Настройка рабочей книги

Одно из преимуществ Microsoft Excel состоит в том, что программа помогает оперировать большими объемами информации. Одним из факторов, упрощающих работу с данными в Excel, является то, что вы можете изменять отображение данных в рабочем листе.

Если вы хотите увеличить расстояние между строками или столбцами рабочего листа, временно ограничить отображение определенных данных или просто добавить описание к информации, содержащейся в рабочем листе для удобочитаемости данных, вы можете сделать это легко и быстро.

Вы также можете указать место, где появляются описания - в ячейках, или отдельно от информации в листе.

Сделайте работу с книгами удобнее

Важным шагом в облегчении работы с книгами является обеспечение простоты поиска информации в рабочей книге. Вы можете использовать несколько способов установки "указателей", помогающих пользователям найти нужную информацию. Первый способ, о котором рассказывалось в лекции "Знакомство с Excel", - это дать рабочей книге подходящее название. Вы также можете назвать рабочие листы так, чтобы пользователи, открыв нужную рабочую книгу, быстро нашли искомую информацию в соответствующем рабочем листе. Имена рабочих листов указываются на ярлычках листов в левом нижнем углу рабочей книги. Чтобы переименовать рабочий лист, щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке нужного вам листа и выберите из появившегося меню команду Переименовать (Rename). Воспользовавшись этой командой, можно изменить имя рабочего листа. Вы также можете менять порядок расположения рабочих листов в рабочей книге, перетаскивая ярлычки листов на нужное место на панели и располагая наиболее часто используемые рабочие листы в начале списка.

После того как вы установили своего рода указатели для быстрого и удобного поиска информации, вы можете предпринять следующие действия для повышения удобочитаемости и простоты работы с информацией в рабочих книгах. Например, вы можете изменить ширину столбца или высоту строки в рабочем листе, перетаскивая границу столбца или строки в ту или иную сторону. Увеличение ширины столбца или высоты строки увеличивает пространство для содержимого ячейки, облегчая выделение информации в ячейке и помогая избежать случайного выделения данных из других ячеек.

Изменение высоты строки или ширины столбца может повысить удобство работы с данными в рабочей книге, но вы также можете вставить строку или столбец между краем рабочего листа и ячейками с информацией. Дополнительное пространство между краями листа и ячейками или, например, между заголовком и текстом, к которому он относится, делает информацию в рабочей книге менее скученной и удобной для работы. Вы можете вставить строки, щелкнув на нужной ячейке и выбрав пункт Строки (Rows) в меню Вставка (Insert). Excel вставит строку над активной ячейкой. Вставка столбца происходит аналогично; нужно выбрать пункт Столбцы (Columns) в меню Вставка (Insert). Excel вставит столбец слева от активной ячейки.

Вы также можете по своему усмотрению добавлять в рабочий лист отдельные ячейки. Чтобы вставить ячейку, щелкните на ячейке, которая находится на том месте, куда бы вы хотели добавить новые ячейки, и выберите команду Ячейки (Cells) в меню Вставка (Insert). Появится диалоговое окно вставки. Здесь вы можете выбрать, каким образом вставить ячейки: либо со сдвигом вправо относительно выбранной ячейки (если данные располагаются в строке), либо со сдвигом вниз относительно выбранной ячейки (если это столбец). После нажатия кнопки ОК появятся новые ячейки, и информация в строке или столбце сдвинется вправо или вниз, соответственно.

Иногда изменение размеров строк и столбцов не является оптимальным способом повышения удобства работы с рабочей книгой. Например, даже если заголовок рабочего листа не помещается в одной ячейке, увеличение ее ширины (или ширины всех ячеек) может нарушить дизайн рабочего листа. Вы, конечно, можете разместить отдельные слова заголовка листа в отдельных ячейках, чтобы заголовок уместился на рабочем листе, но гораздо удобнее объединить две или более ячеек. Объединенные ячейки воспринимаются Excel в качестве одной ячейки с одним и тем же содержимым и форматом. Чтобы объединить ячейки в одну, нажмите на панели инструментов кнопку Объединить и поместить в центре (Merge and Center). Из названия кнопки видно, что Excel отцентрирует содержимое объединенных ячеек.

Если вам нужно удалить строку или столбец, щелкните правой кнопкой мыши на заголовке строки или столбца и выберите из появившегося меню Удалить (Delete). Вы можете временно скрыть строки или столбцы, выбрав нужные строки или столбцы и выполнив команду Скрыть (Hide) в меню Формат (Format), пункты Строка (Row) или Столбец (Column). Строки и столбцы, которые вы выделили, исчезнут, как если бы вы использовали команду Удалить (Delete), но останутся на листе. Они будут убраны с экрана до тех пор, пока вы не вернете их на место командой Отобразить (Unhide) в меню Формат (Format), пункты Строка (Row) или Столбец (Column).

Когда вы вставляете строку, столбец или ячейку в рабочий лист с существующим форматированием, появляется кнопка Параметры добавления (Insert Options). Так же, как и в случае с кнопками Параметры вставки (Paste Options) и Параметры автозаполнения (AutoFill Options), нажатие на кнопку Параметры добавления (Insert Options) выводит меню, предлагающее выбрать, какой формат применить к данной строке или столбцу. Список этих форматов приведен ниже в таблице.