Редактирование документов, автоматически выполняемые макросы

11.1. Объект Selection

Выше нам уже встречался и объект Selection, и объект Range. Здесь пришло время поговорить о них подробнее, обсудить особенности их использования.

Напомню, что объект Application.Selection представляет собой выделенный участок документа или, если ничего не выделено, позицию курсора. Именно этим объектом пользуется макрорекордер при записи макроса, выполняющего какие-либо операции с текстом.

У Selection есть два основных применения. Первое — автоматическое создание документов, не требующее правки шаблонов и других подобных операций. И второе — работа с фрагментом документа, предварительно выделенного пользователем.

Выделения можно создавать и программно, но эту методику практически никогда не используют на практике. Например, код листинга 11.1 выделяет седьмое слово в документе и форматирует его курсивом:

ActiveDocument.Words.Item(7).Select
Selection.Font.Italic = True

Предположим, мы используем такую конструкцию в шаблоне для автоматического форматирования текста. Если мы правильно рассчитаем номер слова, которое нужно отформатировать (или отредактировать, вставить в документ и т.д.) — то все будет работать правильно. Но стоит нам отредактировать шаблон — даже совсем немного, но так, что количество слов в нем изменится, наш макрос будет работать неправильно.

Объект Selection обычно используют без объявления объектной переменной. Например, для вставки в выделенную позицию документа текста "Привет" достаточно конструкции листинга 11.2.

Selection.Text = "Привет"

Минус использования Selection при автоматической обработке текста зависит от того, что он слишком чувствителен к действиям пользователя. Например, мы напишем программу, которая, имитируя выделение фрагментов текста с клавиатуры, обрабатывает текст. Если во время обработки текста пользователь вмешается, случайно кликнув мышью в документе, работа такой программы будет нарушена.

Рассмотрим основные свойства и методы объекта Selection.

11.2. Методы объекта Selection

11.2.1. ClearFormatting — очистить форматирование

Этот метод очищает форматирование выделенного участка документа.

11.2.2. Copy, Cut, Paste, Delete

Методы Copy и Cut, соответственно, копируют и вырезают выделенный фрагмент в буфер обмена, а метод Paste — вставляет материалы из буфера в область выделения.

Метод Delete удаляет выделенный фрагмент

11.2.3. InsertAfter, InsertBefore — добавление текста

Как следует из их названий, методы InsertAfter и InsertBefore позволяют вставить текст после или до выделения. Существуют и другие методы, название которых начинается с Insert. Они позволяют вставлять множество других объектов в выделенную область. Например, InsertBreak вставляет разрыв страницы, колонки или раздела, InsertCells вставляет в выделенную таблицу ячейки и т.д.

11.2.4. TypeBackspace — удалить символ

Удаляет один символ, предшествующий позиции курсора, имитируя нажатие клавиши Backspace на клавиатуре.

11.2.5. TypeParagraph — перевод строки

Имитирует нажатие клавиши Enter на клавиатуре — вставляет в текст знак перевода строки.

11.2.6. TypeText — вывести текст в документ

Вводит в документ текст. У метода есть лишь один параметр — Text. Он должен содержать тот текст, который должен быть выведен в документ. Ниже мы рассмотрим примеры, где используется этот метод.

11.2.7. WholeStory — выделить весь документ

Позволяет выделить весь документ. Пожалуй, это единственный удобный метод программного управления выделением.

11.3. Свойства объекта Selection

11.3.1. Bookmarks и другие

Это свойство возвращает коллекцию Bookmarks, которая содержит все закладки, имеющиеся в выделении. Существуют подобные свойства для символов ( Characters ), таблиц ( Tables ) и многих других коллекций объектов. Работа с ними ни чем не отличается от работы с аналогичными коллекциями, входящими в Document.

11.3.2. End и Start

Эти свойства позволяют узнать и модифицировать, соответственно, конечную ( End ) и начальную ( Start ) позиции выделения.

11.3.3. Font — шрифт

Это свойство позволяет узнавать и настраивать параметры шрифта выделенного фрагмента. Например, код, приведенный в листинге 11.3 форматирует текст. Пояснения к примеру приведены в комментариях.

'Полужирный
    Selection.Font.Bold = wdToggle
    'Курсивный
    Selection.Font.Italic = wdToggle
    'Подчеркнутый
    Selection.Font.Underline = wdUnderlineSingle
    'Гарнитура Arial Narrow
    Selection.Font.Name = "Arial Narrow"
    'Размер шрифта - 14
    Selection.Font.Size = 14
    'Цвет шрифта - красный - из
    'перечисления wdColorR
    Selection.Font.Color = wdColorRed

11.3.4. Information — подробности о выделении

Позволяет узнать подробности о выделении. Это свойство может принимать параметр типа wdInformation, который и определяет, что именно возвратит свойство.

11.3.5. Range — переход от Selection к Range

Это свойство позволяет получить объект Range, соответствующий выделению.

Например, этим свойством можно воспользоваться так, как показано в листинге 11.4.

Dim obj_Range As Range
Set obj_Range = Selection.Range

11.3.5. Text — текст выделения

Это свойство позволяет получить текст, содержащийся в выделении, и изменить его.

11.4. Пример работы с Selection

11-01-Selection.docm— пример к п. 11.4.

Рассмотрим пример использования вышеперечисленных свойств и методов (а заодно – и некоторых других), решив небольшую задачу.

11.4.1. Задание

Создать новый документ, и добавить в него текст, который был выделен в текущем документе. Каждое слово этого текста надо напечатать отдельно, с новой строки. Каждое слово должно предваряться таким текстом: "Слово №x:", где x — номер слова в выделенном тексте. После вывода слов нужно подсчитать количество слов и количество букв в этих словах и вывести строку "Всего обработано "x" слов, состоящих из "xx" букв". Готовый документ сохранить на диске C:\, задав в качестве его имени такую структуру:

"Имя_исходного_документа"+ "текущая дата"+ "обработано".docm

После того, как слова будут выведены, нужно заключить выделенный участок исходного документа в скобки, отметить синим цветом шрифта и выделить первый символ текущего выделения.

11.4.2. Решение

Создадим новый макрос ( Copy_To_File ), воспользовавшись окном Макросы, которое можно открыть с вкладки Вид.

Добавим в макрос код из листинга 11.5.

'Переменая для хранения ссылки на новый документ
    Dim obj_NewDoc As Document
    'Для ссылки на исходный документ
    Dim obj_OurDoc As Document
    'Динамический массив для хранения слов
    Dim WordsArray() As String
    'Переменная для хранения количества слов
    Dim WordsCount
    'Переменная для формирования строк,
    'которые выводятся в новый документ
    Dim OutString
    'Переменная для хранения количества
    'символов в обработанных словах
    Dim LettersCount
    'В этой переменной будем создавать
    'имя файла
    Dim NewDocName
    'Запишем ссылку на активный документ
    'Для того, чтобы вернуться в него
    'после работы с новым документом
    Set obj_OurDoc = ActiveDocument
    WordsCount = Selection.Words.Count
    LettersCount = Selection.Characters.Count
    ReDim WordsArray(WordsCount)
    'Переносим слова из выделения
    'в массив для удобства работы с ними
    For i = 1 To WordsCount
        WordsArray(i) = Selection.Words.Item(i)
    Next i
    'Создадим новый документ
    Set obj_NewDoc = Documents.Add
    'И сделаем его активным
    obj_NewDoc.Activate
    'Теперь объект Selection относится к активному
    'документу и мы начинаем вводить в него данные
    Selection.TypeText ("Список выделенных слов")
    Selection.TypeParagraph
    For i = 1 To WordsCount
        OutString = "Слово №" + Str(i) + ": " + _
        WordsArray(i)
        Selection.TypeText (OutString)
        Selection.TypeParagraph
    Next i
    Selection.TypeText ("Всего обработано " + _
    Str(WordsCount) + _
    " слов(а), в которых содержится " + _
    Str(LettersCount) + " символа(ов)")
    'Создаем имя нового документа
    NewDocName = obj_OurDoc.Name + " " + _
    Str(Date) + " Обработано.docx"
    'Установим корневой каталог диска C:
    'для сохранения нового файла по умолчанию
    ChangeFileOpenDirectory "C:\"
    'Используем метод SaveAs для
    'автоматического сохранения
    'документа
    ActiveDocument.SaveAs _
    FileName:=NewDocName, _
    FileFormat:=wdFormatDocumentDefault
    'Закрываем активный документ
    ActiveDocument.Close
    'Активируем документ, в котором мы выделяли
    'слова
    obj_OurDoc.Activate
    'Отмечаем обработанный участок
    'скобками и выделением синим цветом
    Selection.InsertAfter (") ")
    Selection.InsertBefore (" (")
    Selection.Font.Color = wdColorBlue
    'Выделяем первый символ текущего выделения и
    'выводим сообщение о том, что операция
    'выполнена
    Selection.Characters(1).Select
    MsgBox ("Выполнено!")

Как видите, в этом примере мы используем исключительно объект Selection для работы с текстом документов. Обратите внимание на то, что мы нигде специально не храним информацию о выделенной области первого документа. Создав второй документ, мы просто делаем его активным и работаем с ним, используя его объект Selection. В это время выделение сохраняется в исходном документе. Однако, если в это время пользователь случайно или умышленно изменит выделение текущего документа — программа будет работать неправильно — она выделит не тот фрагмент, который был передан ей для обработки, а совсем другой.

11.5. Объект Range

Объект Range имеет некоторые преимущества перед объектом Selection. В частности, при работе с Range нет необходимости выделять текст или перемещать по тексту курсор.

В документе может быть сколько угодно объектов Range, в то время, как объект Selection может быть лишь один. Объект Range задается первым и последним символом.

Особенность работы с Range заключается в том, что этот объект может быть создан лишь программно. Получить Range для различных частей документа можно разными способами.

11.5.1. Как получить объект Range

Можно преобразовать в Range выделение и больше не зависеть от действий пользователя — с помощью свойства Range объекта Selection. В п.6.6.2.5 мы рассматривали пример такого перехода.

Объект Range, в свою очередь, может быть преобразован в выделение — с помощью метода Select. Поэтому мы можем легко переходить от объектов Range к объектам Selection и наоборот.

Можно задать Range напрямую — указав диапазон. Например, следующий код позволяет получить диапазон активного документа от 10 до 1500-го символа (листинг 11.6.)

Dim obj_Range As Range
    Set obj_Range = _
    ActiveDocument.Range(10, 1500)

Минус этого метода очевиден: чтобы программно работать с определенным участком документа, нужно знать его "координаты" — даже если предварительно вычислить их, любое изменение документа вызовет необходимость пересчета.

Можно получить Range для любого объекта документа, обратившись к соответствующему свойству объекта типа Character, Word и т.д. Например, следующий код (листинг 11.7.) записывает в объектную переменную ссылку на Range для 5-го слова активного документа.

Dim obj_Range As Range
        Set obj_Range = _
        ActiveDocument.Words(5).Range

Очень часто используется разновидность этого метода, связанная со свойством Range объекта Bookmark — закладки. На практике это — один из самых удобных способов автоматического создания документов на основе шаблонов. Ниже мы подробнее поговорим об использовании закладок.

11.5.2. Свойства и методы объекта Range

Если вы ориентируетесь в методах и свойствах объекта Selection — это значит, что вы сможете работать и с Range. Между этими объектами очень много общего. Здесь мы отметим лишь уже упомянутый метод Select объекта Range — он позволяет выделить диапазон, соответствующий ему, а так же свойство Text, которое предназначено для модификации текста, который содержится в Range. Практику работы с Range мы рассмотрим в следующем разделе, когда будем говорить о закладках.

11.6. Коллекция Bookmarks, шаблоны

11-02-Закладки и шаблоны.dotm — пример к п. 11.6.

Коллекция Bookmarks содержит закладки. Эта коллекция может использоваться совместно с объектами Document, Selection и Range. Причем, когда речь идет о коллекции Document.Bookmarks, мы можем работать с закладками в масштабах всего документа, коллекция Selection.Bookmarks содержит закладки в пределах выделения, а Range.Bookmarks — в пределах диапазона.

Закладки, добавленные в документы, хранятся там постоянно. Объекты Bookmarks имеют очень мало свойств и методов. Главная задача закладки — это точно указать место в документе, а все остальное — это уже забота либо объектов Selection, либо — Range. Для получения объекта Range из закладки достаточно воспользоваться ее свойством Range.

С помощью закладок очень удобно автоматизировать создание документа. Зная имя или позицию нужной закладки в коллекции, можно обращаться к ней, вставляя определенный текст. В частности, использование закладок для автоматизации создания документа может предусматривать следующую схему действий.

Давайте рассмотрим пример, который иллюстрирует вышеописанные шаги. Мы будем создавать шаблон приглашения с несколькими переменными частями.

11.6.1. Закладки и шаблон

Чтобы создать шаблон, создадим для начала новый документ. После этого наберем и отформатируем в документе текст приглашения: "Уважаем ый Александр Александрович! Приглашаем вас на собрание, которое состоится 17.05.08. Администрация" (рис. 11.1.).

В этом тексте выделены места, которые могут меняться. Давайте создадим таблицу, содержащую информацию об этих местах документа (табл. 11.1.).

Чтобы назначить элементу документа закладку, нужно выделить этот элемент (например, слово или часть слова), после чего перейти на вкладку Вставка, нажать там кнопку Связи и в появившемся меню выбрать пункт Закладки. Появится окно, в котором нужно задать имя закладки и нажать на кнопку Добавить для добавления закладки в документ (рис. 11.2.).

После того, как закладки добавлены, оснастим наш шаблон средствами для автоматического редактирования новых документов, созданных на его основе. Текст программы мы поместим в обработчик события New шаблона.

В нашем случае это должен код (листинг 11.8.), который запрашивает данные у пользователя. При необходимости можно видоизменить программу таким образом, чтобы она брала данные из специально подготовленного файла, из базы данных, можно создать форму для ввода всех значений по каждому из пользователей и, запустив ее, создать необходимое количество документов, используя шаблон и т.д.

Private Sub Document_New()
    Dim obj_NewDoc As Document
    Dim obj_Range As Range
    Set obj_NewDoc = Application.Documents.Item(1)
    Set obj_Range = _
    obj_NewDoc.Bookmarks("bm_Peoples").Range
    obj_Range.Text = _
    InputBox("Введите окончание обращения: -ый, -ая, -ые")
    Set obj_Range = _
    obj_NewDoc.Bookmarks("bm_Name").Range
    obj_Range.Text = _
    InputBox("Введите имена приглашенных")
    Set obj_Range = _
    obj_NewDoc.Bookmarks("bm_Date").Range
    obj_Range.Text = _
    InputBox("Введите дату собрания")
End Sub

Сначала мы объявляем пару объектных переменных. Одну — для документа, с которым будем работать, другую — для диапазона документа, который будем выбирать с помощью закладки и после этого редактировать.

В первую очередь получаем ссылку на созданный документ. Он будет первым в коллекции Application.Documents.

Далее — записываем в объектную переменную obj_Range диапазон, которому соответствует закладка с именем bm_Peoples — то есть та самая, которая должна хранить окончание обращения.

Следующий шаг — воспользоваться свойством Text объекта Range и предложить пользователю ввести окончание для обращения.

Далее процесс повторяется — ссылка на диапазон очередной закладки записывается в переменную, после чего этот диапазон модифицируется путем ввода данных.

Здесь мы рассмотрели лишь общую схему работы с закладками. На практике неудобно будет вводить большое количество информации в окна запросов. Поэтому данный пример можно развивать в нескольких направлениях.

11.7. Автоматически запускаемые макросы

11-03-Автоматические макросы.docm — пример к п. 11.7.

Работая с макросами Microsoft Word, следует знать о том, что существует несколько имен, зарезервированных для макросов, которые могут выполняться автоматически. Имена и события, при возникновении которых запускаются эти макросы, приведены в табл. 11.2.

Давайте добавим к документу макрос AutoClose — он будет выполняться каждый раз при закрытии документа. Для этого с помощью панели Вид откроем окно Макрос, в поле ввода имени макроса введем AutoClose и нажмем на кнопку Создать. Появится окно редактора Visual Basic, содержащее новый модуль с макросом, имеющим имя AutoClose. Добавим в код макроса вызов окна сообщения, выводящего надпись "До свидания!". Ведь макрос AutoClose будет выполняться при выходе из документа, логично будет попрощаться с пользователем после того, как тот нажал на кнопку закрытия документа.

Вы могли заметить, что эти макросы очень похожи на события объекта Document — их можно использовать в различных целях, когда нужна предварительная подготовка документа после его создания или проведение каких-либо работ сразу перед закрытием. Будучи добавленными в Normal.dotm, такие макросы могут послужить целям автоматизации работы в MS Office.

11.8. Выводы

В этой лекции мы познакомились с приемами автоматического редактирования и создания документов MS Word с использованием объектов Range и Selection. Так же мы рассмотрели пример автоматического создания документа на основе шаблона и работу с автоматически запускаемыми макросами. В следующей лекции вы найдете несколько примеров программирования в MS Word на VBA.