Аналитические приложения

Многомерное хранение информации

Для хранения управленческой информации системы планирования и бюджетирования, как правило, используют многомерные базы данных, что дает возможность воспользоваться преимуществами OLAP-технологий.

По сути дела, управленческая информация хранится в многомерном кубе, грани которого (аналитические направления) имеют конкретную экономическую интерпретацию: план счетов (бюджетные статьи), календарь планирования, валюты, объекты (центры финансовой ответственности), виды продукции, рынки и т.п. Некоторые из аналитических направлений (например, план счетов и календарь) являются обязательными, а другие определяются пользователями.

План счетов

Для систематизации и структурирования показателей планирования предусмотрен план счетов, который, по сути, является структурой плановых или бюджетных статей. План счетов может иметь иерархическую структуру и предусматривает детализацию до необходимого уровня.

Непосредственно в структуре счетов можно описывать арифметические зависимости между показателями, при этом более сложные взаимосвязи между счетами могут описываться при помощи специальных расчетных процедур - бизнес-правил.

Календарь планирования

Календарь позволяет описать горизонт планирования и его разбивку на отдельные интервалы времени. При этом обеспечивается иерархическое представление временных интервалов. Например, данные первого полугодия могут быть детализированы по месяцам, данные второго полугодия - по кварталам, а перспективные показатели, выходящие за пределы текущего года, могут относиться к соответствующему году без какой-либо детализации.

Мультивалютность

Планирование, прогнозирование и анализ финансовой информации могут производиться как в одной, так и в нескольких валютах. Для каждого из центров финансовой ответственности (ЦФО) указывается его локальная (базовая) валюта, которая, по умолчанию, считается валютой ввода финансовой информации для данного ЦФО. При необходимости валюта ввода данных может быть изменена на уровне бюджетной строки или даже отдельной ячейки. Это очень удобно для мульти-национальных корпораций и компаний, имеющих зарубежные отделения, поскольку позволяет участникам бюджетного процесса, находящимся в разных странах, использовать для планирования свои национальные валюты.

Бизнес-правила

Бюджетная модель может потребовать применения более сложных расчетов, чем арифметические действия, определяемые иерархией аналитических направлений. Для этого в системе предусмотрены специальные средства описания расчетных процедур (бизнес-правил). С их помощью можно производить сложные многошаговые вычисления, применять распределения и формулы экономических расчетов, а также использовать глобальные параметры - предпосылки и допущения, являющиеся общими для нескольких счетов.

Описание финансовой структуры предприятия

В процессе планирования взаимоотношения между сотрудниками должны выстраиваться определенным образом, в соответствии с финансовой структурой предприятия, т.е. совокупностью и иерархией центров финансовой ответственности (ЦФО). Поскольку аналитические направления допускают иерархическое представление, в системе можно описать отношения подчиненности, с учетом финансовой структуры предприятия. При этом можно указывать любую уместную информацию, например географические регионы, отделы или филиалы.

Описание пользователей

Системы корпоративного планирования и бюджетирования рассчитаны на одновременную работу большого количества пользователей в условиях централизованного процесса планирования, охватывающего все подразделения, филиалы и дочерние структуры корпорации. При этом пользователи подразделяются на следующие категории:

• системный администратор - технический специалист, занимающийся инсталляцией, контролем работоспособности и поддержкой программного комплекса;
• администратор бюджетов - специалист финансово-экономического профиля, который координирует и направляет все процессы, связанные с формированием, контролем и анализом исполнения бюджета. Этот сотрудник обладает полным набором прав доступа к бюджетной информации;
• аналитик бюджетов - сотрудник финансового департамента, исполняющий роль связующего звена между руководителями под-разделений и финансовой службой компании. Его функции заключаются в просмотре, анализе, изменении и представлении плановых и бюджетных данных, именно он разрабатывает и внедряет правила и модели планирования, а также создает отчеты для руководства;
• составитель бюджетов (планировщик) - сотрудник, представляющий определенное структурное подразделение и отвечающий за бюджеты на уровне подразделения или проекта. Этот специалист вводит в систему информацию (вместе с аннотациями), анализирует бюджетные данные и представляет их на рассмотрение, контролирует состояние плана или бюджета.

Сценарии и версии

В любой достаточно крупной организации планирование носит многовариантный характер. Для этого система должна позволять описывать различные вариации планов и бюджетов; при этом подразумевается, что любой из версий может соответствовать собственная процедура согласования.

Сценарии могут охватывать различные временные интервалы. При описании сценария указывается категория данных (например, "плановые", "фактические" или "прогнозируемые"), а также соответствующие данному сценарию период времени и таблица курсов валют. Когда планировщики вводят данные, соотнесенные определенному сценарию, им доступны только годы и периоды в пределах установленного для данного сценария диапазона (данные других периодов доступны только для чтения).

Когда бюджетная модель является мультивалютной, за сценарием должна быть закреплена таблица обменных курсов. Если за разными сценариями закрепить разные таблицы курсов валют, это даст возможность моделировать последствия различных допущений относительно валютных котировок.

Версии бюджета придают процессу планирования дополнительную гибкость и могут иметь различную интерпретацию по отношению к определенному плану, например: предварительный или окончательный вариант плана, оптимистическая, пессимистическая или наиболее вероятная оценка показателей, внутренние или внешние данные.

Управление процессом планирования

Важным свойством современных автоматизированных систем планирования и бюджетирования является поддержка функций управления бюджетным процессом, позволяющих организовать формирование бюджетов, их согласование, утверждение, а также последующий контроль исполнения [55].

Как показывает практика, рассмотренная функциональность автоматизированной системы корпоративного планирования и бюджетирования является достаточной для организации бюджетного процесса даже в очень крупных организациях.

Формирование и анализ консолидированной финансовой отчетности

Сущность консолидированной финансовой отчетности

Консолидированная финансовая отчетность занимает важное место в системе корпоративной отчетности любой крупной группы компаний [56]. Основная идея финансовой консолидации состоит в том, что она формируется для группы компаний в целом, при этом вся группа представляется так, как будто она является единым предприятием.

Понятие группы компаний - основное в теории консолидации. Группа предполагает такую форму организации бизнеса, когда отдельные направления деятельности или операции в разных регионах ведутся разными компаниями, каждая из которых является юридически самостоятельной. Но при этом, несмотря на юридическую самостоятельность, эти компании не могут считаться полностью независимыми, поскольку многие экономические решения (особенно стратегические) принимаются для всей группы в целом.

Чтобы консолидированная отчетность разных групп компаний обладала свойством сопоставимости (что необходимо для анализа), она нуждается в стандартизации. Поэтому в системе Международных стандартов финансовой отчетности (МСФО) правилам формирования консолидированной отчетности уделяется особое внимание [57].

Важно отметить, что правила консолидации применяются не только по отношению к материнским и дочерним компаниям, но и в некоторых других случаях. К таким случаям, в частности, относятся инвестиции в зависимые компании (предприятия, не являющиеся ни дочерними, ни совместными, но на деятельность которых инвестор оказывает существенное влияние) и совместная деятельность (когда несколько участников осуществляют экономическую деятельность, подлежащую совместному контролю).

В соответствии с МСФО, выделяются три метода консолидации: полная консолидация, пропорциональная консолидация и метод долевого участия.

Полная консолидация (entity method) исходит из того, что группа представляет собой единое экономическое образование. Метод используется по отношению к дочерним предприятиям, при этом консолидации подлежат все чистые активы дочерних компаний (принцип приоритета контроля над владением), а доля меньшинства отражается в пассиве кон-солидированного балансового отчета.

Пропорциональная консолидация (proportional consolidation) отличается от полной тем, что консолидации подлежат лишь те чистые активы, которыми инвестор реально владеет, при этом доля меньшинства в балансе не отражается. Метод применяется для консолидации отчетности по совместной деятельности.

Метод долевого участия (equity method) предполагает, что доля инвестора в чистых активах объекта инвестирования отражается в балансе отдельной строкой, доля меньшинства в балансе не отражается. Этот метод используется для консолидации отчетности ассоциированных компаний.

Информационные системы консолидации финансовой отчетности

Формирование консолидированной отчетности - процесс сложный, как с методологической, так и с технической точек зрения. Теоретически, консолидированная отчетность может быть сформирована вручную, но этот способ вряд ли подходит для сложных организационных структур. Поэтому решение задач консолидации тесно связано с применением информационных технологий. Системы, в которых пользователь может выполнять консолидацию, условно делятся на два класса - надстройки к бухгалтерским системам и специализированные системы консолидации [58]. В настоящее время надстройки в том или ином виде разработаны практически ко всем имеющимся на рынке бухгалтерским системам. Тем не менее, функциональность этих программных продуктов несопоставима с возможностями специализированных систем.

Специализированные системы формирования консолидированной финансовой отчетности обеспечивают сбор, обработку и представление в едином формате финансовой информации всех дочерних и зависимых компаний в сложной структуре группы компаний, позволяя применять необходимую методологию и учитывать требования международных или национальных стандартов. При этом можно организовать сбор финансовой отчетности предприятий группы, выполнить корректирующие проводки, обеспечить непосредственную консолидацию и сформировать необходимые отчеты. Такие функции, как элиминирование внутригрупповых операций, расчет перекрестных владений и доли меньшинства, а также обработка мультивалютной отчетности, выполняются автоматически. Кроме того, современные системы консолидации обладают расширенными аналитическими возможностями.

Для решения методологических задач в системах консолидации предусмотрены типовые методы, с помощью которых могут быть автоматизированы такие задачи, как определение доли меньшинства, исключение внутригрупповых расчетов, расчет гудвила. В системах также предусматриваются функции контроля расхождений, возникших при элиминировании внутригрупповых расчетов.

Рассмотрим подробнее основные функции специализированных систем формирования и анализа консолидированной финансовой отчетности [50] , [56] , [56].

Аналитические направления

Структурной основой систем консолидации является набор аналитических направлений. К таким направлениям, например, могут относиться категории, организации, организационные структуры, счета, валюты, периоды, уровни консолидации, режимы отображения данных.

Четкое структурирование данных позволяет пользователям финансовой информации просматривать данные в наиболее удобном ракурсе. При этом можно выбрать аналитические направления и их элементы, которые будут представлены соответственно в строках и столбцах отображаемых таблиц.

Сбор и структурирование исходной информации

Использование систем консолидации позволяет повысить эффективность процесса сбора и группировки исходной информации. При этом допускается несколько способов ввода данных: ручной ввод в заранее подготовленные формы, автоматический ввод из электронных таблиц, автоматический перенос из бухгалтерских программ, получение информации из хранилища данных.

Последние два способа являются весьма примечательными, поскольку автоматический перенос данных дает возможность получать информацию практически из любой учетной системы. При этом система консолидации (после выполнения соответствующих настроек) может самостоятельно импортировать информацию из формируемого бухгалтерской программой текстового файла. Дополнительным преимуществом является повышение надежности информации, так как систему распознавания настраивает специалист по консолидации, а рядовому пользователю остается только "обычная" бухгалтерская работа.

Мультивалютность

Система позволяет консолидировать и анализировать отчетность, составленную в разных валютах. Для каждой из валют, введенных в систему, помимо кода и описания, указывается масштаб, влияющий на расчет обменных курсов.

Бизнес-правила

Для автоматизации вычислений, связанных с формированием отчетности, планированием и прогнозированием, применяются бизнес-правила. Они могут быть использованы для таких задач, как расчет данных, которые не могут быть получены путем иерархического агрегирования (коэффициенты, отклонения), сложные расчеты с трансляцией валют, определение курсовых разниц и т.д. С помощью бизнес-правил могут быть настроены автоматические процессы расчета гудвила, доли меньшинства, внутригрупповой прибыли и др.

Журналы

Для осуществления ручных корректировок в системах консолидации предназначены журналы. В журнал могут быть занесены корректировочные проводки как на уровне одного предприятия, так и на уровне группы. Журналы могут быть использованы для устранения расхождений во внутригрупповых операциях, внесения показателей, рассчитанных вне системы, осуществления трансформационных проводок. Система обладает функциональностью, позволяющей создавать шаблоны для типовых журналов. В случае если журнальные проводки осуществляются по окончании каждого учетного периода, может быть создан автоматический ре-курсивный журнал. Кроме того, в системе может быть создан журнал, который автоматически будет сторнирован в следующем периоде.

Организация процесса консолидации

Функции управления процессом консолидации предназначены для контроля обработки информации, в случае если процедура консолидации выполняется централизованно. Элементарный блок процесса представляет собой комбинацию сценария, года, периода, предприятия и вида значений.

В процессе согласования каждый блок проходит ряд состояний, первое из которых - "не начато". Затем следует уровень "первое чтение" и далее - до десяти уровней "в рассмотрении", на каждом из которых могут вноситься необходимые корректировки. После всех необходимых преобразований блок получает статус "готов к утверждению", после утверждения уполномоченным сотрудником переходит в состояние "утверждено", а после открытия публичного доступа к утвержденному блоку - к статусу "опубликовано".

Процедуры консолидации

В системах поддерживается автоматический расчет консолидированной отчетности. Процедуры консолидации запускаются после проведения всех журналов. Консолидированная отчетность может быть отдельно рассчитана для каждого субхолдинга (сегмента), при этом для ускорения процесса консолидации можно произвести расчет только тех ячеек, которые содержат данные. Кроме того, система позволяет рассчитать отдельно вклад конкретной компании в консолидированный отчет.

Отчеты

В информационных системах консолидации предусматриваются отчеты, отражающие внутригрупповые операции и расхождения по ним. Также можно просмотреть системные отчеты, составленные по журнальным корректировкам. Кроме того, в комплекте с системами консолидации поставляются генераторы отчетов - программные продукты, предназначенные для создания и форматирования различных отчетов, в том числе презентационного качества. Генераторы отчетов позволяют создавать как традиционные финансовые отчеты (отчет о прибылях и убытках, баланс, отчет о движении денежных средств), так и нетрадиционные формы отчетов для финансовых и аналитических данных, включающие текстовую и графическую информацию, а также данные, полученные в разных моделях.

BI-приложения

Системы бизнес-интеллекта в своем "чистом" виде не являются предметно-ориентированными. В то же время они играют роль платформы, на основе которой могут быть разработаны прикладные решения для различных аналитических задач, относящихся к различным предметным областям.

Обычной практикой является использование BI-систем для проектирования и реализации прикладного решения той или иной задачи конкретного заказчика. Тем не менее, в настоящее время разработчики BI-решений предлагают готовые преднастроенные приложения, несущие в себе вполне конкретную методологическую составляющую. Эти системы содержат стандартные наборы анализируемых показателей, управленческих отчетов, панелей индикаторов. Как правило, такие приложения строятся на основе накопленного опыта и примеров "лучшей практики" и уже хотя бы по этой причине заслуживают внимания. Кроме того, внедрение готового BI-приложения требует существенно меньших затрат труда и времени.

Системы финансового моделирования

Аналитические приложения этого класса весьма разнообразны, что объясняется разнообразием объектов моделирования и решаемых задач. В качестве примеров рассмотрим два программных продукта из линейки решений Oracle Hyperion

Система Oracle Hyperion Profitability and Cost Management позволяет решать ряд задач, так или иначе связанных с анализом и управлением затратами и доходами организации. К числу таких задач, в частности, относятся определение прибыльности того или иного сегмента бизнеса или принятие решений в области ценообразования.

Функциональность системы позволяет организовать распределение затрат и доходов с их последующим отнесением на соответствующие объекты. Модель распределения может строиться как для организации в целом, так и для ее части. Для многомерного представления информации в системе предусмотрен ряд аналитических направлений. К их числу относятся бизнес-направления, отражающие объекты отнесения затрат и доходов (продукты, регионы, центры ответственности, категории клиентов), направления для описания финансовых показателей, носителей затрат, баз и ставок распределения, а также направления для периодов времени и расчетных сценариев.

Другая система моделирования - Oracle Hyperion Strategic Finance - представляет собой решение для разработки финансовых моделей стратегического уровня, позволяющих оценить финансовые последствия выбора тех или иных стратегических альтернатив, включая последствия слияний и приобретений и различные варианты финансирования бизнеса.

С помощью встроенных функций моделирования и прогнозирования система позволяет формировать и анализировать различные сценарии развития внешней и внутренней среды компании, производить тестирование возможных стратегий, строить гипотетические планы стратегического развития и оценивать влияние стратегических альтернатив и соответствующих планов на общую эффективность бизнеса. В результате появляются предпосылки для снижения рисков, возникающих из-за недостаточной определенности перспективного состояния бизнес-среды и погрешностей прогнозирования.