Планирование человеческих ресурсов - процесс определения и документального оформления ролей, ответственности и подотчетности, а также создание плана управления обеспечением проекта персоналом [16].

Определение ролей проекта

При распределении ролей и ответственности, необходимых для выполнения проекта, следует учитывать следующие моменты.

Роль в проекте (проектная роль) - определенный набор функций и полномочий в проекте, созданный с целью распределения обязанностей между членами команды проекта. Проектную роль можно рассматривать как временную должность в организации (компании).

Полномочия - право задействовать ресурсы проекта, принимать решения и утверждать одобрение действий или результатов. Примеры полномочий: выбор способа завершения операции, приемка качества и порядок реагирования на отклонения в проекте.

Ответственность - работа, которую член команды проекта должен выполнить для завершения операций проекта.

Квалификация - навыки и способности, необходимые для выполнения операций проекта. Отсутствие нужной квалификации у членов команды влияет на расписание проекта, качество выполнения работ, ставит под угрозу цели проекта. Для повышения квалификации планируют проведение обучения членов команды.

Формируя команду управления проектом, необходимо определить ключевых лиц проекта, принимающих решения.

Со стороны заказчика ключевые роли играют спонсор проекта и менеджер проекта со стороны заказчика. Спонсор проекта обеспечивает организационную сторону проекта и подтверждает правильность целей проекта. В его ведении находится бюджет проекта. Спонсором проекта может быть отдельный человек или целый комитет, в зависимости от масштабов и сложности проекта. Менеджер проекта со стороны заказчика назначается и в том случае, если осуществление проекта организацией заказчика требует ежедневного управления. В его обязанности входит предоставление ресурсов заказчиков, разрешение проблем и отслеживание состояния проекта.

Ключевые роли со стороны исполнителя - руководитель проекта (менеджер проекта) со стороны исполнителя и бизнес-менеджер.

Бизнес-менеджер отвечает за успешное выполнение проекта и представляет исполнителя в его договорных отношениях с заказчиком. Менеджер проекта (руководитель проекта) отвечает как за успехи, так и за неудачи проекта. В его задачи входит управление сроками, стоимостью, качеством работ с целью удовлетворения ожиданий заказчика и достижения бизнес-целей исполнителя.

Команда управления проектом включает координатора проекта, администратора проекта, менеджера по конфигурации. Для крупных проектов к выполнению каждой из этих ролей могут быть привлечено нескольких человек. На небольших проектах менеджер проекта может совмещать несколько ролей. Масштабные проекты предполагают наличие менеджера по качеству, который ответственен перед бизнес-менеджером исполнителя.

В крупных проектах могут быть организованы комитет по управлению, комитет по контролю за изменениями, комитет по анализу спорных вопросов [8].

Приведенный список ключевых ролей команды управления проектом является необходимым для управления работами при внедрении информационной системы. Возможны некоторые модификации состава команды в зависимости от сложности и масштабности проекта, например, при необходимости можно включать в нее заместителя руководителя проекта, руководителей функциональных направлений (финансы, логистика, персонал и т. д.).

Состав команды управления должен быть достаточным, чтобы осуществлять [11]:

• управление ресурсами проекта, в том числе:
  • определение требуемых для достижения целей проекта ресурсов;
  • подготовка предложений по изменению состава группы управления проектом;
  • утверждение персональных изменений в составе рабочих групп проекта;
  • оценка стоимости проекта, подготовка бюджетов проекта и отчетов об исполнении бюджетов;
• управление сроками выполнения проекта, в том числе:
  • подготовка плана работ проекта;
  • контроль над выполнением проекта;
  • подготовка отчетов о ходе работ проекта;
• управление качеством проекта, в том числе:
  • контроль соответствия разрабатываемых проектных решений техническому заданию;
  • организация экспертизы проектных решений;
• управление рисками проекта, в том числе:
  • анализ рисков проекта;
  • разработка планов мероприятий по снижению рисков;
  • реализация мероприятий по снижению рисков;
• управление проблемами проекта, в том числе:
  • анализ проблем проекта;
  • разработка мероприятий по разрешению проблем проекта;
  • реализация мероприятий по разрешению проблем проекта;
• контроль над организацией работ в проектных группах, в том числе:
  • согласование отчетов о ходе работ;
  • контроль над функционированием системы сбора и распределения информации;
  • контроль документирования проектных результатов.

В состав команды проекта входят не только команда управления проектом, но и исполнители проекта. Примеры проектных ролей исполнителей, характерных для IT-проектов: функциональный архитектор, функциональный консультант, разработчик, администратор ИС, тестировщик, менеджер по качеству, системный аналитик. В проекте один член команды может выступать одновременно в нескольких ролях. Совмещение ролей часто встречается в небольших проектах, что позволяет снизить накладные расходы проекта. Но не все роли можно совмещать, поскольку подобное совмещение может затруднить контроль и оценку результатов проекта. Допускается совмещение таких проектных ролей, как руководитель проекта и администратор проекта, функциональный архитектор и функциональный консультант, функциональный консультант и аналитик, менеджер разработки и разработчик, менеджер по качеству и тестировщик. Но не следует совмещать роли менеджера по качеству и разработчика, руководителя проекта и разработчика, тестировщика и разработчика.

На стадии планирования в рамках процесса управления человеческими ресурсами не предусматривается долгосрочное планирование, а составляется план для реализации первого этапа проекта. Основными задачами являются разработка организационной структуры проекта и подбор персонала.

Работа по планированию организационной структуры проводится менеджером проекта со стороны исполнителя совместно с менеджером со стороны заказчика. Путем переговоров достигается соглашение об уровне, на котором должно производиться утверждение выделяемых ресурсов заказчика и обсуждение требований к членам команды исполнителя. Администратор проекта фиксирует результаты переговоров.

Иерархические организационные диаграммы являются простым и наглядным инструментом для определения иерархии подотчетности, начиная с нижнего уровня организации до руководителя проекта.

Рис. 6.1. Пример организационной структуры проекта

Существуют различные форматы документирования распределения ролей и ответственности членов команды проекта, например, иерархический, матричный или текстовый. Независимо от формата документирования организационные диаграммы позволяют для каждого пакета работ назначить ответственного за его исполнение, а также обеспечивают понимание своей роли и ответственности каждым членом команды.

На рис. 6.1 представлен пример организационной структуры проекта, документирования распределения ролей и ответственности членов команды проекта, выполненного в виде организационной структуры. Организационная структура является иерархической организационной схемой существующих подразделений организации (отделов, групп или команд). Под каждым отделом указывается список операций проекта или пакета работ. Таким образом можно увидеть закрепление ответственности в проекте для данного функционального отдела (например, отдела информационных технологий или отдела закупок) в одном месте рядом с названием отдела.

Матрица ответственности проекта

Для отражения иерархии подотчетности на проекте и указания обязанностей каждой из групп, входящих в проектную команду, в документ описания содержания проекта рекомендуется включить матрицу ответственности, наиболее распространенный вариант которой известен как RACI-матрица. Использование данного инструмента особенно актуально в ситуации, когда проектная команда состоит из представителей различных юридических лиц (например, типичная команда на проекте внедрения КИС включает в себя сотрудников заказчика, генерального подрядчика и субподрядчиков). Матрица ответственности решает задачу демонстрации межорганизационного или межгруппового взаимодействия и, как следствие, позволяет избежать недоразумений, которые время от времени возникают в проектах между подразделениями и организациями из-за неясности, к кому следует обращаться по тем или иным вопросам и кто должен принимать по ним решение, а кто - непосредственно реализовать принятую резолюцию.

Важно как можно раньше произвести размежевание всех формальных полномочий, прав и обязанностей, пока команда проекта еще не приступила к активной работе. В противном случае, когда у сотрудников сложится собственное представление о своем месте в проекте, расхождения во мнениях по этим вопросам могут перерасти в затяжные конфликты и оказать значительное негативное влияние на график выполнения проекта.

Построение матрицы ответственности

1. Перечислить основные работы проекта.

   По вертикали в матрице отражаются только основные работы проекта (не ниже уровня 2-3 ИСР), но с достаточной степенью детализации для обеспечения возможности указывать разные роли, необходимые для выполнения этих работ. Когда речь идет о крупных проектах и программах, может возникнуть необходимость разработать несколько матриц ответственности с различной степенью детализации.

2. Перечислить группы/роли внутри проектной команды.

   По горизонтали в матрице перечисляются группы/ роли внутри проектной команды. Обратите внимание на то, что в матрице ответственности группы/роли, а не имена и фамилии отдельных членов коллектива. Персональное закрепление проектных работ производится позднее, на этапе разработки расписания проекта.

3. Закодировать матрицу ответственности.

   С помощью кодов в ячейках на пересечении соответствующих столбцов с ролями и строк с работами проекта указать степень участия, формальные полномочия и распределение ответственности за выполнение каждой операции. Четкое указание разных уровней формальных полномочий бывает особенно полезно в ситуации, когда множество членов проектной команды желает предъявить особые требования к проекту.

   Таблица 6.1. Условные обозначения матрицы ответственности (RACI)

   Обозначение	Расшифровка	Описание
   Исп. (R)	Исполнитель (Responsible)	Несет ответственность за непосредственное исполнение задачи. К каждой задаче должно быть приписано не менее одного исполнителя
   Утв. (A)	Утверждающий (Accountable)	Отвечает за конечный результат перед вышестоящим руководством. На каждую работу должен быть назначен строго один подотчетный
   Cогл. (C)	Согласующий (Consulted)	Согласует принимаемые решения, взаимодействие с ним носит двусторонний характер
   Н. (I)	Наблюдатель (Informed)	Его информируют об уже принятом решении, взаимодействие с ним носит односторонний характер

   Таблица 6.2. Распределение функциональных обязанностей команды управления проектом

   Функциональные обязанности		Куратор проекта (Спонсор)		Руководитель проекта		Архитектор системы		Администратор проекта
   Планирование
   Разработка и периодическая актуализация плана				+		+
   Утверждение плана		+
   Управление командой проекта
   Назначение сотрудника на роль Руководителя проекта		+
   Формирование команды проекта				+
   Определение квалификационных требова ний и состава рабочих групп специалистов по функциональности ИС						+
   Обеспечение выделения необходимых ресурсов для выполнения проекта		+
   Непосредственное руководство Командой проекта				+
   Формирование предложений по стимулированию Команды проекта		+
   Обеспечение стимулирования Команды проекта		+
   Организация выполнения работ
   Организация взаимодействия с Заказчиком и обеспечение всех необходимых коммуникационных связей с другими участниками проекта				+
   Организация подготовки, согласования и утверждения всей технической документации, необходимой для создания ИС в рамках проекта						+
   Организация, проведение и документирование процедур передачи Заказчику разработанной ИС				+		+
   Рассмотрение и утверждение регламентирующих документов, необходимых для организации и выполнения проекта		+
   Ведение организационно-распорядительной и отчетной документации. Поддержание в актуальном состоянии списка команды проекта								+
   Обеспечение команды проекта необходимыми информационными материалами								+
   Материально-техническое и хозяйственное обеспечение команды проекта								+
   Контроль хода выполнения проекта
   Организация и проведение совещаний по обсуждению хода работ проекта				+
   Подготовка и предоставление Куратору отчетов о ходе работ проекта				+
   Получение и анализ сводной отчетности о ходе реализации проекта		+
   Контроль соответствия результатов проекта Техническому заданию на разработку ИС						+
   Согласование фактических трудозатрат специалистов при исполнении проекта				+		+

   На коды, используемые в матрице ответственности, каких-либо ограничений не существует, но наибольшее распространение получил метод RACI (Responsible (R), Accountable (A), Consulted (C), Informed(I)), в котором приведено описание соответствующих кодов.

4. Инициировать использование матрицы и включить процедуру использования матрицы ответственности в документ "План управления проектом".

   После утверждения матрицы ответственности все дальнейшие изменения в ней должны проходить через процедуру интегрированного управления изменениями при участии авторов первоначальной версии.

Преимущество использования структурированного подхода к изменению матрицы ответственности состоит в том, что руководитель проекта получает актуальный документ, на который он может ссылаться при возникновении тех или иных спорных ситуаций, касающихся распределения полномочий в проекте.

В частности, матрица ответственности может быть использована для распределения основных функциональных обязанностей. Так, в табл. 6.2 в левом столбце перечислены функциональные обязанности, соответствующие проектным работам, список которых составлен на основе используемой методологии и накопленного проектного опыта, а в правую часть таблицы вносится отметка о степени ответственности и участия каждого из члена группы управления проектом в исполнении соответствующей функции.

Закрепление функций и полномочий в проекте

Ранее в разделе, посвященному формированию устава проекта, мы уже кратко описывали характер ролей и основные должностные инструкции членов группы управления проектом. В данном же разделе мы подробно рассмотрим этот аспект и сформируем более детальный список функций и полномочий для каждой из упомянутых ниже ролей.

Куратор проекта (спонсор) - проектная роль должностного лица, отвечающего за стратегическое управление ходом реализации проекта. Куратор принимает решение по стратегическим вопросам проекта, осуществляет утверждение основных изменений в объеме работ, сроках, этапах, в бюджете проекта, находящихся вне компетенции руководителя проекта. Как правило, куратором проекта (спонсором) является менеджер высшего звена организации.

Основные функции:

• общее руководство ходом реализации проекта;
• обеспечение выделения необходимых ресурсов для выполнения проекта, обеспечение финансирования работ;
• рассмотрение и утверждение регламентирующих документов, необходимых для организации и выполнения проекта;
• получение и анализ сводной отчетности о ходе реализации проекта;
• управление изменениями базовых параметров проекта и решение проблем, находящихся вне компетенции руководителя проекта.

Основные полномочия:

• утверждение целей проекта;
• согласование назначения руководителя проекта;
• утверждение общего плана и бюджета проекта;
• получение от руководителя проекта сводной отчетности о ходе его выполнения;
• принятие принципиальных решений при возникновении критических изменений, влияющих на сроки, стоимость и качество результатов проекта.

Руководитель проекта - проектная роль должностного лица, ответственного за управление проектом.Руководитель проекта непосредственно отвечает за достижение целей проекта в рамках выделенного бюджета, в соответствии с плановыми сроками осуществления проекта и с заданным уровнем качества.

Основные функции:

• формирование команды проекта и команды управления проектом;
• планирование, организация и контроль выполнения работ по достижению целей проекта с требуемыми качеством, затратами и в заданный срок;
• распределение ресурсов проекта и организация взаимодействия команды проекта в процессе его выполнения;
• организация взаимодействия с заказчиком и обеспечение всех необходимых коммуникационных связей с другими участниками проекта;
• учет фактических затрат ресурсов по исполнению проекта;
• формирование и предоставление куратору отчетности по проекту.

Основные полномочия:

• назначение задач команде проекта (отдельным ее членам) и контроль их выполнения;
• требование от команды проекта выполнения своих ролевых функций;
• подтверждение или отклонение отчетов о фактических затратах исполнителей проекта;
• обоснование необходимости и запрос куратору проекта на выделение дополнительных ресурсов на проект;
• обращение к куратору за поддержкой в случае необходимости.

Архитектор системы - проектная роль должностного лица, отвечающего за предметную область проекта. Архитектор системы подчиняется непосредственно руководителю проекта.

Архитектор системы непосредственно отвечает за разработку информационной системы в соответствии с плановыми сроками проекта и с заданным уровнем качества.

На роль архитектора системы назначается специалист, наиболее компетентный по внедряемой информационной системе. Архитектор системы должен знать методологии и технологии построения ИС, стандарты и нормативные документы в области проектирования и создания ИС, разработки и оформления технической документации.

Основные функции:

• определение состава, продолжительности и технологии выполнения работ по разработке и внедрению информационной системы;
• определение ресурсов, которые необходимы для разработки и внедрения ИС в рамках, заданных условиями проекта;
• определение квалификационных требований и состава рабочих групп специалистов по направлениям деятельности, распределение их по задачам, организация работ и верификация результатов в процессе реализации проекта;
• обеспечение целостности функциональной архитектуры внедряемой информационной системы;
• организация подготовки, согласования и утверждения всей технической документации, необходимой для создания ИС в рамках проекта;
• планирование и согласование фактических трудозатрат специалистов при исполнении проекта;
• формирование и предоставление руководителю проекта необходимой отчетности;
• анализ хода выполнения и промежуточных результатов создания ИС;
• организация, проведение и документирование процедур передачи заказчику разработанной ИС.

Основные полномочия:

• участие в календарном планировании работ по созданию ИС;
• назначение задач рабочим группам проекта и контроль их выполнения;
• требование от исполнителей качественного выполнения порученных задач и своевременной информации о возникающих проблемах;
• обоснование необходимости и запрос руководителю проекта на выделение дополнительных ресурсов на проект.

Администратор проекта - проектная роль должностного лица, отвечающего за информационное обеспечение руководителя проекта, организацию и ведение документооборота по проекту. Администратор проекта функционально закрепляется за конкретным проектом и подчиняется непосредственно руководителю проекта.

Основные функции:

• обеспечение руководителя проекта структурированной информацией, дающей возможность контроля проекта, планов, ресурсов и приоритетов;
• ведение протоколов совещаний;
• обеспечение своевременной подготовки, движения и архивации документов по проекту.

Основные полномочия:

• передача и получение от участников проекта необходимой документации по проекту;
• контроль соблюдения участниками проекта установленной системы документооборота;
• требование от конкретных исполнителей по проекту оперативной информации и отчетов о ходе работ по проекту.

Для того чтобы закрепить функции и обязанности по проекту, составляют ролевые инструкции или положение по проектной роли. В ролевой инструкции должно быть определено следующее:

• какие цели стоят перед сотрудником, назначенным на данную роль;
• кому подчиняется сотрудник, назначенный на ту или иную роль;
• каковы его функции, обязанности, полномочия.

Крайне важное замечание, высказываемое многими экспертами, состоит в том, что определение ролей и ответственности в проекте должны производиться с учетом факторов внешней среды предприятия. В табл. 6.3 приведены примеры возможного влияния организационных, технических, межличностных, политических и прочих факторов на процесс планирования команды проекта.

На этапе планирования для каждой роли должен быть определен список навыков, необходимых членам команды проекта. Для разработки списка рекомендуется использовать реестр навыков - список категорий и компонентов навыков для определенного класса команды исполнителей проекта (см.табл. 6.4).

Для обеспечения анализа совокупностей навыков компоненты группируются в четыре категории: технические навыки, административные, навыки межличностного общения, стратегические навыки. Для каждого навыка отмечаются рейтинг критичности и рейтинг способностей [12]. Для оценки рейтинга принято использовать 4-балльную шкалу (см. табл. 6.5).

Реестры навыков

Реестры навыков должны быть составлены для каждого класса персонала, как, например, для руководителя проекта, системного архитектора, специалиста по качеству. Критичность навыков для руководителя проекта определяется во многом масштабом проекта и организационной структурой проекта. Наибольшими полномочиями наделен руководитель проекта в проектных организационных структурах, и следовательно, к нему должны предъявляться самые высокие требования. Список навыков может быть определен на основе профессиональных стандартов в области информационных технологий. Распределение навыков зависит от уровня административной ответственности. Рейтинг критичности смещается от "технических" в сторону "административных", а затем в сторону "межличностного общения" и "стратегических навыков" по мере роста административной ответственности. Следует подчеркнуть важность навыков межличностного общения. Команда проекта может многократно снизить количество возникающих проблем и повысить взаимодействие сотрудников, если будет понимать настроение членов команды проекта, предвидеть их действия, внимательно выслушивать и признавать их мнение и решать их проблемы. Для управления командой проекта и работы в проекте такие навыки, как умение сопереживать, оказывать влияние, творческий подход к работе и способность облегчать работу группы, приобретают значение ценных активов. После того как реестр сформирован, он может быть использован с минимальной точной подстройкой к новой проектной ситуации

Пример разработки реестра навыков

Ниже (табл. 6.5, табл. 6.6) выделены категории навыков для консультантов и менеджеров проектов: технические, административные, навыки межличностного общения, стратегические навыки. Для каждого консультанта (как при приеме на работу, так и при зачислении в команду проекта) необходимо проводить оценку навыков по шкале 1-4 ("плохо", "удовлетворительно", "хорошо", "отлично" соответственно)

Стоит подробно остановиться на том, каким образом оценивать технические компетенции консультантов компании. Это наиболее важные навыки, которые необходимо учитывать при планировании сотрудников на проекты.

В консалтинговых компаниях, в том числе системных интеграторах, довольно сильно распространена практика разделения консультантов на так называемые грейды, или уровни, в соответствии с их технической компетенцией и возможностями выполнения тех или иных задач (Грейдинг (от англ. grading) - классификация, сортировка, упорядочивание. Грейдирование - это позиционирование должностей, то есть распределение их в иерархической структуре предприятия в соответствии с ценностью данной позиции для предприятия.). Пример четко сформулированных требований к грейдам представлен в сводной табл. 6.8 - в ней приведен пример описания технической компетенции консультанта по внедрению модуля управления человеческими ресурсами в системе SAP.

В столбце "Вес" определено максимальное значение для навыка, исходя из общей значимости навыка для знания компонента в целом.

Следующим шагом требуется определить уровень сотрудников в разрезе каждого навыка и рассчитать общий коэффициент.

Далее, согласно технической компетенции, определяется грейд каждого сотрудника. Коэффициент определяется как суммарное значение всех весовых значений по каждому навыку.

В табл. 6.10 представлены требования к грейдам, разработанные на основании опыта внедрения проектов по функциональности SAP HCM-1.

Важно не просто составить реестр такого рода, но и поставить цель - развитие навыков у максимального количества молодых сотрудников; только тогда организация может аккумулировать и поддерживать знания и навыки, которые она продает на рынке.

При планировании команды проекта кроме определения ролей, ответственности и подотчетности в проекте, создается план управления обеспечением персоналом, который включает в себя определение сроков и способов набора членов команды проекта, критерии их высвобождения, рекомендации по проведению дополнительного обучения. В процессе планирования формируется концепция мотивации, определяются способы разрешения конфликтов, разрабатывается график проведения собраний команды проекта и его участников.