Создание и управление формой Microsoft Office InfoPath

Создание форм (InfoPath)

Создание форм (InfoPath) (видео)

Шаблоны форм создаются в режиме конструктора, который является средой разработки InfoPath. Шаблон формы — это файл с расширением XSN. Он определяет структуру данных, вид и поведение готовых форм (XML-файлов).

Элементы управления

В форме могут существовать дополнительные представления поэтому пользователи могут переключаться между представлениями, чтобы выбирать количество и представление данных, отображаемое в форме. Например, форма заявки может предлагать одно представление подрядчику по проведению работ, другое — агенту-получателю, третье — руководящему лицу, утверждающему или отклоняющему заявки.

После создания шаблона формы следует открыть к нему доступ, опубликовав ее как файл с расширением XSN.

Заполнение форм пользователями

Заполнение форм пользователями (видео)

Форма InfoPath представляет собой XML-файл. Все формы InfoPath основаны на шаблонах форм. Для иллюстрации связи между шаблоном форм и самой формой рассмотрим разработку шаблона формы. Каждая заявка на разрешение, которую заполняют подрядчики — это форма. InfoPath форма — просто XML-файл, содержащий введенные в форму данные. Все остальные компоненты формы предоставляются шаблоном форм. Следовательно, всякий раз, когда пользователь открывает форму в InfoPath, форма для правильной работы должна найти и использовать соответствующий ей шаблон. В противном случае при открытии формы пользователям будут видны только теги разметки XML и данные.

Чтобы связать форму с соответствующим шаблоном форм, InfoPath в начале каждого файла формы добавляет несколько строк кода, который называется командами обработки или сведениями которые храняться в XML-документе. Эти сведения передаются через анализатор XML в любое приложение, которое использует XML-документ. Таким образом этот код связывает файл формы с шаблоном форм.

Преобразование бумажных форм в шаблоны форм

Электронную форму, как и бумажную форму, следует организовать так, чтобы люди, заполняющие ее, могли логичным образом перемещаться по ее разделам.

В следующем примере макетная таблица используется для упорядочивания полей внутри раздела шаблона формы - элемента управления в форме, который содержит другие элементы управления.

Эта макетная таблица имеет две строки. Во второй строке имеется три столбца. Центральный столбец используется только для целей выделения пустого пространства между первым и третьим столбцами. В InfoPath имеется много способов для представления данного типа дополнительных сведений. Один из наиболее удачных таких способов состоит в использовании дополнительного раздела, который открывается с помощью элемента управления, содержащего другие элементы управления. Например, шаблон формы "Отчет о состоянии" можно включить дополнительный раздел Замечания. Пользователи, желающие добавить в форму дополнительные сведения, могут вставить этот дополнительный раздел и заполнить его. Все остальные пользователи могут оставить этот раздел скрытым.

Можно также использовать условное форматирование - условное форматирование это процесс изменения внешнего вида элемента управления, включая его видимость и состояние чтения-записи, на основе значений, введенных в форму.

Чтобы определенные поля были скрыты до тех пор, пока в форме не будет выполнено некоторое условие. Например, в шаблоне формы анкеты для лиц, принимаемых на работу, можно предусмотреть, чтобы некоторый набор полей отображался только в случае, если пользователь установит флажок 18 лет и старше.

Повторяющиеся таблицы могут использоваться для экономии места. Они также предоставляют пользователям дополнительную степень гибкости, когда они заполняют форму. При использовании повторяющихся таблиц в шаблоне формы не отображаются многочисленные пустые строки, когда пользователь открывает его в первый раз. Вместо этого пользователь обычно видит только одну строку, а дополнительные строки отображаются только в случае, если в них возникнет потребность.

Если пользователям потребуется осуществить доступ к данным формы для их совместного использования, можно организовать хранение коллекций взаимосвязанных форм InfoPath в библиотеках на сервере, на котором установлен и выполняется Microsoft Windows SharePoint Services.

Если пользователям потребуется доступ к данным формы в других бизнес-приложениях или системах, таких как бухгалтерские приложения или приложения по ведению отчетности о расходах, то соответствующие данные можно хранить в корпоративных базах данных. Часто это можно обеспечить с помощью подключения шаблона формы к веб-службе, которая исполняет роль посредника между шаблоном формы и базой данных или бизнес-системой.

В InfoPath можно создавать различные представления одного и того же шаблона формы. Представление является альтернативным способом отображения данных в шаблоне формы. Использование представлений позволяет избежать необходимости разработки и обслуживания нескольких форм для одного и того же бизнес-процесса.

В InfoPath предлагается более 30 различных элементов управления, которые могут быть добавлены к шаблону формы. Кроме стандартных элементов управления таких как текстовые поля и списки, в InfoPath включено большое количество новых элементов управления, таких как повторяющиеся таблицы (Повторяющаяся таблица. Элемент управления в форме, который содержит другие элементы управления в формате таблицы и повторяется по мере необходимости. Пользователи могут вставлять повторяющиеся строки при заполнении формы.), группы переключателей (Группа переключателей. Элемент управления, представляющий собой набор взаимоисключающих значений. По умолчанию группа переключателей содержит две секции значений, одна из которых по умолчанию) и дополнительные разделы.

Эти типы элементов управления позволяют разрабатывать гибкие шаблоны форм, которые могут предлагаться пользователям. Например, в шаблоне формы отчета о расходах можно использовать повторяющиеся таблицы, чтобы пользователи могли вводить столько элементов расходов, сколько им потребуется.

Если требуется преобразовать большое количество бумажных форм, можно использовать общие разделы и наборы полей, которые будут включаться в блоки шаблонов InfoPath. Блок шаблона представляет собой часть шаблона формы, который может быть сохранен для повторного использования. Обычно шаблон состоит из элементов управления и источника данных (Источник данных. Набор полей и групп, который определяет и сохраняет данные в форме InfoPath. Элементы управление на форме привязаны к полям и группам источника данных), а также может включать такие функции, как подключения данных, проверка данных и правила (Правило. Условие или действие или набор условий или действий для автоматического выполнения задач, основанных на событиях и значениях в форме). С помощью создания и использования блоков шаблонов форм можно обеспечить соответствие между формами, используемыми в организации, по цветовой тональности, структуре и способу работы. Например, в отделе кадров может использоваться единый блок шаблона сведений для контактов во всех применяемых здесь шаблонах форм.

В InfoPath можно назначить значения по умолчанию для элементов управления с целью помочь пользователям быстрее заполнять формы. Например, в отчете о расходах можно назначить сегодняшнюю дату в качестве значения по умолчанию для элемента управления выбором даты.

Можно назначить формулы полям промежуточных и общих итогов, чтобы расходы автоматически рассчитывались по мере ввода пользователем их отдельных элементов. Можно также включить проверку орфографии, чтобы пользователи могли проверять вводимый текст на наличие орфографических ошибок, как в любом другом документе Microsoft Office.

Если требуется предоставить пользователю справочную информацию или команды, которые являются специфичными для конкретной формы, то можно создать пользовательскую область задач (Пользовательская область задач. HTML-файл, содержимое которого отображается в окне рядом с формой. В пользовательской области задач могут быть доступными команды, относящиеся к форме, и содержимое справки), отображаемую рядом с формой.