Управленческий учет как система информационного обмена в организации

3.4. Формирование информационных потоков в управленческом учете

Главной целью управленческого учета является обеспечение руководства информацией для принятия управленческих решений. Всю информацию, циркулирующую в системе принятия управленческих решений, можно условно разделить на две категории - входящую и исходящую. Исходящая информация представляет собой стандартизированные, периодические управленческие отчеты (например, о выполнении бюджетов) или аналитические материалы, подготовленные специально для вынесения решения по конкретной проблеме. Эти отчеты и обзоры направляются в систему принятия решений, т. е. руководителям на соответствующих уровнях организации.

Входящие потоки информации в системе управленческого учета имеют более сложную структуру. Данные поступают из различных источников: они формируются в различных подсистемах организации, а также во внешней бизнес-среде. Структура информационных потоков изображена на рис. 3.7.

Рис. 3.7. Информационные потоки в системе управленческого учета

Кроме происхождения, входящая информация различается по характеру и форме содержащихся в ней сведений. Исходя из этого всю входящую информацию можно разделить на три типа:

1. учетная информация;
2. внеучетная информация;
3. нормативно-техническая информация.

В основе учетной информации лежат данные преимущественно числового характера, которые можно обобщенно отнести к одной из трех категорий:

• данные бухгалтерского учета и отчетности - первичная бухгалтерская документация, данные, поступающие из системы финансового и налогового учета, формы финансовой и налоговой отчетности;
• данные статистического учета и отчетности - обобщенные статистические сведения, необходимые для межхозяйственных сравнений;
• данные оперативного производственного учета и отчетности - производственные сводки, планы и бюджеты вместе с отчетами об их выполнении, производственные стандарты и нормы, а также их обоснование.

В большинстве случаев учетная информация представляется по стандартным формам, как законодательно регламентированным (это относится, в частности, к формам налоговой и статистической отчетности), так и разработанным в самой организации (бюджеты, карточки складского учета и т. п.).

К внеучетным источникам относят:

1. материалы внешних и внутренних аудиторских проверок;
2. материалы проверок налоговой службы и других контролирующих органов;
3. материалы постоянно действующих производственных совещаний;
4. материалы собраний акционеров;
5. материалы собраний трудовых коллективов;
6. объяснительные и докладные записки;
7. аналитические обзоры, подготовленные в самой организации или полученные извне;
8. деловая переписка с партнерами, кредиторами и т. п.;
9. материалы, получаемые в результате личных контактов;
10. материалы средств массовой информации.

Из внеучетных источников поступает в основном вербальная информация, редко по стандартизированной форме. К нормативно-технической информации относятся:

1. производственные нормативы;
2. планово-бюджетные нормативы;
3. финансовая информация, содержащаяся в прейскурантах, ценниках, прайс-листах, справочниках и других аналогичных источниках;
4. технико-технологическая информация, характеризующая уровень техники и технологии (паспорта машин и оборудования, чертежи, спецификации);
5. стандарты технологии, государственные или внутренние (ГОСТ, ОСТ, ТУ, СанПиН, СНиП и т. д.);
6. стандарты качества (например, ISO 9000).

Однако просто иметь определенные цифры и сведения совсем не означает "знать, как обстоят дела на самом деле". Данные следует подвергнуть обработке, и лишь тогда они станут управленческой информацией, пригодной для принятия решений, - именно в этом и заключается основная цель управленческого учета. Способы преобразования данных в информацию с определенной условностью можно разделить на две большие группы.

В первую группу можно отнести все стандартные приемы, которые применяются через равные промежутки времени по стандартным отчетам и другим источникам сведений. Частота и глубина проведения такого анализа диктуются требованиями конкретных пользователей, а методики легко формализуемы. В настоящее время практически в любой компьютерной бухгалтерской системе или программном пакете общего назначения имеется функция анализа данных. Существует также множество специальных компьютерных программ для типовой обработки больших массивов разного рода данных, в том числе экономических. К первому типу анализа данных можно отнести, например, анализ отклонений, который будет рассмотрен в главе 13.

Во вторую группу можно отнести способы преобразования, применяемые в редко встречающихся или непредвиденных ситуациях, когда, естественно, также возникает необходимость анализа. Поскольку ситуации такого рода для предприятий не являются стандартными, подход к их анализу тоже должен быть индивидуальным. Стандартные процедуры использовать здесь можно, но главную роль при принятии решений будут играть именно нестандартные способы обработки и интерпретации имеющихся данных. Неоценимую помощь в этом окажут специальные программные средства. Ко второй группе аналитических методов можно отнести, например, анализ релевантных затрат или корреляционно-регрессионный анализ.

Однако, нисколько не умаляя важность владения различными методиками и процедурами, без делового опыта, интуиции, некоторого "шестого чувства" в управленческом учете и анализе никак не обойтись. Особенно подчеркивают роль неформальных методов принятия решений в нестандартных ситуациях американские специалисты по управлению. "Оптимальная стратегия не может быть рассчитана на логарифмической линейке... По существу результаты анализа следует расценивать как один из видов информации, необходимый руководителю для принятия решения".