачи:

1. сбора первичных данных из различных источников;
2. организации витрин данных – т.е. их сегментация по содержательным признакам;
3. аналитической обработки данных;
4. формирования аналитической отчетности.

Для решения задачи формирования портфеля инвестиционных ИТ-проектов по результатам анкетирования формируется Матрица основных направлений развития ИТ. Пример такой матрицы приведен в таблице 4.3.

Развитие информационных технологий в направлениях, вошедших в матрицу, требует реализации последовательности конкретных проектов, которые и составляют портфель инвестиционных проектов. В таблице 4.4. приведен пример портфеля проектов в привязке к основным направлениям информатизации. В таблице необходимо указать предварительные оценки сроков и стоимости выполнения проектов в том случае, если они передаются внешним профессиональным ИТ компаниям. Эти параметры представляют собой ориентиры для проведения коммерческих переговоров.

Таблица 4.4. Пример портфеля проектов

	Наименование проекта	Сроки (мес.)	Стоимость($)
1	Интегрированная система управления контрактами
1.1	Подсистема управления проектом
1.2	Подсистема управления бюджетом проекта
1.3	Подсистема управления документированной информацией
1.4	Ввод системы в эксплуатацию
2	Обучение
3	Информационно-аналитическая система обслуживания Руководства
3.1	Пилотная версия системы
3.2	Полнофункциональная версия системы
3.3	Интеграция системы
4	Система управления документооборотом
4.1	Создание стенда системы
4.2	Настройка системы
4.3	Разработка методик работы с системой
4.4	Ввод системы в промышленную эксплуатацию
5	Информационная система управления экономикой и финансами
6	Применение интернет/интранет технологий
6.1	Разработка корпоративного сайта
6.2	Создание выделенной интернет-сети
6.3	Разработка интернет-портала МТО
7	Система управления персоналом
8	Система управления цепочками поставок
9	Модель деятельности
9.1	Разработка модели
9.2	Предложения по оптимизации бизнес- процессов
9.3	Разработка процедур и средств управления развитием ИТ

Регистр ожидаемых результатов от реализации портфеля выбранных проектов является важнейшим инструментом контроля достижения запланированных результатов и управления рисками их возможного отклонения. В таблице 4.5. приведен пример регистра ожидаемых результатов от выполнения проектов.

Таблица 4.5. Пример регистра ожидаемых результатов

	Наименование проекта	Цель проекта	Ожидаемые результаты
1	Интегрированная система управления контрактами	Стратегической целью создания интегрированной системы управления контрактами является обеспечение гарантированного выполнения обязательств перед отечественными и зарубежными заказчиками, что позволит удержать и укрепить лидирующие позиции в данном сегменте Практическими следствиями достижения указанной цели должны стать: Рост экспортного потенциала организации и повышение ее коммерческой эффективности	Руководство получит возможность оперативного ознакомления с целостной картиной состояния выполнения внешних обязательств предприятия и причин возможных отклонений для принятия стратегических решений; Руководители проектов/программ получат возможность осуществления оперативного управления выполнением контрактов в заданные сроки, с требуемым качеством и в рамках бюджета; Финансовый директор и возглавляемые им службы получат возможность формирования консолидированного бюджета предприятия на основе бюджетов программ; Управление координации программ получит возможность формирования и контроля интегрированного производственного плана организации.
2	Обучение	Достижение соответствия квалификации персонала требованиям применения новых технологий и методов управления	Получение знаний и навыков, необходимых для эффективного использования внедряемых технологий Сертификация международного уровня Аудит уровня подготовки персонала в области информационных технологий
3	Информационно-аналитическая система обслуживания Руководства	Совершенствование процесса принятия стратегических и оперативных решений по развитию бизнеса на основе системы мониторинга и анализа ключевых финансово-экономических показателей	Унифицированная система ключевых финансово-экономических показателей Усовершенствованная система отчетности Модель ключевых бизнес-событий Информационно-технологический комплекс поддержки процесса принятия решений
4	Система управления документооборотом	Создание и внедрение современной автоматизированной системы и технологии электронного документооборота	Снижение трудозатрат и ускорение обработки документации Усиление контроля исполнительской дисциплины Сокращение числа ошибок при обработке документов за счет создания и ведения централизованного архива электронных документов Предоставление сотрудникам оперативного доступа к информации и сокращение времени ее поиска Усиление контроля за доступом к документам и их защита путем использования сертифицированных средств криптозащиты
5	Информационная система управления экономикой и финансами	Создание прозрачной системы управления финансами	Автоматизация процессов формирования финансовых планов и бюджетов Оперативный контроль исполнения договоров, планов и бюджетов Оперативный мониторинг финансовых показателей Возможность сравнительного анализа деятельности структурных подразделений Автоматизированное формирование консолидированной отчетности
6	Применение интернет/интранет технологий	Перенос определенных бизнес-процессов в Интернет Совершенствование методов коллективной работы и внутреннего информационного взаимодействия	Комплекс интернет/интранет ресурсов: Развитие сайта организации Интернет портал закупок Интернет - портал для взаимодействия с партнерами и клиентами
7	Система управления персоналом	Создание системы, обеспечивающей удовлетворение оперативных и перспективных потребностей организации в квалифицированных и эффективно используемых кадровых ресурсах	Контроль использования кадровых ресурсов Оценка эффективности работы сотрудников Планирование карьерных путей, на основе комплекса мотиваций Средства оперативного получения аналитической информации по персоналу
8	Система управления цепочками поставок	Оптимизация затрат, связанных с материально-техническим обеспечением и своевременное удовлетворение потребностей в материально-технических ресурсах	Сокращение затрат на процессы управления заявками и закупками Оптимизация складских запасов Интеграция процессов материально-технического обеспечения
9	Модель деятельности	Обеспечение управления процессом развития информационных технологий Оптимизация информационных потоков и бизнес-процессов	Возможность оперативного ознакомления с возможными последствиями потенциальных решений Процедуры формирования бюджета по ИТ проектам и определения совокупной стоимости ИТ Средства планирования, координации и контроля работ по развитию информационных технологий