Автоматизация основных бизнес-процессов торговой компании: бизнес-процесс "закупки"

PRPU03. Оформление договора с поставщиком и спецификации заказа

Описание

В рамках данного процесса проверяется наличие соглашений на поставку с теми поставщиками, которые на данный момент могут удовлетворить потребности на товары или услуги данной фирмы. Если с поставщиком такое соглашение не заключено или просрочено, то ведется работа по возобновлению отношений с поставщиком. После этого на основании заявки создается заказ на приобретение товаров или услуг и отправляется поставщику.

На шаге "PRPU03.01. Проверка наличия соглашения с поставщиком" ответственный за работу с поставщиками должен проверить наличие действующих соглашений с выбранными для выполнения заказа (заказов) поставщиками. Если такое соглашение отсутствует, необходимо перейти к шагу "PRPU03.03. Оформление заказа", в противном случае - к шагу "PRPU03.02. Оформление или продление соглашения с поставщиком".

При выполнении шага "PRPU03.02. Оформление или продление соглашения с поставщиком" необходимо заключить или продлить соглашения с теми поставщиками, содержащимися в списке поставщиков, с которыми не заключены соглашения. Если необходимо заключить соглашение, нужно в справочнике поставщиков найти соответствующую запись и указать номер соглашения, заключенный с поставщиком.

В соглашении необходимо указать следующую информацию:

• номер соглашения;
• название поставщика;
• описание;
• дату заключения соглашения.

Если соглашение было ранее заключено, но просрочено, то нужно поменять дату заключения соглашения.

На шаге "PRPU03.03. Оформление заказа" ответственный должен на основании выбранного списка поставщиков, коммерческих предложений и согласованной заявки оформить заказ поставщику. В создаваемом документе необходимо заполнить следующую информацию:

Заголовок документа:

• номер заказа;
• номер поставщика из общего справочника;
• название поставщика;
• контактное лицо;
• адрес поставщика;
• дата заказа;
• дата документа.

Строки документа:

• номер товара;
• описание товара;
• количество;
• единица измерения;
• плановая дата поставки.

После оформления заказа его необходимо отправить на согласование.

Далее на шаге "PRPU03.04. Согласование заказа" оформленный заказ нужно согласовать с ответственным сотрудником. Если в ходе этой работы были найдены какие-либо ошибки, тогда необходимо перейти к шагу "PRPU03.03. Оформление заказа", иначе - к шагу "PRPU03.05. Отправка заказа выбранному поставщику".

На шаге "PRPU03.05. Отправка заказа выбранному поставщику" согласованный заказ отправляют поставщику. Факт отправки заказа необходимо зарегистрировать в специальном журнале и внести следующую информацию:

• номер заказа;
• ФИО отправителя;
• дату отправки.

Основные участники

• Ответственный за работу с поставщиками
• Ответственный за работу с заказами
• Ответственный за согласование заказов

Входящее событие

Данный процесс возникает при необходимости закупки определенных товаров и услуг. Важным условием возникновения процесса является подготовка списка возможных поставщиков, которые могут выполнить этот заказ.

Входящие документы

• Список поставщиков
• Заявка на товар

Исходящее событие

Отправка подготовленного заказа поставщику.

Исходящие документы

• Заказ
• Договор

Схема процесса

увеличить изображение
Рис. 5.3. PRPU03. Оформление договора с поставщиком и спецификация заказа

PRPU04. Получение счета-фактуры и выполнение обязательств по оплате

Описание

В рамках данного процесса происходит получение счета-фактуры на отправленный заказ. Если документ не содержит ошибку, тогда необходимо зарегистрировать его поступление в журнале входящих счетов-фактур, в противном случае связаться с поставщиком и исправить обнаруженные ошибки. На основании полученного счета-фактуры производится оплата заказа и отправка уведомления поставщику. В завершение процесса нужно получить подтверждение поставщика о готовности к отгрузке.

На шаге "PRPU04.01. Получение счета-фактуры в соответствии с заказом" ответственный за работу с заказами должен получить счет-фактуру от поставщика в соответствии с отправленным ранее заказом. При получении счета-фактуры в журнале входящих документов заполняют следующие поля:

• номер счета-фактуры ;
• номер заказа ;
• дата получения счета-фактуры ;
• ФИО сотрудника, получившего документ.

Далее на шаге "PRPU04.02. Проверка счета-фактуры" ответственный за работу с заказами должен сверить полученный счет-фактуру с согласованным заказом. Необходимо сверить следующую информацию:

Заголовок документа:

• номер заказа;
• номер поставщика из общего справочника;
• название поставщика;
• контактное лицо;
• адрес поставщика;
• дата заказа;
• дата документа.

Строки документа:

• номер товара;
• описание товара;
• количество;
• единица измерения;
• плановая дата поставки.

Если в полученном документе расхождений не найдено, тогда необходимо перейти к шагу "PRPU04.03. Согласование полученного счета-фактуры", в противном случае - к шагу "PRPU04.04. Уточнение информации у поставщика".

На шаге "PRPU04.03. Согласование полученного счета-фактуры" полученный и проверенный счет-фактуру нужно согласовать с ответственным. Если при согласовании не возникло никаких вопросов, тогда можно перейти к шагу "PRPU04.04. Уточнение информации у поставщика", иначе - к шагу "PRPU04.05. Выполнение обязательств по оплате заказа".

При выполнении шага "PRPU04.04. Уточнение информации у поставщика" все расхождения, найденные на предыдущих шагах, должны быть согласованы с поставщиком. В случае необходимости могут быть изменены позиции заказа или даже сделан запрос на повторную отправку счета-фактуры. Если при согласовании не возникло никаких вопросов, тогда можно перейти к шагу "PRPU04.05. Выполнение обязательств по оплате заказа", иначе - к шагу "PRPU04.01. Получение счета-фактуры в соответствии с заказом".

Далее на шаге "PRPU04.05. Выполнение обязательств по оплате заказа" ответственный за расчеты с поставщиками должен на основании согласованного счета-фактуры и договора с поставщиком произвести оплату заказа.

Шаг "PRPU04.06. Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате" включает в себя отправку уведомления об оплате заказа поставщику. Факт отправления уведомления должен быть зафиксирован в журнале, в который необходимо внести следующую информацию:

• номер уведомления об оплате;
• номер счета-фактуры;
• ФИО отправителя;
• дата отправки.

Формат отправки уведомления согласуется с поставщиком и может быть как в письменной, так и в устной форме.

Шаг "PRPU04.07. Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке" включает в себя регистрацию поступления уведомления о готовности к отгрузке от поставщика. Ответственный должен внести в журнал полученных уведомлений следующую информацию:

• номер уведомления о готовности к отгрузке;
• номер счета-фактуры;
• ФИО получившего;
• дату получения.

Основные участники

• Ответственный за работу с поставщиками
• Ответственный за работу с заказами
• Ответственный за согласование счетов-фактур
• Ответственный за расчеты с поставщиками

Входящее событие

Заказ на приобретение товаров согласован и отправлен поставщику.

Входящие документы

• Счет-фактура
• Уведомление о готовности к отгрузке

Исходящее событие

Получение уведомления от поставщика о готовности к отгрузке.

Исходящие документы

• Уведомление об оплате

Схема процесса

увеличить изображение
Рис. 5.4. PRPU04. Получение счета-фактуры и выполнение обязательств по оплате