Коммуникации в менеджменте

23.ppt

Цель лекции: познакомиться с коммуникационным процессом в менеджменте, определить его этапы, процедуру осуществления. Выделить понятие информации и ее виды.

Текст лекции

Коммуникации – это обмен информацией между двумя или более людьми.

Эффективная коммуникация необходима:

1. Между организацией и внешней средой;
2. Между уровнями управления;
3. Между подразделениями;
4. Между руководителями и подчиненными;
5. Для управления неформальными коммуникациями (слухи).

Коммуникации бывают внешними и внутренними.

Внутренние коммуникации делятся на вертикальные и горизонтальные. Вертикальные коммуникации представляют собой поток информации по восходящей (объяснительные записки, служебные записки и т.п.) и по нисходящей (приказы, распоряжения и т.п.).

В зависимости от этого критерия, все системы коммуникации можно разделить на:

• межличностные;
• организационные.

Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информацией, являющейся предметом обмена.

В процессе обмена информацией выделяют 4 базовых элемента:

1. Отправитель – это лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающую ее;
2. Сообщение – это собственная информация, закодированная с помощью символов;
3. Канал – средство передачи информации;
4. Получатель – это лицо, которому предназначено информация и которое интерпретирует ее.

Этапы коммуникационного процесса:

1. зарождение идеи;
2. кодирование и выбор канала;
3. передача;
4. декодирование.

Процесс коммуникации реализуется следующим образом (рисунок 23.1):

Рис. 23.1. Процесс коммуникации

Шумы – это все, что искажает смысл.

Обратная связь – это процесс проверки отправителем правильности декодирования и понимание получателем сообщения.

Сообщение может включать различную информацию, которая делится на группы:

1. В зависимости от предназначения:
   • исходная – используется для принятия решения,
   • организационная – используется при реализации решений,
   • регулирующая – сопровождает управленческие решения по мере их реализации,
   • учетно-контрольная – используется на завершающем этапе управленческого цикла.
2. По степени доступности информация делится на:
   • открытую,
   • для служебного пользования,
   • секретную,
   • совершенно секретную,
   • особой важности.

Каналы информации включают в себя:

1. Устное сообщение (лично или по телефону).
2. Письменное (от писем до электронной почты).
3. Прочие (мимика, жесты и т.д.).

В системе коммуникации в организации выделяют 2 подсистемы:

1. Формальная коммуникация (межуровневая) – в этой подсистеме циркулирует вся официальная информация, проходящая по следующим направлениям:
   • сверху вниз – начальник – подчиненный;
   • снизу вверх – подчиненные – начальник
   • по горизонтали – между структурными подразделениями и работниками.
2. Неформальная коммуникация (иногда этот канал называют каналом распределения слухов). К числу слухов принято относить:
   • сведения о предстоящих сокращениях;
   • об ужесточении наказаний за нарушения трудовой дисциплины,
   • об изменении структуры организации,
   • о планируемых перемещениях,
   • о конфликтах в коллективах,
   • о личной жизни работников.

Последнее десятилетие наложило существенный отпечаток на процесс коммуникации и серьезно усложнило его. Все причины можно условно разделить на 2 группы:

1. Макробарьеры:
   • общая перегрузка информационных каналов из-за резкого возрастания объема информации;
   • потребность в усложнении информации;
   • интернационализация деловых контактов и возрастание роли иностранных языков.
2. Микробарьеры:
   • несовершенство каналов передачи информации;
   • различное восприятие смысла информации различными субъектами.

Для успешного осуществления обмена информацией необходимо создать коммуникационную сеть.

Коммуникационная сеть – соединение участников процесса коммуникации с помощью информационных каналов.