Работа с базами данных

Создание отчета

Показывать лекцию целиком

Цель работы

Освоение приемов работы с Microsoft Access, создание отчетов.

Подготовка к работе

Изучить литературу о СУБД Microsoft Access, приемах работы и создание отчетов.

Контрольные вопросы

  • Способы создания отчетов.
  • Понятие отчета.
  • Исходные данные.
  • Ввод формул в отчет.
  • Назначение панели инструментов.
  • Основные приемы работы с отчетом.
  • Способы ввода редактирования и обработки данных в отчетах БД.
    •

    I Создание отчета

    Сформируйте отчет для приемной комиссии о результатах вступительных экзаменов, используя мастер отчетов.

    Прежде чем создавать сложный Отчет, стоит создать запрос к этому отчету, для того чтобы не возникло трудностей с созданием отчета. Предлагается попробовать два способа первый без создания предварительного запроса и второй способ создать предварительно запрос и по нему создать отчет.

    Первый способ

  • Перейти на вкладку Мастер отчетов.
  • Простой запрос
  • Выбрать поля, с указанных таблиц и запросов в следующем соответствии Факультет, Экзамен_1, Экзамен_2, Экзамен_3(из таблицы ФАКУЛЬТЕТЫ), Сумма баллов (из запроса "Сумма баллов", Фамилия (из таблицы АНКЕТЫ), РЕГ_НОМ, КОД_СПЕЦ, Медаль, Стаж_раб. (из таблицы АБИТУРЬЕНТЫ), щелкнуть на кнопке Далее.
  • Задать один уровень группировки по полю ), щелкнуть на кнопке Далее. (рис 12.1)
  • Указать порядок сортировки 1). Сумма по убыванию; 2). Фамилия по возрастанию (рис 12.2), щелкнуть кнопку Далее. (рис 12.2)
  • Выбрать вид макета ) Далее. (рис 12.3)
  • Выбрать стиль Стандартный, Далее.
  • Указать имя отчета "). (рис 12.4)
  • Результат отчета представлен на (рис 12.5). (рис 12.5)

    • Обратите внимание на то, что данные в графу "Сумма баллов" выбирается из запроса "Сумма баллов". Других полей из этого запроса извлекать не следует. В режиме предварительного просмотра отчет появится на экране, чтобы отредактировать внешний вид следует войти в Конструктор.

    Ввод формулы для вычисления общего количества поступивших абитурьентов, в отчет производится в конструкторе следующим образом (рис 12.6):

  • на ;
  • выбрать с помощью мыши в области Примечание отчета место, в которое следует поместить поле;
  • поместить курсор в поле и ввести выражение, вычисляющее количество поступивших абитуриентов =Count([РЕГ_НОМ]).
    •  (рис 12.6)

    Самостоятельно:

  • Выполните отчет вторым способом, сравните результаты, сделайте выводы.
  • Определите критерий, по которому будет проходить прием студентов. Например, набранные баллы не ниже 12, в виде исключения принимаются студенты, имеющие стаж работы, даже если балл ниже.
  • Занести в таблицу ИТОГИ сведения о поступлении в университет. В поле ЗАЧИСЛЕНИЕ выставить флажки в записях для принятых в университет абитуриентов, с помощью запроса.
  • На основе запроса о принятых студентах самостоятельно получите отчет со списком абитуриентов, принятых в университет в котором должны отражаться следующие поля Фамилия, Имя, Отчество, количество баллов, название факультета и специальности.

    Причем Фамилия Имя и отчество сведите в одно поле, применив вычисляемое поле в запросе следующим образом (рис 12.7)

    (рис 12.7) ФИО: [ФАМИЛИЯ] " " Left([ИМЯ];1) "." Left([ОТЧЕСТВО];1) "."

    Примечание. Это формула означает, что фамилия берется полностью, а с имени и отчества первая буква слева.

    Результат применения такого запроса показан на рис 12.8. (рис 12.8)
  • Посчитайте, сколько абитуриентов поступило на каждый факультет.
  • Постройте круговую диаграмму по результатам поступления в ВУЗ укажите % поступивших абитуриентов, на каждый факультет.
    •
    Предыдущее занятие Следующее занятие
    Вернуться к учебному плану
    ^