Введение
Эта лекция посвящена, преимущественно, работе со списками. Однако, следует смотреть на предлагаемый в ней материал более широко, поскольку веб-узлы SharePoint имеют унифицированное строение, и, научившись работе со списками, Вы без труда освоите и другие составляющие SharePoint. Действительно, надо очень хорошо представлять себе общее строение веб-узла SharePoint, основанное на иерархических структурах типа вложений "семейство узлов – узел – список – элемент списка?". На каждой из ступеней разрешено создавать, редактировать и удалять объекты: например, допускается создание новых узлов, новых списков в пределах этих узлов, а также добавление новых элементов (например, записей или извещений) в сами списки.
Однотипные объекты объединены в коллекции, а сводка списков, библиотек, опросов, обсуждений и дочерних узлов находится на странице Все содержимое веб-узла. И всю эту иерархию пронизывает система управления доступом для пользователей и групп, позволяющая очень гибко настроить разрешения на чтение, редактирование и проектирование каждого узла, списка или библиотеки и даже каждого их элемента. Таким образом, характерные детали функционирования узла SharePoint мы подробно изучим на примере работы со списками, а в заключение остановимся на специфических приемах работы с другими объектами узла.
Списки
Как мы уже хорошо знаем, основу сайтов SharePoint образуют списки – структурированные представления данных, напоминающие собой электронную таблицу и вставленные на веб-страницы посредством веб-частей. Информация в списках размещается в строках и столбцах. Поскольку списки используются для коллективной работы, создание кем-либо из членов группы нового элемента списка приведет к показу этого элемента всем остальным членам группы.
По умолчанию, веб-узел, построенный на основе шаблона Узел группы, содержит четыре списка, некоторые из которых (точнее, три) выведены на домашнюю страницу узла (см. рисунки к предыдущим главам). Вообще говоря, веб-узел SharePoint может содержать любое количество списков, которые разрешается добавлять на различные страницы узла (включая домашнюю), а также выбирать желаемое представление списка на этих страницах, управляя объемом и стилем подачи информации в списке.
Для просмотра всех списков, задействованных на веб-узле, достаточно щелкнуть по ссылке Списки на домашней странице узла. Открывающаяся веб-страница Списки содержит перечень всех списков, которые имеются на узле (рис. 4.1). С помощью страницы Списки легко как открыть любой из списков для просмотра и редактирования (рис. 4.3), так и добавить на веб-сайт новый список.
(рис 4.1) Просмотр перечня списков, присутствующих на веб-узле (разрешение: Владелец узла)Здесь, однако, стоит напомнить, что действия, которые допускается осуществлять над списками, определяются уровнем разрешения пользователя. Например, администратор узла (Бендер) имеет возможность создания новых списков на сайте (о чем говорит наличие кнопок Создать и Действия узла на рис. 4.1), а простому участнику (Балаганову) не разрешается добавлять на веб-узел новые списки (рис. 4.2). Между тем, стандартный уровень разрешений Участие позволяет Балаганову редактировать отдельные элементы списков.
(рис 4.2) Просмотр перечня списков (разрешение: Участник)Чтобы перейти к просмотру и редактированию существующего списка, достаточно щелкнуть на названии списка (например, на домашней странице сайта или на странице Списки ). При наличии соответствующего уровня разрешений предусмотрены следующие действия с элементами списков (рис. 4.3):
просмотр;
редактирование
удаление.
(рис 4.3) Просмотр списка ИзвещенияИзменение элемента
Для того, чтобы изменить некоторый элемент списка, достаточно открыть этот список и, щелкнув по заголовку элемента (как это показано на рис. 4.3), выбрать в появившемся контекстном меню команду Изменить элемент. В результате откроется страница редактирования данного элемента списка (рис. 4.4), предназначенная для внесения желаемых изменений в его элемент. На рис. 4.4 показано, каким образом следует добавлять к элементу списка в виде вложения некоторый файл.
(рис 4.4) Редактирование элемента списка ИзвещенияПосле внесения правки следует нажать кнопку ОК, чтобы остальные участники рабочей группы получили доступ к обновленному элементу списка. В примере, приведенном на рис. 4.5, пользователь Балаганов просматривает список, созданный пользователем Братья Карамазовы и последний раз редактировавшийся пользователем Бендер. В свою очередь, Балаганов имеет возможность отредактировать этот элемент списка, щелкнув ссылку Изменить элемент, и даже удалить его в Корзину, посредством соседней ссылки Удалить элемент (рис. 4.5). Обратите также внимание и на то, что добавленный к элементу списка файл отображается в поле Вложения и может быть скопирован на локальный компьютер, либо открыт и отредактирован непосредственно на сервере.
(рис 4.5) Просмотр элемента списка ИзвещенияПримечание. Пользователь Балаганов имеет разрешение уровня "Участник", поэтому может редактировать элементы списка, но не администрировать веб-узел (например, путем создания новых списков). Поэтому (в частности, на рис. 4.2) на странице Все содержимое узла, открытой Балагановым, отсутствуют кнопки Создать и Действия узла, которые будут доступны владельцам узла, например, Бендеру (см. рис. 3.20 в прошлой лекции).
Представления списка
Службы SharePoint позволяют гибко управлять стилем отображения информации в списках. Один и тот же список на разных страницах веб-сайта визуализируется в различных вариантах, называемых представлениями списка. Например, список Извещения на домашней странице на (рис. 4.6), помимо названия каждого элемента, содержит дату его создания и имя пользователя, создавшего данный элемент. Тот же список Извещения, который мы наблюдаем на одноименной странице (см.рис. 4.3), представлен в форме таблицы, состоящей из 2-х столбцов: названия и даты и времени последнего изменения.
(рис 4.6) Измененный элемент списка Извещения на домашней страницеДля выбора стиля отображения списка служит раскрывающееся меню Представление. По умолчанию для списка Извещения предусмотрено единственное представление Все элементы. А вот для списка Задачи (рис. 4.7) имеется несколько различных представлений, позволяющих автоматически вывести только активные или близкие к завершению задачи, отобразить задачи, выделяя их по исполнителям и т.п.
(рис 4.7) Выбор представления спискаКонечно, пользователю SharePoint разрешается отредактировать текущее представление списка или сконструировать свое собственное представление непосредственно в браузере. Для этого достаточно выбрать команду Изменить это представление или Создать представление соответственно (рис. 4.7).
(рис 4.8) Выбор типа нового представленияЕсли Вы выбрали опцию создания нового представления, откроется страница, на которой можно будет выбрать его тип (рис. 4.8). Далее на странице редактирования представления (рис. 4.9) нужно будет выбрать, какие столбцы списка отображать, а какие скрыть (при помощи флажков Отображать ), а также задать дополнительные опции представления (в частности, фильтрацию и группировку элементов списка ). Следует также ввести имя нового представления, которое впоследствии появится в меню Представление.
(рис 4.9) Редактирование представления спискаОчередность столбцов регулируется посредством раскрывающихся списков Позиция в группе Столбцы. Например, если нужно выбрать в качестве первого столбца столбец версий элементов, то следует установить для него первую позицию. При этом, позиции всех остальных столбцов автоматически перенумеровываются, сдвигаясь в нужном направлении (рис. 4.10).
(рис 4.10) Выбор очередности столбцов в спискеПосле создания и настройки нового представления, оно появляется в меню представлений (рис. 4.11). Кроме того, становится возможным и дальнейшее изменение созданного представления, т.е. редактирование стиля подачи материала в данном списке. В примере, приведенном на рис. 4.10 и 4.11, пользовательское представление включает три столбца, располагающихся слева-направо: Кем создано, Название и Основной текст извещения.
(рис 4.11) Список в новом представлении
Создание новых списков
При добавлении на веб-страницу нового списка необходимо четко представлять себе, какую именно операцию Вы собираетесь осуществить. А именно:
Добавляется новое представление списка, уже имеющегося на веб-узле (его наличие можно проверить на странице Все содержимое узла (рис. 4.12).
Создается новый список, которого пока на веб-узле нет.
(рис 4.12) Страница Все содержимое узла содержит список Заготовка товараПервая задача решается путем создания на странице узла новой веб-части имеющегося списка (см. конец этого раздела и лекцию 3), а вторая как раз и будет рассмотрена в этом разделе.
Внимание! На веб-узле может быть несколько экземпляров списка одного типа. Например, два списка типа Извещения могут использоваться как списки новостей и, собственно, извещений (рис. 4.13) и т.д. В этом случае каждый экземпляр списка, обладая характерной структурой списка типа Извещения, будет связан с собственной внутренней базой данных SharePoint на сервере. Ниже мы рассмотрим именно этот пример.
Чтобы добавить на веб-узел экземпляр нового списка выполните следующее.
В меню Действия узла выберите пункт Создание.
На странице Создание щелкните ссылку с желаемым типом списка, например, Извещения (рис. 4.13).Примечание. Если Вы выбираете один из имеющихся шаблонов списка, то Вы неявно используете соответствующий тип содержимого – макет списка или документа, описывающий количество и формат его столбцов. Более подробно понятие типа содержимого обсуждается в лекции 9.
(рис 4.13) Начните создание нового списка с выбора его шаблона
На следующей странице с тем же названием Создание задайте параметры нового списка (рис. 4.14).
Нажмите кнопку Создать.
(рис 4.14) Задайте параметры нового спискаВ результате будет создан новый список, в нашем примере, с именем Новости (рис. 4.15), имеющий такую же структуру, что и список Извещения, поскольку он был создан на основе шаблона Извещения. Одновременно ссылка Новости появляется на левой панели быстрого запуска (конечно, если была выбрана соответствующая опция при создании списка – см. рис. 4.14).
(рис 4.15) Новый список созданПоскольку создание нового списка означает, фактически, создание новой одноименной веб-части, эту веб-часть легко обычным способом добавить на любую страницу веб-частей, например, домашнюю страницу узла. Для этого:
Войдите в режим редактирования и нажмите кнопку Добавить веб-часть (например, в левой зоне).
В диалоге Добавить веб-части установите флажок напротив названия веб-части Новости и нажмите кнопку ОК (рис. 4.16).
(рис 4.16) Добавьте веб-часть с созданным списком на веб-страницуВ результате на домашней странице появится только что созданный список (рис. 4.17). Использовать его следует точно так же, как и список Извещения, учитывая, что эти два списка, несмотря на свою однотипность, представляют элементы из двух различных баз данных, и никак не связаны между собой.
(рис 4.17) Новый список на домашней странице
Создание настраиваемых списков
Конечно, разрешается создание нового списка не только на основе уже знакомых нам шаблонов, сгруппированных на странице Создание в категориях Обмен информацией и Отслеживание (см.рис. 4.13), но и путем явного определения макета списка вручную. Рассмотрим, как осуществить создание такого списка, называемого настраиваемым, который будет предназначен для хранения информации о заготовке некоторого ассортимента товаров.
Введите команду Действия узла / Создание.
На странице Создание щелкните ссылку Настраиваемый список (см. рис. 4.13).
На следующей странице определите имя (например, Заготовка товара ) и описание списка и нажмите кнопку Создать.
На открывшейся странице списка нажмите кнопку вызова меню (рис 4.18) Начните создание столбцов настраиваемого списка
Введите команду Параметры / Создать столбец (рис. 4.18).
На странице создания столбца определите его имя, тип данных и дополнительные параметры (рис. 4.19 иллюстрирует добавление столбца со встроенным меню из трех элементов).
Нажмите кнопку (рис 4.19) Задайте параметры каждого поля (столбца) списка
Аналогичным образом, повторяя пп.5–7 определите остальные поля списка (в нашем примере это числовое поле Количество и поле Кем принято, имеющее тип Пользователь или группа ).
Нажмите кнопку ОК, чтобы перейти на страницу списка.
Для того, чтобы добавить в список первый элемент, нажмите кнопку (рис 4.20) Добавление элементов списка
На странице создания элемента списка введите набор данных параметры (рис. 4.21), характеризующих этот элемент.
Нажмите кнопку ОК.
(рис 4.21) Определение нового элемента спискаВ результате элемент будет добавлен в список (рис. 4.22).
(рис 4.22) Элемент добавлен в списокПримечание. Помните о том, что скорость и надежность ввода данных можно повысить путем использования встроенных средств SharePoint, которые довольно удобны и интуитивны. Например, для выбора пользователя предназначены автоматический поиск и проверка имен, для ввода даты – интерактивный календарь и т.д. (рис. 4.23).
(рис 4.23) Выбор форматных данных списка
Редактирование списков
Редактирование макета уже созданного списка (неважно, какого типа – настраиваемого или любого другого) осуществляется следующим образом.
Откройте страницу со списком.
Нажмите кнопку вызова меню Параметры и введите команду Создать столбец (рис. 4.24).
Измените макет списка так, как было описано в предыдущем разделе.
(рис 4.24) Переход к редактированию макета существующего спискаКоманда Параметры / Список: параметры позволяет открыть веб-страницу с общим перечнем настроек данного списка, предоставляющим Вам всеобъемлющий уровень управления списком (рис. 4.25). Щелкая по соответствующим ссылкам, легко отрегулировать любой из параметров списка и осуществить над ним все разрешенные действия.
(рис 4.25) Страница настройки спискаВ частности, можно вовсе удалить список с веб-узла, выбирая ссылку Удаление списка и подтверждая намерение избавиться от списка. В результате все упоминания о списке на веб-узле пропадают, а сам он перемещается в Корзину (рис. 4.26).
Примечание. Вообще говоря, все удаляемые компоненты веб-узла (включая списки, библиотеки, отдельные элементы списков и т.д.) перемещаются в корзину, откуда их можно с легкостью восстановить на прежнюю позицию.
(рис 4.26) КорзинаВажная опция редактирования списков и библиотек связана с возможностью их отображения в форме таблицы данных (рис. 4.27). Для перевода списка в этот вид нажмите кнопку Действия на панели инструментов списка и выберите в открывшемся меню команду Изменить в таблице данных. Вернуться в обычный вид легко выбором аналогичной команды в меню Действия
Примечание. Дополнительные приемы работы с настраиваемым списком в представлении таблицы данных рассмотрены в лаб. работе 4.2.
(рис 4.27) Список в виде таблицы данных
Библиотеки
В то время как списки предназначены для работы с табличной информацией, библиотеки используются для работы с файлами (различного формата), которые совместно используются членами группы. По умолчанию наиболее популярный шаблон SharePoint Узел группы содержит одну библиотеку – Общие документы. Если щелкнуть по ссылке Документы на левой панели быстрого доступа, то Вы перейдете на страницу Все содержимое узла. На этой странице приведен список всех библиотек документов, о чем свидетельствует выбранный элемент раскрывающегося меню Представление (рис. 4.28).
(рис 4.28) Перечень библиотекДля создания новой библиотеки документов, как и в случае списков, следует нажать кнопку Создать на панели инструментов библиотеки. На странице Создание в списке Библиотеки следует выбрать тип создаваемой библиотеки, например, ссылку Библиотека документов или Библиотека рисунков (рис. 4.29). Например, создадим библиотеку рисунков. В этом случае на следующей странице Создание (рис. 4.30) необходимо определить имя библиотеки и ее описание. Оставьте в группе переключателей Переходы опцию Да, что будет означать вставку на панель быстрого запуска соответствующей гиперссылки на библиотеку.
Примечание. О работе с библиотеками форм и типах содержимого будет написано в лекции 9.
(рис 4.30) Создание библиотеки(рис 4.29) Создание элемента библиотекиПосле подтверждения параметров открывается домашняя страница созданной библиотеки рисунков. Обратите внимание, на то, что на левой панели навигации появится раздел Рисунки с единственной библиотекой Общие фотографии.
Для того чтобы добавить файлы в библиотеку, достаточно нажать кнопку Отправить и в открывающемся меню выбрать команду Отправить рисунок или Отправить несколько рисунков, в зависимости от того, сколько файлов требуется поместить в библиотеку. После выбора нужного файла и подтверждения отправки файлы окажутся в библиотеке рисунков.
(рис 4.31) Создание элемента библиотекиФайлы, находящиеся в библиотеке, разрешается просматривать, редактировать, удалять или дублировать. Для осуществления любой из этих операций следует выделить нужные файлы флажками и выбрать желаемое действие в меню Действия (рис. 4.32 и 4.33).
(рис 4.33) Удаление файла с рисунком(рис 4.32) Управление копиями рисунка на сервереКак и списки, элементы библиотеки разрешается редактировать в форме таблицы данных (рис. 4.34). Для этого достаточно нажать кнопку Действия и ввести команду Изменить в таблице данных.
(рис 4.34) Редактирование элементов библиотеки (документов) в таблице
Лабораторные работы
Лабораторная работа 4.1. Обсуждения и опросы
Неотъемлемая часть большинства современных социальных сетей – это обсуждения (или форумы ). Типовое обсуждение, предназначенное для сетевого общения участников рабочей группы, в SharePoint легко создать буквально в два щелчка мыши. Веб-узел, выполненный по шаблону узла группы, уже содержит одну доску обсуждений. Рассмотрим, как осуществляется работа по обсуждению, сымитировав общение трех пользователей, компьютеры которых связаны сайтом SharePoint в общую сеть, а именно, Бендера (владельца узла) и двух других пользователей, обладающих уровнем разрешения "Участие".
Бендер: Перейдите на Домашнюю страницу узла и на левой панели навигации щелкните ссылку Коллективное обсуждение.
На открывшейся странице (рис 4.35) Создайте новый раздел обсуждения
Введите название (тему) обсуждения и его первое сообщение рис 4.36(рис 4.36) Начните обсуждение
Балаганов: Щелкните ссылку Коллективное обсуждение на левой панели навигации.
Прочитайте сообщение Бендера
Нажмите кнопку (рис 4.37) Начните создание ответного сообщения
Введите текст своего сообщения и нажмите кнопку (рис 4.38) Введите текст ответного сообщения
Бендер: Нажмите кнопку Обновить на панели инструментов браузера.
Просмотрите сообщение Балаганова и напишите ему ответ тем же самым способом
Паниковский: Щелкните ссылку Коллективное обсуждение и создайте свое сообщение (рис. 4.39).
(рис 4.39) Сообщение третьего участникаПродолжая обмен ответами, участники группы общаются между собой. Щелкая по ссылке Показать цитированные сообщения, можно просматривать всю ветку сообщений, включая ответы разных участников (рис. 4.40).
(рис 4.40) Просмотр сообщений с цитированиемУпомянем также еще об одном компоненте веб-узлов SharePoint, называемом опросом.
Бендер: В меню Действия узла нажмите кнопку Создание и на одноименной странице в категории Отслеживание щелкните ссылку опрос.
На открывшейся странице создания опроса введите его название и задайте остальные параметры (рис. 4.41).
Нажмите кнопку (рис 4.41) Создайте новый опрос
На следующей странице создания опроса введите его основной вопрос, формат ответа и прочие настройки, а затем нажмите кнопку Готово.
Балаганов: Щелкните ссылку опроса на левой панели навигации или на странице Все содержимое узла. Затем нажмите кнопку Ответить на этот опрос и введите свой ответ
Бендер: Точно так же перейдите к опросу, нажмите кнопку (рис 4.42) Начните отвечать на опрос
Просмотрите информацию об ответах на опрос членов группы (рис. 4.43).
При желании просмотрите интересующие Вас ответы и организуйте обсуждение его результатов
Изменяя представление на тип Графическая сводка, просмотрите статистику ответов
(рис 4.43) Просмотр результатов опроса(рис 4.43)
Лабораторная работа 4.2. Списки в виде таблицы
Если на компьютере клиента установлены программы комплекта Office 2007, а именно, Excel и / или Access, то можно воспользоваться дополнительными возможностями SharePoint, пользуясь тесной интеграцией этих программ. Рассмотрим, как для списков (или библиотек ) задается представление в форме таблицы данных, доступное, если на Вашем локальном компьютере установлено приложение Access.
Откройте страницу со списком.
Раскройте меню (рис 4.44) Начните создание нового представления
Выберите пункт Создать представление (рис. 4.44).
На странице создания нового представления выберите тип (рис 4.45) Создайте представление типа Таблица данных
Введите имя и параметры представления (рис. 4.46).
Нажмите кнопку (рис 4.46) Задайте параметры представления
В представлении (рис 4.47) Отредактируйте список в представлении Таблица данных
При желании переключитесь в прежнее представление Все элементы (рис. 4.48).
(рис 4.48) По завершении ввода данных вернитесь в прежнее представлениеПримечание. Создать новый список в формате электронной таблицы можно и сразу, непосредственно на странице Создание, выбрав ссылку Настраиваемый список в представлении таблицы данных (рис. 4.49, 4.50 и 4.51).
(рис 4.50) Создайте настраиваемый список сразу в представлении таблицы данных(рис 4.49) Определите основные параметры списка
(рис 4.51) Вновь созданный настраиваемый список в представлении Таблица
Лабораторная работа 4.3. Фильтрация и сортировка списков
Непременный атрибут работы со списками больших объемов – это периодическое выполнение их сортировки и фильтрации по определенным элементам столбца. Рассмотрим в этом упражнении, как в SharePoint выполняются эти операции.
Откройте страницу со списком.
Раскройте меню того столбца списка, который Вы собираетесь сортировать (рис. 4.52).
Выберите желаемый порядок сортировки рис 4.52(рис 4.52) Сортировка списка
Обратите внимание на значок в виде стрелки (в заголовке столбца), который указывает на применение к столбцу сортировки (рис. 4.52, в выноске).
Теперь раскройте меню столбца, элементы которого Вы собираетесь отфильтровать (рис. 4.53).
В меню выберите элемент, который Вы хотите использовать в качестве фильтра рис 4.53(рис 4.53) Фильтрация списка
Обратите внимание на значок-воронку, говорящий о применении фильтра по данному столбцу (рис. 4.54).
При желании примените фильтр к другим столбцам
(рис 4.54) Список отфильтрован по столбцу Кем принято
Для снятия фильтра введите команду Очистить фильтр (рис. 4.55).
(рис 4.55) Очистка фильтраПримечание. Выбрать параметры сортировки и фильтрации можно и на отдельной странице, либо непосредственно в момент создания списка (рис. 4.56), либо, обращаясь к настройкам существующего списка командой Параметры / Список: параметры на странице списка (см. рис. 4.51).
(рис 4.56) Настройка порядка сортировки и фильтра
Лабораторная работа 4.4. Оповещения
Завершим разговор о типовых действиях со списками и библиотеками упоминанием о возможности настройки оповещений – коротких сообщений, автоматически направляемых пользователю по электронной почте при определенных изменениях на веб-узле SharePoint.
Откройте какой-либо компонент узла SharePoint, например, список (рис. 4.57).
В меню (рис 4.57) Настройка оповещения
Выберите параметры оповещения: тип изменений на веб-узле и частоту оповещений (рис. 4.58).
Нажмите кнопку ОК.
(рис 4.58) Настройка параметров оповещенияПримечание. Аналогичным образом оповещения могут быть настроены для отдельных элементов списка (рис. 4.59, 4.60 и 4.61).
(рис 4.60) Перейдите к элементу списка для настройки оповещения о его изменении(рис 4.59) Щелкните ссылку Оповестить меня
(рис 4.61) Настройте параметры оповещения
Краткие итоги
Основой коллективной работы на веб-узле SharePoint являются списки и библиотеки.
Списки представляют структурированную информацию, напоминающие электронные таблицы.
Библиотеки могут содержать элементы различного типа. Часто элементами библиотек являются документы, рисунки, формы или файлы других форматов.
Коллективные обсуждения применяются для удаленного общения между членами группы (форумов). Опросы предназначены для выяснения мнения участников рабочей группы и представления статистики ответов на веб-узле.
Все компоненты веб-узла SharePoint могут отображаться в различных видах (представлениях), предполагающих вывод различной информации и ее подачи в определенном варианте.
Представления могут настраиваться, как исходя из личного предпочтения каждого участника, так и в едином виде для общего пользования (администратором веб-узла ).
Введение
Эта лекция посвящена, преимущественно, работе со списками. Однако, следует смотреть на предлагаемый в ней материал более широко, поскольку веб-узлы SharePoint имеют унифицированное строение, и, научившись работе со списками, Вы без труда освоите и другие составляющие SharePoint. Действительно, надо очень хорошо представлять себе общее строение веб-узла SharePoint, основанное на иерархических структурах типа вложений "семейство узлов – узел – список – элемент списка?". На каждой из ступеней разрешено создавать, редактировать и удалять объекты: например, допускается создание новых узлов, новых списков в пределах этих узлов, а также добавление новых элементов (например, записей или извещений) в сами списки.
Однотипные объекты объединены в коллекции, а сводка списков, библиотек, опросов, обсуждений и дочерних узлов находится на странице Все содержимое веб-узла. И всю эту иерархию пронизывает система управления доступом для пользователей и групп, позволяющая очень гибко настроить разрешения на чтение, редактирование и проектирование каждого узла, списка или библиотеки и даже каждого их элемента. Таким образом, характерные детали функционирования узла SharePoint мы подробно изучим на примере работы со списками, а в заключение остановимся на специфических приемах работы с другими объектами узла.
Списки
Как мы уже хорошо знаем, основу сайтов SharePoint образуют списки – структурированные представления данных, напоминающие собой электронную таблицу и вставленные на веб-страницы посредством веб-частей. Информация в списках размещается в строках и столбцах. Поскольку списки используются для коллективной работы, создание кем-либо из членов группы нового элемента списка приведет к показу этого элемента всем остальным членам группы.
По умолчанию, веб-узел, построенный на основе шаблона Узел группы, содержит четыре списка, некоторые из которых (точнее, три) выведены на домашнюю страницу узла (см. рисунки к предыдущим главам). Вообще говоря, веб-узел SharePoint может содержать любое количество списков, которые разрешается добавлять на различные страницы узла (включая домашнюю), а также выбирать желаемое представление списка на этих страницах, управляя объемом и стилем подачи информации в списке.
Для просмотра всех списков, задействованных на веб-узле, достаточно щелкнуть по ссылке Списки на домашней странице узла. Открывающаяся веб-страница Списки содержит перечень всех списков, которые имеются на узле (рис. 4.1). С помощью страницы Списки легко как открыть любой из списков для просмотра и редактирования (рис. 4.3), так и добавить на веб-сайт новый список.
(рис 4.1) Просмотр перечня списков, присутствующих на веб-узле (разрешение: Владелец узла)Здесь, однако, стоит напомнить, что действия, которые допускается осуществлять над списками, определяются уровнем разрешения пользователя. Например, администратор узла (Бендер) имеет возможность создания новых списков на сайте (о чем говорит наличие кнопок Создать и Действия узла на рис. 4.1), а простому участнику (Балаганову) не разрешается добавлять на веб-узел новые списки (рис. 4.2). Между тем, стандартный уровень разрешений Участие позволяет Балаганову редактировать отдельные элементы списков.
(рис 4.2) Просмотр перечня списков (разрешение: Участник)Чтобы перейти к просмотру и редактированию существующего списка, достаточно щелкнуть на названии списка (например, на домашней странице сайта или на странице Списки ). При наличии соответствующего уровня разрешений предусмотрены следующие действия с элементами списков (рис. 4.3):
просмотр;
редактирование
удаление.
(рис 4.3) Просмотр списка ИзвещенияИзменение элемента
Для того, чтобы изменить некоторый элемент списка, достаточно открыть этот список и, щелкнув по заголовку элемента (как это показано на рис. 4.3), выбрать в появившемся контекстном меню команду Изменить элемент. В результате откроется страница редактирования данного элемента списка (рис. 4.4), предназначенная для внесения желаемых изменений в его элемент. На рис. 4.4 показано, каким образом следует добавлять к элементу списка в виде вложения некоторый файл.
(рис 4.4) Редактирование элемента списка ИзвещенияПосле внесения правки следует нажать кнопку ОК, чтобы остальные участники рабочей группы получили доступ к обновленному элементу списка. В примере, приведенном на рис. 4.5, пользователь Балаганов просматривает список, созданный пользователем Братья Карамазовы и последний раз редактировавшийся пользователем Бендер. В свою очередь, Балаганов имеет возможность отредактировать этот элемент списка, щелкнув ссылку Изменить элемент, и даже удалить его в Корзину, посредством соседней ссылки Удалить элемент (рис. 4.5). Обратите также внимание и на то, что добавленный к элементу списка файл отображается в поле Вложения и может быть скопирован на локальный компьютер, либо открыт и отредактирован непосредственно на сервере.
(рис 4.5) Просмотр элемента списка ИзвещенияПримечание. Пользователь Балаганов имеет разрешение уровня "Участник", поэтому может редактировать элементы списка, но не администрировать веб-узел (например, путем создания новых списков). Поэтому (в частности, на рис. 4.2) на странице Все содержимое узла, открытой Балагановым, отсутствуют кнопки Создать и Действия узла, которые будут доступны владельцам узла, например, Бендеру (см. рис. 3.20 в прошлой лекции).
Представления списка
Службы SharePoint позволяют гибко управлять стилем отображения информации в списках. Один и тот же список на разных страницах веб-сайта визуализируется в различных вариантах, называемых представлениями списка. Например, список Извещения на домашней странице на (рис. 4.6), помимо названия каждого элемента, содержит дату его создания и имя пользователя, создавшего данный элемент. Тот же список Извещения, который мы наблюдаем на одноименной странице (см.рис. 4.3), представлен в форме таблицы, состоящей из 2-х столбцов: названия и даты и времени последнего изменения.
(рис 4.6) Измененный элемент списка Извещения на домашней страницеДля выбора стиля отображения списка служит раскрывающееся меню Представление. По умолчанию для списка Извещения предусмотрено единственное представление Все элементы. А вот для списка Задачи (рис. 4.7) имеется несколько различных представлений, позволяющих автоматически вывести только активные или близкие к завершению задачи, отобразить задачи, выделяя их по исполнителям и т.п.
(рис 4.7) Выбор представления спискаКонечно, пользователю SharePoint разрешается отредактировать текущее представление списка или сконструировать свое собственное представление непосредственно в браузере. Для этого достаточно выбрать команду Изменить это представление или Создать представление соответственно (рис. 4.7).
(рис 4.8) Выбор типа нового представленияЕсли Вы выбрали опцию создания нового представления, откроется страница, на которой можно будет выбрать его тип (рис. 4.8). Далее на странице редактирования представления (рис. 4.9) нужно будет выбрать, какие столбцы списка отображать, а какие скрыть (при помощи флажков Отображать ), а также задать дополнительные опции представления (в частности, фильтрацию и группировку элементов списка ). Следует также ввести имя нового представления, которое впоследствии появится в меню Представление.
(рис 4.9) Редактирование представления спискаОчередность столбцов регулируется посредством раскрывающихся списков Позиция в группе Столбцы. Например, если нужно выбрать в качестве первого столбца столбец версий элементов, то следует установить для него первую позицию. При этом, позиции всех остальных столбцов автоматически перенумеровываются, сдвигаясь в нужном направлении (рис. 4.10).
(рис 4.10) Выбор очередности столбцов в спискеПосле создания и настройки нового представления, оно появляется в меню представлений (рис. 4.11). Кроме того, становится возможным и дальнейшее изменение созданного представления, т.е. редактирование стиля подачи материала в данном списке. В примере, приведенном на рис. 4.10 и 4.11, пользовательское представление включает три столбца, располагающихся слева-направо: Кем создано, Название и Основной текст извещения.
(рис 4.11) Список в новом представлении
Создание новых списков
При добавлении на веб-страницу нового списка необходимо четко представлять себе, какую именно операцию Вы собираетесь осуществить. А именно:
Добавляется новое представление списка, уже имеющегося на веб-узле (его наличие можно проверить на странице Все содержимое узла (рис. 4.12).
Создается новый список, которого пока на веб-узле нет.
(рис 4.12) Страница Все содержимое узла содержит список Заготовка товараПервая задача решается путем создания на странице узла новой веб-части имеющегося списка (см. конец этого раздела и лекцию 3), а вторая как раз и будет рассмотрена в этом разделе.
Внимание! На веб-узле может быть несколько экземпляров списка одного типа. Например, два списка типа Извещения могут использоваться как списки новостей и, собственно, извещений (рис. 4.13) и т.д. В этом случае каждый экземпляр списка, обладая характерной структурой списка типа Извещения, будет связан с собственной внутренней базой данных SharePoint на сервере. Ниже мы рассмотрим именно этот пример.
Чтобы добавить на веб-узел экземпляр нового списка выполните следующее.
В меню Действия узла выберите пункт Создание.
На странице Создание щелкните ссылку с желаемым типом списка, например, Извещения (рис. 4.13).Примечание. Если Вы выбираете один из имеющихся шаблонов списка, то Вы неявно используете соответствующий тип содержимого – макет списка или документа, описывающий количество и формат его столбцов. Более подробно понятие типа содержимого обсуждается в лекции 9.
(рис 4.13) Начните создание нового списка с выбора его шаблона
На следующей странице с тем же названием Создание задайте параметры нового списка (рис. 4.14).
Нажмите кнопку Создать.
(рис 4.14) Задайте параметры нового спискаВ результате будет создан новый список, в нашем примере, с именем Новости (рис. 4.15), имеющий такую же структуру, что и список Извещения, поскольку он был создан на основе шаблона Извещения. Одновременно ссылка Новости появляется на левой панели быстрого запуска (конечно, если была выбрана соответствующая опция при создании списка – см. рис. 4.14).
(рис 4.15) Новый список созданПоскольку создание нового списка означает, фактически, создание новой одноименной веб-части, эту веб-часть легко обычным способом добавить на любую страницу веб-частей, например, домашнюю страницу узла. Для этого:
Войдите в режим редактирования и нажмите кнопку Добавить веб-часть (например, в левой зоне).
В диалоге Добавить веб-части установите флажок напротив названия веб-части Новости и нажмите кнопку ОК (рис. 4.16).
(рис 4.16) Добавьте веб-часть с созданным списком на веб-страницуВ результате на домашней странице появится только что созданный список (рис. 4.17). Использовать его следует точно так же, как и список Извещения, учитывая, что эти два списка, несмотря на свою однотипность, представляют элементы из двух различных баз данных, и никак не связаны между собой.
(рис 4.17) Новый список на домашней странице
Создание настраиваемых списков
Конечно, разрешается создание нового списка не только на основе уже знакомых нам шаблонов, сгруппированных на странице Создание в категориях Обмен информацией и Отслеживание (см.рис. 4.13), но и путем явного определения макета списка вручную. Рассмотрим, как осуществить создание такого списка, называемого настраиваемым, который будет предназначен для хранения информации о заготовке некоторого ассортимента товаров.
Введите команду Действия узла / Создание.
На странице Создание щелкните ссылку Настраиваемый список (см. рис. 4.13).
На следующей странице определите имя (например, Заготовка товара ) и описание списка и нажмите кнопку Создать.
На открывшейся странице списка нажмите кнопку вызова меню (рис 4.18) Начните создание столбцов настраиваемого списка
Введите команду Параметры / Создать столбец (рис. 4.18).
На странице создания столбца определите его имя, тип данных и дополнительные параметры (рис. 4.19 иллюстрирует добавление столбца со встроенным меню из трех элементов).
Нажмите кнопку (рис 4.19) Задайте параметры каждого поля (столбца) списка
Аналогичным образом, повторяя пп.5–7 определите остальные поля списка (в нашем примере это числовое поле Количество и поле Кем принято, имеющее тип Пользователь или группа ).
Нажмите кнопку ОК, чтобы перейти на страницу списка.
Для того, чтобы добавить в список первый элемент, нажмите кнопку (рис 4.20) Добавление элементов списка
На странице создания элемента списка введите набор данных параметры (рис. 4.21), характеризующих этот элемент.
Нажмите кнопку ОК.
(рис 4.21) Определение нового элемента спискаВ результате элемент будет добавлен в список (рис. 4.22).
(рис 4.22) Элемент добавлен в списокПримечание. Помните о том, что скорость и надежность ввода данных можно повысить путем использования встроенных средств SharePoint, которые довольно удобны и интуитивны. Например, для выбора пользователя предназначены автоматический поиск и проверка имен, для ввода даты – интерактивный календарь и т.д. (рис. 4.23).
(рис 4.23) Выбор форматных данных списка
Редактирование списков
Редактирование макета уже созданного списка (неважно, какого типа – настраиваемого или любого другого) осуществляется следующим образом.
Откройте страницу со списком.
Нажмите кнопку вызова меню Параметры и введите команду Создать столбец (рис. 4.24).
Измените макет списка так, как было описано в предыдущем разделе.
(рис 4.24) Переход к редактированию макета существующего спискаКоманда Параметры / Список: параметры позволяет открыть веб-страницу с общим перечнем настроек данного списка, предоставляющим Вам всеобъемлющий уровень управления списком (рис. 4.25). Щелкая по соответствующим ссылкам, легко отрегулировать любой из параметров списка и осуществить над ним все разрешенные действия.
(рис 4.25) Страница настройки спискаВ частности, можно вовсе удалить список с веб-узла, выбирая ссылку Удаление списка и подтверждая намерение избавиться от списка. В результате все упоминания о списке на веб-узле пропадают, а сам он перемещается в Корзину (рис. 4.26).
Примечание. Вообще говоря, все удаляемые компоненты веб-узла (включая списки, библиотеки, отдельные элементы списков и т.д.) перемещаются в корзину, откуда их можно с легкостью восстановить на прежнюю позицию.
(рис 4.26) КорзинаВажная опция редактирования списков и библиотек связана с возможностью их отображения в форме таблицы данных (рис. 4.27). Для перевода списка в этот вид нажмите кнопку Действия на панели инструментов списка и выберите в открывшемся меню команду Изменить в таблице данных. Вернуться в обычный вид легко выбором аналогичной команды в меню Действия
Примечание. Дополнительные приемы работы с настраиваемым списком в представлении таблицы данных рассмотрены в лаб. работе 4.2.
(рис 4.27) Список в виде таблицы данных
Библиотеки
В то время как списки предназначены для работы с табличной информацией, библиотеки используются для работы с файлами (различного формата), которые совместно используются членами группы. По умолчанию наиболее популярный шаблон SharePoint Узел группы содержит одну библиотеку – Общие документы. Если щелкнуть по ссылке Документы на левой панели быстрого доступа, то Вы перейдете на страницу Все содержимое узла. На этой странице приведен список всех библиотек документов, о чем свидетельствует выбранный элемент раскрывающегося меню Представление (рис. 4.28).
(рис 4.28) Перечень библиотекДля создания новой библиотеки документов, как и в случае списков, следует нажать кнопку Создать на панели инструментов библиотеки. На странице Создание в списке Библиотеки следует выбрать тип создаваемой библиотеки, например, ссылку Библиотека документов или Библиотека рисунков (рис. 4.29). Например, создадим библиотеку рисунков. В этом случае на следующей странице Создание (рис. 4.30) необходимо определить имя библиотеки и ее описание. Оставьте в группе переключателей Переходы опцию Да, что будет означать вставку на панель быстрого запуска соответствующей гиперссылки на библиотеку.
Примечание. О работе с библиотеками форм и типах содержимого будет написано в лекции 9.
(рис 4.30) Создание библиотеки(рис 4.29) Создание элемента библиотекиПосле подтверждения параметров открывается домашняя страница созданной библиотеки рисунков. Обратите внимание, на то, что на левой панели навигации появится раздел Рисунки с единственной библиотекой Общие фотографии.
Для того чтобы добавить файлы в библиотеку, достаточно нажать кнопку Отправить и в открывающемся меню выбрать команду Отправить рисунок или Отправить несколько рисунков, в зависимости от того, сколько файлов требуется поместить в библиотеку. После выбора нужного файла и подтверждения отправки файлы окажутся в библиотеке рисунков.
(рис 4.31) Создание элемента библиотекиФайлы, находящиеся в библиотеке, разрешается просматривать, редактировать, удалять или дублировать. Для осуществления любой из этих операций следует выделить нужные файлы флажками и выбрать желаемое действие в меню Действия (рис. 4.32 и 4.33).
(рис 4.33) Удаление файла с рисунком(рис 4.32) Управление копиями рисунка на сервереКак и списки, элементы библиотеки разрешается редактировать в форме таблицы данных (рис. 4.34). Для этого достаточно нажать кнопку Действия и ввести команду Изменить в таблице данных.
(рис 4.34) Редактирование элементов библиотеки (документов) в таблице
Лабораторные работы
Лабораторная работа 4.1. Обсуждения и опросы
Неотъемлемая часть большинства современных социальных сетей – это обсуждения (или форумы ). Типовое обсуждение, предназначенное для сетевого общения участников рабочей группы, в SharePoint легко создать буквально в два щелчка мыши. Веб-узел, выполненный по шаблону узла группы, уже содержит одну доску обсуждений. Рассмотрим, как осуществляется работа по обсуждению, сымитировав общение трех пользователей, компьютеры которых связаны сайтом SharePoint в общую сеть, а именно, Бендера (владельца узла) и двух других пользователей, обладающих уровнем разрешения "Участие".
Бендер: Перейдите на Домашнюю страницу узла и на левой панели навигации щелкните ссылку Коллективное обсуждение.
На открывшейся странице (рис 4.35) Создайте новый раздел обсуждения
Введите название (тему) обсуждения и его первое сообщение рис 4.36(рис 4.36) Начните обсуждение
Балаганов: Щелкните ссылку Коллективное обсуждение на левой панели навигации.
Прочитайте сообщение Бендера
Нажмите кнопку (рис 4.37) Начните создание ответного сообщения
Введите текст своего сообщения и нажмите кнопку (рис 4.38) Введите текст ответного сообщения
Бендер: Нажмите кнопку Обновить на панели инструментов браузера.
Просмотрите сообщение Балаганова и напишите ему ответ тем же самым способом
Паниковский: Щелкните ссылку Коллективное обсуждение и создайте свое сообщение (рис. 4.39).
(рис 4.39) Сообщение третьего участникаПродолжая обмен ответами, участники группы общаются между собой. Щелкая по ссылке Показать цитированные сообщения, можно просматривать всю ветку сообщений, включая ответы разных участников (рис. 4.40).
(рис 4.40) Просмотр сообщений с цитированиемУпомянем также еще об одном компоненте веб-узлов SharePoint, называемом опросом.
Бендер: В меню Действия узла нажмите кнопку Создание и на одноименной странице в категории Отслеживание щелкните ссылку опрос.
На открывшейся странице создания опроса введите его название и задайте остальные параметры (рис. 4.41).
Нажмите кнопку (рис 4.41) Создайте новый опрос
На следующей странице создания опроса введите его основной вопрос, формат ответа и прочие настройки, а затем нажмите кнопку Готово.
Балаганов: Щелкните ссылку опроса на левой панели навигации или на странице Все содержимое узла. Затем нажмите кнопку Ответить на этот опрос и введите свой ответ
Бендер: Точно так же перейдите к опросу, нажмите кнопку (рис 4.42) Начните отвечать на опрос
Просмотрите информацию об ответах на опрос членов группы (рис. 4.43).
При желании просмотрите интересующие Вас ответы и организуйте обсуждение его результатов
Изменяя представление на тип Графическая сводка, просмотрите статистику ответов
(рис 4.43) Просмотр результатов опроса(рис 4.43)
Лабораторная работа 4.2. Списки в виде таблицы
Если на компьютере клиента установлены программы комплекта Office 2007, а именно, Excel и / или Access, то можно воспользоваться дополнительными возможностями SharePoint, пользуясь тесной интеграцией этих программ. Рассмотрим, как для списков (или библиотек ) задается представление в форме таблицы данных, доступное, если на Вашем локальном компьютере установлено приложение Access.
Откройте страницу со списком.
Раскройте меню (рис 4.44) Начните создание нового представления
Выберите пункт Создать представление (рис. 4.44).
На странице создания нового представления выберите тип (рис 4.45) Создайте представление типа Таблица данных
Введите имя и параметры представления (рис. 4.46).
Нажмите кнопку (рис 4.46) Задайте параметры представления
В представлении (рис 4.47) Отредактируйте список в представлении Таблица данных
При желании переключитесь в прежнее представление Все элементы (рис. 4.48).
(рис 4.48) По завершении ввода данных вернитесь в прежнее представлениеПримечание. Создать новый список в формате электронной таблицы можно и сразу, непосредственно на странице Создание, выбрав ссылку Настраиваемый список в представлении таблицы данных (рис. 4.49, 4.50 и 4.51).
(рис 4.50) Создайте настраиваемый список сразу в представлении таблицы данных(рис 4.49) Определите основные параметры списка(рис 4.51) Вновь созданный настраиваемый список в представлении Таблица
Лабораторная работа 4.3. Фильтрация и сортировка списков
Непременный атрибут работы со списками больших объемов – это периодическое выполнение их сортировки и фильтрации по определенным элементам столбца. Рассмотрим в этом упражнении, как в SharePoint выполняются эти операции.
Откройте страницу со списком.
Раскройте меню того столбца списка, который Вы собираетесь сортировать (рис. 4.52).
Выберите желаемый порядок сортировки рис 4.52(рис 4.52) Сортировка списка
Обратите внимание на значок в виде стрелки (в заголовке столбца), который указывает на применение к столбцу сортировки (рис. 4.52, в выноске).
Теперь раскройте меню столбца, элементы которого Вы собираетесь отфильтровать (рис. 4.53).
В меню выберите элемент, который Вы хотите использовать в качестве фильтра рис 4.53(рис 4.53) Фильтрация списка
Обратите внимание на значок-воронку, говорящий о применении фильтра по данному столбцу (рис. 4.54).
При желании примените фильтр к другим столбцам(рис 4.54) Список отфильтрован по столбцу Кем принято
Для снятия фильтра введите команду Очистить фильтр (рис. 4.55).
(рис 4.55) Очистка фильтраПримечание. Выбрать параметры сортировки и фильтрации можно и на отдельной странице, либо непосредственно в момент создания списка (рис. 4.56), либо, обращаясь к настройкам существующего списка командой Параметры / Список: параметры на странице списка (см. рис. 4.51).
(рис 4.56) Настройка порядка сортировки и фильтра
Лабораторная работа 4.4. Оповещения
Завершим разговор о типовых действиях со списками и библиотеками упоминанием о возможности настройки оповещений – коротких сообщений, автоматически направляемых пользователю по электронной почте при определенных изменениях на веб-узле SharePoint.
Откройте какой-либо компонент узла SharePoint, например, список (рис. 4.57).
В меню (рис 4.57) Настройка оповещения
Выберите параметры оповещения: тип изменений на веб-узле и частоту оповещений (рис. 4.58).
Нажмите кнопку ОК.
(рис 4.58) Настройка параметров оповещенияПримечание. Аналогичным образом оповещения могут быть настроены для отдельных элементов списка (рис. 4.59, 4.60 и 4.61).
(рис 4.60) Перейдите к элементу списка для настройки оповещения о его изменении(рис 4.59) Щелкните ссылку Оповестить меня(рис 4.61) Настройте параметры оповещения
Краткие итоги
Основой коллективной работы на веб-узле SharePoint являются списки и библиотеки.
Списки представляют структурированную информацию, напоминающие электронные таблицы.
Библиотеки могут содержать элементы различного типа. Часто элементами библиотек являются документы, рисунки, формы или файлы других форматов.
Коллективные обсуждения применяются для удаленного общения между членами группы (форумов). Опросы предназначены для выяснения мнения участников рабочей группы и представления статистики ответов на веб-узле.
Все компоненты веб-узла SharePoint могут отображаться в различных видах (представлениях), предполагающих вывод различной информации и ее подачи в определенном варианте.
Представления могут настраиваться, как исходя из личного предпочтения каждого участника, так и в едином виде для общего пользования (администратором веб-узла ).
