Программная работа с документами Word

Работа с текстовыми базами данных

Теперь, когда есть Access и FoxPro, Oracle и SQL Server говорить о текстовых базах данных просто неприлично. Тем не менее, возьму на себя смелость заявить, что и текстовые базы данных будут жить еще очень долго, в том числе и в электронной форме. Кто из нас не пользуется различными справочниками и словарями? Текстовая форма представления таких документов привычна для человека. Поэтому я решил в качестве более сложного примера работы с текстовым документом привести задачу работы с некоторым справочником.

Замечу, что хотя Word и не предназначен для решения подобных задач, в нем есть достаточно средств, используя которые программист может организовать выполнение всех функций, необходимых при работе с тем или иным справочником, словарем, той или иной текстовой базой данных, содержащей, например, информацию о сотрудниках предприятия или магазинах Москвы. О многих способах и объектах, задающих структуризацию текста, я уже говорил. Напомню, всегда есть возможность работы с объектами, задающими коллекции разделов, абзацев, предложений и слов. Добавлю к этому, что структуризация текста задается и за счет использования различных стилей, что широко может использоваться в работе с текстовыми базами данных. Нельзя не упомянуть и коллекцию закладок, специально предназначенных для быстрого поиска нужного фрагмента в текстовом документе. Есть в Word и другие средства, предназначенные для поиска, выделения и вставки фрагментов текста в документ. А что еще нужно при работе со справочником или словарем?

Справочник "Кто есть кто" в компьютерном мире

Задачей, которую собираюсь сейчас привести, я занимался пару лет назад. Известная фирма Dator ежегодно публиковала справочники "Кто есть кто" в компьютерном бизнесе. Готовился к изданию и электронный вариант этого справочника, а я предложил написать к этому варианту макрос, позволяющий пользователям выбрать из этой базы данных интересующих его персон и добавить их в папку "Контакты" приложения Outlook. Электронный вариант справочника так и не появился, и кнопка, преобразующая текстовую базу данных в контакты, так и не увидела свет. И хотя справочник, с которым я работал в то время, теперь уже устарел, но сама по себе задача, на мой взгляд, нисколько не устарела. Я с удовлетворением обнаружил, что, написанная для Office 97 программа прекрасно работает и в среде Office 2000, с удовольствием привожу ее в данной книге. В данном примере не рассматриваются классические задачи работы с электронным справочником по поиску, добавлению или удалению записей справочника, я занимаюсь экзотической, но не менее интересной задачей преобразования текстовой базы данных справочника "Кто есть кто" в базу данных приложения Outlook.

Преобразование данных справочника "Кто есть кто" в контакты Outlook

Приведу точную постановку задачи. Дан справочник персон. Необходимо дать возможность пользователю выбрать из общего списка интересующих его персон, всю возможную информацию о них перенести в базу данных приложения Outlook, в его папку "Контакты". Попутно для каждого из введенных контактов создать ежегодно повторяющееся событие с выдачей своевременного предупреждения о дне рождения контакта. Как видите, задача осложняется тем, что нам придется иметь дело не только с одним приложением Word, необходимо будет обеспечить взаимодействие с приложением Outlook, программно работать с его объектами. Но я предупреждал, что последний пример будет более сложным. Несмотря на то, что объекты Outlook еще не описаны, пример работы с такими объектами, мне кажется, представляет интерес и в данном месте. Что касается первой части этой задачи, собственно работы с документом Word, представляющим справочник, то хотелось бы отметить, что эта задача в тех или иных вариациях возникает при работе со многими подобными документами. Например, из справочника, задающего список товаров, необходимо выбрать нужные товары и сформировать заказ на их покупку.

Структура справочника "Кто есть кто", подготовленного фирмой Dator

Еще раз скажу, что в этой задаче я работал с вполне конкретным справочником, созданным не мной, а подготовленным фирмой Dator. Справочник этот опубликован, если не ошибаюсь, в 1998 году. Так что мне пришлось обрабатывать вполне реальную информацию, подготовленную для этого справочника самими персонами, фамилии которых вошли в справочник. Понятно, что эти персоны, будучи выдающимися личностями, не всегда выдерживали требования к структуре представляемой ими информации, что придавало прелесть программе, обрабатывающей эту информацию.

Данный справочник представляет организованную в алфавитном порядке совокупность записей о личностях российского компьютерного бизнеса. Чтобы придать структуру справочнику, использовались три стандартных способа структуризации текста. Скажу о них еще раз:

• Прежде всего, используется синтаксическая структура документа Word. Известно, что текст любого документа Word структурирован, - в документе можно выделить поддокументы, разделы, абзацы, предложения, слова.
• Другой общий способ структуризации состоит в разделении текста на части, главы, параграфы, подпараграфы за счет введения стилей и, прежде всего, заголовков соответствующего уровня. Очень часто создается специальная совокупность стилей для придания нужной структуры текстовому документу.
• Третий способ организации данных справочника состоит в использовании специальных ключевых слов для выделения тех или иных разделов и приданию документу тем самым нужной структуры.

В данном конкретном справочнике применяется все три способа структуризации. Начало каждой записи выделяется соответствующим стилем, именованным "Заголовок2". Этот заголовок содержит фамилию и, как правило, имя и отчество личности, включенной в справочник.

Записи справочника содержат определенные поля:

• Должность,
• Дату рождения,
• Адрес,
• Адрес электронной почты,
• Телефон,
• Факс,
• Увлечения,
• Разное.

Некоторые из этих полей обязательны и имеют фиксированное расположение. Так поле "Должность" занимает отдельный абзац, следующий непосредственно за заголовком. Положение остальных полей произвольно, они расположены, как правило, в отдельных абзацах и выделяются ключевыми словами, такими как "адрес", "e-mail" и другими. Абзацы позволяют найти очередное поле, а ключевые слова позволяют определить тип этого поля.

Заметьте, текстовые базы данных предъявляют значительно меньшие требования к структуре информации, чем любые классические системы баз данных. Как видите, длина записи произвольна, запись может содержать разное число абзацев. Некоторые поля могут отсутствовать в записях, порядок следования полей может быть произвольным. О других нарушениях структуры записи я еще расскажу по ходу дела. Система работы с записями в текстовых базах данных может справиться со многими подобными нарушениями структуры, лучше, чем многие специальные базы данных, в этом достоинство таких систем. Чтобы лучше представлять структуру справочника, приведу несколько первых записей этого справочника:

Весь справочник содержит более двухсот подобных записей.