Электронная почта и группы новостей

Web-почта

Web-почта - это почта с Web-интерфейсом. Для доступа к такой почте достаточно иметь доступ в Интернет. Можно даже не иметь на своем компьютере почтовых программ, работающих по протоколам POP3/SMTP (таких, как Microsoft Outlook Express). Достаточно и обыкновенного браузера. Mail.ru, Hotbox.ru, Yahoo.com, Hotmail.com - все это примеры популярных служб Web-почты.

Web-почта предоставляет все типичные функции электронной почты. На Web-страничке пользователю предлагается ввести имя и пароль, после чего он видит свои письма и работает с ними, почти как у себя на компьютере.

Основными плюсами Web-почты являются доступность с любого компьютера, имеющего выход в Интернет, универсальность адреса, не зависящего от места работы, и простое имя типа user@mail.ru.

К недостаткам следует отнести необходимость передавать свои имя и пароль по сети за пределы своей фирмы, что снижает уровень безопасности. Кроме того, в бесплатных службах проблемы создает присутствие рекламы.

Впрочем, существуют и платные службы Web-почты. Платные службы не докучают рекламой, обычно предоставляют большой размер почтового ящика, несут более значительную ответственность за предоставление сервиса.

Этика деловой e-mail-переписки

Помимо технических навыков владения e-mail, следует запомнить ряд норм этического плана. Например, не следует использовать поле "CC" больше чем для пяти адресов получателей (за исключением случая, когда вы предполагаете их общее коллективное участие в последующем обсуждении послания по почте). Это считается дурным тоном хотя бы потому, что вы, по сути, рассылаете лист чужих e-mail-адресов (каждый может видеть все адреса, включенные в поле "CC", а некоторые могут собирать их в базы). Используйте возможности поля "bcc", которое скрывает от получателей другие адреса, включенные в это поле.

• Если всех получателей вы поместили в поле "BCC" и адресуете послание себе, вы скроете информацию об адресатах остальных копий.
• Заполняйте поле Subject (Тема), это позволит и вам, и вашему адресату сортировать и находить сообщения по теме.
• Оставляйте в ответе часть сообщения отправителя, чтобы напомнить, о чем шла речь в том письме, на которое вы отвечаете.
• Старайтесь не использовать заглавные буквы для больших частей текста, поскольку они могут создать впечатление, ЧТО АВТОР СООБЩЕНИЯ КРИЧИТ!
• Спросите получателей вашей почты, принимают ли они вложения и в каком формате и объеме.
• Если вы используете вложения, желательно архивировать их, чтобы снизить объем передаваемого трафика.
• Заранее заготовьте стандартные ответы. Большинство посетителей задают одни и те же вопросы.

Очень важна оперативность ответа. Ответ желательно отправлять не позже чем через 24 часа.

Помните: письма, оставленные без ответа, - это источник неудовлетворенности клиентов.

Несмотря на то что новые версии почтовых программ позволяют выполнять изысканное форматирование, создавать фоновые изображения и т.п., лучше избегать всего этого. До сих пор есть пользователи которые по-прежнему предпочитают программы, не поддерживающие ничего, кроме "чистого" текста. Следует помнить, что для пользователей с низкой скоростью подключения лишняя информация увеличивает время загрузки писем.