Цель лекции. Показать, как в программе SharePoint Designer проектируются рабочие процессы, привести пример организации электронного документооборота. Рассматриваются, как основы функционирования рабочих процессов в браузере, так и расширенные методы доступа к данным и настройки рабочих процессов в программе SharePoint Designer 2007.
4.1. Создание и настройка рабочего процесса
Рабочие процессы в SharePoint позволяют осуществить автоматизацию электронного документооборота на предприятии. Рабочий процесс определяется как автоматизированное движение документов или других объектов через некоторую последовательность действий или задач. Рабочий процесс на сайте SharePoint можно задать для некоторого списка или библиотеки. Для создания и настройки рабочих процессов на компьютере разработчика должен присутствовать SharePoint Designer, а для участников рабочей группы достаточно браузера.
Создание рабочего процесса
В качестве примера рассмотрим публикацию документа на сайте SharePoint для его последующего одобрения двумя рецензентами (рис. 4.1).
Примечание: Возможно, Вам будет легче понять материал, если Вы сначала прочитаете второй раздел - посвященный действиям в браузере над уже разработанным рабочим процессом.
(рис 4.1) Пример рабочего процесса Выделим следующие этапы рабочего процесса (рис. 4.1).
Сотрудник вносит предложение о закупке оборудования (публикует документ на веб-узле).
Начальник департамента одобряет или отклоняет документ и отсылает его на рецензию бухгалтеру (шаг 1).
Бухгалтер одобряет или отклоняет документ (шаг 2).
Для реализации намеченной схемы проделаем следующее.
Выберите Создать / Рабочий процесс (рис. 4.2). В результате откроется диалоговое окно Конструктор рабочих процессов (рис. 4.3).
Введите имя рабочего процесса.
(рис 4.2) Начните создание рабочего процесса
Выберите список или библиотеку SharePoint, с которым рабочий процесс будет ассоциирован. Например, выберите библиотеку Общие документы (рис. 4.3).
Выберите опции запуска рабочего процесса. Например, выберите опцию ручного запуска рабочего процесса из элемента списка или библиотеки.
Нажмите кнопку Далее.
(рис 4.3) Определите основные параметры рабочего процесса
Настройка шагов рабочего процесса
После определения основных установок в Конструкторе рабочих процессов следует определить шаги процесса. Каждая страница Конструктора служит для последовательного задания шагов. Его левая часть предназначена для определения, как имени шага, так и его логики, включая условия его выполнения и действия, которые будут происходить в процессе на этом шаге. Процессы (но только в пределах каждого шага) могут ветвиться, т.е. в зависимости от того или иного условия, выполнять или не выполнять какие-либо действия. Список шагов рабочего процесса приводится на правой панели (рис. 4.4). По умолчанию в новый рабочий процесс добавляется один шаг.
(рис 4.4) Выберите действие первого шага рабочего процесса Рассмотрим, как задаются условия и действия первого шага рабочего процесса.
Выберите имя шага рабочего процесса (можно оставить предлагаемое по умолчанию имя Шаг 1 ).
Оставьте поле Условие незаполненным.Примечание: Вообще говоря, выполнение шага рабочего процесса может предусматривать сравнение полей с каким-либо числом или объектом, выполнение определенного условия, связанного с названием или конкретным пользователем и т.п. Если условие не определено, то действие будет выполняться по умолчанию, т.е. в безусловном варианте, как в нашем случае.
Нажмите кнопку Действия.
Выберите в меню Действие пункт Получить данные от пользователя (рис. 4.4).
В созданной строке первого действия щелкните сначала по ссылке (рис 4.5) Вызовите Мастер настройки задачи (получение данных)
В диалоге Мастер создания задач определите имя и описание задачи, в соответствии со смыслом шага рабочего процесса (рис. 4.6).
Нажмите кнопку (рис 4.6) Введите название и описание задачи
В диалоге Добавление поля введите название и описание поля (рис. 4.7).
В раскрывающемся списке Тип сведений выберите элемент Выбор (из меню).
Нажмите кнопку (рис 4.7) Добавьте поле формы для пользователя, которому поставлена задача, и определите его тип
На следующей странице диалогового окна Добавление поля введите варианты выбора пользователя, которые будут ему доступны при заполнении формы (рис. 4.8).
Снимите флажок Разрешить пустые значения.
Нажмите кнопку (рис 4.8) Определите варианты выбора пользователя
В диалоговом окне Мастер создания задач также нажмите кнопку Готово (рис. 4.9).
В поле первого действия щелкните по ссылке (рис 4.9) Форма настроена
Выберите пользователей, для которых дается задание, последовательно выделяя их в списке и нажимая кнопку Добавить (рис. 4.10).
Нажмите кнопку (рис 4.10) Выберите пользователей, которым шаг процесса поставит задачу
В Конструкторе рабочих процессов щелкните по ссылке переменная (рис. 4.11).
В раскрывшемся меню выберите Создать новую переменную.Примечание: В принципе, переменную здесь можно не создавать, выбрав в качестве нее предлагаемую по умолчанию промежуточную переменную Переменная : сбор (см. лабораторную работу 4.1). Все равно, при использовании служб SharePoint (в отличие от MOSS, где это решение более естественно) Вам придется создать еще одну переменную рабочего процесса, переписав в нее значение текущей переменной (см. ниже).
(рис 4.11) Создайте новую переменную
В диалоговом окне Изменение переменной определите название переменной и ее тип (рис. 4.12).
Нажмите кнопку (рис 4.12) Выберите название переменной и ее тип
В Конструкторе рабочих процессов нажмите кнопку Действия (рис. 4.13).
Выберите в раскрывшемся меню команду (рис 4.13) Добавьте еще одно действие - по заданию переменной рабочего процесса
В новой строке действия в Конструкторе рабочих процессов щелкните по ссылке переменная.
Выберите в меню команду (рис 4.14) Задайте опцию создания новой переменной рабочего процесса
Щелкните по ссылке значение.
В открывшемся Изменение переменной определите название переменной (рис. 4.15).
Выберите в качестве типа переменной строковый тип (рис. 4.15).
Нажмите кнопку (рис 4.15) Выберите название переменной рабочего процесса и определите ее тип
В диалоге Определение подстановки в рабочем процессе выберите в качестве источника данных список Задачи (рис. 4.16).
Выберите поле Решение руководителя.
(рис 4.16) Начните определение подстановки значения переменной рабочего процесса
В развернувшейся нижней части диалога Определение подстановки в рабочем процессе выберите поле списка Задачи пункт Задачи:ИД (рис. 4.17).
Нажмите кнопку (рис 4.17) Начните определение значения поля для задачи
В новом диалоге Определение подстановки в рабочем процессе выберите в качестве источника данных Данные рабочего процесса (рис. 4.18).
В списке Поле выберите ту переменную, которая была использована при постановке задачи - в нашем примере Переменная : Решение босса.
Нажмите кнопку (рис 4.18) В качестве постановки выберите первую переменную
Проверьте введенные данные в диалоге Определение подстановки в рабочем процессе и нажмите кнопку ОК (рис. 4.19).
(рис 4.19) Результат определения постановки в рабочем процессе После выбора всех описанных операций определение минимума необходимых действий для первого шага рабочего процесса будет завершено. Для добавления следующего шага рабочего процесса щелкните по соответствующей ссылке на панели справа (рис. 4.20). Затем аналогичным образом настройте остальные параметры, которые определят второй шаг рабочего процесса (см. лабораторную работу 4.2), начав с выбора условия выполнения этого шага (рис. 4.21). Результат настройки второго шага показан на рис. 4.22.
(рис 4.20) Добавьте следующий шаг рабочего процесса
(рис 4.21) Выберите условие выполнения шага
Тестирование рабочего процесса в Конструкторе
После того, как конструирование рабочего процесса завершено, нажмите кнопку Проверить рабочий процесс (рис. 4.22). SharePoint Designer проверит процесс на наличие ошибок и выдаст соответствующее сообщение.
(рис 4.22) Настройте второй шаг рабочего процессаПосле нажатия кнопки Готово происходит обработка рабочего процесса и его отправка на сервер. После того как процесс добавлен на сервер, на панели Список папок возникнет элемент Рабочие процессы (рис. 4.23). Раскройте папку Рабочие процессы, чтобы увидеть созданный рабочий процесс. Двойной щелчок на файле процесса (он выделен на рис. 4.23) вновь запустит Конструктор рабочих процессов для его редактирования.
(рис 4.23) Файлы рабочего процесса на сервере
4.2. Тестирование в браузере
Рассмотрим теперь, как, собственно, функционирует рабочий процесс на сайте SharePoint. Будем использовать простой пример электронного документооборота, который был разработан в предыдущем разделе.
Сотрудник запускает процесс
Предположим, что сотрудник предприятия подготовил документ с предложениями о закупке оборудования (рис. 4.24), который ему необходимо согласовать с руководителем и бухгалтером.
(рис 4.24) Исходный документ (заявка сотрудника на закупку оборудования)Для того чтобы протестировать рабочий процесс, проделайте следующее.
Откройте веб-узел в браузере.
Действуя от имени сотрудника (рис 4.25(рис 4.25) Сотрудник открывает библиотеку Общие документы
Загрузите, от имени сотрудника, новый документ на сервер (рис 4.26(рис 4.26) Сотрудник отправляет документ с локального компьютера на сервер
Вызовите меню документа (рис. 4.27).
Выберите в меню пункт (рис 4.27) Сотрудник переходит к странице управления рабочими процессами
Для того чтобы запустить рабочий процесс, нажмите кнопку с его именем (в нашем примере процесс называется Согласование ).Примечание: Если бы для данной библиотеки был настроен не один, а несколько рабочих процессов, то на странице (рис. 4.28) присутствовало бы соответствующее количество кнопок, каждой из которых можно было бы запустить определенный процесс.
(рис 4.28) Сотрудник выбирает рабочий процесс и запускает его
Нажмите кнопку Начать (рис. 4.29).
(рис 4.29) Сотрудник подтверждает запуск рабочего процессаТеперь для документа запущен рабочий процесс Согласование. На странице рабочих процессов его статус приобретет значение В ходе выполнения, приведя к появлению соответствующей задачи для руководителя. Чтобы просмотреть ее, надо перейти в список Задачи (рис. 4.30).
Рецензенты одобряют документ
Теперь, в соответствии с настройкой рабочего процесса, руководитель предприятия должен оценить документ.
Войдите на веб-узел в браузере под учетной записью руководителя.
Откройте список Задачи.
Перейдите к задаче (рис 4.30) В рамках рабочего процесса ставится задача руководителю
В поле Решение руководителя выберите Одобряю или Отклоняю (рис. 4.31).
Нажмите кнопку Завершить задачу.
Обратите внимание на изменившийся статус задачи ( (рис 4.31) Руководитель выполняет задачу
Войдите на веб-узел под учетной записью бухгалтера.
В списке (рис 4.32) Бухгалтер открывает поставленную ему задачу
В поле Решение бухгалтера выберите один из переключателей Одобряю или Отклоняю (рис. 4.33).
При желании введите текст в поле Комментарий бухгалтера.
Нажмите кнопку Завершить задачу.
(рис 4.33) Бухгалтер выполняет и завершает задачу
Рабочий процесс после завершения
В результате описанных действий пользователей веб-узла обе задачи будут завершены (рис. 4.34). Завершение последней задачи приведет к выполнению последнего шага и завершению всего рабочего процесса.
Отметим, что в процессе выполнения задач, как бухгалтер, так и руководитель, имеют возможность править документ, загружая его с сервера в программу Microsoft Word и редактируя его. При этом, можно согласиться с возвратом документа на сервер после правки, либо оставить документ извлеченным (что исключает возможность его одновременного изменения другими пользователями).
(рис 4.34) Задачи завершеныПосле выполнения последней задачи повторите заход на страницу рабочих процессов, связанных с документом, чтобы убедиться в завершении рабочего процесса (рис. 4.35) и в возможности просмотра его журнала (рис. 4.36). Также отметим, что на сайте SharePoint сохраняется информация обо всех задачах, выполненных в ходе рабочего процесса.
(рис 4.35) Рабочий процесс завершен
(рис 4.36) Просмотр журнала рабочего процесса
(рис 4.37) Просмотр завершенной задачиВ заключение отметим, что, по умолчанию, веб-узлы, функционирующие на основе служб SharePoint 3.0, содержат один трехэтапный рабочий процесс, который можно настроить в браузере (рис. 4.38). Для того чтобы добавить иной рабочий процесс и связать его со списком или библиотекой, следует воспользоваться не браузером, а программой SharePoint Designer.
(рис 4.38) Добавление трехэтапного рабочего процесса в браузере
Лабораторная работа 4.1. Проверка условия на шаге рабочего процесса
Настройка второго шага рабочего процесса практически дублирует первый шаг, проиллюстрированный очень подробно рис. 4.4 - рис. 4.23. Не повторяя слово в слово описанных действий, покажем пример проверки условия в рамках шага, сконцентрировавшись на нескольких незначительных отличиях, которые помогут разобраться в настройке действий.
Создайте второй шаг рабочего процесса.
Нажмите кнопку Условия и выберите в меню Сравнить любой источник данных (см. рис. 4.21).
В диалоге (рис 4.39) Добавление трехэтапного рабочего процесса в браузере
Выберите в раскрывающемся списке Поле созданную переменную рабочего процесса (рис. 4.39).
По аналогии с разд. 4.1, определите первое действие, как получение данных от бухгалтера, выбрав в качестве промежуточной переменную Переменная (рис 4.40) Первое действие настроено
Добавьте в формате переключателей варианты выбора бухгалтера, которые будут ему доступны при заполнении формы (рис 4.41(рис 4.41) Определите варианты рецензии бухгалтера
В диалоговом окне (рис 4.42) Добавьте еще одно поле в форму 
(рис 4.43) Выберите для поля-комментария тип многострочный текст
В следующем диалоге задайте опции форматирования для поля-комментария (рис 4.44(рис 4.44) Определите опции форматирования многострочного текста в форме
В Конструкторе рабочих процессов щелкните по ссылке переменная и выберите в меню Переменная (рис 4.45) Задайте переменную для задачи
Добавьте еще одно действие (рис 4.46) Добавьте еще одно действие - по заданию переменной рабочего процесса
Для введенного действия определите опцию создания новой переменной рабочего процесса, по аналогии с разд. 4.1 (рис. 4.47).
(рис 4.47) Задайте новую переменную рабочего процессаТеперь остается добавить третий шаг рабочего процесса, в котором задать логику обработки рецензии бухгалтера (более подробно см. видеолекцию).
Лабораторная работа 4.2. Ветвление рабочего процесса
Рассмотрим, как создаются ветвящиеся рабочие процессы на примере обработки шага нашего процесса. Этот шаг должен работать так: Если решение руководителя (с первого шага) положительно, то выполняется действие, настроенное в предыдущей лабораторной работе (рецензирование документа бухгалтером). В противном случае, должно быть отправлено сообщение электронной почты автору документа.
В Конструкторе рабочих процессов перейдите ко второму шагу, чтобы добавить на него ветвление.
Щелкните по ссылке (рис 4.48) Создание ветвления на шаге рабочего процесса
Нажмите кнопку Действия второй ветви рабочего процесса (рис. 4.49).
В меню (рис 4.49) Добавьте альтернативное действие
В форме сообщения электронной почты нажмите кнопку ввода адресата (рис 4.50(рис 4.50) Форма создания электронного письма
Выберите пользователей, которым должно быть направлено сообщение (рис 4.51(рис 4.51) Выберите адресата электронного письма
Введите тему и текст сообщения (рис. 4.52).
Нажмите кнопку ОК.
(рис 4.52) Определите тему и текст электронного письмаВ результате, альтернативное действие будет настроено (рис. 4.53). Оно будет выполняться, если первое из условий будет не выполнено. Кружком обозначается вход на шаг условного процесса. Зеленый ромб визуализирует проверку условия. Если первое условие не выполнено, то осуществляется переход рабочего процесса на нижнюю ветвь. Здесь тоже можно определить дополнительные условия и дополнительное ветвление, а также определить необходимые действия. Если мы хотим организовать проверку условия, то достаточно в нижней графе Условия определить проверку нужного условия.
(рис 4.53) Результат определения действия второй ветви
Краткие итоги
Рабочие процессы позволяют автоматизировать коллективную работу на узле SharePoint и сделать более эффективной. В частности, при помощи рабочих процессов можно построить схему электронного документооборота, настроив жизненный цикл документа или элемента списка. Для настройки рабочих процессов используется Конструктор, встроенный в программу SharePoint Designer. Само функционирование рабочих процессов осуществляется при помощи веб-интерфейса.
Цель лекции. Показать, как в программе SharePoint Designer проектируются рабочие процессы, привести пример организации электронного документооборота. Рассматриваются, как основы функционирования рабочих процессов в браузере, так и расширенные методы доступа к данным и настройки рабочих процессов в программе SharePoint Designer 2007.
4.1. Создание и настройка рабочего процесса
Рабочие процессы в SharePoint позволяют осуществить автоматизацию электронного документооборота на предприятии. Рабочий процесс определяется как автоматизированное движение документов или других объектов через некоторую последовательность действий или задач. Рабочий процесс на сайте SharePoint можно задать для некоторого списка или библиотеки. Для создания и настройки рабочих процессов на компьютере разработчика должен присутствовать SharePoint Designer, а для участников рабочей группы достаточно браузера.
Создание рабочего процесса
В качестве примера рассмотрим публикацию документа на сайте SharePoint для его последующего одобрения двумя рецензентами (рис. 4.1).
Примечание: Возможно, Вам будет легче понять материал, если Вы сначала прочитаете второй раздел - посвященный действиям в браузере над уже разработанным рабочим процессом.
(рис 4.1) Пример рабочего процесса Выделим следующие этапы рабочего процесса (рис. 4.1).
Сотрудник вносит предложение о закупке оборудования (публикует документ на веб-узле).
Начальник департамента одобряет или отклоняет документ и отсылает его на рецензию бухгалтеру (шаг 1).
Бухгалтер одобряет или отклоняет документ (шаг 2).
Для реализации намеченной схемы проделаем следующее.
Выберите Создать / Рабочий процесс (рис. 4.2). В результате откроется диалоговое окно Конструктор рабочих процессов (рис. 4.3).
Введите имя рабочего процесса.(рис 4.2) Начните создание рабочего процесса
Выберите список или библиотеку SharePoint, с которым рабочий процесс будет ассоциирован. Например, выберите библиотеку Общие документы (рис. 4.3).
Выберите опции запуска рабочего процесса. Например, выберите опцию ручного запуска рабочего процесса из элемента списка или библиотеки.
Нажмите кнопку Далее.
(рис 4.3) Определите основные параметры рабочего процесса
Настройка шагов рабочего процесса
После определения основных установок в Конструкторе рабочих процессов следует определить шаги процесса. Каждая страница Конструктора служит для последовательного задания шагов. Его левая часть предназначена для определения, как имени шага, так и его логики, включая условия его выполнения и действия, которые будут происходить в процессе на этом шаге. Процессы (но только в пределах каждого шага) могут ветвиться, т.е. в зависимости от того или иного условия, выполнять или не выполнять какие-либо действия. Список шагов рабочего процесса приводится на правой панели (рис. 4.4). По умолчанию в новый рабочий процесс добавляется один шаг.
(рис 4.4) Выберите действие первого шага рабочего процесса Рассмотрим, как задаются условия и действия первого шага рабочего процесса.
Выберите имя шага рабочего процесса (можно оставить предлагаемое по умолчанию имя Шаг 1 ).
Оставьте поле Условие незаполненным.Примечание: Вообще говоря, выполнение шага рабочего процесса может предусматривать сравнение полей с каким-либо числом или объектом, выполнение определенного условия, связанного с названием или конкретным пользователем и т.п. Если условие не определено, то действие будет выполняться по умолчанию, т.е. в безусловном варианте, как в нашем случае.
Нажмите кнопку Действия.
Выберите в меню Действие пункт Получить данные от пользователя (рис. 4.4).
В созданной строке первого действия щелкните сначала по ссылке (рис 4.5) Вызовите Мастер настройки задачи (получение данных)
В диалоге Мастер создания задач определите имя и описание задачи, в соответствии со смыслом шага рабочего процесса (рис. 4.6).
Нажмите кнопку (рис 4.6) Введите название и описание задачи
В диалоге Добавление поля введите название и описание поля (рис. 4.7).
В раскрывающемся списке Тип сведений выберите элемент Выбор (из меню).
Нажмите кнопку (рис 4.7) Добавьте поле формы для пользователя, которому поставлена задача, и определите его тип
На следующей странице диалогового окна Добавление поля введите варианты выбора пользователя, которые будут ему доступны при заполнении формы (рис. 4.8).
Снимите флажок Разрешить пустые значения.
Нажмите кнопку (рис 4.8) Определите варианты выбора пользователя
В диалоговом окне Мастер создания задач также нажмите кнопку Готово (рис. 4.9).
В поле первого действия щелкните по ссылке (рис 4.9) Форма настроена
Выберите пользователей, для которых дается задание, последовательно выделяя их в списке и нажимая кнопку Добавить (рис. 4.10).
Нажмите кнопку (рис 4.10) Выберите пользователей, которым шаг процесса поставит задачу
В Конструкторе рабочих процессов щелкните по ссылке переменная (рис. 4.11).
В раскрывшемся меню выберите Создать новую переменную.Примечание: В принципе, переменную здесь можно не создавать, выбрав в качестве нее предлагаемую по умолчанию промежуточную переменную Переменная : сбор (см. лабораторную работу 4.1). Все равно, при использовании служб SharePoint (в отличие от MOSS, где это решение более естественно) Вам придется создать еще одну переменную рабочего процесса, переписав в нее значение текущей переменной (см. ниже).
(рис 4.11) Создайте новую переменную
В диалоговом окне Изменение переменной определите название переменной и ее тип (рис. 4.12).
Нажмите кнопку (рис 4.12) Выберите название переменной и ее тип
В Конструкторе рабочих процессов нажмите кнопку Действия (рис. 4.13).
Выберите в раскрывшемся меню команду (рис 4.13) Добавьте еще одно действие - по заданию переменной рабочего процесса
В новой строке действия в Конструкторе рабочих процессов щелкните по ссылке переменная.
Выберите в меню команду (рис 4.14) Задайте опцию создания новой переменной рабочего процесса
Щелкните по ссылке значение.
В открывшемся Изменение переменной определите название переменной (рис. 4.15).
Выберите в качестве типа переменной строковый тип (рис. 4.15).
Нажмите кнопку (рис 4.15) Выберите название переменной рабочего процесса и определите ее тип
В диалоге Определение подстановки в рабочем процессе выберите в качестве источника данных список Задачи (рис. 4.16).
Выберите поле Решение руководителя.(рис 4.16) Начните определение подстановки значения переменной рабочего процесса
В развернувшейся нижней части диалога Определение подстановки в рабочем процессе выберите поле списка Задачи пункт Задачи:ИД (рис. 4.17).
Нажмите кнопку (рис 4.17) Начните определение значения поля для задачи
В новом диалоге Определение подстановки в рабочем процессе выберите в качестве источника данных Данные рабочего процесса (рис. 4.18).
В списке Поле выберите ту переменную, которая была использована при постановке задачи - в нашем примере Переменная : Решение босса.
Нажмите кнопку (рис 4.18) В качестве постановки выберите первую переменную
Проверьте введенные данные в диалоге Определение подстановки в рабочем процессе и нажмите кнопку ОК (рис. 4.19).
(рис 4.19) Результат определения постановки в рабочем процессе После выбора всех описанных операций определение минимума необходимых действий для первого шага рабочего процесса будет завершено. Для добавления следующего шага рабочего процесса щелкните по соответствующей ссылке на панели справа (рис. 4.20). Затем аналогичным образом настройте остальные параметры, которые определят второй шаг рабочего процесса (см. лабораторную работу 4.2), начав с выбора условия выполнения этого шага (рис. 4.21). Результат настройки второго шага показан на рис. 4.22.
(рис 4.20) Добавьте следующий шаг рабочего процесса(рис 4.21) Выберите условие выполнения шага
Тестирование рабочего процесса в Конструкторе
После того, как конструирование рабочего процесса завершено, нажмите кнопку Проверить рабочий процесс (рис. 4.22). SharePoint Designer проверит процесс на наличие ошибок и выдаст соответствующее сообщение.
(рис 4.22) Настройте второй шаг рабочего процессаПосле нажатия кнопки Готово происходит обработка рабочего процесса и его отправка на сервер. После того как процесс добавлен на сервер, на панели Список папок возникнет элемент Рабочие процессы (рис. 4.23). Раскройте папку Рабочие процессы, чтобы увидеть созданный рабочий процесс. Двойной щелчок на файле процесса (он выделен на рис. 4.23) вновь запустит Конструктор рабочих процессов для его редактирования.
(рис 4.23) Файлы рабочего процесса на сервере
4.2. Тестирование в браузере
Рассмотрим теперь, как, собственно, функционирует рабочий процесс на сайте SharePoint. Будем использовать простой пример электронного документооборота, который был разработан в предыдущем разделе.
Сотрудник запускает процесс
Предположим, что сотрудник предприятия подготовил документ с предложениями о закупке оборудования (рис. 4.24), который ему необходимо согласовать с руководителем и бухгалтером.
(рис 4.24) Исходный документ (заявка сотрудника на закупку оборудования)Для того чтобы протестировать рабочий процесс, проделайте следующее.
Откройте веб-узел в браузере.
Действуя от имени сотрудника (рис 4.25(рис 4.25) Сотрудник открывает библиотеку Общие документы
Загрузите, от имени сотрудника, новый документ на сервер (рис 4.26(рис 4.26) Сотрудник отправляет документ с локального компьютера на сервер
Вызовите меню документа (рис. 4.27).
Выберите в меню пункт (рис 4.27) Сотрудник переходит к странице управления рабочими процессами
Для того чтобы запустить рабочий процесс, нажмите кнопку с его именем (в нашем примере процесс называется Согласование ).Примечание: Если бы для данной библиотеки был настроен не один, а несколько рабочих процессов, то на странице (рис. 4.28) присутствовало бы соответствующее количество кнопок, каждой из которых можно было бы запустить определенный процесс.
(рис 4.28) Сотрудник выбирает рабочий процесс и запускает его
Нажмите кнопку Начать (рис. 4.29).
(рис 4.29) Сотрудник подтверждает запуск рабочего процессаТеперь для документа запущен рабочий процесс Согласование. На странице рабочих процессов его статус приобретет значение В ходе выполнения, приведя к появлению соответствующей задачи для руководителя. Чтобы просмотреть ее, надо перейти в список Задачи (рис. 4.30).
Рецензенты одобряют документ
Теперь, в соответствии с настройкой рабочего процесса, руководитель предприятия должен оценить документ.
Войдите на веб-узел в браузере под учетной записью руководителя.
Откройте список Задачи.
Перейдите к задаче (рис 4.30) В рамках рабочего процесса ставится задача руководителю
В поле Решение руководителя выберите Одобряю или Отклоняю (рис. 4.31).
Нажмите кнопку Завершить задачу.
Обратите внимание на изменившийся статус задачи ( (рис 4.31) Руководитель выполняет задачу
Войдите на веб-узел под учетной записью бухгалтера.
В списке (рис 4.32) Бухгалтер открывает поставленную ему задачу
В поле Решение бухгалтера выберите один из переключателей Одобряю или Отклоняю (рис. 4.33).
При желании введите текст в поле Комментарий бухгалтера.
Нажмите кнопку Завершить задачу.
(рис 4.33) Бухгалтер выполняет и завершает задачу
Рабочий процесс после завершения
В результате описанных действий пользователей веб-узла обе задачи будут завершены (рис. 4.34). Завершение последней задачи приведет к выполнению последнего шага и завершению всего рабочего процесса.
Отметим, что в процессе выполнения задач, как бухгалтер, так и руководитель, имеют возможность править документ, загружая его с сервера в программу Microsoft Word и редактируя его. При этом, можно согласиться с возвратом документа на сервер после правки, либо оставить документ извлеченным (что исключает возможность его одновременного изменения другими пользователями).
(рис 4.34) Задачи завершеныПосле выполнения последней задачи повторите заход на страницу рабочих процессов, связанных с документом, чтобы убедиться в завершении рабочего процесса (рис. 4.35) и в возможности просмотра его журнала (рис. 4.36). Также отметим, что на сайте SharePoint сохраняется информация обо всех задачах, выполненных в ходе рабочего процесса.
(рис 4.35) Рабочий процесс завершен(рис 4.36) Просмотр журнала рабочего процесса(рис 4.37) Просмотр завершенной задачиВ заключение отметим, что, по умолчанию, веб-узлы, функционирующие на основе служб SharePoint 3.0, содержат один трехэтапный рабочий процесс, который можно настроить в браузере (рис. 4.38). Для того чтобы добавить иной рабочий процесс и связать его со списком или библиотекой, следует воспользоваться не браузером, а программой SharePoint Designer.
(рис 4.38) Добавление трехэтапного рабочего процесса в браузере
Лабораторная работа 4.1. Проверка условия на шаге рабочего процесса
Настройка второго шага рабочего процесса практически дублирует первый шаг, проиллюстрированный очень подробно рис. 4.4 - рис. 4.23. Не повторяя слово в слово описанных действий, покажем пример проверки условия в рамках шага, сконцентрировавшись на нескольких незначительных отличиях, которые помогут разобраться в настройке действий.
Создайте второй шаг рабочего процесса.
Нажмите кнопку Условия и выберите в меню Сравнить любой источник данных (см. рис. 4.21).
В диалоге (рис 4.39) Добавление трехэтапного рабочего процесса в браузере
Выберите в раскрывающемся списке Поле созданную переменную рабочего процесса (рис. 4.39).
По аналогии с разд. 4.1, определите первое действие, как получение данных от бухгалтера, выбрав в качестве промежуточной переменную Переменная (рис 4.40) Первое действие настроено
Добавьте в формате переключателей варианты выбора бухгалтера, которые будут ему доступны при заполнении формы (рис 4.41(рис 4.41) Определите варианты рецензии бухгалтера
В диалоговом окне (рис 4.42) Добавьте еще одно поле в форму (рис 4.43) Выберите для поля-комментария тип многострочный текст
В следующем диалоге задайте опции форматирования для поля-комментария (рис 4.44(рис 4.44) Определите опции форматирования многострочного текста в форме
В Конструкторе рабочих процессов щелкните по ссылке переменная и выберите в меню Переменная (рис 4.45) Задайте переменную для задачи
Добавьте еще одно действие (рис 4.46) Добавьте еще одно действие - по заданию переменной рабочего процесса
Для введенного действия определите опцию создания новой переменной рабочего процесса, по аналогии с разд. 4.1 (рис. 4.47).
(рис 4.47) Задайте новую переменную рабочего процессаТеперь остается добавить третий шаг рабочего процесса, в котором задать логику обработки рецензии бухгалтера (более подробно см. видеолекцию).
Лабораторная работа 4.2. Ветвление рабочего процесса
Рассмотрим, как создаются ветвящиеся рабочие процессы на примере обработки шага нашего процесса. Этот шаг должен работать так: Если решение руководителя (с первого шага) положительно, то выполняется действие, настроенное в предыдущей лабораторной работе (рецензирование документа бухгалтером). В противном случае, должно быть отправлено сообщение электронной почты автору документа.
В Конструкторе рабочих процессов перейдите ко второму шагу, чтобы добавить на него ветвление.
Щелкните по ссылке (рис 4.48) Создание ветвления на шаге рабочего процесса
Нажмите кнопку Действия второй ветви рабочего процесса (рис. 4.49).
В меню (рис 4.49) Добавьте альтернативное действие
В форме сообщения электронной почты нажмите кнопку ввода адресата (рис 4.50(рис 4.50) Форма создания электронного письма
Выберите пользователей, которым должно быть направлено сообщение (рис 4.51(рис 4.51) Выберите адресата электронного письма
Введите тему и текст сообщения (рис. 4.52).
Нажмите кнопку ОК.
(рис 4.52) Определите тему и текст электронного письмаВ результате, альтернативное действие будет настроено (рис. 4.53). Оно будет выполняться, если первое из условий будет не выполнено. Кружком обозначается вход на шаг условного процесса. Зеленый ромб визуализирует проверку условия. Если первое условие не выполнено, то осуществляется переход рабочего процесса на нижнюю ветвь. Здесь тоже можно определить дополнительные условия и дополнительное ветвление, а также определить необходимые действия. Если мы хотим организовать проверку условия, то достаточно в нижней графе Условия определить проверку нужного условия.
(рис 4.53) Результат определения действия второй ветви
Краткие итоги
Рабочие процессы позволяют автоматизировать коллективную работу на узле SharePoint и сделать более эффективной. В частности, при помощи рабочих процессов можно построить схему электронного документооборота, настроив жизненный цикл документа или элемента списка. Для настройки рабочих процессов используется Конструктор, встроенный в программу SharePoint Designer. Само функционирование рабочих процессов осуществляется при помощи веб-интерфейса.
