Область знания. Выявление и взаимодействие

Записаться

Это занятие посвящено области знания по бизнес-анализу Выявление и взаимодействие. Если посмотреть на английский вариант темы «Elicitation and Collaboration», то уже по этим двум словам становится ясно, о чем речь. Это выявление необходимой бизнес-аналитической информации и взаимодействие, возникающее между заинтересованными сторонами.

Давайте посмотрим на формальное определение, которое присутствует в своде знаний по бизнес-анализу. Как звучит назначение и описание этой области знания? Выявление и взаимодействие - это задачи, которые бизнес-аналитик выполняет для получения информации от заинтересованных сторон, после чего происходит подтверждение результатов.

Здесь важно отметить, что свод знаний по бизнес-анализу разделяет эти две части: 1) сбор и получение информации и 2) подтверждение результатов. Это важно, потому что недостаточно собрать информацию, выявить ее основные стороны. Нужно еще и подтвердить ее, иначе может произойти так, что вас неправильно поймут или вы неправильно кого-то поняли.

Также в этой области знания присутствуют задачи по взаимодействию, как между заинтересованными сторонами, так и взаимодействию заинтересованных сторон между собой после того, как сбор информации по бизнес-анализу закончен. Эта область знания содержится в главе номер четыре, в своде знаний по бизнес-анализу.

Представьте, что вы являетесь руководителем отдела по бизнес-анализу в неком крупном федеральном производственном предприятии, имеющим филиалы по всей России, и вам поставлена задача внедрить новое решение некого финансового направления класса erp, то есть управление ресурсами предприятия.

Спонсором является финансовый директор. Заинтересованными лицами и экспертами по предметной области являются люди, которые что-то понимают в области бухгалтерского учета и финансов, например, главный бухгалтер или бухгалтеры по направлениям, к примеру, по кассовым взаиморасчетам.

В качестве подхода к бизнес-анализу в таком проекте был выбран так называемый предиктивный подход, то есть, когда этапы в проекте выполняются последовательно, друг за другом. Сначала вы проводите подготовку, формируете проектные команды. После этого проводится концептуальное проектирование, когда другая система изображается на бумаге. Мы рисуем концепт того, как она будет работать на этапе реализации. Идет настройка системы, при необходимости что-то дорабатывается в ней, настраиваются отчеты и так далее. По окончании реализации система уже работоспособна на этапе подготовки к эксплуатации.

Далее мы ее тестируем, проводим интеграционное тестирование, опытную эксплуатацию и переходим в продуктивную эксплуатацию и поддержку системы. В качестве регулятора, методолога выступает внешняя компания, которая дает нам указания из области бухгалтерского учета.

Итак, давайте разберемся, что же поступает на вход и выход. У каждой области знания есть какой-то набор входных данных, которые поступают в эту область знания, и набор выходных данных, которые получаются после того, как все задачи по бизнес-анализу, содержащиеся в этой области знаний, будут выполнены.

Область знания Выявление и взаимодействие потребляет на вход следующие входные данные:

1. Потребности. Приступать к выявлению какой-то бизнес-аналитической информации без наличия потребностей выглядит достаточно странным. То есть куда копать, что собирать, чем заниматься и так далее не понятно, если нет потребности.

2. Информация по бизнес-анализу. Это достаточно широкое понятие, куда относится практически все, что угодно, что может пригодиться аналитику. Рассмотрим наш имеющийся пример, когда уже есть наследуемая старая система. При внедрении новой, старая не исчезает бесследно, от нее остаются модели бизнес-процессов, есть руководство пользователя, руководство администратора, какие-то описания методики, методички и тому подобное. Все это составляет информацию по бизнес-анализу и это все поступает тоже нам на вход, чтобы два раза не делать одну и ту же работу.

3. Подход по вовлечению заинтересованных сторон. Это такое широкое понятие и английский термин очень точно передает суть. Одной из задач было определение подхода к вовлечению заинтересованных сторон, поскольку таких сторон достаточно много в любом проекте. Чаще всего бывают там не одна и даже не один десяток сторон. Следует понимать, как работать с той или иной группой заинтересованных сторон, с конкретной заинтересованной стороной, какой тип информации нужен этой заинтересованной стороне, с каким уровнем детализации и так далее. Это все определяется подходом к вовлечению заинтересованных сторон.

4. Оценка производительности бизнес-анализа. Мы должны понимать, каковы наши текущие возможности в области бизнес-анализа, насколько эффективно мы ими пользуемся.

Таким образом, на вход области знания Выявление и взаимодействие подается четыре типа входных данных:

• потребности, лежащие в основе того, что необходимо делать,
• какая-то информация по бизнес-анализу, она может быть широкой,
• подход к увлечениям заинтересованных сторон,
• оценка производительности бизнес-анализа.

Как любая область знания, область знания Выявление и взаимодействие состоит из задач по бизнес-анализу. Здесь в этой области знания содержится 5 задач, это средний показатель. Есть одна область знаний, которая содержит четыре задачи, другая область знания содержит 6. Остальные 4-5.

Вот это такая типовая область знаний, которая содержит пять задач по бизнес-анализу. Давайте по ним пробежимся вкратце и поймем основные моменты.

Первая задача - подготовка к выявлению. К выявлению чего? Бизнес-аналитической информации. То есть мы должны подготовиться к тому, чтобы выявлять. Чтобы вам было понятнее, допустим, что в качестве методов выявления мы с вами возьмем интервью. Практически в каждом проекте обязательно включены работы по интервьюированию заинтересованных сторон. Что значит подготовка? Вам же нужно готовиться к интервью? Наверное, да. Перед каждым интервью вам необходимо понять его цель, подобрать перечень тем, которые будете затрагивать в беседе.

Хорошо, если у вас будет какой-то перечень типовых вопросов или обязательных вопросов, которые собираетесь задать, чтобы вы были готовы к различным поворотам разговора.

Представьте, что вы собираетесь найти объект для интервью, и вам надо к этому как-то подготовиться. Вы должны подготовить заинтересованную сторону. Невозможно просто так прийти на встречу и начать задавать вопросы заинтересованной стороне, не предупредив ее об этом.

Человек может вообще быть в отпуске, он может быть некомпетентен по тем вопросам, которые вы собираетесь ему задавать. Подготовка к выявлению — это очень важная задача по бизнес-аналитике, обеспечивающая эффективное проведение самого выявления информации по бизнес-анализу. Задачи по бизнес-анализу включают 41 подготовку к выявлению.

Следующая задача - само проведение выявления бизнес-аналитической информации. Это тоже в определенной мере искусство. Журналисты не дадут соврать, что необходимы навыки и настоящий талант, чтобы грамотно провести интервью, уметь правильно задавать вопросы, разбираться в типах этих вопросов. Что такое мимический вопрос, риторический вопрос, переключатель и так далее.

Важно грамотно спланировать и провести саму сессию выявления. Это не обязательно может быть интервью. Это может быть и наблюдение. Вы пришли на интервью, спрашиваете человека о чем-то, он уже не находит слов и предлагает просто посмотреть. Поворачивает экран и начинает что-то показывать.

Таким образом, вы из метода интервью плавно перетекли в метод наблюдения, уже смотрите, что он делает. Вот это проведение выявления можно проходить по-разному: иногда приходят на интервью парами, особенно некоторые консалтинговые компании. Это все, что касается проведения выявления бизнес-аналитической информации.

Отлично, мы провели выявление, мы собрали много бизнес-аналитической информации. Но может возникнуть такая ситуация, что вам скажут: «Вы знаете, вы меня неправильно поняли, я не это имела в виду». К тому же, ведь вы берете информацию у одного заинтересованного лица или у одной заинтересованной стороны, а их 10.

Поэтому ваш следующий шаг - подтвердить полученную информацию. Для этого пишутся письма, в том числе благодарственные, с просьбой согласовать результаты интервью, подтвердить основные идеи и прочее. Вы подтверждаете результат интервью. Подтверждать необходимо, как непосредственно с источником, предоставившим вам данную информации, так и с другими источниками, потому что человек может ошибиться. Слова, сказанные им и то, что записано в каких-то документах, могут противоречить друг другу.

Необходимо установить и подтвердить, что же все-таки является правдой – то, что он говорит или что написано в документе. Может быть он просто что-то забыл.

Итак, мы с вами подготовились к выявлению, провели выявление и подтвердили результаты выявления. Отлично, мы с вами справились с достаточно большим объемом задач.

Следующей задачей является обсуждение информации по бизнес-анализу. Ее необходимо обсудить в широком круге, со всеми заинтересованными сторонами. Для чего? Для того, чтобы достичь общего понимания относительно всей информации, чтобы всем было всё понятно. Мы должны добиться того, чтобы вся информация была доведена до тех заинтересованных сторон, которым она нужна, чтобы они с ней ознакомились и были согласны с тем, что эта информация по бизнес-анализу может использоваться дальше в нашей работе.

Ну и наконец последняя задача - управление взаимодействием заинтересованных сторон. У кого есть опыт в написании достаточно сложных и крупных проектов по внедрению информационных систем или по управленческому консалтингу, тот знает, что зачастую в компании есть разные группы заинтересованных сторон. Не всегда они дружат между собой, могут даже быть агрессивно настроенными или враждовать.

Поэтому нам необходимо обеспечить такое взаимодействие заинтересованных сторон, которое позволит решать наши задачи в области бизнес-анализа. Достаточно сложная управленческая задача. Но она вполне решаема, если вы методологически правильно учитываете ограничение сторон, их интересы, их потребности коммуникации, получение детальности информации, полученной от вас.

Подводя итоги, становится ясным, что область знания Выявление и взаимодействие — это очень важная область знания по бизнес-анализу, которая посвящена тому, что бизнес-аналитик готовится к выявлению информации, он понимает, какой метод лучше сработает в конкретной ситуации, далее он проводит сессию или несколько этих сессий, подтверждая результат выявления достоверности и корректности информации. Он обсуждает информацию по бизнес-анализу и управляет взаимодействием заинтересованных сторон. В дальнейшем мы с вами будем разбирать каждую из этих задач по бизнес-анализу в отдельности.