Обмен данными с другими приложениями

Импорт табличных текстовых файлов

Табличный текст является текстом ASCII, объединенным в строки и столбцы, разделенные табуляцией. При импорте табличного текстового файла в представление каждая текстовая строка становится отдельным документом, а каждый столбец - полем. Содержимое исходной ячейки таблицы становится содержимым поля. При импорте табличного текста в представление каждая запись не может превышать длину 1536 знаков.

При импорте табличного текста в представление следует выбрать форму Notes для приема данных.

Чтобы импортировать табличные текстовые файлы

1. В представлении выберите команду: Файл - Импорт.
2. В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите значение "Табличный текст".
3. Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.
4. Нажмите кнопку "Импорт".
5. В диалоговом окне "Импорт табличного текста" в поле "Использовать" выберите форму, которую следует использовать для импорта такого текста. Имена полей в файле формы должны соответствовать именам полей, используемым в представлении Notes (например, имя, адрес, номер телефона и так далее).
6. Если необходимо импортировать только текст, в группе "Параметры импортируемых документов" в диалоговом окне "Импорт табличного текста" укажите количество строк верхнего или нижнего колонтитула, которые следует пропускать в файле. Параметр "Строк на странице" задает число текстовых строк, получаемых каждым документом Notes. Общее число строк в импортированных документах рассчитывается следующим способом:

   число строк на странице - (число строк в верхнем колонтитуле + число строк в нижнем колонтитуле)
7. В поле "Импортировать как" выберите значение "Главные документы" или "Ответные документы" в соответствии нужным способом отображения текста в представлении.
8. Если используется форма, в которой поля должны быть пересчитаны, установите флажок "Вычислять значения полей формы при импорте документов". Данный параметр появляется, если в тексте имеются формулы.
9. Если для файла ASCII и для представления используются различные форматы, необходимо использовать файл формата, чтобы отдельные компоненты соответствовали столбцам в представлении или полям в документе. Выберите значение "Использовать файл формата" и нажмите кнопку "Выбрать файл формата", чтобы выбрать используемый файл формата. Этот файл с расширением .COL иногда называется файлом дескриптора столбца.
10. Нажмите кнопку ОК.

Импорт файлов электронных таблиц Lotus 1-2-3 в представления

При импорте файла электронной таблицы Lotus 1-2-3 в представление каждая строка становится отдельным документом, а каждый столбец - полем. Содержимое исходной ячейки становится содержимым поля. Данные могут быть импортироваться как в основные, так и в ответные документы.

При импорте файла электронной таблицы в представление следует выбрать форму Notes для приема данных. Имена полей в форме должны соответствовать именам полей, используемым в представлении Notes (например, имя, адрес, номер телефона и так далее).

Если в файле электронной таблице содержится несколько листов, импортируется только первый лист. Если указанный диапазон (или раздел) соответствует более чем одной электронной таблице, будет импортироваться только та часть, которая содержится в текущем листе.

Строки импортированной электронной таблицы не переносятся. Если в файле имеется больше столбцов, чем может быть отображено в окне, для просмотра всей электронной таблицы следует пользоваться горизонтальной полосой прокрутки. В Notes могут обрабатываться электронные таблицы с максимальной шириной текста 57,79 см. Остальной текст не отображается в столбцах.

Чтобы импортировать электронные таблицы в представления

1. В представлении выберите команду: Файл - Импорт.
2. В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите значение "Lotus 1-2-3".
3. Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.
4. Нажмите кнопку "Импорт".
5. В диалоговом окне "Импорт листа 123" в поле "Импортировать как" выберите значение "Главные документы" или "Ответные документы" в соответствии с нужным способом отображения файла электронной таблицы в представлении.
6. В поле "Использовать форму" выберите форму Notes, которую требуется использовать для приема данных.
7. Если для файла электронной таблицы и для представления используются различные форматы, необходимо использовать файл формата, чтобы отдельные компоненты соответствовали столбцам в представлении или полям в документе. Выберите значение "Задается файлом формата" и введите имя файла в поле "Имя COL-файла". Этот файл с расширением .COL иногда называется файлом дескриптора столбца.
8. Если имеется специальный именованный диапазон, настроенный для использования при импорте, укажите этот диапазон в поле "Имя диапазона WKS".
9. Если на шаге 6 выбрана форма, в которой поля должны быть пересчитаны, установите флажок "Вычислять значения полей формы при импорте документов". Этот параметр может понадобиться, если в файле электронной таблицы имеются формулы. Если это неизвестно, обратитесь к разработчику базы данных за сведениями о форме.
10. Нажмите кнопку ОК.

Импорт и экспорт контактов в виде визитных карточек vCards

Контактные записи личной адресной книги можно импортировать или экспортировать из и в электронные визитные карточки, называемые файлами vCard. Файл vCard имеет расширение .VCF и содержит один или несколько контактов. Стандартными полями файла vCard являются "Имя", "Название", "Телефон", "Факс", "Адрес", "Город", "Страна" и "Индекс"; Notes импортирует данные из этих полей в соответствующие поля документа контакта.

Чтобы импортировать контакты из других приложений

Чтобы импортировать адресную книгу из другого почтового приложения, например из Microsoft Outlook Express, откройте другое приложение и сохраните адреса в формате файла vCard (.VCF). Затем можно импортировать результирующие файлы в Notes и выбрать из файла контакты, которые необходимо добавить.

В Lotus Organizer 6.0 можно копировать один или несколько контактов в виде файлов vCard , выбрав команду: Edit - Copy Special. Затем контактные записи можно вставить в личную адресную книгу Notes.

Чтобы импортировать файлы vCard

Файлы vCard ( .VCF ) можно импортировать в адресную книгу и преобразовать их в новые контакты.

1. Щелкните этот значок на панели закладок, чтобы открыть адресную книгу и ее представление "Контакты".
2. В меню выберите команду: Файл - Импорт.
3. В списке "Тип файлов" выберите значение vCard.
4. Укажите расположение файла .VCF, который необходимо импортировать, и нажмите кнопку "Импорт". Если в файле содержится одна контактная запись, будут отображены ее сведения. При наличии в файле нескольких контактов выводится список, в котором рядом с именем контакта, уже имеющимся в адресной книге, отображается звездочка (*).
5. Выполните одно из следующих действий.
   • Чтобы импортировать контакт из файла с одним контактом, нажмите кнопку "Сохранить".
   • Чтобы импортировать только некоторые контакты из файла с несколькими контактами, щелкните необходимые контакты для их выбора и нажмите кнопку "Импорт выбранных".
   • Чтобы импортировать все контакты файла, нажмите кнопку "Импорт всех". Если контактная запись для имени в файле уже существует, Notes создает дубликат документа контакта.

Чтобы экспортировать файлы vCard

Контакты экспортируются в виде файла vCard, который затем можно отправить другому лицу.

1. Щелкните этот значок на панели закладок, чтобы открыть адресную книгу и ее представление "Контакты".
   Совет Также можно экспортировать данные из открытого документа контакта в режиме чтения, но для одновременного экспорта нескольких контактов более удобно использовать представление.
2. (Необязательно.) Выделите контактные записи, которые требуется экспортировать.
3. В меню выберите команду: Файл - Экспорт.
4. В раскрывающемся списке "Тип файла" выберите значение vCard 2.1 или vCard 3.0.
5. Введите имя для файла. Notes автоматически присваивает расширение VCF.
6. Нажмите кнопку "Экспорт". Появится диалоговое окно "Экспорт vCard".
7. Если контакты выбраны на шаге 2, выберите параметр "Выбранные документы".
8. Чтобы создать файл, подходящий для пользователей, которым предоставляется этот файл, выполните следующие действия.
9. Для пользователей почты Notes оставьте выбранным параметр "Международный (utf-8)".
10. Для пользователей других почтовых систем выберите параметр "Местный".
    Совет Если пользователи файла неизвестны или если его применяют пользователи как почты Notes, так и других почтовых приложений, экспортируйте данный файл дважды в различных форматах.
11. (Необязательно.) Если предполагается предоставить файл пользователям почты Notes и необходимо экспортировать максимально возможное количество данных, выберите параметр "Все поля" вместо "Только основные поля адреса".
12. Нажмите кнопку ОК.

Чтобы отправить контактные записи другим пользователям

Экспортированный файлы vCard можно прикрепить к почтовому сообщению и переслать их пользователям почты Notes или других почтовых программ.

Экспорт документов

Экспорт документов позволяет использовать данные совместно с другими приложениями. Например, можно экспортировать документ Lotus WordPro™ и при необходимости сохранить его как документ Microsoft Word. Документы Notes могут экспортироваться в текстовые и графические форматы.

Экспорт документов в текстовые файлы

Документы можно экспортировать в файлы .rtf, в текстовые файлы ASCII и в файлы текстовых редакторов.

Чтобы экспортировать документы в файлы в формате .rtf

1. 1. Откройте документ, который требуется экспортировать.
2. 2. Выберите команду: Файл - Экспорт.
3. 3. В списке "Тип файла" диалогового окна "Экспорт" выберите значение "Microsoft RTF".
4. 4. В поле "Имя файла" введите имя и расширение, в результате чего будет создан новый файл, или выберите существующий файл .rtf из списка, в результате чего будут заменены данные в уже существующем файле.
5. 5. Если был выбран файл, который уже существует в каталоге, нажмите кнопку "Заменить", чтобы заменить файл, или "Отмена", чтобы вернуться в диалоговое окно "Экспорт" и ввести новое имя файла.
6. 6. Выберите диск и каталог, в котором будет сохранен экспортированный файл.
7. 7. Нажмите кнопку "Экспорт".
8. 8. Если был выбран файл, который уже существует в каталоге, нажмите кнопку "Заменить", чтобы заменить файл, или "Отмена", чтобы вернуться в диалоговое окно "Экспорт" и ввести новое имя файла.

Чтобы экспортировать документы в текстовые файлы ASCII

1. Откройте документ, который требуется экспортировать.
2. Выберите команду: Файл - Экспорт.
3. В списке "Тип файла" диалогового окна "Экспорт" выберите значение "Текст ASCII".
4. Введите в поле "Имя файла" имя и расширение, в результате чего будет создан новый файл, или выберите существующий файл из списка, в результате чего будут заменены данные в уже существующем файле. Экспортируемый файл может иметь любое расширение или не иметь расширения.
5. Выберите диск и каталог, в котором будет сохранен экспортированный файл.
6. Нажмите кнопку "Экспорт".
7. Если был выбран файл, который уже существует в каталоге, нажмите кнопку "Заменить", чтобы заменить файл, или "Отмена", чтобы вернуться в диалоговое окно "Экспорт" и ввести новое имя файла.
8. Для экспортируемого файла установите переключатель в положение, соответствующее нужному набору знаков: "Набор знаков по умолчанию", "Универсальный (UTF-8) или Юникод. Дополнительные сведения см. в разделе "Настройка личных параметров" .
9. Укажите сколько знаков должно размещаться в одной строке файла ASCII. По умолчанию в одной строке размещается 75 знаков.
   Примечание Слова, которые не помещаются в пределы заданной длины строки, переносятся на следующую строку.
10. Нажмите кнопку ОК.

Чтобы экспортировать документы в файлы текстовых редакторов

Документы можно экспортировать в файлы формата Microsoft RTF, а затем открыть файл RTF в любом текстовом редакторе.

1. Откройте документ, который требуется экспортировать.
2. Выберите команду: Файл - Экспорт.
3. В списке "Тип файла" диалогового окна "Экспорт" выберите значение "Microsoft RTF".
4. Введите в поле "Имя файла" имя и расширение, в результате чего будет создан новый файл, или выберите существующий файл из списка, в результате чего будут заменены данные в уже существующем файле. Для экспортируемого файла следует задать расширение .RTF.
5. Выберите диск и каталог, в котором будет сохранен экспортированный файл.
6. Нажмите кнопку "Экспорт".
7. Если был выбран файл, который уже существует в каталоге, нажмите кнопку "Заменить", чтобы заменить файл, или "Отмена", чтобы вернуться в диалоговое окно "Экспорт" и ввести новое имя файла.

Экспорт рисунков в графические файлы

Рисунок можно выбрать и экспортировать в форматируемый текст в документе Notes как графический файл. Допускается экспорт двух типов графических файлов: CGM и TIFF 5.0. Оба типа файлов могут быть использованы как в Windows, так и в Macintosh.

Чтобы экспортировать в графические файлы

1. Откройте документ с рисунками для экспорта и переключите его в режим правки.
2. Выделите (перетащите) рисунок для экспорта.
   Примечание Если рисунок не был повторно выделен и в документе содержатся несколько рисунков, в документ экспортируется первый из них.
3. 3. Выберите команду: Файл - Экспорт.
4. В списке "Тип файлов" диалогового окна "Экспорт" выберите тип экспортируемого графического файла.
5. Введите в поле "Имя файла" имя и расширение, в результате чего будет создан новый файл, или выберите существующий файл из списка, в результате чего будут заменены данные в уже существующем файле.
6. Выберите диск и каталог, в котором будет сохранен экспортированный файл.
7. Нажмите кнопку "Экспорт".
8. Если был выбран файл, который уже существует в каталоге, нажмите кнопку "Заменить", чтобы заменить файл, или "Отмена", чтобы вернуться в диалоговое окно "Экспорт" и ввести новое имя файла.