Системы презентаций

9.1. Понятие презентации

В настоящее время презентации часто составляют основу деловых совещаний, сопровождая в качестве иллюстрации выступления и доклады, представляя перспективные или законченные проекты. Презентации в какой-то степени способны направлять ход дискуссий на конференциях или семинарах.

Еще одно важное направление применения презентаций – наука и образование. Информационная среда, в которой развивается современное образования – это веб-ресурсы, электронные базы данных и разного рода справочники. Преподаватели, студенты и отдельные индивидуумы используют эти и подобные ресурсы для самообразования или повышения качества образования. Нельзя недооценить роль обучающих программ и тестовых систем, которые фактически адаптируют электронные ресурсы к конкретным условиям учебного процесса. По сути, авторские обучающие системы – это презентации, при построении которых преподаватель систематизировал учебный, методический, наглядно-иллюстративный материал и тестовые вопросы. Обучающие системы часто применяются в качестве образовательных курсов в дистанционном обучении. Презентации используются школьниками и студентами для разработки учебных проектов, подготовки отчетных докладов по результатам самостоятельной работы.

Электронная презентация – это эффективный способ представления информации. Как правило, в электронной презентации присутствуют все современные мультимедийные возможности, а именно: графика и анимация, тексты, таблицы и диаграммы, фотографии, видео и аудиоматериалы. При подготовке презентации основой успеха является оптимальный баланс между содержанием и средствами его представления. Выбор темы, подбор материала определяется творческими замыслами автора. Свободное владение средствами разработки презентаций, применение эффектов анимации, звуковое сопровождение, вставка видеоматериалов, диаграмм и т.д. делает проект привлекательным для аудитории, подчеркивает авторский замысел, значимость проделанной работы.

К очевидным достоинствам презентации относятся следующие.

• Последовательность изложения

  При помощи слайдов, сменяющих друг друга на экране, удержать внимание аудитории гораздо легче, чем двигаясь с указкой между развешенными по всему залу плакатами. В отличие от обычных слайдов, показываемых через диапроектор, электронные презентации позволяют быстро вернуться к любому из уже рассмотренных вопросов или вовсе изменить последовательность изложения.

• Возможность пользоваться официальными шпаргалками при публичных выступлениях

  Презентация – это не только то, что видит и слышит аудитория, но и заметки для выступающего – всякого рода комментарии, акценты в докладе и прочее.

• Мультимедийные эффекты

  Слайд презентации – не просто изображение. Это часть электронного документа; в слайд могут быть включены элементы анимации, аудио и видеофрагменты. Подобные элементы не только существенно украшают презентацию, но и повышают ее информативность.

• Копируемость

  Копии электронной презентации создаются мгновенно и ничем не отличаются от оригинала. При желании каждый слушатель может получить на руки в электронном виде все показанные материалы.

• Транспортабельность

  Диск с презентацией гораздо компактнее набора плакатов и гораздо меньше пострадает от частых поездок по разным презентационным мероприятиям. Файл презентации можно переслать по электронной почте и опубликовать в Интернете.

Классификация аудитории, которой представляется презентация

Презентация для бизнесменов

• Отношение бизнесменов к презентации – критическое.
• Создавая презентацию, необходимо учитывать, что для большинства преуспевающих бизнесменов интерес к собственному бизнесу сравним по важности с получаемой прибылью. Поэтому в презентации необходимо делать акцент на предложение бизнесменам сделать их бизнес и более прибыльным, и более интересным.
• Презентация должна быть максимально интерактивной – возможность вмешиваться в любой процесс и организовывать его по своему усмотрению очень высоко ценится бизнесменами.
• При создании и представлении презентации нельзя забывать, что в аудитории могут находиться представители конкурирующих между собой организаций. Необходимо быть предельно осторожным с темами, в которых их интересы пересекаются.
• Почти все бизнесмены тщеславны. Обратившись в презентации к опыту одного из них, можно сделать его своим союзником. В абсурдно-идеальной презентации нужно обращаться к опыту каждого слушателя.
• В презентациях для бизнесменов очень эффективны ссылки на мнения лидеров. Важно правильно определить таких лидеров в каждой конкретной бизнес-аудитории.

Презентация для чиновников

• Исходное отношение аудитории к презентации – равнодушное.
• Как говорил Акутагава, чиновники думают, что без них мир перевернется. Представление аудитории о собственной значимости нужно обязательно учитывать при создании и демонстрации презентации.
• Презентация обязательно должна содержать ведомственную и/или государственную символику. Выбор символики зависит от уровня и состава аудитории.
• В презентации обязательно должны быть ссылки на самое высокопоставленное лицо в аудитории и на непосредственного руководителя этого лица или на президента. Возможно использование фотографий первых лиц.
• Презентация должна быть неожиданной для аудитории. Удивление – одна из самых редких эмоций у чиновников и потому всегда им приятна.
• Презентация не должна быть заумной – нельзя злоупотреблять цитатами, особенно на непонятных языках, ссылками на неочевидные источники (можно ссылаться на Конституцию, но нельзя на "Бхагаватгиту", даже если цитата из нее гораздо удачнее). Одновременно с этим презентация не должна быть очень простой – аудитория обязательно должна вынести из нее что-то новое, чем можно будет блеснуть в своем кругу.
• Презентация должна быть политкорректной.
• Презентация должна быть немного короче отведенного на нее времени.

Презентация для академической аудитории

• Академическая аудитория – самая непредсказуемая аудитория. Это ее единственный формализуемый признак и, соответственно, единственный формализуемый признак данного класса презентаций.

Презентация для учащихся

• Исходное отношение аудитории к презентации – чаще заинтересованное.
• Презентация должна давать аудитории четкий ответ на вопрос "Зачем?"
• Презентация должна быть, по возможности, интерактивной.
• Целесообразно снабдить аудиторию копиями презентации – хотя бы бумажными.

Презентация для представителей некоммерческих организаций

• Исходное отношение аудитории к презентации почти всегда доброжелательное.
• Презентация может изобиловать разного рода "бантиками" – эффектными цитатами, лирическими отступлениями, неизвестными аудитории приемами выступления. Даже если все эти "бантики" будут совершенно бесполезны с точки зрения эффективности раскрытия темы – аудитория воспримет их очень хорошо.
• В презентации важна эмоциональная составляющая, очень эффективны контрасты и противопоставления.

Презентации, представляемые иностранной аудитории

Включая в классификацию презентаций отдельную группу презентаций для иностранной аудитории, можно было бы уйти достаточно далеко, отделяя, например, китайских студентов от эстонских бизнесменов или от ирландских программистов. Отметим лишь, что если предстоит делать такую презентацию, необходимо найти человека, знакомого с аудиторией, и проконсультироваться с ним. Результаты могут быть самими неожиданными. Например, возможно придется убрать из презентации большую часть графиков, потому что на иностранцев, выросших в другой "диаграммной культуре", они производят гораздо меньшее впечатление.

Подготовка демонстрационного материала для сопровождения доклада

Убеждение – важная часть презентации

Презентации могут выполнять разные функции: они могут представлять результаты внедрения, контроля испытаний, сопровождать защиту курсовой или дипломной работы, и всегда преследуют одну цель – убедить аудиторию в правильности выбранного способа реализации проекта или, в случае защиты, убедить экзаменационную комиссию в том, что студент получил необходимый уровень знаний, навыков и умений, владеет терминами, методами и приемами в той области знаний, в пределах которой он претендует на получение квалификации.

Карл Ховланд^{1Hovland C. et al. Order of presentation persuasion. New Haven, 1957.} еще в 50-х годах прошлого века установил, что любое убеждение происходит в три этапа: внимание – понимание – принятие. В стандартной бизнес-ситуации эта схема по-прежнему выглядит именно так. Рассмотрим все три пункта подробнее.

Внимание

Первый этап – привлечь внимание – важен для любого сообщения, будь то реклама, фильм или устное выступление.

Привлечь внимание можно разными способами. Это зависит от ситуации. Допустим, что необходимо в чем-то убедить руководителя. Как может выглядеть первый этап? Далеко не худший способ – коротко и внятно изложить суть дела. Например, сообщение "Мы нашли способ сэкономить 30 миллионов рублей в год" должно заинтересовать руководителя.

В презентации внимание привлекается интересными фактами или необычными сравнениями. Необходимо лишь помнить одно правило: все факты и сравнения должны быть связаны с основной темой.

Понимание

В ситуации устного сообщения важно быть понятым за 5-7 минут. Примерно такой же кредит внимания от зрителей получает докладчик, сопровождающий свой доклад презентацией.

Не следует вдаваться в подробности. Если проводились сложные расчеты, то нет необходимости объяснять их методику, достаточно просто сообщить о результатах расчета.

Лучший способ быть понятым – вести диалог. Во-первых, это гарантирует, что не потеряно внимание слушателя, и, во-вторых, внимательно слушая собеседника, можно контролировать процесс понимания. Если есть возможность диалога, ею надо пользоваться.

В ситуации, когда диалог не предполагается (презентация – пример такой ситуации), часто выручает опять же диалог, то есть его имитация. По сути, это разговор с аудиторией, несмотря на то, что слушатели физически молчат. Но в этом случае придется предугадать вопросы, которые могут возникнуть.

Принятие

Принятию способствует:

• серьезное отношение к проблеме самого разработчика презентации;
• глубокая проработка вопроса, наличие расчетов, доказательств, подготовка информационных материалов;
• авторитет докладчика, однако, это далеко не всегда плюс;
• вовлеченность слушателей в процесс обсуждения.

Подготовка презентации

Основная цель любой презентации, сопровождающей доклад – акцентировать внимание аудитории на том или ином вопросе. Подготовка демонстрационного материала включает в себя две различных задачи:

• первая – содержательная часть слайдов – целиком находится в компетенции самого докладчика;
• вторая – оформление доклада – должно выполняться по утвержденным в организации правилам с использованием шаблонов, соответствующим теме доклада. Шаги по подготовке презентации

1. Разбейте доклад на ряд логически завершенных блоков с целью создания структуры доклада. Каждому логическому блоку должно соответствовать не менее одного слайда.
2. Сформулируйте краткой и ясной фразой главный смысл каждого логического блока. Именно эта фраза будет выступать заголовком слайдов соответствующего блока.
3. Для каждого логического блока выделите ключевые положения или данные. Оптимально это от 2 до 5 подобных фраз (соответственно, 10-15 слов). Данные лучше представить в виде таблицы или диаграммы.
4. Сформулируйте основные выводы доклада.

5. Определите, какое количество демонстрационных слайдов необходимо, какие материалы они должны содержать.

   Стандартный набор слайдов презентации доклада включает:

   • титульный слайд;
   • не менее одного информационного слайда на каждый логический блок доклада;
   • слайд или несколько слайдов с итогами и выводами доклада. Возможно, потребуются слайды с промежуточными выводами;
   • заключительный слайд.

6. Подготовьте исходные данные для графического иллюстративного материала.

   В большинстве случаев достаточно ограничиться круговыми и столбиковыми диаграммами, графиками. В ряде случаев оправдано появление на слайдах рисунков и фотоматериалов.
7. Определите целесообразность применения и характер мультимедиа-эффектов. В частности, спланируйте использование анимации для привлечения внимания аудитории к принципиально важным элементам демонстрируемых слайдов.
8. На основе собранного таким образом материала, опираясь на решения и шаблоны, утвержденные в организации, создайте набор демонстрационных слайдов, необходимых для сопровождения доклада.

Основные ошибки

1. Самая распространенная ошибка – перегруженность слайдов информацией и оформлением в ущерб наглядности и согласованности с текстом доклада. Например, если на слайде приведен некий набор тезисов или положений, то площадь, занимаемая текстом, не должна превышать 60-70% от площади слайда.

   Если не брать в расчет стандартные элементы оформления (заголовок, номер слайда и т. д.), рекомендуется, чтобы общее количество элементов оформления на слайде не превышало четырех. Даже на самом сложном слайде желательно размещать не более чем один-два блока текста из нескольких тезисов, один рисунок или две диаграммы либо один блок текста и три диаграммы и т.д.

2. Часто от слайда к слайду не соблюдается преемственность набора элементов оформления, несущих чисто визуальную нагрузку: логотип организации, вертикальные и горизонтальные разделительные полосы, оформление списков.

   Например, если в первых слайдах горизонтальная разделительная полоса имела черный цвет, то на очередном слайде она не должна вдруг стать цветной или превратиться в волнистую линию. На одном слайде рекомендуется использовать не более трех элементов оформления, а по всему набору слайдов желательно ограничиться пятью элементами.
3. Процесс появления и размещения на слайде очередного элемента или фрагмента диаграммы следует ограничить двумя-тремя простыми эффектами анимации.

4. Неправильно расставленные на слайде акценты отвлекают слушателей от основных тезисов доклада.

   Активное участие в переписке при помощи электронных средств, часто приводит к потере представления о границах допустимого в синтаксисе. Например, если возникла потребность отметить улучшение некоторого коэффициента, то грубейшей ошибкой будет поместить возле соответствующего показателя комбинацию символов "???!!!". Другая подобная ошибка – ставить несколько знаков вопроса подряд возле тезиса о предмете, до конца еще не изученном. Такое количество знаков препинания только запутает слушателей и не произведет на них желаемого впечатления.

   Поэтому, если нужно выделить числа или тезисы, на которые необходимо обратить внимание, то, возможно, самое лучшее решение – оформить их более крупным шрифтом или другим цветом по сравнению с остальными.

5. Докладчик повторяет то, что написано на слайдах презентации. Одной из наиболее распространенных и вредных привычек является чтение текста, размещенного на слайдах. Это не только избыточность, но и верный способ сделать скучной любую, даже самую яркую презентацию.

   Показ презентации должен сопровождаться устной речью, дополняющей и описывающей отображаемую на экране информацию, но не пересказывающей текст слайда. "Даже при использовании PowerPoint необходимо общение докладчика с аудиторией, – считает Роберта Прескотт (Roberta Prescott), сотрудник фирмы The Prescott Group из Коннектикута, занимающейся консалтингом в области коммуникаций.^{2© Roberta Prescott Roberta Prescott heads The Prescott Group, a communication firm specializing in Executive Development. Visit our web site (http://www.theprescottgroup.com) for more information about our seminars – "Speaking Made Easy", "Speaking To Small Groups", "Advanced Presentations", "Communicating For Results" and "Executive Presence"} – Люди пришли на презентацию не для того, чтобы рассматривать вашу спину".

6. Еще одна распространенная ошибка – отсутствие паузы в речи докладчика на время отображения слайда. Это рассеивает внимание аудитории.

   При правильном планировании презентации сначала должен отображаться новый слайд, аудитории дается какое-то время на то, чтобы прочитать и понять информацию слайда, и только затем следуют комментарии докладчика, уточняющие и дополняющие показанное на экране.