Документационное обеспечение управления

Классификаторы

При составлении коммерческих документов предприятие обычно указывает свои реквизиты: полное наименование, юридический адрес, вид деятельности, номера контактных телефонов, факсов, финансовые реквизиты и др. Информация с реквизитами нескольких сотен предприятий будет уже представлять немалую базу данных. Как в этой базе быстро отыскать нужное предприятие? Если расположить все предприятия по алфавиту, используя полные наименования, то наименование одного и того же предприятия, например ООО "НПО Витязь", может быть занесено в картотеку разными способами:

• ООО "НПО витязь"
• НПО "Витязь"
• "Витязь"
• Витязь

С точки зрения компьютера это совершенно разные слова. Поэтому для обозначения лучше использовать цифровой код. Такой, например, как номер телефона. В качестве универсального номера для обозначения предприятия в Советском Союзе каждому предприятию присваивался уникальный цифровой код Общесоюзного классификатора предприятий и организаций - ОКПО (8 цифр).

Однако код ОКПО не был единственным кодом, принятым всеми российскими ведомствами. Например, почта России традиционно использовала внутреннюю систему кодирования предприятий связи (6 цифр) - известный всем индекс на почтовом конверте. Свой код предприятия введен Министерством по налогам и сборам. Все налогоплательщики пронумерованы в компьютерах МНС РФ специальным кодом - так называемым идентификационным номером налогоплательщика, ИНН.

Сейчас в России принята система ЕСКК (Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации), частью которой является ОКВЭД (общероссийский классификатор видов экономической деятельности). ОКВЭД построен на основе Статистической классификации видов экономической деятельности в Европейском экономическом сообществе (Statistical classification of economic activities in the European Community).

Существуют международные системы кодирования банков. Например, международный банковский идентификационный код BIC (Bank Identification Code) длиной 8-11 знаков, который присваивается всем банкам - участникам международной системы межбанковских переводов S.W.I.F.T.

Таким образом, существует множество банковских, налоговых и других кодов предприятия, которые частично дублируют друг друга.

Очевидно, что в перспективе с учетом роста международного сотрудничества и развития электронной коммерции, которая представляет собой планетарную систему, должен быть введен единый международный код предприятий.

К сожалению, до сих пор в каждой стране приняты свои системы кодирования. Поэтому при подготовке международных коммерческих документов необходимо учитывать реквизиты, принятые в той или иной стране.

Единая система кодирования предприятий должна отвечать следующим требованиям.

Система должна быть международной.

Система должна быть универсальной (т.е. осуществлять возможность кодирования юридических и физических лиц вне зависимости от принадлежности к каким-либо отраслям или сферам деятельности).

Главное требование к коду - его уникальность. Код, присвоенный какому-либо предприятию, не должен повториться нигде.

Примером подобной системы на сегодня является глобальный идентификационный номер GLN EAN/UCC

Стандартом ассоциации EAN International (General EAN/UCC Specifications) введен в действие единый международный Глобальный идентификационный номер EAN/UCC Global Location Number (GLN).

GLN представляет собой 13-разрядный цифровой код (номер), предназначенный для точного и краткого обозначения:

1. юридических лиц, т.е. зарегистрированных предприятий и организаций;
2. функциональных подразделений, т.е. департаментов, управлений, отделов и т.п. внутри организации;
3. физических объектов, т.е. номеров помещений, складских ворот и т.д.