Управление документами и деловыми процессами

В проектах большое значение имеют не только традиционные функции управления документами, такие как поддержание версий документов и истории работы с ним, ведение архива, авторизация доступа, поддержание связей между документами (EDMS-функции).

Может быть, даже большее значение приобретают функции управления движением документов и контроля сроков их исполнения (workflow-функции).

Рис. 7.4. Функциональные компоненты СУП

Управление документами

Управление документами реализуется с использованием базовой функциональности промышленных пакетов (Docs Open, Documentum).

Управление деловыми процессами

Функции управления движением документов и контроля сроков их исполнения реализуются с использованием базовой функциональности специализированных программных систем (Eastman) или промышленных пакетов управления документами (Documentum).

Расширение функциональности

Среди наиболее важных возможностей отметим следующие:

• наличие единой точки доступа ко всей информации, относящейся к проектам;
• создание новых документов с автоматическим связыванием их с конкретным фрагментом проекта (работой, узлом WBS) или с проектом в целом;
• переход к работе с документами непосредственно из среды календарно-ресурсного планирования, и наоборот;
• инициирование процесса прохождения (исполнения) документа, получение отметок об исполнении, согласовании, ознакомлении или отклонении документа;
• контроль состояния документа в процессе прохождения им определенного бизнес-процесса, связанного с управлением проектом (например, согласование и приемка работ).

Оpen Plan - профессиональная система управления проектами

• Расширенные возможности управления ресурсами

  Средства ресурсного планирования Оpen Plan позволяют управлять всеми видами ресурсов: людьми, оборудованием, материалами, финансами.

  Гибкость работы со всеми видами ресурсов достигается за счет:

  • возможности создания иерархической структуры ресурсов;
  • назначения им квалификации;
  • описания изменений доступности и стоимости во времени;
  • автоматического поиска ресурса, оптимального с точки зрения загрузки, для назначения на задачу по указанному пользователем требованию.
• Анализ рисков

  Встроенные в Оpen Plan аналитические инструменты, базирующиеся на методе Monte Carlo, позволяют определить возможные риски в оценке срока завершения отдельных работ, целых этапов и всего проекта.
• Мультипроектный анализ

  Стандартные средства Оpen Plan позволяют интегрировать независимые проекты, предоставляя возможность управления ресурсами и финансами с учетом приоритетности проектов, проводимых предприятием, и получению консолидированной отчетности.

  Возможно частичное или полное резервирование ресурсов под конкретный проект.
• Гибкость и многогранность

  В Оpen Plan предусмотрены механизмы вывода информации в виде диаграмм, таблиц, гистограмм, S-кривых и т.д.

  Однажды разработанные шаблоны представлений сохраняются и могут быть подключены к любому проекту.
• Открытая архитектура

  Выбор формата хранения данных по проекту зависит от пользователя.

  Допустимыми являются собственный формат Оpen Plan, а также форматы Oracle, MS SQL Server, Sybase, xBase.
• Оптимальная реализация распределенной системы управления в компании - две версии системы - Professional - Desktop

  И профессиональная, и настольная версия системы включают в себя полный комплект функций по управлению проектами.

  Совместное использование профессиональной и "облегченной" версий системы управления проектами позволяет не только учесть потребности всех групп пользователей, но и значительно снизить стоимость решения.

Планирование и контроль проекта.

Средства создания модели проекта.

Оpen Plan поддерживает следующие структурные модели проекта:

• Сетевая модель проекта (иерархическая система сетевых моделей проекта) с заданной степенью детализации работ;
• Структурная декомпозиция работ;
• Дерево ресурсов;
• Иерархические календари;
• Иерархическая система кодирования работ для получения отчетов по модели проекта в нужных разрезах - по фазам жизненного цикла, по ответственным, .по статьям затрат, по географическому признаку и т.д.

Сетевая модель

Менеджер имеет возможность формировать неограниченное число уровней иерархии проекта, перемещать задачи внутри иерархического уровня, вставлять новые задачи на любой уровень.

Сетевая модель проекта отображается в форматах:

• Диаграмма Ганта. Существует возможность настраивать количество и свойства колонок, создавать вычисляемые поля, накладывать существующие и генерировать новые фильтры, настраивать параметры визуализации графической части - подробность временного масштаба, цвета отрезков для работ, удовлетворяющих различным критериям.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 7.5. Окно Диаграммы Ганта в Оpen Plan
• PERT-диаграмма (сетевая диаграмма).

Предусмотрены такие операции, как:

• изменение формы блока;
• визуальное выделение работ, отвечающих заданному критерию;
• маркирование начатых или полностью выполненных работ;
• выбор полей для блока работы на сетевой диаграмме.

увеличить изображение
Рис. 7.6. Окно Сетевой диаграммы в Оpen Plan

При планировании работ возможно задавать различные настраиваемые характеристики работ.