Создание таблиц и работа с ними

Создание таблиц простейшим способом

База данных, созданная с помощью мастера Создание баз данных (Database Wizard), имеет все компоненты, необходимые для хранения основных сведений о контактах. Предположим, однако, что компания "Все для сада" хотела бы хранить различные сведения для разных типов контактов. Например, помимо стандартной информации (именам, адресам и телефонам), компания хотела бы располагать следующими данными:

• номером социальной страховки служащих, датой поступления на работу, семейным положением и уровнем оплаты;
• сведениями о заказах клиентов и состоянии счетов;
• именем представителя поставщика, текущим состоянием заказа и размерами скидки.

Можно, конечно, добавить недостающие поля в таблицу Контакты и ввести в них данные, которые требуются для каждого типа контактов. При этом, однако, многие поля останутся пустыми, а таблица неоправданно увеличится в размерах. Поэтому лучше воспользоваться другим решением - создать базу данных с отдельными таблицами для каждого типа контактов: сотрудников, клиентов и поставщиков.

Поскольку мастер Создание баз данных (Database Wizard) не обеспечивает подобную комбинацию, в этом упражнении вы создадите базу данных GardenCo, начав с пустой структуры, а затем добавите в нее несколько таблиц с помощью функции Мастер таблиц (Table Wizard). В качестве рабочей будет использоваться папка Office XP SBS\Access\Chap10\CreatingDb. Выполните следующие шаги.

1. На панели инструментов щелкните на кнопке Создать (New), чтобы отобразить панель задачи Создание файла (New File).
2. На панели задачи в разделе Создание (New) щелкните на кнопке Новая база данных (Blank Database).
3. Перейдите к папке Office XP SBS\Access\Chap10\CreatingDb, введите GardenCo в качестве имени базы данных и щелкните на кнопке Создать (Create).

   Появится окно базы данных, которое не содержит ни таблиц, ни форм, ни запросов, ни каких-либо других объектов. (Можно убедиться, что база данных пустая, щелкнув на каждом типе объектов на панели объектов.)
4. На панели инструментов окна базы данных щелкните на кнопке Создать (New), чтобы отобразить диалоговое окно Новая таблица (New Table).
   Совет. Вместо кнопки Создать (New) можно воспользоваться кнопкой Новый объект (New Object), щелкнув на стрелке, а затем щелкнув на Таблица (Table). Можно также щелкнуть на пункте Таблица (Table) на панели объектов, а затем щелкнуть дважды на команде Создание таблицы с помощью мастера (Create table by using wizard) или воспользоваться командой Таблица (Table) в меню Вставка (Insert).
5. Щелкните дважды на пункте Мастер таблиц (Table Wizard), чтобы отобразить первую страницу мастера, показанную ниже.
   

   
   
   В поле Образцы таблиц (Sample Tables) можно отобразить две категории таблиц. Хотя эти категории ориентированы на деловые и личные нужды, нужная таблица может оказаться в любом из списков.
6. Просмотрите список деловых таблиц, а затем щелкните на варианте Личные (Personal) и просмотрите список личных таблиц.

   Если щелкнуть на элементе списка Образцы таблиц (Sample Tables) в списке Образцы полей (Sample Fields) отобразятся все поля, доступные для этой таблицы. Чтобы переместить поле из списка Образцы полей (Sample Fields) в список Поля новой таблицы (Fields in my new table), нужно выделить его, а затем щелкнуть на кнопке >. Кнопка >> позволяет переместить сразу все образцы полей в новую таблицу. Кнопки < и << удаляют одно или все поля из новой таблицы. После завершения работы мастера можно добавить в таблицу новые поля или удалить лишние.
7. Выделив вариант Деловые (Business), выделите элемент Клиенты в списке Образцы таблиц (Sample Tables).
8. Щелкните на кнопке >>, чтобы скопировать все поля выделенной таблицы в список Поля новой таблицы (Fields in my new table), а затем щелкните на кнопке Далее (Next), чтобы перейти к следующей странице мастера.

   На этой странице предлагается ввести имя таблицы и указать, должен ли мастер задать ключ таблицы. Ключ состоит из одного или нескольких полей таблицы, однозначно идентифицирующих запись.
9. Оставьте Клиенты в качестве имени таблицы без изменений, выделите вариант Пользователь определяет ключ самостоятельно (No, I'll set the primary key) и щелкните на кнопке Далее (Next). Мастер предложит поле КодКлиента в качестве ключа и спросит, какие данные должны содержаться в ключевом поле.
10. Щелкните на варианте Сочетание чисел и букв, вводимое пользователем при добавлении новых записей (Numbers and/or letters I enter when I add new records), а затем щелкните на кнопке Далее (Next), чтобы перейти к следующей странице мастера. Мастер предлагает три варианта открытия таблицы: в режиме конструктора, в режим таблицы или в виде созданной мастером формы, предназначенной для ввода данных.
11. Примите выделенный по умолчанию вариант Ввести данные непосредственно в таблицу (Enter data directly into table) и щелкните на кнопке Готово (Finish), чтобы мастер мог создать и открыть таблицу Клиенты.
12. Прокрутите таблицу по горизонтали, чтобы просмотреть все поля, созданные мастером, а затем закройте таблицу. В окне базы данных появится новая таблица Клиенты.
13. Снова запустите Мастер таблиц (Table Wizard), на этот раз щелкнув на команде Создание таблицы с помощью мастера (Create table by using wizard) в окне базы данных.
14. В списке Образцы таблиц (Sample Tables) выделите Сотрудники и переместите в список Поля новой таблицы (Fields in my new table) следующие поля, выделяя каждое поле и щелкая на кнопке >.

    КодСотрудника

    Имя

    Фамилия

    Должность

    Адрес

    Город

    ОбластьКрайРеспублика

    ПочтовыйИндекс

    ДомашнийТелефон

    ДатаРождения

    ДатаНайма

    Фотография

    Заметки
15. В списке Поля новой таблицы (Fields in my new table) выделите ОбластьКрайРеспублика, щелкните на кнопке Переименовать поле (Rename Field), введите Область и щелкните на кнопке ОК.
16. Щелкните на кнопке Далее (Next) два раза подряд, чтобы переместиться на две страницы вперед, приняв предложенное название таблицы и разрешив Access создать ключ. Поскольку в базе данных уже существует одна таблица, мастер попытается установить между ними связь.
17. Так как связь можно установить позже, щелкните на кнопке Далее (Next), чтобы перейти к следующей странице мастера.
18. Щелкните на кнопке Готово (Finish), а затем закройте таблицу Сотрудники.
19. Повторите шаги 13-18, чтобы создать таблицу Поставщики, включив в нее все доступные поля. Щелкните на кнопке Готово (Finish), чтобы принять все предложения, заданные по умолчанию.
20. Закройте таблицу Поставщики. Теперь в окне базы данных отображаются три таблицы.
21. Закройте базу данных.