Основы проектного менеджмента

9.4. Подсистемы менеджмента проекта

Проектный менеджмент включает в себя разные виды деятельности. Принято выделять следующие виды деятельности, или подсистемы, менеджмента проекта:

• менеджмент содержания проекта;
• менеджмент продолжительности выполнения работ;
• менеджмент стоимости проекта;
• менеджмент качества проекта;
• менеджмент персонала (или менеджмент человеческих ресурсов) проекта;
• менеджмент материально-технического обеспечения (или менеджмент ресурсов) проекта;
• менеджмент коммуникаций проекта;
• менеджмент рисков проекта.

Менеджмент любого проекта начинается с определения его содержания. Под содержанием проекта понимают совокупность целей и результатов проекта, а также работ по их достижению. Содержание проекта представляют в виде иерархической структуры, примером которой может служить содержание любой книги. Главная цель проекта, которую иногда называют миссией проекта, соответствует названию книги. Главная цель распадается на цели нижестоящего уровня или на комплексы работ, которые соответствуют названиям частей и глав книги. А работы по проекту соответствуют пунктам или параграфам книги, которые уже не имеют дальнейшего разбиения, а содержат просто текст. Менеджмент содержания проекта предполагает его определение, а также контроль выполнения. Так как большинство проектов осуществляется в очень динамичной обстановке, то содержание проекта приходится по ходу дела изменять.

Основными критериями успеха проекта является создание качественной продукции в установленные сроки в пределах утвержденного бюджета. На это направлен менеджмент качества, продолжительности и стоимости.

Менеджмент продолжительности выполнения работ представляет собой деятельность по управлению проектом, направленную на обеспечение достижения целей проекта в необходимые сроки. Проект отражается на временной шкале в виде совокупности связанных между собой работ. Работа является основным элементом длительности, временной продолжительности проекта. Работа - отдельная деятельность, направленная на достижение определенной цели (результата) и длящаяся определенный период времени. На фазе разработки проекта менеджмент продолжительности заключается в разработке иерархической структуры работ ("дерево" работ), сетевых моделей и календарных графиков проекта.

Сетевой моделью комплекса работ называется ориентированный граф, используемый для описания зависимостей между работами и этапами проекта. На фазе реализации осуществляется менеджмент выполнения работ, при этом в рамках каждой подсистемы контролируются сроки выполнения работ. По результатам работ составляются фактические графики выполнения работ. При необходимости вырабатываются корректирующие и предупреждающие мероприятия.

Менеджмент стоимости проекта направлен на определение необходимого финансового результата и его достижение. В зависимости от специфики проекта финансовый результат может представлять собой:

• соблюдение установленного уровня расходов, отраженного в бюджете проекта;
• достижение необходимого соотношения между доходами и расходами, ранее определенными в бюджете (или финансовом плане проекта).

Стоимость проекта часто связана с такими понятиями, как бюджет и смета проекта. Под бюджетом проекта в общем случае понимается структура, состав и значения статей затрат, необходимых для реализации проекта, и доходов, возникающих в результате проекта. Но обычно бюджет понимается как структура расходов по проекту. В строительных и некоторых других проектах документ, отражающий состав, структуру и значения статей затрат, называется сметой.

В ходе разработки проекта определяется структура затрат ("дерево" стоимости) и структура доходов проекта, которые изображаются в виде иерархических графов или иерархических списков, так называемых планов счетов. Количественная оценка статей доходов и расходов заносится в бюджет проекта, который может иметь при этом еще и календарную разбивку, характерную для финансового плана. В случае реализации коммерческого проекта обязательной составляющей финансового плана является план денежных потоков, отражающий разницу между доходами и расходами на каждом шаге планирования, а также результирующие интегральные финансовые показатели проекта: чистый дисконтированный доход, внутренняя норма рентабельности, период окупаемости. Оценка стоимости проекта на протяжении его жизненного цикла имеет различную точность. На начальных этапах разработки оперируют укрупненными оценками с большой погрешностью. К концу этой фазы стоимость закрепляется документами, оценивающими стоимость с общей погрешностью не более 5%. В ходе выполнения проекта плановая стоимость превращается в фактическую, отражающую реальное состояние дел.

В качестве объектов - источников стоимости проекта являются разного рода ресурсы. При этом некоторые ресурсы (материалы) создают (переносят) стоимость по мере их закупки и поставки, другие (основные средства и персонал) создают новую стоимость по мере участия в выполнении работ, создавая при этом стоимость, зависящую от стоимости ресурса и продолжительности работы. Стоимость проекта складывается из перенесенной и вновь созданной стоимости используемых ресурсов.

В ходе приобретения ресурсов и выполнения работ используются финансовые средства, при этом осуществляется контроль соблюдения бюджетных ограничений. Пополнение финансовых средств происходит за счет реализации (продажи) результатов проекта потребителям.

Менеджмент качества проекта представляет собой деятельность, направленную на достижение результатами проекта соответствия заявленным потребностям и ожиданиям. Обычно потребности формулируются с помощью характеристик на основе установленных критериев. Потребности могут включать:

• эксплуатационные характеристики;
• функциональную пригодность;
• надежность (готовность, безотказность, ремонтопригодность);
• безопасность;
• воздействие на окружающую среду;
• экономические требования;
• эстетические требования;
• культурно-исторические требования.

Все эти характеристики соединяются в одном понятии качества. Таким образом, качество - это целостная совокупность характеристик объекта, относящихся к его способности удовлетворять установленные или предполагаемые потребности.

Принято различать четыре ключевых аспекта качества.

Качество, обусловленное соответствием результатов проекта рыночным потребностям и ожиданиям. Этот аспект качества достигается благодаря эффективному определению и актуализации потребностей и ожиданий потребителя в целях их удовлетворения. Этот аспект определяется как соответствие результатов проекта потребностям и ожиданиям потребителей.

Качество разработки (проектных решений) и планирования проекта. Вторым аспектом является качество, достигаемое благодаря тщательной разработке самого проекта и его продукции. Этот аспект определяется как соответствие проектных решений выявленным потребностям и ожиданиям потребителей, с одной стороны, и существующим технологиям - с другой.

Качество выполнения работ по проекту в соответствии с проектной и плановой документацией. Третьим аспектом является качество, обеспечиваемое благодаря поддержанию соответствия реализации проекта его плану и проектной документации. Этот аспект определяется как соответствие показателей качества работ заданным проектным решениям.

Качество материально-технического обеспечения. Четвертым аспектом является качество используемых на протяжении всего проектного цикла ресурсов: материалов, комплектующих, машин и оборудования, персонала и технологий. Этот аспект определяется как соответствие показателей качества ресурсов заданным проектным решениям.

На фазе разработки проекта в качестве базовой модели используется иерархический граф продукции проекта (структура продукции) и ее различных качеств (в качестве отправной точки могут использоваться структура потребностей и ожиданий потребителя, модели функционального позиционирования и пр.). Более подробно качество продукции отражается в необходимой проектной документации, которая для каждого вида продукции разрабатывается в соответствии с существующими нормативными и методическими документами (нормами, правилами, стандартами). На фазе реализации закладываются основы соблюдения первых двух аспектов качества.

На этом этапе выполняются процессы обеспечения и контроля качества, направленные на создание продукции, имеющей допустимые нормы отклонений от ранее заданных параметров. В ходе выполнения работ осуществляются:

• входной контроль качества, предназначенный для обеспечения качества входных ресурсов и соблюдения необходимых начальных условий;
• технологический контроль качества, направленный на проверку соблюдения технологии и контроль качества промежуточной продукции;
• результирующий контроль качества, осуществляющий проверку соответствия полученных результатов заданным ранее требованиям.

Контроль качества основывается на использовании контрольных карт, диаграмм Парето и иных более сложных статистических методов. На фазе реализации обеспечивается качество в его двух последних (из указанных выше) аспектах.

Менеджмент персонала представляет собой деятельность, направленную на обеспечение проекта необходимым персоналом и его эффективное использование. Человеческие ресурсы - это особый и наиболее важный и сложный в менеджменте вид ресурсов.

На фазе разработки, на основе анализа структуры работ определяются потребности в персонале, после чего производится организационное проектирование и создание основной модели - организационной структуры менеджмента проекта. Более детальные организационные решения закрепляются в положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, матрицах разделения административных задач управления, сетевых матрицах, профессиограммах.

На фазе реализации производится поиск и подбор кадров, их адаптация и обучение, распределение работ, мотивация, контроль выполнения работ, развитие персонала и пр. Особое место в менеджменте персонала занимает менеджмент команды, который включает в себя формирование и развитие команды. Команда - это нечто большее, нежели совокупность сотрудников, непосредственно работающих в проекте. Это основанный на неформальных связях коллектив единомышленников, действующих как единое целое. При этом в команде не отменяются формализованная структура подчинения, распределение обязанностей, прав и ответственности. Эффективной команде также присущи четкие формальные процедуры. Команда является реальностью более высокого порядка, нежели входящие в нее члены. Как и в любой системе, большое внимание при менеджменте персонала персоналом следует уделять конфликтам. Конфликты и противоречия являются неотъемлемой составляющей любой человеческой деятельности и помимо деструктивной составляющей всегда содержат в себе возможности развития. Поэтому опытный руководитель стремится не к подавлению или запрещению конфликтов, а к их конструктивному менеджменту.

Менеджмент материально-технического обеспечения проекта представляет собой деятельность, направленную на обеспечение работ всеми необходимыми материальными ресурсами при соблюдении ранее запланированных сроков и качества.

В менеджменте материально-технического обеспечения принято выделять менеджмент закупок и менеджмент поставок. Менеджмент закупок направлен на поиск и выбор поставщиков необходимых ресурсов, установление с ними деловых отношений, согласование договорной документации и приобретение прав на использование ресурсов. Под менеджментом поставок понимают деятельность по своевременной доставке материальных ресурсов к местам их использования, организацию их приемки, входного контроля, хранения и передачи в использование.

На фазе разработки проекта определяются потребности во всех материально-технических ресурсах, их качественные характеристики и требования по срокам поставки. Основной моделью при этом служит иерархическая структура ресурсов ("дерево" ресурсов). Более детально требования к ресурсам определяются в спецификациях, технических требованиях и объемно-календарных планах поставок. Обеспечение своевременности поставок является задачей, решаемой совместно подсистемами менеджмента продолжительности и менеджмента ресурсов.

На фазе реализации решаются задачи по поиску и выбору поставщиков, по организации и проведению конкурсов (тендеров) на поставку, по менеджменту контрактов и договоров, по организации поставок, приемки, учета, контроля, хранения и передачи в производство.

Важным аспектом менеджмента ресурсов является производственно-техническая комплектация, направленная на обеспечение комплектности поставок. Под комплектностью понимают соответствие поставок качественным и количественным требованиям.

В состав менеджмента ресурсов также входит менеджмент запасов, который представляет собой совокупность процедур, правил и работ, направленных на обеспечение оптимального запаса ресурсов, необходимого для бесперебойного производства работ.

Менеджмент коммуникаций проекта направлен на обеспечение сбора, обработки и своевременного предоставления информации, необходимой участникам проекта для эффективного выполнения работ по проекту.

На фазе разработки происходит определение информационных потребностей участников проекта, проектирование структуры документации ("дерево" документации, номенклатура дел проекта) и баз данных, создание проекта информационной системы, включающей схемы аппаратной и программных ее составляющих.

В ходе разработки и реализации проекта происходит выработка решений, закрепляемых в тех или иных документах, и их выполнение. Выполнение решений сопровождается накоплением учетных данных и предоставлением отчетов о промежуточных и окончательных результатах работ. Обязательным является создание документов, отражающих фактически достигнутые результаты, подготовка исполнительской документации, являющейся основной для контроля, корректировки решений, дальнейшего развития продукции.

Необходимым средством менеджмента коммуникаций проекта является программное обеспечение. Эффективное программное обеспечение менеджмента коммуникаций проекта позволяет создавать все необходимые для менеджмента проекта документы, организовывать их хранение, обработку, передачу заинтересованным участникам проекта. На сегодняшний момент программного обеспечения, полностью покрывающего все информационные потребности проекта, не существует, что неизбежно приводит к возникновению "лоскутной" информационной системы. Тем не менее есть ряд программ, позволяющих выполнять большую часть операций по созданию и распределению базовых документов по менеджменту времени, стоимости и ресурсов проекта, среди которых можно выделить следующие:

• Microsoft Project;
• SureTrack, Project Planner, Expedition, Monte Carlo (Primavera);
• TimeLine (Symantec);
• Artemis ProjectView/TrackView/CostView/GlobalView;
• OpenPlan (Welcom Corp.);
• Project Scheduler (Scitor);
• TurboProject (IMSI).

Менеджмент рисков представляет собой деятельность, направленную на оптимизацию взаимодействий проекта с внешней средой в целях минимизации отклонений проекта от ранее поставленных целей. Риск - это потенциальная возможность наступления события, являющегося причиной или источником воздействия на проект, приводящего к отклонениям от ранее поставленных целей и принятых решений. Риск может таить в себе угрозу, но также и быть источником благоприятной возможности.

На фазе разработки проекта менеджмент рисков подразумевает выявление факторов риска - тех явлений в окружающей среде, которые являются причинами и источниками неопределенности для проекта, их анализ и количественная оценка, а затем построение управляющих моделей, таких как "дерево" рисков и "дерево" решений. В ходе анализа рисков используются такие методы, как:

• анализ чувствительности;
• метод Монте-Карло;
• метод формализованных сценариев;
• метод экспертной оценки рисков;
• метод "дерева решений".

Затем на основе полученных результатов планируются мероприятия, позволяющие снизить выявленные риски и таким образом повысить устойчивость всего проекта.

На фазе реализации по мере необходимости проводятся мероприятия по снижению рисков. Помимо этого работа по выявлению, оценке и анализу рисков продолжается до завершения проекта.

К методам, позволяющим снизить риски, в проектном менеджменте относят следующие:

• распределение рисков;
• страхование;
• создание резервов (внутреннее страхование);
• предоставление гарантий или залогов.