Опубликован: 24.10.2006 | Доступ: свободный | Студентов: 2197 / 481 | Оценка: 4.03 / 4.09 | Длительность: 09:15:00
Специальности: Менеджер
Лекция 2:

Сообщения

< Лекция 1 || Лекция 2: 1234 || Лекция 3 >

Приложение файлов к сообщениям

Удобным способом распространения файлов, например, документов Word или электронных таблиц Excel, через Интранет или Интернет является приложение их к электронным сообщениям. С помощью Outlook вы можете быстро прилагать файлы к вашим сообщениям.

Attachment

Как сотрудник компании "Все для сада", вы получили задание разработать фирменный бланк письма компании. Вы хотите отправить ваш первый набросок владельцу компании. В этом упражнении вы прилагаете набросок в виде документа Word к электронному сообщению.

  1. На панели инструментов нажмите кнопку Создать сообщение (New Mail Mesasage). Появится форма нового пустого сообщения.
  2. В строке Кому (To) введите catherinet@gardenco.msn.com; затем введите ваш собственный адрес.
  3. Щелкните на строке Тема (Subject) и введите Первый черновик.
  4. Нажмите клавишу (Tab), введите Вот первый вариант, напишите ваши отзывы в теме сообщения и нажмите (Enter).
  5. На панели инструментов формы нажмите кнопку Добавить файл (Insert File). Появится диалоговое окно Вставка файла (Insert File).
  6. Перейдите в папку SBS\Outlook\Attach (расположенную, вероятно, на диске C), дважды щелкнув на ее имени для отображения содержимого.
  7. Щелкните на документе Attachment и нажмите кнопку Вставить (Insert). Документ появится в строке Вложить (Attach) в заголовке сообщения. Теперь ваше сообщение выглядит так, как показано на рисунке.

    Важно! Вы можете прилагать к сообщению файлы любых типов, но, отправляя сообщение, убедитесь, что получатели имеют необходимое программное обеспечение для работы с прилагаемыми вами файлами. Например, если вы прилагаете документ Word, на компьютерах ваших получателей должна быть установлена программа Word, чтобы они смогли открыть приложенные вами файлы.
  8. Закройте сообщение, не отправляя его. Нажмите Нет (No) в появившемся окне предупреждения о сохранении сообщения.
    Совет. Вы можете вставлять в сообщение гиперссылку на сайт, просто включая в его текст адрес URL (universal resource locator). Чтобы добавить гиперссылку, просто введите адрес URL (например,www.microsoft.com) и поставьте после него пробел. Outlook отформатирует адрес URL как гиперссылку. Получатели вашего сообщения могут просто щелкнуть на гиперссылке в сообщении, чтобы открыть веб-страницу.

Добавление подписей в сообщения

Используя подпись, вы можете персонализировать ваши сообщения и экономить время. Подпись - это созданный ранее блок текста, который может быть вставлен вручную или автоматически в конец вашего сообщения. Ваша подпись может содержать любой нужный вам текст, но чаще всего это ваше имя, фамилия и название компании. Подписи, как и основной текст сообщения, также могут быть отформатированы. Вы можете создать несколько различных подписей, например, для использования в деловых письмах и в личной переписке.

  1. В меню Сервис (Tools) выберите Параметры (Options). Появится диалоговое окно Параметры (Options).
  2. Откройте вкладку Сообщение (Mail Format). Отобразятся следующие опции.

  3. Нажмите кнопку Подписи (Signatures) и затем нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Создание новой подписи (Create New Signature).

  4. Введите Деловая в качестве названия подписи и нажмите кнопку Далее (Next). Появится диалоговое окно Изменение подписи (Edit Signature).
  5. В поле Текст подписи (Signature text) введите С наилучшими пожеланиями, поставьте запятую, нажмите клавишу (Enter) и введите Mike Galos.
  6. Выделите слова "Mike Galos" и нажмите кнопку Шрифт (Font). Появится диалоговое окно Шрифт (Font).

  7. Установите шрифт Arial Narrow, стиль Жирный курсив (Bold Italic) и размер 14. Нажмите OK. Шрифт имени отобразится согласно новым настройкам.
  8. Выделите обе строки подписи и нажмите кнопку Абзац (Paragraph). Появится диалоговое окно Абзац (Paragraph), показанное на рисунке ниже.

  9. Выберите опцию По центру (Center) и нажмите OK. Ваша деловая подпись теперь выглядит так, как показано на рисунке.

  10. Настроив подпись так, как вам нужно, нажмите кнопку Готово (Finish). Появится диалоговое окно Создание подписи (Create Signature).
  11. Нажмите OK. Диалоговое окно Параметры (Options) закроется. Заметьте, что подпись, которую вы только что создали, находится в списке Подпись для новых сообщений (Signature for new messages) и выделена. Outlook будет добавлять вашу подпись во все создаваемые электронные сообщения.
  12. Нажмите OK. Диалоговое окно Параметры (Options) закроется.
  13. В панели инструментов нажмите кнопку Создать сообщение (New Mail Message). Появится форма нового сообщения с вашей новой подписью.

  14. Закройте сообщение.
    Совет. Чтобы ваша подпись также добавлялась автоматически в ваши ответы или пересылаемые сообщения, выберите Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) и откройте в появившемся диалоговом окне вкладку Сообщение (Mail Format). Щелкните на нужной вам подписи в списке При ответе и пересылке (Signature for replies or forwards) и нажмите OK.
  15. В меню Сервис (Tools) выберите Параметры (Options). Появится диалоговое окно Параметры (Options).
  16. Откройте вкладку Сообщение (Mail Format).
  17. В списке Подпись для новых сообщений (Signature for new messages) выберите <нет> (<None>). Теперь в создаваемые сообщения подпись добавляться не будет.
  18. Нажмите OK в диалоговом окне Параметры (Options). Диалоговое окно Параметры (Options) закроется.
< Лекция 1 || Лекция 2: 1234 || Лекция 3 >