Презентация как средство представления итогов обработки данных

Цель лекции: Ознакомиться с основными этапами построения презентации. Понять, что презентация требует времени и умения для правильного построения доказательств. Уяснить правила выбора диаграмм для подтверждения исследований. Понять, что выбор диаграмм зависит от многих факторов, которые следует учитывать при их применении.

Прежде чем приниматься за создание презентации, нужно определить, что именно требуется создать, какова будет последовательность действий, а также составить план. Необходимо понимать, что речь идет о научной презентации, и как всякая научная деятельность презентация составляется посредством некого алгоритма. Поэтому сначала следует определить этот алгоритм действий, который требуется для создания презентации.

Создание презентации включает в себя следующие этапы:

• определение целей и задачи презентации;
• определение состава аудитории;
• определение времени, которое займет презентация;
• составление плана презентации;
• выбор средств представления для презентации;
• выбор помощника;
• составление доклада для презентации;
• оформление помещения для презентации;
• подготовка раздаточных материалов.

Этап первый

Вы должны заинтересовать аудиторию своим докладом, то есть следует сделать так, чтобы вас, прежде всего, слушали и понимали, о чем вы говорите. Аудитория должна понять цель и задачи вашей работы. Цель у вас одна, если речь идет о защите, значит защититься, а вот какова задача вашей работы, вот здесь все должно быть предельно просто и понятно.

Этап второй

Определение состава аудитории. Это весьма важный элемент. Вы должны знать, кто будет присутствовать на вашей презентации. Состав комиссии утверждается заранее. Каждый член комиссии силен в каком-то одном вопросе, нужно знать круг вопросов, которые каждый из членов комиссии может задать. Насколько лояльны эти люди по отношению к вам.

Этап третий

Время на выступление оговаривается заранее. Поэтому старайтесь уложиться в это время. Если человек начинает затягивать свой доклад, тем самым аудитория перестает в какой-то момент его слушать и это не всегда хорошо. Смазывается впечатление от вашей презентации.

Этап четвертый

Составление плана презентации. Ваша презентация, как доклад должна иметь вступление, основную часть и заключение. Каждой части должны соответствовать какие-то слайды. Но надо помнить о нескольких правилах создания презентации:

• шрифт в презентации должен быть большим;
• таблицы понятными;
• как можно меньше текста, только основные положения или определения;
• правильно подобранные графики;
• оптимальные цвета (не нужно злоупотреблять красным цветом);
• эффекты анимации должны быть к месту.

Этап пятый

Выбор средств представления для презентации. Заранее обговорите с секретарем, что будет на презентации, какая техника, есть ли компьютер, экран, проектор, какие программы стоят на компьютере, чтобы не получилось накладки.

Этап шестой

Выбор помощника. Первое, ваш помощник должен знать ваш доклад также хорошо, как вы. Лучше заранее позаботиться об этом. Отрепетируйте свою презентацию вместе с вашим помощником. Чтобы он знал, когда ему переключать слайды. Конечно, можно обойтись и без помощника, но тогда вы должны будете вызубрить свой доклад и разложить его по минутам. Это достаточно сложно, на презентации диплома или каком-нибудь научном докладе, который происходит в маленькой аудитории, потому что комиссия может посредине доклада задать вам тот или иной вопрос, соответственно ваше время установленное пройдет и презентацию придется начать сначала.

Хотя можно обзавестись дистанционной мышкой, но тогда заранее настройте ее, не забывайте, что техника иногда в самый не подходящий момент дает сбой.

Этап седьмой

Составление доклада для презентации. Планируя доклад, нужно учитывать, что человеческая память имеет особенности: обычно слушатели запоминают из доклада от четырех до шести позиций. Оптимальным решением является, если основные идеи занимают 80-85% всей презентации. В противном случае аудитория вместо основных идей обратит внимание на второстепенные. Поэтому тщательно выбирайте ключевые идеи, на которых будет строиться ваш доклад. Для того чтобы ваша презентация была успешна, недостаточно просто изложить нужные мысли, требуется, чтобы аудиторные изложение подкреплялось визуальной информацией. Необходимо помнить что доклад – это далеко не только набор различной информации, расставленной в определенной последовательности. Составляя доклад для презентации, следуя сразу же определять, какая визуальная информация будет сопровождать аудиальную.

Если презентационный доклад включает в себя какую-либо специальную информацию, незнакомую слушателям (например, специальные термины и определения), то разъяснять эту информацию лучше всего тоже во вступительной части: "Давайте сразу договоримся о формулировках. В моем случае ИСМ – это интегральная система маршрутизации".

Обратите внимание на вступительную часть. Она должна быть построена таким образом, чтобы заинтересовать аудиторию.

Старайтесь не составлять презентацию из шаблонных фраз, их должно быть как можно меньше.

Помните, что в презентации кроме основных моментов должны быть сравнения, что было, и что стало. Желательно такую информацию представлять в таблицах и графиках.

Этап восьмой

Оформление помещения для презентации. Необходимо знать в каком помещении будет происходить ваша презентация. Вас должен в первую очередь интересовать экран, какой он большой, маленький и самый важный момент - освещение. В зависимости от освещения необходимо подбирать и палитру цветов вашей презентации.

Этап девятый

Подготовка раздаточных материалов. По вашей презентации обязательно сделайте набор основных слайдов в распечатанном виде. Желательно, чтобы каждый член комиссии имел комплект раздаточного материала. Во-первых, кто-то не все увидит, кто-то пропустит какой-то слайд. Для вас это тоже удобно, не нужно будет лишний раз возвращаться к началу презентации и искать тот самый слайд, который был где-то.

Теперь поговорим об ораторском искусстве.

Мало составить доклад, пусть даже самый хороший, его еще нужно уметь подать публике. Вот здесь и возникают проблемы. Если вы боитесь публичных выступлений, то вы в этом не одиноки. Психологи утверждают, что большая часть людей испытывает такой страх.

Ключевое слово проблем докладчиков – страх. Это именно та эмоция, из-за которой прекрасно написанный доклад превращается в набор бессмысленных, тягучих фраз, стоит только докладчику появиться перед аудиторией. Следовательно, чтобы обеспечить успех выступления, в первую очередь следует побороть страх. Как это сделать?

Для начала следует определить, на чем основан страх. Зачастую это вовсе не боязнь людей, а страх неуспешности, желание всем понравиться, но это задача изначально невыполнимая. Чтобы избавиться от чувства тревоги, стоит ставить перед собой вполне реальные задачи.

Люди, занимающиеся научными исследованиями, знают простую истину: отрицательный результат – тоже результат, и если эксперимент оказался неудачным, то это не конец света, а всего, лишь приглашение к изменению теоретической базы. Данный подход может дать весьма неплохие результаты и в случае публичных выступлений. По крайней мере, он избавит от большей части страха.

Второй способ весьма эффективный переключиться на что-нибудь другое. Зачем бояться аудитории, когда можно бояться, например, пауков, лягушек, змей, высоты, темноты и т.д. Всегда можно себе сказать: "Как хорошо, что здесь нет гадюки! Вот визгу было бы". В комиссии сидят такие же люди как Вы. Помните они тоже чего того не знают, они сильны только в своей области. Людей, которые могут свободно общаться на разные темы, имеется в виду научные очень мало. Поэтому бояться не стоит.

После того как вы преодолеете страх можно начинать учиться говорить.

Есть три ораторских стиля для произнесения речи:

• "свинья" - читает по бумажке, не отрываясь от текста, уткнувшись в шпаргалку, как в кормушку;
• "курица" - то заглядывает в конспект, то отрывается от него, будто клюет по зернышку;
• "соловей" - поёт не глядя ни в какие бумажки.

Все три подходят для вашего выступления. Свинью будут слушать, главное – четкость дикции и содержание доклада. Обращаю внимание, что это касается научных конференций, защит. "Курица" тоже вполне годится. Не всегда все запомнишь, а конспект помогает придерживаться основной линии доклада. Мой индивидуальный совет, выделите в докладе основные мысли более крупным шрифтом, жирным, курсивом или цветом, чтобы проще было ориентироваться. Конечно соловью проще всего, у него зрительский контакт с аудиторией и его проще слушать.

Как правильно одеваться

Следует отметить, что первое впечатление складывается вовсе не в результате доклада. Ведь до произнесения первой фразы, презентатор должен выйти к аудитории, в этот момент 80% информации считывается с одежды. Не зря сказано: встречают по одежке. Подбирая одежду, презентатор должен учитывать аудиторию, перед которой он выступает. Оптимальным вариантом для нашего случая является классический костюм.

Для девушек основным ограничением является длина юбки. Она должна быть оптимальной, без разрезов. Не нужно отвлекать внимание на свой внешний вид, внимание аудитории должно быть сосредоточено, на той идее, которую вы хотите до неё донести.

Для юношей рубашки лучше подбирать однотонные: серые, светло-бежевые, светло-голубые. Подобные цвета не вызывают зрительного раздражения, совместимы с любым оттенком кожи и темным костюмом. Галстук должен гармонировать с костюмом. Галстуки ярких расцветок, с пестрым рисунком производят впечатление нелепости, ассоциируются с дурным вкусом.