Поиск и отбор информации

Фильтрация записей в таблице

В отличие от сортировки, которая упорядочивает информацию, фильтрация позволяет извлечь из таблицы записи, отвечающие определенным условиям. Например, можно создать фильтр, который находит в таблице Клиенты всех клиентов, проживающих в Сиэтле, или клиентов, разместивших заказы после 18 января.

Работая с таблицами и формами, можно задавать простые фильтры. Обычно эти фильтры относятся к выделенному полю, но, если к результатам отбора применить дополнительные фильтры, область просмотра сузится еще больше.

В этом упражнении вы воспользуетесь несколькими способами фильтрации записей. В качестве рабочей будет использоваться папка Office XP SBS\Access\Chap12\FilterDS. Выполните следующие шаги.

1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей папке.
2. Откройте таблицу Клиенты в режиме таблицы.
3. Щелкните на значении "Бойсе" в поле Город, а затем щелкните на кнопке Фильтр по выделенному (Filter By Selection). В таблице из 109 записей останутся 2, поскольку в Бойсе живут только два клиента.
   Важно. При фильтрации таблицы, записи, не отвечающие условиям отбора, не удаляются, а просто перестают отображаться.
4. Щелкните на кнопке Удалить фильтр (Remove Filter), чтобы снова отобразить все записи таблицы.
5. Отобразите всех клиентов, имеющих почтовый индекс, начинающийся с символов "V3F". Для этого найдите в таблице запись с таким индексом, выделите символы "V3F", а затем щелкните на кнопке Фильтр по выделенному (Filter By Selection). В таблице останутся только две записи, имеющие почтовые индексы, начинающиеся с "V3F".
6. Щелкните на кнопке Удалить фильтр (Remove Filter).
7. Если таблица слишком велика, чтобы искать в ней запись, содержащую "V3F" в почтовом индексе, можно воспользоваться контекстным меню. Щелкните правой кнопкой мыши на любом почтовом индексе, в контекстном меню щелкните в поле Фильтр для (Filter For), введите V3F* и нажмите на клавишу (Enter). Звездочка (*) является заменителем символов и означает, что нужно найти все вхождения почтового индекса, начинающие с "V3F".
8. Чтобы отобразить клиентов, живущих вне Соединенных Штатов, удалите текущий фильтр, щелкните правой кнопкой мыши в поле Страна, которое содержит значение "США", и щелкните на команде Исключить выделенное (Filter Excluding Selection) в контекстном меню. В таблице отобразятся клиенты из других стран (в данном случае из Канады).

   Заменитель символов

   Если точное значение критерия отбора неизвестно, можно воспользоваться заменителями символов (wildcard characters). Наиболее распространенные из них представлены в следующей таблице:

   Символ	Назначение	Пример
   *	Заменяет любое число символов	Lname = Co* возвращает значения типа Colman и Conroy
   ?	Заменяет один символ	Fname = eri? возвращает значения типа Eric и Erik
   #	Заменяет одну цифру	ID = 1## возвращает все значения от 100 до 199
9. Чтобы поэкспериментировать с еще одним способом фильтрации, удалите фильтр, сохраните и закройте таблицу Клиенты, а затем откройте таблицу Заказы в режиме таблицы.
10. Чтобы отобразить все заказы, принятые Майклом Эмони 23 января, в поле Код сотрудника щелкните правой кнопкой мыши на 6 (код Эмони Майкла) и щелкните на команде Фильтр по выделенному (Filter By Selection) в контекстном меню.
11. Щелкните правой кнопкой мыши в поле ДатаРазмещения, содержащем значение 1/23/01, и снова щелкните на команде Фильтр по выделенному (Filter By Selection) в контекстном меню. В таблице останутся только заказы, сделанные Майклом 23 января. Можно усложнить фильтр, добавив условие отбора по другому полю, или отсортировать результаты фильтрации. Для этого щелкните в поле сортировки, а затем щелкните на одной из кнопок Сортировка (Sort).
    Совет. Отобрав и упорядочив нужную информацию, можно отобразить результаты в виде формы или запроса. Щелкните на кнопке Новый объект (New Object) на панели инструментов и следуйте указаниям.
12. Удалите фильтры, щелкнув на кнопке Удалить фильтр (Remove Filter).
13. Сохраните и закройте таблицу Заказы.
14. Закройте базу данных.