Искусство презентации

Один человек пристал к Аристотелю с нудным и длинным рассказом. Наконец он спросил молчавшего все время философа: "Я не утомил тебя?" На что тот ответил: "Нет, я не слушал".

Заговори, чтобы я тебя увидел.

Сократ

Планирование презентации

Термин "презентация" одновременно обозначает процесс представления материала аудитории и сам документ, в котором содержится текст и мультимедиа-материалы. От выступающего с презентацией требуется не только умение создать документ и грамотно оформить его, но и искусство донести его содержание до аудитории.

Профессионалы утверждают, что 95% успеха презентации определяются еще до ее начала. Чтобы разработать успешный план, нужно ответить на следующие вопросы:

• Кто ваши слушатели?
• Будут ли участники выступать с сообщениями, подобными вашему?
• Сколько времени у вас будет на сообщение?
• Как вы начнете свое выступление?
• Сколько человек будет вас слушать?

Как правило, планирование презентации включает следующие пункты.

1. Определите цель

Обычно существует некоторая цель, высказываемая вслух и сформулированная в заглавии. Но, кроме того, есть цель, не высказываемая, которая заключается в том, чтобы после завершения вашего выступления слушатели думали о предмете определенным образом и главное - поступали так, как это нужно вам. Хотя бы те из них, кому в дальнейшем предстоит принимать решения по теме вашего выступления.

Это справедливо для многих презентаций, будь то предложение по продаже товара или переговоры о приеме на работу.

Для определения цели следует ответить на вопрос: "Что бы вы хотели, чтобы сделали слушатели после завершения презентации, и как вы поймете, что цель достигнута"?

Если вы хотите управлять мнением аудитории, прежде всего надо получить представление о целях этой аудитории. Попытайтесь понять, что объединяет этих людей. Управление без информации невозможно. Если в аудитории находится человек, от впечатления которого будет зависеть успех, достижение вашей цели, то про такого человека необходимо получить максимум информации. Попытайтесь угадать его мечту и рассказать в презентации, как ее достичь с вашей помощью или с помощью вашего проекта.

Продумайте, как убедить аудиторию. Знание вопроса подскажет вам аргументы, однако полезно учесть и словарную базу вашей аргументации. Исследование Йельского университета свидетельствует, что среди слов, которые в наибольшей степени способны убедить человека, лидируют следующие: "Вы, Деньги, Сохранить, Новый, Результаты, Легко, Здоровье, Безопасность, Любовь, Открытие, Доказано, Гарантия".

2. Сформулируйте заключение

Заключение - это самая важная часть презентации, именно в этой части делаются главные выводы. Формулировка целей в том виде, как они должны быть представлены в заключении, - это задача презентации в целом. Именно в заключении решается, станут ваши слушатели вашими союзниками или нет, купят они рекламируемый товар или нет и т.д.

Заключение настолько важно, что полезно выучить его наизусть.

Профессионалы продумали возможные сценарии заключения и даже привели их классификацию. Например, возможные варианты заключения и их названия приводит в своей книге "Презентации плюс" известный маркетолог, сотрудник фирмы IBM Девид А. Пиплз.

Заключение "Счастливый конец" предполагает перечисление сильных сторон и преимуществ предмета вашего изложения. Заключение "Мост над бурными водами" подразумевает, что вы покажете, какие свойства вашего продукта позволяют потенциальному потребителю минимизировать риск и достичь поставленных целей. В заключении "Айсберг" последний слайд с изображенным айсбергом сведет воедино факты, доказательства, и примеры, находящиеся под поверхностью воды и поддерживающие вершину айсберга. Заключение "Головоломка-конструктор": нужно разбить цели аудитории на несколько частей и показать, как ваши рекомендации дают решение для каждой части, обеспечивая общее решение. И наконец, "Эмоциональное заключение" может завершаться цитатой.

Любое заключение должно включать выражение благодарности, сообщение контактной информации, предложение ответить на вопросы аудитории.

3. Постройте вступление

Во вступлении формулируются вопросы, ответы на которые даст заключение. Вступление - это часть презентации, которая формирует у слушателей первое впечатление о докладчике. Вступление призвано высветить цель вашей презентации и привлечь внимание аудитории, оно должно быть кратким и информативным. У вас не будет другого случая произвести первое впечатление!

Чаще всего в стандартном вступлении содержится приветствие, представление докладчика, договоренность о порядке проведения презентации и представление темы презентации. Хорошо срабатывает интригующее или неожиданное начало. Особенно это будет уместно, если надо расшевелить аудиторию.

Вступление должно ответить на следующие вопросы:

• Почему именно вы собираетесь говорить об этом?
• Как долго продлится выступление?
• Какое отношение это имеет к аудитории?
• Что представляет основная часть выступления?

4. Основная часть

Основная часть - это наполнитель презентации (факты, цифры, доказательства, примеры, ссылки и т.п.). Важно продумать систему аргументации в основной части презентации. Могут пригодиться стандартные заготовки типа:

• "результат исследований показал..." (описание ситуации/анализа/результата работ...);
• "поэтому я предлагаю..." (суть предложения);
• "в результате вы получите..." (результат/выгода, который получит аудитория, приняв ваше предложение);
• "вот как я могу это доказать..." (характеристики продукта/идеи, сравнения, статистика, ссылки на авторитетные источники...);
• "таким образом это доказывает, что вы получите/сможете..." (еще раз вкратце о результате/выгоде для вашей аудитории);
• "кроме того, вы также сможете..." (переход к следующему результату или заключению).

5. Добавьте изюминку

Чтобы удержать внимание аудитории, необходимо им управлять. Вспомните забавную историю, используйте шутку. Юмор - вещь спонтанная, однако не помешают и некоторые заготовки.

6. Разработайте демонстрационные средства

Помните, что большую часть информации и наиболее оперативно человек воспринимает глазами.

При подготовке наглядных средств полезно учесть следующие рекомендации:

• В заголовках отражайте вывод из представленной на слайде информации.
• Используйте слова, написанные заглавными буквами, только для коротких заголовков.
• Не помещайте более 5-6 строк на слайде и 5-7 слов в строке.
• Не используйте больше 2-3 цветов на слайде.
• Контрастные цвета помогают привлечь внимание, подчеркнуть главное.
• Один и тот же элемент на разных слайдах должен быть одного цвета.

7. Обеспечьте материал

Не надо говорить по бумажке, но иметь под рукой информацию необходимо.

8. Приспособьте презентацию к аудитории

Приводите доводы на примерах, близких аудитории. У слушателей должно создаваться ощущение, что ваша презентация подготовлена специально для них.

9. Продумайте свой внешний вид

Внешний вид докладчика должен ассоциироваться с той социальной группой, к которой аудитория относится позитивно.

10. Репетируйте

Ни один профессиональный актер не выйдет на сцену без репетиции. Не считайте, что вы подготовлены лучше. Репетиция поможет освободиться от беспокойства и держаться более уверенно.

Есть вещи, которые аудитория никогда не прощает: докладчик не подготовлен, не интересен, не обладает избыточным знанием по теме.