Microsoft Word для начинающего пользователя

Работа с таблицами и что еще надо знать о документах

Разбить на страницы
Показывать лекцию целиком

Представление данных в таблицах - прекрасная возможность организовать данные в удобном виде. В таблицах можно размещать данные любого типа и размера: от одного символа, формулы или графического изображения до больших текстов. Каждый объект размещается в отдельной ячейке таблицы. В только что созданной таблице они пустые.

При этом можно:

  • Удалять, добавлять, вставлять строки и столбцы.
  • Выравнивать высоту и ширину строк, столбцов и ячеек.
  • Объединять или разбивать ячейки.
  • Копировать и перемещать данные как в пределах одной таблицы, так и между разными таблицами.
  • Сортировать данные по убыванию или возрастанию.
  • Форматировать данные в таблице.
  • Изменять вид границ ячеек.
  • Выбирать оформление таблицы из того множества вариантов, которое предлагает Word.
    •

    И это еще не полный перечень того, что можно делать в таблицах!

    Что нужно знать о таблицах

    С таблицами работают так же, как и с обычным текстом:

  • Каждая ячейка таблицы для вас - как чистый лист бумаги. Следовательно, текст в ячейках набираете прямо от левого края, не обращая внимания на его оформление и правую границу, а завершаете ввод абзацев клавишей Enter.
  • Основной принцип - сначала выделить, а потом выполнить действие, - остается в силе и для ячеек таблицы тоже. Выделение в таблице снимаете щелчком по "месту жительства", т.е. по выделенному участку.
  • Правило Правой кнопки в таблицах - основа основ, без него просто не выжить.
    •

    Чаще всего таблицы являются видимыми и содержат следующие элементы:

    (рис 6.1) В более поздних версиях Word в верхнем левом уголке таблицы появляется маркер перемещения таблицы, если перевести курсор мыши в любую ее ячейку. Символы конца ячейки, строки и маркера являются непечатаемыми

    Границы таблиц можно выводить на печать, а можно и не выводить (в дальнейшем речь будет идти о видимых и невидимых таблицах, соответственно).

    Создание таблиц и ввод данных в ячейки

    Таблицы в Word можно создать:

  • Через меню Таблица.
  • С помощью следующих кнопок панели инструментов "Стандартная":
    •
    (Добавить таблицу) Об этой кнопке чуть ниже
    (Таблицы и границы) Просто нарисовать таблицу, как будто карандашом на бумаге
    (Добавить таблицу Excel) Вставить в документ Word таблицу Excel и редактировать ее так же, как в Excel
    Использование последних двух кнопок оставляем на будущее.

    Для того чтобы создать таблицу:

    Вариант 1
  • Установите текстовый курсор в требуемое место документа.
  • Выполните команду Добавить таблицу… (или Вставить Таблица ) в меню Таблица.
  • В диалоге "Вставка таблицыВ более поздних версиях Word этот диалог включает раздел "Автоподбор ширины столбцов", в котором можно выбрать один из трех вариантов установки ширины столбцов. " укажите требуемое число строк и столбцов:
  • Щелкните на кнопке ОК диалога
    •      		Вариант 2
  • Установите текстовый курсор в требуемое место документа.
  • Щелкните на кнопку ( Добавить таблицу ) панели инструментов "Стандартная".
  • В выпавшей условной таблице укажите требуемое число строк и столбцов, протащив при зажатой левой кнопке мыши от первой до последней ячейки, как показано на рисунке:
  • Отпустите кнопку мыши.
    •

    Независимо от того, каким образом таблица была создана, кнопка (Добавить таблицу) меняется на кнопку:

    (Добавить строки), если текстовый курсор находится в таблице (Добавить столбцы), если выделен один или несколько столбцов таблицы

    Упражнение 1

    Любым способом создайте таблицу из 4-х столбцов и 3-х строк, как на рис. 6.2.

    (рис 6.2) Взгляните на Линейку: маркеры границ расположились над тем столбцом таблицы, где находится текстовый курсор. В ячейках этого столбца границы абзацев устанавливаются как обычно (см. лекцию 4 п."Изменение границ абзацев с помощью Линейки")

    Упражнение 2:

    Наберите текст в ячейках приблизительно так, как показано на рис. 6.3.

    (рис 6.3) Каждая ячейка таблицы для вас как чистый лист бумаги, поэтому текст набираете от левого края, не обращая внимания на оформление и правую границу

    При вводе текста высота строки таблицы увеличивается автоматически по умолчанию, поэтому вам не надо беспокоиться, хватит ли места в ячейке для вводимого текста (см. замечание).

    Этого не происходит в том случае, если пользователь точно устанавливает высоту строки (см. п."Как точно задать высоту и ширину ячеек").

    Обратите внимание, что в конце абзацев, так же как и в обычном тексте, стоит признак их конца (если признак конца абзаца отсутствует на экране, щелкните на кнопке Непечатаемые символы на панели "Стандартная").

    Замечание:

    Если в более поздних версиях Word не происходит заворачивания текста на следующую строку при достижении края ячейки, надо включить опцию "Переносить текст" в разделе "Параметры" диалога "Параметры ячейки", который вызывается по кнопке "Параметры" закладки "Ячейка" диалога "Свойства таблицы" после выполнения одноименной команды в меню Таблица или контекстном меню таблицы.

    Как изменить ширину столбца или высоту строки

    Для того чтобы изменить ширину столбца:

  • Наведите курсор мыши на границу столбца так, чтобы он изменился на двустороннюю стрелку.
  • Зажмите левую кнопку мыши (курсор мыши должен остаться в том же виде!) и перемещайте мышь влево или вправо для изменения ширины столбца.
  • Отпустите кнопку мыши.
    •

    Упражнение 1:

    Увеличьте ширину первого и уменьшите ширину второго и третьего столбцов, чтобы получилось примерно так:

    (рис 6.4) По умолчанию при создании таблицы все столбцы равны по ширине, но ее можно менять по мере необходимости

    Для того чтобы изменить высоту строки:

  • Перейдите в режим "Разметка страницы" через меню Вид.
  • Наведите курсор мыши на нижнюю границу этой строки так, чтобы он превратился в двустороннюю стрелку.
  • Зажмите левую кнопку мыши (при этом курсор не должен менять свою форму!) и перемещайте мышь вниз или вверх для изменения высоты строки.
    •

    Замечание:

    При изменении ширины или высоты не требуется выделять столбец или строку таблицы.

    Упражнение 2:

    Увеличьте высоту второй строки таблицы.

    Попробуйте уменьшить высоту первой строки.

    При выполнении этого задания станет понятно, что уменьшить высоту строки можно только до текста.

    Если нужно работать с несколькими столбцами или строками, то сначала их надо выделить. В следующем параграфе будем учиться выделять различные части таблицы.

    Выделение элементов таблицы с помощью мыши

    Чтобы выделить Надо
    Одну строку
  • Установить курсор мыши слева от строки на полосе выделения так, чтобы он превратился в белую стрелку, направленную в сторону строки.
  • Щелкнуть левой кнопкой на полосе.
    •
    Несколько строк
  • Установить курсор на полосе выделения напротив первой выделяемой строки.
  • Зажать левую кнопку.
  • Не отпуская ее, перемещать мышь по полосе до последней строки.
    •

    Или:

  • Щелкнуть мышкой на полосе выделения напротив первой строки.
  • Зажать клавишу Shift.
  • Щелкнуть мышкой на полосе выделения напротив последней строки (так же выделяются несколько строк в тексте).
    •
    Один столбец
  • Навести курсор на верхнюю границу столбца так, чтобы он превратился в черную стрелку $$\downarrow$$.
  • Щелкнуть левой кнопкой мыши.
    •
    Несколько столбцов
  • Навести курсор на первый столбец сверху так, чтобы он превратился в черную стрелку.
  • Зажать левую кнопку так, чтобы курсор сохранился в виде стрелки.
  • Не отпуская кнопки, протащить мышь вдоль выделяемых столбцов.
  • Отпустить кнопку мыши.
    •

    Или:

  • Щелкнуть над первым столбцом, когда курсор превратится в черную стрелку.
  • Зажать клавишу Shift.
  • Щелкнуть над последним столбцом, когда курсор превратится в черную стрелку.
    •
    Всю таблицу Выделить все столбцы или все строки.
    Одну ячейку Щелкнуть на полосе выделения ячейки так же, как на листе: слева от текста ячейки, а если она пустая, то слева от признака конца ячейки
    Несколько соседних ячеек
  • Щелкнуть на первой ячейке.
  • Зажать клавишу Shift на клавиатуре.
  • Щелкнуть на последней ячейке.
    •

    Или:

  • Установить курсор на полосе выделения первой ячейки.
  • Зажав левую кнопку, протащить мышь до последней ячейки, не отпуская кнопки мыши.
    •

    Выделение элементов таблицы с помощью клавиатуры

  • Установите текстовый курсор в требуемую ячейку таблицы.
  • Зажмите клавишу Shift.
  • Не отпуская ее, используйте клавиши со стрелками, пока не "дойдете" до последней ячейки выделяемого фрагмента таблицы.
    •

    Если в начальной ячейке находится текст, то выделение происходит посимвольно от положения текстового курсора. После перехода за символ конца ячейки выделяется она вся. Все последующие ячейки выделяются сразу целиком, независимо от того, пустые они или нет.

    Вспомнили, что комбинация клавиш Shift + стрелки выделяет практически ВСЕГДА и ВЕЗДЕ! А еще можно использовать клавиши:

    Tab Выделение следующей ячейки Если в ячейке есть текст
    Shift + Tab Выделение предыдущей ячейки

    Выделение элементов таблицы с помощью меню Таблица

    Для того чтобы выделить строку, столбец или всю таблицу, надо:

  • Установить курсор в любую ячейку этой строки, столбца или в любую ячейку таблицы.
  • Выполнить команду Выделить строку, Выделить столбец или Выделить таблицу в меню Таблица.
    •

    Замечание:

    В более поздних версиях Word на втором шаге наведите курсор мыши на команду Выделить и далее выберите нужный вариант: Таблица, Столбец, Строка, Ячейка.

    Перемещение по таблице

    С помощью мыши: щелчком "пригласить" текстовый курсор в требуемую ячейку.

    С клавиатуры:

    Клавиши Перемещение текстового курсора по таблице
    Tab вправо на одну ячейку если в ячейке что-то есть, то она выделяется
    Shift + Tab влево на одну ячейку
    Alt + Home в первую ячейку текущей строки
    Alt + End в последнюю ячейку
    Alt + PageUp в первую ячейку текущего столбца
    Alt + PageDown в последнюю ячейку
    Используйте Alt (слева)!

    Перемещение курсора по тексту в ячейке происходит с помощью клавиш со стрелками, а также Home и End.

    Как вставить строку или столбец в конце таблицы

    Добавить еще одну строку в конец таблицы совсем просто:

  • Установите текстовый курсор в последнюю ячейку таблицы.
  • Нажмите (легко!) клавишу Tab.

    Напомню, что с помощью этой же клавиши происходит перемещение текстового курсора по ячейкам таблицы вправо.

    •

    Для того чтобы вставить столбец в конец таблицы:

  • Установите курсор мыши прямо над признаками концов строк, т.е. после всех столбцов, так, чтобы он превратился в черную стрелку.
  • Щелкните левой кнопкой, чтобы выделить последний несуществующий столбец таблицы.
  • Щелкните Правой кнопкой мыши ( Как добавить столбец?) на выделенном столбце.
  • Выполните команду Добавить столбец в появившемся контекстном меню.
    •

    При этом добавленный столбец будет точно такой же ширины, как и последний столбец таблицы.

    А все остальное делаем с помощью Правой кнопки мыши

    Как вставить строки

    Для того чтобы вставить в таблицу несколько строк:

  • Выделите строки, перед которыми требуется добавить новые, или просто установите текстовый курсор в любую ячейку строки, если требуется добавить только одну строку.
  • Щелкните Правой кнопкой мыши ( Как это сделать?) на выделенном участке или строке, чтобы вызвать контекстное меню.
  • Выполните команду Добавить строки.
    •

    Как вставить столбцы

    С тем чтобы вставить в таблицу один или несколько столбцов:

  • Выделите столбцы, перед которыми требуется добавить новые, или установите текстовый курсор в любую ячейку столбца, если требуется добавить только один столбец.
  • Щелкните Правой кнопкой мыши ( Как это сделать?) на выделенном участке или в столбце, чтобы вызвать контекстное меню.
  • Выполните команду Добавить столбец.
    •

    Замечания:

  • Вставить строки и столбцы можно и через меню Таблица. В более поздних версиях Word надо указать, с какой стороны вставляются столбцы (слева либо справа от выделенных) или строки (выше либо ниже выделенных строк).
  • При использовании Правой кнопки мыши вставка столбцов и строк происходит слева от выделенных столбцов и перед выделенными строками таблицы в любой версии Word.
    •

    Как удалить строки или столбцы

  • Выделите удаляемые строки или столбцы.
  • Щелкните Правой кнопкой ( Как это сделать?) на выделенном участке.
  • В контекстном меню выполните команду Удалить строки (столбцы).
    •

    Как объединить несколько соседних ячеек

  • Выделите эти ячейки.
  • Щелкните Правой кнопкой ( Как это сделать?) на выделенном участке.
  • Выполните команду Объединить ячейки в контекстном меню.
    •

    Как разбить ячейку на несколько

  • Установите текстовый курсор в эту ячейку (необязательно ее выделять). Если требуется разбить несколько ячеек, то их надо выделить.
  • Щелкните Правой кнопкой в этой ячейке или на выделенном участке.
  • Выполните команду Разбить ячейку в контекстном меню.
  • В диалоге "Разбиение ячейки" укажите, на сколько строк и столбцов надо разделить ячейку.
  • Вежливо попрощайтесь с диалогом.
    •

    Как изменить размещение текста в ячейке

  • Выделите текст в ячейке (лучше использовать Shift и клавиши со стрелками).
  • Щелкните на выделенном тексте Правой кнопкой мыши ( Как это сделать?)
  • В контекстном меню выполните команду Направление текста... .
  • В диалоге "Направление текста" выберите нужное.(рис 6.5) Применив пятое правило - все "изюминки" живут в меню Формат, - вы также найдете в нем команду Направление текста, которая доступна, если вы работаете с таблицей или надписью

    (По умолчанию текст набирается слева направо.)

  • Щелкните на кнопке ОК диалога.
    •

    Упражнение:

    Измените направление текста в какой-нибудь ячейке.

    Щелкните мышкой на этом тексте.

    Взгляните на кнопки панели инструментов "Форматирование": часть кнопок тоже изменила направление.

    Как выровнять текст в ячейке по горизонтали или вертикали

    Для выравнивания границ текста по горизонтали надо использовать кнопку ("По ширине") на панели "Форматирование", предварительно выделив текст в ячейках.

    Для того чтобы выровнять текст в ячейках по вертикали:

  • Выделите текст в ячейках.
  • Щелкните Правой кнопкой ( Как это сделать?) на любом месте выделенного фрагмента.
  • В контекстном меню наведите курсор мыши на команду Выравнивание.
  • В выплывшем списке выполните команду Центрировать по вертикали.
    •

    Замечание:

    В более поздних версиях Word на третьем шаге наводите курсор мыши на команду Выравнивание в ячейке, а затем выбираете нужный вариант из девяти предложенных.

    В левой таблице текст в ячейках третьего столбца и первой ячейке второго столбца не выровнен по вертикали, а в таблице справа - выровнен.

    Как сделать заливку в ячейках таблицы

  • Выделите требуемые ячейки (иначе "зальете" всю таблицу!)
  • Щелкните Правой кнопкой мыши на выделенном участке.
  • Выполните команду Границы и заливка в контекстном меню.

    Эту же команду можно выполнить и через меню Формат, где живут все "изюминки".

  • В диалоге "Границы и заливка" вызовите закладку "Заливка".
  • На этой закладке выберите требуемый вариант.

    Подробно выбор типа заливки описан в лекции 4 п. "Эффект заливки, или Завершаем форматирование эпиграфа".

  • Щелкните на кнопке ОК диалога.
    •

    Замечание:

    Команды Направление текста... и Выравнивание отсутствуют в меню Таблица. Эти команды проще всего найти с помощью Правой кнопки мыши. Справедливости ради отмечу, что и в меню Таблица есть несколько команд, которые отсутствуют в контекстном меню.

    Как сделать таблицу невидимой

    У невидимой таблицы границы ячеек не пропечатываются на бумаге. И если она пустая (не содержит данных), то ее как бы вовсе нет на листе (см. параграф "Создание таблиц и ввод данных в ячейки").

    Невидимые таблицы используются тогда, когда требуется, чтобы текст был расположен на листе "ровно": при создании шапок документов или оформлении раздела подписей. На экране границы невидимой таблицы показываются блеклыми линиями, как на рис. 6.6.

    (рис 6.6) "Шапки" документов и раздел подписей оформляйте с помощью невидимых таблиц

    Для того чтобы сделать границы ячеек таблицы невидимыми на листе бумаги:

  • Выделите таблицу.
  • Щелкните Правой кнопкой мыши ( Как это сделать?) в таблице.
  • В контекстном меню выполните команду Автоформат... .
  • Выберите ( нет ) в разделе "Форматы" диалога "Автоформат таблицы".

    В более поздних версиях Word выберите вариант Обычная таблица вместо ( нет ).

    Поэкспериментируйте, выбирая в списке разные форматы. Образец справа сразу покажет, как будет выглядеть ваша таблица. Вариантов оформления более чем достаточно!

  • Вежливо попрощайтесь с диалогом.

    Границы ячеек на экране станут блеклыми, а в режиме "Предварительный просмотр" хорошо видно, что они не пропечатываются на бумаге.

    •

    Если вы хотите, чтобы у невидимой таблицы границ не было видно и на экране, то в меню Таблица выполните команду Скрыть сетку. При этом в меню Таблица эта команда изменится на Отображать сетку.

    Замечание:

    Команда Скрыть сетку не доступна через Правую кнопку мыши.

    Меню Таблица

    При форматировании таблиц естественнее всего использовать меню Таблица. Но в этом случае список получаемых команд будет очень длинный, что затрудняет поиск нужной команды. Поэтому я рекомендую использовать правило Правой кнопки: выделить требуемую часть таблицы и спросить, "не отходя от кассы", как что-то сделать? И только в том случае, если интересующей команды нет в контекстном меню, идти в меню Таблица. Рассмотрим такие команды за исключением тех, что уже были описаны, и еще трех команд: Нарисовать таблицу..., Преобразовать в таблицу... и Формула... (для начинающих пользователей они не актуальны).

    Как точно задать высоту и ширину ячеек

    Иногда требуется установить ширину одного или нескольких столбцов, равной конкретному числу с точностью до сотых долей сантиметра. Это можно сделать двумя способами: через меню Таблица и с помощью мыши.

    Первый способ:

  • Установите текстовый курсор в требуемый столбец. Если их несколько - выделите столбцы.
  • В меню Таблица выполните команду Высота и ширина ячейки.

    В более поздних версиях Word надо выполнить команду Свойства таблицы.

  • В появившемся диалоге щелкните на закладке "Столбец".(рис 6.7) В более поздних версиях Word этот диалог имеет несколько другой вид
  • С помощью счетчика "Ширина столбца" задайте требуемую ширину столбца или введите ее значение с клавиатуры.

    На этом шаге в более поздних версиях Word надо сначала включить опцию "Ширина".

    Для выбора столбца, ширину которого надо изменить, используйте кнопки Предыдущий столбец и Последующий столбец.

  • Щелкните на кнопке ОК.
    •

    Замечание:

    Узнать, что можно сделать с помощью остальных элементов закладки "Столбец", очень просто! Для этого щелкните на кнопке со знаком вопроса в верхнем правом углу диалога, а затем щелкните на том элементе закладки, который вас интересует.

    Для того чтобы точно установить высоту одной или нескольких строк таблицы:

  • Установите текстовый курсор в требуемую строку. Если их несколько - выделите строки.
  • В меню Таблица выполните команду Высота и ширина ячейки.

    В более поздних версиях Word надо выполнить команду Свойства таблицы.

  • В появившемся диалоге щелкните на закладке "Строка".(рис 6.8) Содержимое строки таблицы может размещаться на разных страницах, так как разрешен перенос строк на другую страницу
  • В списке "Высота строк 1-5" выберите значение "Точно".

    На этом шаге в более поздних версиях Word надо сначала включить опцию "Высота".

  • С помощью счетчика "значение:" укажите точное значение высоты строк.

    Для выбора строки, высоту которой надо изменить, служат кнопки Предыдущая строка и Последующая строка.

  • Щелкните на кнопке OK диалога.
    •

    Замечание:

    В результате точной установки высоты строк при вводе текста в ячейках не будет происходить автоматического изменения высоты этих строк! Если в списке "Высота строк" сделать другой выбор, например - Минимум, то ситуация изменится.

    Второй способ:

  • Перейдите в режим "Разметка страницы" через меню Вид.
  • Зажмите клавишу Alt и не отпускайте ее!
  • Наведите курсор мыши на границу столбца или строки так, чтобы он превратился в двустороннюю стрелку, и перемещайте границу в нужном направлении.
    •  (рис 6.9) На соответствующей Линейке появляются размерные линии, которые указывают размеры столбцов или строк с точностью до сотых долей сантиметра

    Как разделить таблицу

    Если возникает необходимость разделить таблицу на две части, то:

  • Установите курсор в той строке, которая должна стать первой во второй таблице, или выделите эту строку.
  • Выполните команду Разбить таблицу в меню Таблица.
    •

    В результате получатся две таблицы, разделенные пустым абзацем. Если этот абзац удалить, то таблицы снова объединятся в одну.

    Заголовки таблицы

    Заголовком таблицы обычно является первая строка таблицы. Если при вводе данных в ячейки таблица переходит на следующую страницу, то для вас удобнее, чтобы ее заголовок автоматически появлялся на всех последующих страницах.

    Для этого:

  • Установите курсор в первую строку таблицы или выделите строки, составляющие заголовок таблицы, начиная с первой.
  • Выполните команду Заголовок в меню Таблица.

    При этом в меню слева от этой команды появится флажок.

    •

    Упражнение:

  • Создайте таблицу с любым количеством строк и столбцов.
  • Наберите в ячейках первой строки названия столбцов таблицы (фамилия, имя, дата рождения и т.д.).
  • Сделайте первую строку Заголовком таблицы.
  • Установите текстовый курсор в последнюю ячейку таблицы и нажимайте на клавиатуре клавишу Tab до тех пор, пока таблица не перейдет на следующую страницу. Заголовок таблицы автоматически повторится на новой странице.
    •

    Сортировка данных в таблице

    Сортировка данных в таблице происходит по столбцам: по возрастанию или по убыванию данных. При этом строки таблицы переставляются целиком.

    По умолчанию сортировка начинается с первого столбца, если

    не выделен какой-либо другой ее столбец. Затем можно сортировать таблицу по любому ее столбцу.

    Допустим, что в первом столбце находятся фамилии, во втором - имена, в третьем - даты рождения сотрудников, а в четвертом - зарплата. Причем есть повторяющиеся фамилии и имена (возрастание и убывание для текстовых значений означает алфавитный порядок, т.е. от А до Я или от Я до А, соответственно).

    Тогда, отсортировав таблицу по первому столбцу (по фамилиям), можно расположить строки с однофамильцами по возрастанию или убыванию имен (т.е. произвести сортировку по второму столбцу). Если есть сотрудники с одинаковыми фамилиями и именами, то можно упорядочить эти строки по датам рождения (произвести сортировку по третьему столбцу), или по уровню зарплаты (сортировка по четвертому столбцу).

    Для того чтобы отсортировать таблицу с заголовком:

  • Установите курсор в любой ячейке таблицы или выделите тот столбец, с которого хотите начать сортировку.
  • Выполните команду Сортировка в меню Таблица.
  • В разделе "Сортировать" диалога:
  • выберите в списке первый столбец: Фамилия (в нашем примере с него начинается сортировка);
  • установите переключатель в позицию "по возрастанию".
    •
  • В разделе "Затем":
  • выберите в списке второй столбец: Имя (сортировка продолжается со второго столбца);
  • установите переключатель в позицию "по убыванию".

    • Этот шаг имеет смысл только в том случае, если есть однофамильцы.

    (рис 6.10) Начать сортировку таблицы можно с любого ее столбца, не обязательно с первого. Продолжить сортировку можно также с любого другого столбца таблицы, не обязательно со следующего
  • В последнем разделе:
  • укажите третий столбец: Дата рождения;
  • в списке "тип:" выберите тип данных: Дата (для первых двух столбцов тип данных по умолчанию был "Текст");
  • установите переключатель в позицию "по возрастанию".

    Этот шаг имеет смысл только в том случае, если есть сотрудники с одинаковыми фамилиями и именами.

  • Вежливо попрощайтесь с диалогом.

    • Если заголовок в таблице не установлен, то при выполнении третьего, четвертого и пятого шагов в диалоге "Сортировка" в списках выбираете Столбец 1, Столбец 2 и т.д. При этом в разделе "Список" включен переключатель "без строки заголовка". В случае сортировки таблицы с заголовком, переключатели этого раздела вообще не доступны.

    По умолчанию процесс сортировки не разделяет строчные и прописные буквы, то есть сортировка происходит без учета регистра. С помощью кнопки Параметры... диалога "Сортировка" это можно изменить:

  • Щелкните на кнопку Параметры... .
  • В диалоге "Параметры сортировки" включите опцию "с учетом регистра".
  • Щелкните на кнопке ОК диалога.
    •

    Как удалить всю таблицу

    Первое, что приходит в голову - это использовать клавишу Delete, которая практически все удаляет. Однако, если вы, выделив всю таблицу, нажмете эту клавишу, то удалится содержимое всех ячеек таблицы! Таблица останется в тексте, но с пустыми ячейками. А если вы используете клавиши Shift + Delete, то удалите таблицу из документа, забрав ее в буфер обмена.

    Для того чтобы удалить всю таблицу:

  • Выделите всю таблицу.
  • Выполните команду Удалить строки в меню Таблица.

    В более поздних версиях Word в меню Таблица надо навести курсор мыши на строку Удалить и выполнить в появившемся списке команду Таблицу.

    •

    Как переставить столбцы или строки в другое место таблицы

    Это можно сделать двумя способами: с помощью буфера обмена или просто перетащив столбец или строку в требуемое место.

    Первый способ:

  • Выделите требуемые столбцы или строки.
  • Вызовите контекстное меню, щелкнув правой кнопкой мыши на выделенном участке.
  • Выполните в контекстном меню команду Вырезать (в буфер).
  • Снова вызовите контекстное меню, щелкнув правой кнопкой мыши перед тем столбцом или той строкой, куда требуется переместить выделенные столбцы или строки.
  • Выполните в контекстном меню команду Вставить столбцы или Вставить строки, соответственно.
    •

    Второй способ:

  • Выделите требуемые столбцы или строки.
  • Зажав левую кнопку мыши на выделенном участке, перемещайте мышь в первую ячейку того столбца или строки, перед которыми надо вставить перетаскиваемые столбцы или строки.
  • Отпустите кнопку мыши.
    •

    Замечание:

    При перетаскивании столбцов можно отпускать кнопку мыши в любой ячейке того столбца, перед которым требуется вставить столбцы.

    Посмотрите, что произойдет при перетаскивании строк, если вы отпустите кнопку мыши не на первой ячейке той строки, выше которой требуется вставить строки.

    Вопросы для самоконтроля, или Имеет ли смысл идти дальше

  • Перечислите два способа создания таблиц.
  • Как вводятся данные в ячейку таблицы?
  • Как изменить ширину столбца таблицы с помощью мыши?
  • Всегда ли можно изменить высоту строки таблицы с помощью мыши?
  • Как с помощью мыши выделить:
  • Одну строку таблицы?
  • Несколько строк таблицы?
  • Один столбец таблицы?
  • Несколько столбцов таблицы?
  • Одну ячейку таблицы?
  • Несколько соседних ячеек таблицы?
    •
  • Какие клавиши используются для выделения элементов таблицы с помощью клавиатуры?
  • Что можно выделить в таблице с помощью меню Таблица?
  • Как с клавиатуры переместиться:
  • Вправо на одну ячейку?
  • Влево на одну ячейку?
  • В первую ячейку строки?
  • В последнюю ячейку строки?
  • В первую ячейку столбца?
  • В последнюю ячейку столбца?
  • Как перемещаться по ячейкам таблицы с помощью мыши?
  • Как добавить столбец в конце таблицы?
  • Как добавить строку в конце таблицы?
  • С помощью какой кнопки мыши выполняются практически все действия над элементами таблицы?
  • Перечислите команды контекстного меню, которые отсутствуют в меню Таблица.
  • Существуют ли команды меню Таблица, которые невозможно получить с помощью Правой кнопки мыши? Если такие есть, назовите их.
  • Как происходит сортировка данных в таблице?
  • Как удалить всю таблицу целиком?

    • Как еще можно сохранить документ

    Как создавать и где хранить новые документы, вы уже знаете из лекции 1 параграфов "Как дать документу имя и где его хранить" и "Многооконный интерфейс, или Работа с несколькими окнами".

    Довольно часто возникает ситуация, когда требуется внести в документ исправления, но так, чтобы при этом исходный документ остался неизмененным. В этом случае текст документа со всеми правками надо сохранить в другом файле (документе)!

    Иная ситуация: документ нужно поместить еще в другую папку и/или на дискету. При этом, если имя документа остается прежним, то его можно просто скопировать (см. лекцию 5 курса "Основы работы в Microsoft Windows"). В противном случае его надо сохранить под другим именем!

    А чтобы никто, кроме вас, не смог открыть ваш документ, можно сохранить его с паролем на открытие. Человек, не знающий пароля, не сможет открыть ваши документы. Можно установить пароль на сохранение внесенных в документ изменений: вносить правки в ваш текст не возбраняется, но сохранить изменения без знания пароля не получится.

    Однако если вы забудете свой пароль, то помочь вам уже никто не сможет. Так что пароль лучше записать, например, в записную книжку. Вообще лучше придумать один "заковыристый" (например: figTEST9) пароль и использовать его везде!

    Как вы уже знаете, файлы, созданные в редакторе Word, имеют отчество (тип) ".doc" независимо от его версии. Если вы создали документ в Word 2000 и передали его человеку, который пользуется более ранней версией редактора, например, Word 97, то он не сможет открыть ваш документ.

    Во избежание таких казусов, надо сохранять документ с другим отчеством: ".rtf" [r(each)t(ext)f(ormat)]. Эта процедура называется "сохранение документа под другим типом".

    Если проблемы такого рода вас пока не волнуют, можете пропустить эту главу "без ущерба для здоровья".

    Сохранение документа в другую папку и/или на другой диск

    Допустим, что вы открыли в редакторе Word документ "отчет.doc", который расположен в папке "Денис", находящейся в папке "Users" на диске (E:).

    А все изменения в тексте документа должны сохранить на диске (D:) в папке "надя" в файле с тем же именем - "отчет.doc".

    Для этого:

  • Выполните команду Сохранить как... в меню Файл.

    Таким образом, вы сами вызываете диалог "Сохранение документа".

    (рис 6.11) В адресной строке указана та последняя папка, из которой вы открыли документ, а его имя - "отчет.doc", - в поле "Имя файла:" внизу диалога
  • Укажите новое место, КУДА вы хотите сохранить документ, с помощью адресной строки "Папка:": сначала открываете список, выбираете в нем диск (D:), а затем открываете папку "надя".

    Тогда диалог будет выглядеть как на рис. 6.12 (обратите внимание: в папке "надя" еще нет файла "отчет.doc"):

    (рис 6.12) Теперь в адресной строке указано имя папки "надя", КУДА будет сохраняться документ "отчет.doc"
  • Щелкните на кнопке Сохранить диалога или нажмите клавишу Enter.

    На рис. 6.13 видно, что документ "отчет.doc" появился в папке "надя":

    (рис 6.13) Папка "надя" открыта в окне задачи "Мой компьютер"

    • Сохранение документа под другим именем

    Допустим, что вы открыли в редакторе Word документ "отчет.doc", который расположен в папке "Денис", находящейся в папке "Users" на диске (E:).

    А все изменения в тексте документа вы должны сохранить в той же папке, но с новым именем "отчет_Иванова.doc".

    Для этого:

  • Выполните команду (рис 6.14) В адресной строке указано имя последней папки, из которой вы открыли документ, а его имя - "отчет.doc", - в поле "Имя файла:" внизу диалога

    Таким образом, вы сами вызываете диалог "Сохранение документа".

  • В поле "Имя файла" впечатайте новое имя - "отчет_Иванова.doc", естественно, без кавычек!
  • Щелкните на кнопке Сохранить диалога или нажмите клавишу Enter.
    •

    На рис. 6.15 видно, что теперь в папке "Денис" появился еще один файл - "отчет_Иванова.doc":

    (рис 6.15) Папка "Денис" открыта в окне задачи "Мой компьютер"

    Замечание:

    Можно одновременно изменить как имя документа, так и место, куда он будет сохранен.

    Сохранение документа с паролем на его открытие

    Если вы хотите ограничить доступ к вашему документу, введите пароль на его открытие. Для этого:

  • Откройте свой документ в редакторе Word.
  • Выполните команду Параметры... в меню Сервис.
  • В появившемся диалоге "Параметры" щелкните на закладке "Сохранение" или "Безопасность" в зависимости от версии редактора.
  • В поле "пароль для открытия файла:" введите свой пароль.
  • Нажмите на кнопку ОК диалога или на клавишу Enter.
  • В появившемся диалоге "Подтверждение пароля" повторите пароль в поле "введите пароль еще раз:".
  • Нажмите на кнопку ОК диалога или на клавишу Enter.
  • Сохраните свой документ, щелкнув на кнопке (Сохранить) панели инструментов "Стандартная" или в меню Файл выполните одноименную команду.
    •

    Для того чтобы убедиться в наличии пароля:

  • Закройте документ или просто выйдите из редактора Word.
  • Снова откройте этот же документ.
  • В появившемся диалоге "Пароль" введите пароль.

    Если будет введен правильный пароль, то документ откроется как обычно, в противном случае появится соответствующее сообщение.

    •

    Если вы хотите снять пароль с документа, то удалите пароль на четвертом шаге. При этом пункты 6 и 7, естественно, не придется выполнять, сразу переходите к последнему шагу.

    Сохранение документа так, чтобы его можно было открыть в любой версии Word

    Если вы отправляете свой документ по электронной почте или просто передаете его кому-нибудь на дискете, то надо позаботиться о том, чтобы его можно было открыть и на другом компьютере.

    Для этого документ (например, "отчет.doc") надо сохранить в формате *rtf. В этом случае в папке, куда вы сохраните документ, появится файл - "отчет.rtf". В этом файле могут быть пропущены некоторые "изюминки" оформления текста, но все основные элементы форматирования в нем останутся.

    Для того чтобы изменить тип (отчество) документа:

  • Откройте требуемый документ в редакторе Word.
  • Выполните команду Сохранить как... в меню Файл.
  • В диалоге "Сохранение документа" откройте список "Тип файла:".
  • Прокрутите выпавший список вниз и выберите в нем строку "Текст в формате RTF (*.rtf)".

    В поле "Имя файла:" расширение файла ".doc" изменится на ".rtf".

  • Нажмите на кнопку Сохранить диалога или клавишу Enter.

    В заголовке окна редактора Word изменится тип (отчество) файла, а его имя останется прежним.

    •

    Файлы Word с типом "*.rtf" открываются так же, как и файлы с отчеством "*.doc" (см. лекцию 4).

    Как найти папку или документ

    Если вы давно не работали с каким-либо документом, то с большой долей вероятности можете и не вспомнить, где он лежит. Искать, открывая подряд все ваши папки - дорогое удовольствие. В этом случае надо постараться вспомнить:

  • приблизительное название вашего документа, ну хотя бы 2-3 буквы, входящие в его имя;
  • слова или словосочетания, которые в тексте этого документа могут присутствовать - так называемые ключевые слова;
  • в крайнем случае - постарайтесь вспомнить, когда вы в последний раз работали с ним;
  • на худой конец припомните размер вашего документа.
    •

    То же самое касается и папок, за исключением второго пункта.

    Совершенно очевидно, что объект можно найти при одном условии: если он действительно существует в вашем компьютере. Если его там никогда не было или он был "насмерть" уничтожен, то вы его и не найдете.

    Поиск по имени

    С помощью команды Найти (Поиск) можно найти любую папку или файл, если известно хотя бы несколько подряд идущих букв имени искомого объекта.

  • Щелкните на кнопке Пуск Панели задач.
  • Выполните команду Найти $$\to$$ Файлы и папки... в главном меню Windows.

    Появится диалоговое окно "Найти: Все файлы".

    (рис 6.16) Это немодальное диалоговое окно, которое может "висеть" на экране, не мешая вам работать в других окнах
  • На закладке "Имя и местоположение" в поле списка "Имя:" введите полное имя искомого объекта или несколько букв имени, которое вы вспомнили (прописные и строчные буквы не различаются!)

    По умолчанию в первый раз поиск начинается с жесткого диска (C:)

    Опцию "Включая вложенные папки" лучше не отключать, тогда поиск будет вестись по всем папкам диска.

  • Щелкните на кнопке Найти диалога или нажмите клавишу Enter.

    Диалоговое окно будет выглядеть приблизительно как на рис. 6.17:

    (рис 6.17) Результат поиска по подстроке "word" на диске (С:). Строка состояния сообщает, что найдено 32 объекта, в имени которых встретилась подстрока

    Про каждый найденный объект в диалоге сообщается:

  • Путь к объекту в столбце "Папка".
  • Размер объекта, если он является файлом, в столбце "Размер".
  • Тип (чем является объект) в столбце "Тип".
  • Дата последнего изменения в столбце "Изменен".
    •

    Ширину этих столбцов можно изменять так же, как в таблицах, наведя курсор мыши на границу заголовка того столбца, ширина которого вас не устраивает.

    Таким образом, в случае успешного поиска появится список всех объектов, в имени которых встретится введенная вами подстрока.

  • Дважды щелкните на значке найденного объекта:
  • если это была папка, то получите окно с ее содержимым;
  • если файл - документ откроется в соответствующем ему приложении (программе, задаче).
  • Диалоговое окно следует закрыть или свернуть на Панель задач.

    • Если же после выполнения четвертого шага в строке состояния появится сообщение: "Найдено файлов 0" или искомого объекта не окажется в полученном списке, то:

  • Убедитесь, что подстрока с именем введена правильно.
  • С помощью списка "Где искать:" диалога "Найти: Все файлы" укажите другой диск вашего компьютера (если ваш жесткий диск разбит на логические части или имеется другой жесткий диск).
  • Затем повторите процедуру поиска, начиная с четвертого шага.
    •

    Поиск по ключевым словам

    Если не удается найти документ по имени (ну не помните и все тут!), тогда надо постараться вспомнить, какая фраза точно входит в текст искомого документа (например, "эмотивные глаголы радости"):

  • Щелкните на кнопке Пуск Панели задач.
  • Выполните команду Найти $$\to$$ Файлы и папки... в главном меню Windows.
  • На закладке "Имя и местоположение" появившегося диалога в поле списка "Искать текст:" введите фразу, которая может находиться в тексте искомого документа.
  • Щелкните на кнопке Найти или нажмите на клавишу Enter.
    •

    Поиск с указанием даты

    Если не удается найти документ ни по имени, ни по ключевой фразе, тогда имеет смысл поискать его по дате изменения, создания или открытия документа.

  • Щелкните на кнопке Пуск Панели задач.
  • Выполните команду Найти $$\to$$ Файлы и папки... в главном меню Windows.
  • Щелкните на закладке "Дата".
  • Включите опцию "Найти все файлы" и выберите из списка один из трех вариантов: измененные, созданные, открытые.
  • Затем включите опцию
  • "между" и укажите даты, в промежутке между которыми документ изменялся, создавался или открывался

    или

  • "за последние" или "за последние" и укажите, в течение скольких последних месяцев или дней, соответственно, могла идти работа с документом.
    •
  • Щелкните на кнопке Найти или нажмите на клавишу Enter.
    • (рис 6.18) На закладке "Дата" производится поиск файлов, измененных, созданных или открытых в указанный промежуток времени

    Поиск с ограничением на размер и тип документа

    Если вы не смогли найти документ-файл ни по имени, ни по дате, тогда можно попробовать поискать его, указав тип файла и/или ограничение на его размер.

  • Щелкните на кнопке Пуск Панели задач.
  • Выполните команду Найти $$\to$$ Файлы и папки... в главном меню Windows.
  • Щелкните на закладке "Дополнительно".
  • В списке "Тип:" укажите требуемый тип документа.(рис 6.19) На закладке "Дополнительно" поиск проводится по типу и размеру документа
  • В списке "Размер" выберите размер документа:

    "не менее" (т. е. больше либо равно)

    или

    "не более" (т. е. меньше либо равно)

    того числа килобайтов, которое вы укажете с помощью счетчика.

    На рис. 6.19 выбран тип "Документ Word", и размер искомого документа должен быть не меньше 100 КБ.

  • Щелкните на кнопке Найти диалога или нажмите на клавишу Enter.
    •

    Вопросы для самоконтроля, или Неужели дошли до конца

  • Как сохранить документ в другую папку и/или на другой диск?
  • Как сохранить документ под другим именем?
  • Как установить пароль на открытие документа?
  • Как начать поиск документа или папки?
  • Как найти объект, зная часть его имени?
  • Как найти документ, зная ключевые слова?
  • Как найти объект, зная дату изменения, создания или открытия документа?
  • Как найти объект, зная его размер?
    •

    Заключение

    Итак, каков же "сухой остаток"?

    Приступив к работе с компьютером, в первую очередь надо завести собственную папку, где вы будете хранить документы. Содержать ее надо в идеальном порядке: все файлы раскладывать по папкам. Если есть такая возможность, лучше создать свою папку не на диске (С:).

    Желательно разделить жесткий диск хотя бы на два раздела: (С:) и (D:). В этом случае система Windows будет "жить" на диске (С:), а вы — на (D:).

    Об этом надо попросить продвинутого мальчика, которого вы пригласите, когда на вашем компьютере "упадет" или станет "глючить" система Windows.

    Правила Правой кнопки мыши и Внешнего вида — это две нити Ариадны, которые помогут вам выйти практически из любой непредвиденной ситуации.

    Надо только слышать свой внутренний голос, который уже не один раз задал вопрос "Как же это сделать?" А если правая кнопка мыши не помогла вам справиться с возникшей проблемой, то, может быть, вас не устраивает внешний вид окна: что-то исчезло или, наоборот, появилось в нем?

    А не попробовать ли спастись с помощью клавиши Esc или кнопки Отменить (изогнутая влево стрелочка)? Они не всегда "спасают", но нажать-то можно, хуже точно не будет, а вдруг поможет? И стоит ли тогда долго думать?

    С помощью правой кнопки мыши вы сможете создать не только папку, но и документ любого приложения (программы), установленного на вашем компьютере. А затем, постучавшись на значке документа (тук-тук), открыть его и начать работать. Не забывайте время от времени сохранять документ!

    А если вы уже работаете в какой-либо программе, то:

  • создать очередной новый документ совсем просто: надо взять чистый лист бумаги, щелкнув на кнопке с его изображением (или выполнить команду Создать в меню Файл). И тут же, ничего не делая на экране, сохранить новый документ в свою папку, дав ему конкретное имя. Для этого надо щелкнуть на кнопке с изображением телевизора или выполнить команду Сохранить в меню Файл
  • если же потребуется открыть уже существующий документ (ну не успели вчера дописать отчет или дорисовать рекламную картинку), то надо его открыть с помощью кнопки с изображением открытой папочки или выполнить команду Открыть в меню Файл.
    •

    В редакторе Word текст набираете прямо от левого края листа, абзац за абзацем, не обращая внимания на оформление документа! Это — третье правило, которое поможет вам без лишних проблем отформатировать документ. Не важно, сколько строк в абзаце и что происходит с его правой границей! Завершаете ввод абзаца клавишей Enter. От греха подальше сохраняйте текст почаще.

    Форматировать документ начинаете после того как набрали весь текст. Основной принцип форматирования: сначала надо выделить (символ, слово, строку, абзац, несколько строк или абзацев, а может быть и весь текст документа), и лишь потом форматировать!

    Самые популярные, наиболее часто используемые элементы форматирования находятся на панели "Форматирование". А четвертое правило (все "изюминки" живут в меню Формат) поможет вам оформить документ, используя эффектные элементы форматирования! Главное — знать, где они находятся.

    И, наконец, соблюдение всего пяти рекомендаций поможет вам быстро решать проблемы, если:

  • сначала определиться с тем, где вы находитесь (спросить себя "Где я?", как только появляется окно или вы переходите в другой режим работы). Ответ вы увидите в заголовке окна. Если окно диалоговое, то следом задать второй вопрос: " Какая закладка впереди?"
  • "читать" диалоги (и не только их!) правильно: СВЕРХУ ВНИЗ, перемещаясь по строчкам мышкой (а не просто глазами!) и ВСЛУХ;
  • при этом флажок (чаще в квадратике) или жирная точка (чаще в кружочке) заменяют вам слово "Да". Если квадратик или кружочек пустые, то начинаете читать такую строку со слова "Нет";
  • правильно завершать работу с диалоговым окном после внесения в него изменений: изменили, применили, вежливо поблагодарили;
  • при работе с документом выделение отменять щелчком по "месту жительства", т.е. на выделенном фрагменте документа, если используете для отмены мышку. Это приучит вас следить за курсором мыши и избавит от многих лишних проблем.
    •

    Когда вы приступите к освоению других программ, применяйте эти же правила и рекомендации, что, гарантирую, почти всегда поможет.

    Страницы:

    Представление данных в таблицах - прекрасная возможность организовать данные в удобном виде. В таблицах можно размещать данные любого типа и размера: от одного символа, формулы или графического изображения до больших текстов. Каждый объект размещается в отдельной ячейке таблицы. В только что созданной таблице они пустые.

    При этом можно:

  • Удалять, добавлять, вставлять строки и столбцы.
  • Выравнивать высоту и ширину строк, столбцов и ячеек.
  • Объединять или разбивать ячейки.
  • Копировать и перемещать данные как в пределах одной таблицы, так и между разными таблицами.
  • Сортировать данные по убыванию или возрастанию.
  • Форматировать данные в таблице.
  • Изменять вид границ ячеек.
  • Выбирать оформление таблицы из того множества вариантов, которое предлагает Word.
    •

    И это еще не полный перечень того, что можно делать в таблицах!

    Что нужно знать о таблицах

    С таблицами работают так же, как и с обычным текстом:

  • Каждая ячейка таблицы для вас - как чистый лист бумаги. Следовательно, текст в ячейках набираете прямо от левого края, не обращая внимания на его оформление и правую границу, а завершаете ввод абзацев клавишей Enter.
  • Основной принцип - сначала выделить, а потом выполнить действие, - остается в силе и для ячеек таблицы тоже. Выделение в таблице снимаете щелчком по "месту жительства", т.е. по выделенному участку.
  • Правило Правой кнопки в таблицах - основа основ, без него просто не выжить.
    •

    Чаще всего таблицы являются видимыми и содержат следующие элементы:

    (рис 6.1) В более поздних версиях Word в верхнем левом уголке таблицы появляется маркер перемещения таблицы, если перевести курсор мыши в любую ее ячейку. Символы конца ячейки, строки и маркера являются непечатаемыми

    Границы таблиц можно выводить на печать, а можно и не выводить (в дальнейшем речь будет идти о видимых и невидимых таблицах, соответственно).

    Создание таблиц и ввод данных в ячейки

    Таблицы в Word можно создать:

  • Через меню Таблица.
  • С помощью следующих кнопок панели инструментов "Стандартная":
    •
    (Добавить таблицу) Об этой кнопке чуть ниже
    (Таблицы и границы) Просто нарисовать таблицу, как будто карандашом на бумаге
    (Добавить таблицу Excel) Вставить в документ Word таблицу Excel и редактировать ее так же, как в Excel
    Использование последних двух кнопок оставляем на будущее.

    Для того чтобы создать таблицу:

    Вариант 1
  • Установите текстовый курсор в требуемое место документа.
  • Выполните команду Добавить таблицу… (или Вставить Таблица ) в меню Таблица.
  • В диалоге "Вставка таблицыВ более поздних версиях Word этот диалог включает раздел "Автоподбор ширины столбцов", в котором можно выбрать один из трех вариантов установки ширины столбцов. " укажите требуемое число строк и столбцов:
  • Щелкните на кнопке ОК диалога
    •      		Вариант 2
  • Установите текстовый курсор в требуемое место документа.
  • Щелкните на кнопку ( Добавить таблицу ) панели инструментов "Стандартная".
  • В выпавшей условной таблице укажите требуемое число строк и столбцов, протащив при зажатой левой кнопке мыши от первой до последней ячейки, как показано на рисунке:
  • Отпустите кнопку мыши.
    •

    Независимо от того, каким образом таблица была создана, кнопка (Добавить таблицу) меняется на кнопку:

    (Добавить строки), если текстовый курсор находится в таблице (Добавить столбцы), если выделен один или несколько столбцов таблицы

    Упражнение 1

    Любым способом создайте таблицу из 4-х столбцов и 3-х строк, как на рис. 6.2.

    (рис 6.2) Взгляните на Линейку: маркеры границ расположились над тем столбцом таблицы, где находится текстовый курсор. В ячейках этого столбца границы абзацев устанавливаются как обычно (см. лекцию 4 п."Изменение границ абзацев с помощью Линейки")

    Упражнение 2:

    Наберите текст в ячейках приблизительно так, как показано на рис. 6.3.

    (рис 6.3) Каждая ячейка таблицы для вас как чистый лист бумаги, поэтому текст набираете от левого края, не обращая внимания на оформление и правую границу

    При вводе текста высота строки таблицы увеличивается автоматически по умолчанию, поэтому вам не надо беспокоиться, хватит ли места в ячейке для вводимого текста (см. замечание).

    Этого не происходит в том случае, если пользователь точно устанавливает высоту строки (см. п."Как точно задать высоту и ширину ячеек").

    Обратите внимание, что в конце абзацев, так же как и в обычном тексте, стоит признак их конца (если признак конца абзаца отсутствует на экране, щелкните на кнопке Непечатаемые символы на панели "Стандартная").

    Замечание:

    Если в более поздних версиях Word не происходит заворачивания текста на следующую строку при достижении края ячейки, надо включить опцию "Переносить текст" в разделе "Параметры" диалога "Параметры ячейки", который вызывается по кнопке "Параметры" закладки "Ячейка" диалога "Свойства таблицы" после выполнения одноименной команды в меню Таблица или контекстном меню таблицы.

    Как изменить ширину столбца или высоту строки

    Для того чтобы изменить ширину столбца:

  • Наведите курсор мыши на границу столбца так, чтобы он изменился на двустороннюю стрелку.
  • Зажмите левую кнопку мыши (курсор мыши должен остаться в том же виде!) и перемещайте мышь влево или вправо для изменения ширины столбца.
  • Отпустите кнопку мыши.
    •

    Упражнение 1:

    Увеличьте ширину первого и уменьшите ширину второго и третьего столбцов, чтобы получилось примерно так:

    (рис 6.4) По умолчанию при создании таблицы все столбцы равны по ширине, но ее можно менять по мере необходимости

    Для того чтобы изменить высоту строки:

  • Перейдите в режим "Разметка страницы" через меню Вид.
  • Наведите курсор мыши на нижнюю границу этой строки так, чтобы он превратился в двустороннюю стрелку.
  • Зажмите левую кнопку мыши (при этом курсор не должен менять свою форму!) и перемещайте мышь вниз или вверх для изменения высоты строки.
    •

    Замечание:

    При изменении ширины или высоты не требуется выделять столбец или строку таблицы.

    Упражнение 2:

    Увеличьте высоту второй строки таблицы.

    Попробуйте уменьшить высоту первой строки.

    При выполнении этого задания станет понятно, что уменьшить высоту строки можно только до текста.

    Если нужно работать с несколькими столбцами или строками, то сначала их надо выделить. В следующем параграфе будем учиться выделять различные части таблицы.

    Выделение элементов таблицы с помощью мыши

    Чтобы выделить Надо
    Одну строку
  • Установить курсор мыши слева от строки на полосе выделения так, чтобы он превратился в белую стрелку, направленную в сторону строки.
  • Щелкнуть левой кнопкой на полосе.
    •
    Несколько строк
  • Установить курсор на полосе выделения напротив первой выделяемой строки.
  • Зажать левую кнопку.
  • Не отпуская ее, перемещать мышь по полосе до последней строки.
    •

    Или:

  • Щелкнуть мышкой на полосе выделения напротив первой строки.
  • Зажать клавишу Shift.
  • Щелкнуть мышкой на полосе выделения напротив последней строки (так же выделяются несколько строк в тексте).
    •
    Один столбец
  • Навести курсор на верхнюю границу столбца так, чтобы он превратился в черную стрелку $$\downarrow$$.
  • Щелкнуть левой кнопкой мыши.
    •
    Несколько столбцов
  • Навести курсор на первый столбец сверху так, чтобы он превратился в черную стрелку.
  • Зажать левую кнопку так, чтобы курсор сохранился в виде стрелки.
  • Не отпуская кнопки, протащить мышь вдоль выделяемых столбцов.
  • Отпустить кнопку мыши.
    •

    Или:

  • Щелкнуть над первым столбцом, когда курсор превратится в черную стрелку.
  • Зажать клавишу Shift.
  • Щелкнуть над последним столбцом, когда курсор превратится в черную стрелку.
    •
    Всю таблицу Выделить все столбцы или все строки.
    Одну ячейку Щелкнуть на полосе выделения ячейки так же, как на листе: слева от текста ячейки, а если она пустая, то слева от признака конца ячейки
    Несколько соседних ячеек
  • Щелкнуть на первой ячейке.
  • Зажать клавишу Shift на клавиатуре.
  • Щелкнуть на последней ячейке.
    •

    Или:

  • Установить курсор на полосе выделения первой ячейки.
  • Зажав левую кнопку, протащить мышь до последней ячейки, не отпуская кнопки мыши.
    •

    Выделение элементов таблицы с помощью клавиатуры

  • Установите текстовый курсор в требуемую ячейку таблицы.
  • Зажмите клавишу Shift.
  • Не отпуская ее, используйте клавиши со стрелками, пока не "дойдете" до последней ячейки выделяемого фрагмента таблицы.
    •

    Если в начальной ячейке находится текст, то выделение происходит посимвольно от положения текстового курсора. После перехода за символ конца ячейки выделяется она вся. Все последующие ячейки выделяются сразу целиком, независимо от того, пустые они или нет.

    Вспомнили, что комбинация клавиш Shift + стрелки выделяет практически ВСЕГДА и ВЕЗДЕ! А еще можно использовать клавиши:

    Tab Выделение следующей ячейки Если в ячейке есть текст
    Shift + Tab Выделение предыдущей ячейки

    Выделение элементов таблицы с помощью меню Таблица

    Для того чтобы выделить строку, столбец или всю таблицу, надо:

  • Установить курсор в любую ячейку этой строки, столбца или в любую ячейку таблицы.
  • Выполнить команду Выделить строку, Выделить столбец или Выделить таблицу в меню Таблица.
    •

    Замечание:

    В более поздних версиях Word на втором шаге наведите курсор мыши на команду Выделить и далее выберите нужный вариант: Таблица, Столбец, Строка, Ячейка.

    Перемещение по таблице

    С помощью мыши: щелчком "пригласить" текстовый курсор в требуемую ячейку.

    С клавиатуры:

    Клавиши Перемещение текстового курсора по таблице
    Tab вправо на одну ячейку если в ячейке что-то есть, то она выделяется
    Shift + Tab влево на одну ячейку
    Alt + Home в первую ячейку текущей строки
    Alt + End в последнюю ячейку
    Alt + PageUp в первую ячейку текущего столбца
    Alt + PageDown в последнюю ячейку
    Используйте Alt (слева)!

    Перемещение курсора по тексту в ячейке происходит с помощью клавиш со стрелками, а также Home и End.

    Как вставить строку или столбец в конце таблицы

    Добавить еще одну строку в конец таблицы совсем просто:

  • Установите текстовый курсор в последнюю ячейку таблицы.
  • Нажмите (легко!) клавишу Tab.

    Напомню, что с помощью этой же клавиши происходит перемещение текстового курсора по ячейкам таблицы вправо.

    •

    Для того чтобы вставить столбец в конец таблицы:

  • Установите курсор мыши прямо над признаками концов строк, т.е. после всех столбцов, так, чтобы он превратился в черную стрелку.
  • Щелкните левой кнопкой, чтобы выделить последний несуществующий столбец таблицы.
  • Щелкните Правой кнопкой мыши ( Как добавить столбец?) на выделенном столбце.
  • Выполните команду Добавить столбец в появившемся контекстном меню.
    •

    При этом добавленный столбец будет точно такой же ширины, как и последний столбец таблицы.

    А все остальное делаем с помощью Правой кнопки мыши

    Как вставить строки

    Для того чтобы вставить в таблицу несколько строк:

  • Выделите строки, перед которыми требуется добавить новые, или просто установите текстовый курсор в любую ячейку строки, если требуется добавить только одну строку.
  • Щелкните Правой кнопкой мыши ( Как это сделать?) на выделенном участке или строке, чтобы вызвать контекстное меню.
  • Выполните команду Добавить строки.
    •

    Как вставить столбцы

    С тем чтобы вставить в таблицу один или несколько столбцов:

  • Выделите столбцы, перед которыми требуется добавить новые, или установите текстовый курсор в любую ячейку столбца, если требуется добавить только один столбец.
  • Щелкните Правой кнопкой мыши ( Как это сделать?) на выделенном участке или в столбце, чтобы вызвать контекстное меню.
  • Выполните команду Добавить столбец.
    •

    Замечания:

  • Вставить строки и столбцы можно и через меню Таблица. В более поздних версиях Word надо указать, с какой стороны вставляются столбцы (слева либо справа от выделенных) или строки (выше либо ниже выделенных строк).
  • При использовании Правой кнопки мыши вставка столбцов и строк происходит слева от выделенных столбцов и перед выделенными строками таблицы в любой версии Word.
    •

    Как удалить строки или столбцы

  • Выделите удаляемые строки или столбцы.
  • Щелкните Правой кнопкой ( Как это сделать?) на выделенном участке.
  • В контекстном меню выполните команду Удалить строки (столбцы).
    •

    Как объединить несколько соседних ячеек

  • Выделите эти ячейки.
  • Щелкните Правой кнопкой ( Как это сделать?) на выделенном участке.
  • Выполните команду Объединить ячейки в контекстном меню.
    •

    Как разбить ячейку на несколько

  • Установите текстовый курсор в эту ячейку (необязательно ее выделять). Если требуется разбить несколько ячеек, то их надо выделить.
  • Щелкните Правой кнопкой в этой ячейке или на выделенном участке.
  • Выполните команду Разбить ячейку в контекстном меню.
  • В диалоге "Разбиение ячейки" укажите, на сколько строк и столбцов надо разделить ячейку.
  • Вежливо попрощайтесь с диалогом.
    •

    Как изменить размещение текста в ячейке

  • Выделите текст в ячейке (лучше использовать Shift и клавиши со стрелками).
  • Щелкните на выделенном тексте Правой кнопкой мыши ( Как это сделать?)
  • В контекстном меню выполните команду Направление текста... .
  • В диалоге "Направление текста" выберите нужное.(рис 6.5) Применив пятое правило - все "изюминки" живут в меню Формат, - вы также найдете в нем команду Направление текста, которая доступна, если вы работаете с таблицей или надписью

    (По умолчанию текст набирается слева направо.)

  • Щелкните на кнопке ОК диалога.
    •

    Упражнение:

    Измените направление текста в какой-нибудь ячейке.

    Щелкните мышкой на этом тексте.

    Взгляните на кнопки панели инструментов "Форматирование": часть кнопок тоже изменила направление.

    Как выровнять текст в ячейке по горизонтали или вертикали

    Для выравнивания границ текста по горизонтали надо использовать кнопку ("По ширине") на панели "Форматирование", предварительно выделив текст в ячейках.

    Для того чтобы выровнять текст в ячейках по вертикали:

  • Выделите текст в ячейках.
  • Щелкните Правой кнопкой ( Как это сделать?) на любом месте выделенного фрагмента.
  • В контекстном меню наведите курсор мыши на команду Выравнивание.
  • В выплывшем списке выполните команду Центрировать по вертикали.
    •

    Замечание:

    В более поздних версиях Word на третьем шаге наводите курсор мыши на команду Выравнивание в ячейке, а затем выбираете нужный вариант из девяти предложенных.

    В левой таблице текст в ячейках третьего столбца и первой ячейке второго столбца не выровнен по вертикали, а в таблице справа - выровнен.

    Как сделать заливку в ячейках таблицы

  • Выделите требуемые ячейки (иначе "зальете" всю таблицу!)
  • Щелкните Правой кнопкой мыши на выделенном участке.
  • Выполните команду Границы и заливка в контекстном меню.

    Эту же команду можно выполнить и через меню Формат, где живут все "изюминки".

  • В диалоге "Границы и заливка" вызовите закладку "Заливка".
  • На этой закладке выберите требуемый вариант.

    Подробно выбор типа заливки описан в лекции 4 п. "Эффект заливки, или Завершаем форматирование эпиграфа".

  • Щелкните на кнопке ОК диалога.
    •

    Замечание:

    Команды Направление текста... и Выравнивание отсутствуют в меню Таблица. Эти команды проще всего найти с помощью Правой кнопки мыши. Справедливости ради отмечу, что и в меню Таблица есть несколько команд, которые отсутствуют в контекстном меню.

    Как сделать таблицу невидимой

    У невидимой таблицы границы ячеек не пропечатываются на бумаге. И если она пустая (не содержит данных), то ее как бы вовсе нет на листе (см. параграф "Создание таблиц и ввод данных в ячейки").

    Невидимые таблицы используются тогда, когда требуется, чтобы текст был расположен на листе "ровно": при создании шапок документов или оформлении раздела подписей. На экране границы невидимой таблицы показываются блеклыми линиями, как на рис. 6.6.

    (рис 6.6) "Шапки" документов и раздел подписей оформляйте с помощью невидимых таблиц

    Для того чтобы сделать границы ячеек таблицы невидимыми на листе бумаги:

  • Выделите таблицу.
  • Щелкните Правой кнопкой мыши ( Как это сделать?) в таблице.
  • В контекстном меню выполните команду Автоформат... .
  • Выберите ( нет ) в разделе "Форматы" диалога "Автоформат таблицы".

    В более поздних версиях Word выберите вариант Обычная таблица вместо ( нет ).

    Поэкспериментируйте, выбирая в списке разные форматы. Образец справа сразу покажет, как будет выглядеть ваша таблица. Вариантов оформления более чем достаточно!

  • Вежливо попрощайтесь с диалогом.

    Границы ячеек на экране станут блеклыми, а в режиме "Предварительный просмотр" хорошо видно, что они не пропечатываются на бумаге.

    •

    Если вы хотите, чтобы у невидимой таблицы границ не было видно и на экране, то в меню Таблица выполните команду Скрыть сетку. При этом в меню Таблица эта команда изменится на Отображать сетку.

    Замечание:

    Команда Скрыть сетку не доступна через Правую кнопку мыши.

    Меню Таблица

    При форматировании таблиц естественнее всего использовать меню Таблица. Но в этом случае список получаемых команд будет очень длинный, что затрудняет поиск нужной команды. Поэтому я рекомендую использовать правило Правой кнопки: выделить требуемую часть таблицы и спросить, "не отходя от кассы", как что-то сделать? И только в том случае, если интересующей команды нет в контекстном меню, идти в меню Таблица. Рассмотрим такие команды за исключением тех, что уже были описаны, и еще трех команд: Нарисовать таблицу..., Преобразовать в таблицу... и Формула... (для начинающих пользователей они не актуальны).

    Как точно задать высоту и ширину ячеек

    Иногда требуется установить ширину одного или нескольких столбцов, равной конкретному числу с точностью до сотых долей сантиметра. Это можно сделать двумя способами: через меню Таблица и с помощью мыши.

    Первый способ:

  • Установите текстовый курсор в требуемый столбец. Если их несколько - выделите столбцы.
  • В меню Таблица выполните команду Высота и ширина ячейки.

    В более поздних версиях Word надо выполнить команду Свойства таблицы.

  • В появившемся диалоге щелкните на закладке "Столбец".(рис 6.7) В более поздних версиях Word этот диалог имеет несколько другой вид
  • С помощью счетчика "Ширина столбца" задайте требуемую ширину столбца или введите ее значение с клавиатуры.

    На этом шаге в более поздних версиях Word надо сначала включить опцию "Ширина".

    Для выбора столбца, ширину которого надо изменить, используйте кнопки Предыдущий столбец и Последующий столбец.

  • Щелкните на кнопке ОК.
    •

    Замечание:

    Узнать, что можно сделать с помощью остальных элементов закладки "Столбец", очень просто! Для этого щелкните на кнопке со знаком вопроса в верхнем правом углу диалога, а затем щелкните на том элементе закладки, который вас интересует.

    Для того чтобы точно установить высоту одной или нескольких строк таблицы:

  • Установите текстовый курсор в требуемую строку. Если их несколько - выделите строки.
  • В меню Таблица выполните команду Высота и ширина ячейки.

    В более поздних версиях Word надо выполнить команду Свойства таблицы.

  • В появившемся диалоге щелкните на закладке "Строка".(рис 6.8) Содержимое строки таблицы может размещаться на разных страницах, так как разрешен перенос строк на другую страницу
  • В списке "Высота строк 1-5" выберите значение "Точно".

    На этом шаге в более поздних версиях Word надо сначала включить опцию "Высота".

  • С помощью счетчика "значение:" укажите точное значение высоты строк.

    Для выбора строки, высоту которой надо изменить, служат кнопки Предыдущая строка и Последующая строка.

  • Щелкните на кнопке OK диалога.
    •

    Замечание:

    В результате точной установки высоты строк при вводе текста в ячейках не будет происходить автоматического изменения высоты этих строк! Если в списке "Высота строк" сделать другой выбор, например - Минимум, то ситуация изменится.

    Второй способ:

  • Перейдите в режим "Разметка страницы" через меню Вид.
  • Зажмите клавишу Alt и не отпускайте ее!
  • Наведите курсор мыши на границу столбца или строки так, чтобы он превратился в двустороннюю стрелку, и перемещайте границу в нужном направлении.
    •  (рис 6.9) На соответствующей Линейке появляются размерные линии, которые указывают размеры столбцов или строк с точностью до сотых долей сантиметра

    Как разделить таблицу

    Если возникает необходимость разделить таблицу на две части, то:

  • Установите курсор в той строке, которая должна стать первой во второй таблице, или выделите эту строку.
  • Выполните команду Разбить таблицу в меню Таблица.
    •

    В результате получатся две таблицы, разделенные пустым абзацем. Если этот абзац удалить, то таблицы снова объединятся в одну.

    Заголовки таблицы

    Заголовком таблицы обычно является первая строка таблицы. Если при вводе данных в ячейки таблица переходит на следующую страницу, то для вас удобнее, чтобы ее заголовок автоматически появлялся на всех последующих страницах.

    Для этого:

  • Установите курсор в первую строку таблицы или выделите строки, составляющие заголовок таблицы, начиная с первой.
  • Выполните команду Заголовок в меню Таблица.

    При этом в меню слева от этой команды появится флажок.

    •

    Упражнение:

  • Создайте таблицу с любым количеством строк и столбцов.
  • Наберите в ячейках первой строки названия столбцов таблицы (фамилия, имя, дата рождения и т.д.).
  • Сделайте первую строку Заголовком таблицы.
  • Установите текстовый курсор в последнюю ячейку таблицы и нажимайте на клавиатуре клавишу Tab до тех пор, пока таблица не перейдет на следующую страницу. Заголовок таблицы автоматически повторится на новой странице.
    •

    Сортировка данных в таблице

    Сортировка данных в таблице происходит по столбцам: по возрастанию или по убыванию данных. При этом строки таблицы переставляются целиком.

    По умолчанию сортировка начинается с первого столбца, если

    не выделен какой-либо другой ее столбец. Затем можно сортировать таблицу по любому ее столбцу.

    Допустим, что в первом столбце находятся фамилии, во втором - имена, в третьем - даты рождения сотрудников, а в четвертом - зарплата. Причем есть повторяющиеся фамилии и имена (возрастание и убывание для текстовых значений означает алфавитный порядок, т.е. от А до Я или от Я до А, соответственно).

    Тогда, отсортировав таблицу по первому столбцу (по фамилиям), можно расположить строки с однофамильцами по возрастанию или убыванию имен (т.е. произвести сортировку по второму столбцу). Если есть сотрудники с одинаковыми фамилиями и именами, то можно упорядочить эти строки по датам рождения (произвести сортировку по третьему столбцу), или по уровню зарплаты (сортировка по четвертому столбцу).

    Для того чтобы отсортировать таблицу с заголовком:

  • Установите курсор в любой ячейке таблицы или выделите тот столбец, с которого хотите начать сортировку.
  • Выполните команду Сортировка в меню Таблица.
  • В разделе "Сортировать" диалога:
  • выберите в списке первый столбец: Фамилия (в нашем примере с него начинается сортировка);
  • установите переключатель в позицию "по возрастанию".
    •
  • В разделе "Затем":
  • выберите в списке второй столбец: Имя (сортировка продолжается со второго столбца);
  • установите переключатель в позицию "по убыванию".

    • Этот шаг имеет смысл только в том случае, если есть однофамильцы.

    (рис 6.10) Начать сортировку таблицы можно с любого ее столбца, не обязательно с первого. Продолжить сортировку можно также с любого другого столбца таблицы, не обязательно со следующего
  • В последнем разделе:
  • укажите третий столбец: Дата рождения;
  • в списке "тип:" выберите тип данных: Дата (для первых двух столбцов тип данных по умолчанию был "Текст");
  • установите переключатель в позицию "по возрастанию".

    Этот шаг имеет смысл только в том случае, если есть сотрудники с одинаковыми фамилиями и именами.

  • Вежливо попрощайтесь с диалогом.

    • Если заголовок в таблице не установлен, то при выполнении третьего, четвертого и пятого шагов в диалоге "Сортировка" в списках выбираете Столбец 1, Столбец 2 и т.д. При этом в разделе "Список" включен переключатель "без строки заголовка". В случае сортировки таблицы с заголовком, переключатели этого раздела вообще не доступны.

    По умолчанию процесс сортировки не разделяет строчные и прописные буквы, то есть сортировка происходит без учета регистра. С помощью кнопки Параметры... диалога "Сортировка" это можно изменить:

  • Щелкните на кнопку Параметры... .
  • В диалоге "Параметры сортировки" включите опцию "с учетом регистра".
  • Щелкните на кнопке ОК диалога.
    •

    Как удалить всю таблицу

    Первое, что приходит в голову - это использовать клавишу Delete, которая практически все удаляет. Однако, если вы, выделив всю таблицу, нажмете эту клавишу, то удалится содержимое всех ячеек таблицы! Таблица останется в тексте, но с пустыми ячейками. А если вы используете клавиши Shift + Delete, то удалите таблицу из документа, забрав ее в буфер обмена.

    Для того чтобы удалить всю таблицу:

  • Выделите всю таблицу.
  • Выполните команду Удалить строки в меню Таблица.

    В более поздних версиях Word в меню Таблица надо навести курсор мыши на строку Удалить и выполнить в появившемся списке команду Таблицу.

    •

    Как переставить столбцы или строки в другое место таблицы

    Это можно сделать двумя способами: с помощью буфера обмена или просто перетащив столбец или строку в требуемое место.

    Первый способ:

  • Выделите требуемые столбцы или строки.
  • Вызовите контекстное меню, щелкнув правой кнопкой мыши на выделенном участке.
  • Выполните в контекстном меню команду Вырезать (в буфер).
  • Снова вызовите контекстное меню, щелкнув правой кнопкой мыши перед тем столбцом или той строкой, куда требуется переместить выделенные столбцы или строки.
  • Выполните в контекстном меню команду Вставить столбцы или Вставить строки, соответственно.
    •

    Второй способ:

  • Выделите требуемые столбцы или строки.
  • Зажав левую кнопку мыши на выделенном участке, перемещайте мышь в первую ячейку того столбца или строки, перед которыми надо вставить перетаскиваемые столбцы или строки.
  • Отпустите кнопку мыши.
    •

    Замечание:

    При перетаскивании столбцов можно отпускать кнопку мыши в любой ячейке того столбца, перед которым требуется вставить столбцы.

    Посмотрите, что произойдет при перетаскивании строк, если вы отпустите кнопку мыши не на первой ячейке той строки, выше которой требуется вставить строки.

    Вопросы для самоконтроля, или Имеет ли смысл идти дальше

  • Перечислите два способа создания таблиц.
  • Как вводятся данные в ячейку таблицы?
  • Как изменить ширину столбца таблицы с помощью мыши?
  • Всегда ли можно изменить высоту строки таблицы с помощью мыши?
  • Как с помощью мыши выделить:
  • Одну строку таблицы?
  • Несколько строк таблицы?
  • Один столбец таблицы?
  • Несколько столбцов таблицы?
  • Одну ячейку таблицы?
  • Несколько соседних ячеек таблицы?
    •
  • Какие клавиши используются для выделения элементов таблицы с помощью клавиатуры?
  • Что можно выделить в таблице с помощью меню Таблица?
  • Как с клавиатуры переместиться:
  • Вправо на одну ячейку?
  • Влево на одну ячейку?
  • В первую ячейку строки?
  • В последнюю ячейку строки?
  • В первую ячейку столбца?
  • В последнюю ячейку столбца?
  • Как перемещаться по ячейкам таблицы с помощью мыши?
  • Как добавить столбец в конце таблицы?
  • Как добавить строку в конце таблицы?
  • С помощью какой кнопки мыши выполняются практически все действия над элементами таблицы?
  • Перечислите команды контекстного меню, которые отсутствуют в меню Таблица.
  • Существуют ли команды меню Таблица, которые невозможно получить с помощью Правой кнопки мыши? Если такие есть, назовите их.
  • Как происходит сортировка данных в таблице?
  • Как удалить всю таблицу целиком?

    • Как еще можно сохранить документ

    Как создавать и где хранить новые документы, вы уже знаете из лекции 1 параграфов "Как дать документу имя и где его хранить" и "Многооконный интерфейс, или Работа с несколькими окнами".

    Довольно часто возникает ситуация, когда требуется внести в документ исправления, но так, чтобы при этом исходный документ остался неизмененным. В этом случае текст документа со всеми правками надо сохранить в другом файле (документе)!

    Иная ситуация: документ нужно поместить еще в другую папку и/или на дискету. При этом, если имя документа остается прежним, то его можно просто скопировать (см. лекцию 5 курса "Основы работы в Microsoft Windows"). В противном случае его надо сохранить под другим именем!

    А чтобы никто, кроме вас, не смог открыть ваш документ, можно сохранить его с паролем на открытие. Человек, не знающий пароля, не сможет открыть ваши документы. Можно установить пароль на сохранение внесенных в документ изменений: вносить правки в ваш текст не возбраняется, но сохранить изменения без знания пароля не получится.

    Однако если вы забудете свой пароль, то помочь вам уже никто не сможет. Так что пароль лучше записать, например, в записную книжку. Вообще лучше придумать один "заковыристый" (например: figTEST9) пароль и использовать его везде!

    Как вы уже знаете, файлы, созданные в редакторе Word, имеют отчество (тип) ".doc" независимо от его версии. Если вы создали документ в Word 2000 и передали его человеку, который пользуется более ранней версией редактора, например, Word 97, то он не сможет открыть ваш документ.

    Во избежание таких казусов, надо сохранять документ с другим отчеством: ".rtf" [r(each)t(ext)f(ormat)]. Эта процедура называется "сохранение документа под другим типом".

    Если проблемы такого рода вас пока не волнуют, можете пропустить эту главу "без ущерба для здоровья".

    Сохранение документа в другую папку и/или на другой диск

    Допустим, что вы открыли в редакторе Word документ "отчет.doc", который расположен в папке "Денис", находящейся в папке "Users" на диске (E:).

    А все изменения в тексте документа должны сохранить на диске (D:) в папке "надя" в файле с тем же именем - "отчет.doc".

    Для этого:

  • Выполните команду Сохранить как... в меню Файл.

    Таким образом, вы сами вызываете диалог "Сохранение документа".

    (рис 6.11) В адресной строке указана та последняя папка, из которой вы открыли документ, а его имя - "отчет.doc", - в поле "Имя файла:" внизу диалога
  • Укажите новое место, КУДА вы хотите сохранить документ, с помощью адресной строки "Папка:": сначала открываете список, выбираете в нем диск (D:), а затем открываете папку "надя".

    Тогда диалог будет выглядеть как на рис. 6.12 (обратите внимание: в папке "надя" еще нет файла "отчет.doc"):

    (рис 6.12) Теперь в адресной строке указано имя папки "надя", КУДА будет сохраняться документ "отчет.doc"
  • Щелкните на кнопке Сохранить диалога или нажмите клавишу Enter.

    На рис. 6.13 видно, что документ "отчет.doc" появился в папке "надя":

    (рис 6.13) Папка "надя" открыта в окне задачи "Мой компьютер"

    • Сохранение документа под другим именем

    Допустим, что вы открыли в редакторе Word документ "отчет.doc", который расположен в папке "Денис", находящейся в папке "Users" на диске (E:).

    А все изменения в тексте документа вы должны сохранить в той же папке, но с новым именем "отчет_Иванова.doc".

    Для этого:

  • Выполните команду (рис 6.14) В адресной строке указано имя последней папки, из которой вы открыли документ, а его имя - "отчет.doc", - в поле "Имя файла:" внизу диалога

    Таким образом, вы сами вызываете диалог "Сохранение документа".

  • В поле "Имя файла" впечатайте новое имя - "отчет_Иванова.doc", естественно, без кавычек!
  • Щелкните на кнопке Сохранить диалога или нажмите клавишу Enter.
    •

    На рис. 6.15 видно, что теперь в папке "Денис" появился еще один файл - "отчет_Иванова.doc":

    (рис 6.15) Папка "Денис" открыта в окне задачи "Мой компьютер"

    Замечание:

    Можно одновременно изменить как имя документа, так и место, куда он будет сохранен.

    Сохранение документа с паролем на его открытие

    Если вы хотите ограничить доступ к вашему документу, введите пароль на его открытие. Для этого:

  • Откройте свой документ в редакторе Word.
  • Выполните команду Параметры... в меню Сервис.
  • В появившемся диалоге "Параметры" щелкните на закладке "Сохранение" или "Безопасность" в зависимости от версии редактора.
  • В поле "пароль для открытия файла:" введите свой пароль.
  • Нажмите на кнопку ОК диалога или на клавишу Enter.
  • В появившемся диалоге "Подтверждение пароля" повторите пароль в поле "введите пароль еще раз:".
  • Нажмите на кнопку ОК диалога или на клавишу Enter.
  • Сохраните свой документ, щелкнув на кнопке (Сохранить) панели инструментов "Стандартная" или в меню Файл выполните одноименную команду.
    •

    Для того чтобы убедиться в наличии пароля:

  • Закройте документ или просто выйдите из редактора Word.
  • Снова откройте этот же документ.
  • В появившемся диалоге "Пароль" введите пароль.

    Если будет введен правильный пароль, то документ откроется как обычно, в противном случае появится соответствующее сообщение.

    •

    Если вы хотите снять пароль с документа, то удалите пароль на четвертом шаге. При этом пункты 6 и 7, естественно, не придется выполнять, сразу переходите к последнему шагу.

    Сохранение документа так, чтобы его можно было открыть в любой версии Word

    Если вы отправляете свой документ по электронной почте или просто передаете его кому-нибудь на дискете, то надо позаботиться о том, чтобы его можно было открыть и на другом компьютере.

    Для этого документ (например, "отчет.doc") надо сохранить в формате *rtf. В этом случае в папке, куда вы сохраните документ, появится файл - "отчет.rtf". В этом файле могут быть пропущены некоторые "изюминки" оформления текста, но все основные элементы форматирования в нем останутся.

    Для того чтобы изменить тип (отчество) документа:

  • Откройте требуемый документ в редакторе Word.
  • Выполните команду Сохранить как... в меню Файл.
  • В диалоге "Сохранение документа" откройте список "Тип файла:".
  • Прокрутите выпавший список вниз и выберите в нем строку "Текст в формате RTF (*.rtf)".

    В поле "Имя файла:" расширение файла ".doc" изменится на ".rtf".

  • Нажмите на кнопку Сохранить диалога или клавишу Enter.

    В заголовке окна редактора Word изменится тип (отчество) файла, а его имя останется прежним.

    •

    Файлы Word с типом "*.rtf" открываются так же, как и файлы с отчеством "*.doc" (см. лекцию 4).

    Как найти папку или документ

    Если вы давно не работали с каким-либо документом, то с большой долей вероятности можете и не вспомнить, где он лежит. Искать, открывая подряд все ваши папки - дорогое удовольствие. В этом случае надо постараться вспомнить:

  • приблизительное название вашего документа, ну хотя бы 2-3 буквы, входящие в его имя;
  • слова или словосочетания, которые в тексте этого документа могут присутствовать - так называемые ключевые слова;
  • в крайнем случае - постарайтесь вспомнить, когда вы в последний раз работали с ним;
  • на худой конец припомните размер вашего документа.
    •

    То же самое касается и папок, за исключением второго пункта.

    Совершенно очевидно, что объект можно найти при одном условии: если он действительно существует в вашем компьютере. Если его там никогда не было или он был "насмерть" уничтожен, то вы его и не найдете.

    Поиск по имени

    С помощью команды Найти (Поиск) можно найти любую папку или файл, если известно хотя бы несколько подряд идущих букв имени искомого объекта.

  • Щелкните на кнопке Пуск Панели задач.
  • Выполните команду Найти $$\to$$ Файлы и папки... в главном меню Windows.

    Появится диалоговое окно "Найти: Все файлы".

    (рис 6.16) Это немодальное диалоговое окно, которое может "висеть" на экране, не мешая вам работать в других окнах
  • На закладке "Имя и местоположение" в поле списка "Имя:" введите полное имя искомого объекта или несколько букв имени, которое вы вспомнили (прописные и строчные буквы не различаются!)

    По умолчанию в первый раз поиск начинается с жесткого диска (C:)

    Опцию "Включая вложенные папки" лучше не отключать, тогда поиск будет вестись по всем папкам диска.

  • Щелкните на кнопке Найти диалога или нажмите клавишу Enter.

    Диалоговое окно будет выглядеть приблизительно как на рис. 6.17:

    (рис 6.17) Результат поиска по подстроке "word" на диске (С:). Строка состояния сообщает, что найдено 32 объекта, в имени которых встретилась подстрока

    Про каждый найденный объект в диалоге сообщается:

  • Путь к объекту в столбце "Папка".
  • Размер объекта, если он является файлом, в столбце "Размер".
  • Тип (чем является объект) в столбце "Тип".
  • Дата последнего изменения в столбце "Изменен".
    •

    Ширину этих столбцов можно изменять так же, как в таблицах, наведя курсор мыши на границу заголовка того столбца, ширина которого вас не устраивает.

    Таким образом, в случае успешного поиска появится список всех объектов, в имени которых встретится введенная вами подстрока.

  • Дважды щелкните на значке найденного объекта:
  • если это была папка, то получите окно с ее содержимым;
  • если файл - документ откроется в соответствующем ему приложении (программе, задаче).
  • Диалоговое окно следует закрыть или свернуть на Панель задач.

    • Если же после выполнения четвертого шага в строке состояния появится сообщение: "Найдено файлов 0" или искомого объекта не окажется в полученном списке, то:

  • Убедитесь, что подстрока с именем введена правильно.
  • С помощью списка "Где искать:" диалога "Найти: Все файлы" укажите другой диск вашего компьютера (если ваш жесткий диск разбит на логические части или имеется другой жесткий диск).
  • Затем повторите процедуру поиска, начиная с четвертого шага.
    •

    Поиск по ключевым словам

    Если не удается найти документ по имени (ну не помните и все тут!), тогда надо постараться вспомнить, какая фраза точно входит в текст искомого документа (например, "эмотивные глаголы радости"):

  • Щелкните на кнопке Пуск Панели задач.
  • Выполните команду Найти $$\to$$ Файлы и папки... в главном меню Windows.
  • На закладке "Имя и местоположение" появившегося диалога в поле списка "Искать текст:" введите фразу, которая может находиться в тексте искомого документа.
  • Щелкните на кнопке Найти или нажмите на клавишу Enter.
    •

    Поиск с указанием даты

    Если не удается найти документ ни по имени, ни по ключевой фразе, тогда имеет смысл поискать его по дате изменения, создания или открытия документа.

  • Щелкните на кнопке Пуск Панели задач.
  • Выполните команду Найти $$\to$$ Файлы и папки... в главном меню Windows.
  • Щелкните на закладке "Дата".
  • Включите опцию "Найти все файлы" и выберите из списка один из трех вариантов: измененные, созданные, открытые.
  • Затем включите опцию
  • "между" и укажите даты, в промежутке между которыми документ изменялся, создавался или открывался

    или

  • "за последние" или "за последние" и укажите, в течение скольких последних месяцев или дней, соответственно, могла идти работа с документом.
    •
  • Щелкните на кнопке Найти или нажмите на клавишу Enter.
    • (рис 6.18) На закладке "Дата" производится поиск файлов, измененных, созданных или открытых в указанный промежуток времени

    Поиск с ограничением на размер и тип документа

    Если вы не смогли найти документ-файл ни по имени, ни по дате, тогда можно попробовать поискать его, указав тип файла и/или ограничение на его размер.

  • Щелкните на кнопке Пуск Панели задач.
  • Выполните команду Найти $$\to$$ Файлы и папки... в главном меню Windows.
  • Щелкните на закладке "Дополнительно".
  • В списке "Тип:" укажите требуемый тип документа.(рис 6.19) На закладке "Дополнительно" поиск проводится по типу и размеру документа
  • В списке "Размер" выберите размер документа:

    "не менее" (т. е. больше либо равно)

    или

    "не более" (т. е. меньше либо равно)

    того числа килобайтов, которое вы укажете с помощью счетчика.

    На рис. 6.19 выбран тип "Документ Word", и размер искомого документа должен быть не меньше 100 КБ.

  • Щелкните на кнопке Найти диалога или нажмите на клавишу Enter.
    •

    Вопросы для самоконтроля, или Неужели дошли до конца

  • Как сохранить документ в другую папку и/или на другой диск?
  • Как сохранить документ под другим именем?
  • Как установить пароль на открытие документа?
  • Как начать поиск документа или папки?
  • Как найти объект, зная часть его имени?
  • Как найти документ, зная ключевые слова?
  • Как найти объект, зная дату изменения, создания или открытия документа?
  • Как найти объект, зная его размер?
    •

    Заключение

    Итак, каков же "сухой остаток"?

    Приступив к работе с компьютером, в первую очередь надо завести собственную папку, где вы будете хранить документы. Содержать ее надо в идеальном порядке: все файлы раскладывать по папкам. Если есть такая возможность, лучше создать свою папку не на диске (С:).

    Желательно разделить жесткий диск хотя бы на два раздела: (С:) и (D:). В этом случае система Windows будет "жить" на диске (С:), а вы — на (D:).

    Об этом надо попросить продвинутого мальчика, которого вы пригласите, когда на вашем компьютере "упадет" или станет "глючить" система Windows.

    Правила Правой кнопки мыши и Внешнего вида — это две нити Ариадны, которые помогут вам выйти практически из любой непредвиденной ситуации.

    Надо только слышать свой внутренний голос, который уже не один раз задал вопрос "Как же это сделать?" А если правая кнопка мыши не помогла вам справиться с возникшей проблемой, то, может быть, вас не устраивает внешний вид окна: что-то исчезло или, наоборот, появилось в нем?

    А не попробовать ли спастись с помощью клавиши Esc или кнопки Отменить (изогнутая влево стрелочка)? Они не всегда "спасают", но нажать-то можно, хуже точно не будет, а вдруг поможет? И стоит ли тогда долго думать?

    С помощью правой кнопки мыши вы сможете создать не только папку, но и документ любого приложения (программы), установленного на вашем компьютере. А затем, постучавшись на значке документа (тук-тук), открыть его и начать работать. Не забывайте время от времени сохранять документ!

    А если вы уже работаете в какой-либо программе, то:

  • создать очередной новый документ совсем просто: надо взять чистый лист бумаги, щелкнув на кнопке с его изображением (или выполнить команду Создать в меню Файл). И тут же, ничего не делая на экране, сохранить новый документ в свою папку, дав ему конкретное имя. Для этого надо щелкнуть на кнопке с изображением телевизора или выполнить команду Сохранить в меню Файл
  • если же потребуется открыть уже существующий документ (ну не успели вчера дописать отчет или дорисовать рекламную картинку), то надо его открыть с помощью кнопки с изображением открытой папочки или выполнить команду Открыть в меню Файл.
    •

    В редакторе Word текст набираете прямо от левого края листа, абзац за абзацем, не обращая внимания на оформление документа! Это — третье правило, которое поможет вам без лишних проблем отформатировать документ. Не важно, сколько строк в абзаце и что происходит с его правой границей! Завершаете ввод абзаца клавишей Enter. От греха подальше сохраняйте текст почаще.

    Форматировать документ начинаете после того как набрали весь текст. Основной принцип форматирования: сначала надо выделить (символ, слово, строку, абзац, несколько строк или абзацев, а может быть и весь текст документа), и лишь потом форматировать!

    Самые популярные, наиболее часто используемые элементы форматирования находятся на панели "Форматирование". А четвертое правило (все "изюминки" живут в меню Формат) поможет вам оформить документ, используя эффектные элементы форматирования! Главное — знать, где они находятся.

    И, наконец, соблюдение всего пяти рекомендаций поможет вам быстро решать проблемы, если:

  • сначала определиться с тем, где вы находитесь (спросить себя "Где я?", как только появляется окно или вы переходите в другой режим работы). Ответ вы увидите в заголовке окна. Если окно диалоговое, то следом задать второй вопрос: " Какая закладка впереди?"
  • "читать" диалоги (и не только их!) правильно: СВЕРХУ ВНИЗ, перемещаясь по строчкам мышкой (а не просто глазами!) и ВСЛУХ;
  • при этом флажок (чаще в квадратике) или жирная точка (чаще в кружочке) заменяют вам слово "Да". Если квадратик или кружочек пустые, то начинаете читать такую строку со слова "Нет";
  • правильно завершать работу с диалоговым окном после внесения в него изменений: изменили, применили, вежливо поблагодарили;
  • при работе с документом выделение отменять щелчком по "месту жительства", т.е. на выделенном фрагменте документа, если используете для отмены мышку. Это приучит вас следить за курсором мыши и избавит от многих лишних проблем.
    •

    Когда вы приступите к освоению других программ, применяйте эти же правила и рекомендации, что, гарантирую, почти всегда поможет.

    Предыдущее занятие Следующее занятие
    Вернуться к учебному плану
    ^