Методика выполнения учебного задания основана на опыте ряда успешных проектов внедрения КИС Navision и Axapta.
Практическое задание позволяет изучить состав, содержание и процедуры формирования основных документов, которые создаются в процессе типового проектирования ИС, приобрести навыки разработки диаграмм бизнес-процессов на основе их вербального описания, которое получается в результате обследования деятельности предприятий.
13.1. Задание 1. Анализ результатов предварительного обследования компании МЕД
В процессе выполнения практического задания проводится анализ и оформление результатов обследования деятельности гипотетического предприятия "МЕД", на основе которого разрабатываются документы, необходимые для настройки типовой ИС.
По итогам проведения обследования обычно формируются следующие документы:
- Предварительная информация.
- Видение выполнения проекта и границы проекта.
- Отчет об обследовании.
Предварительная информация
Предполагается, что в начале обследования проведен предварительный сбор информации о компании, по итогам которого получены следующие данные:
- Краткая информация о компании (профиль клиента).
- Цели проекта.
- Подразделения и пользователи системы.
На основе предварительной информации сформировано и согласовано с заказчиком общее представление о проекте:
Видение выполнения проекта и границы проекта - документ, который кратко описывает в каких подразделениях, в какой функциональности будет внедряться ИС.
Затем выполняется детальное обследование предприятия, результаты которого оформляются в виде отдельного документа - отчета об обследовании.
Отчет об обследовании содержит следующие разделы:
Таблица 13.1.
| Анализ существующего уровня автоматизации |
Создается список программного обеспечения, используемого в компании, и приводятся данные об использования этих пакетов в каждом из подразделений организации. |
| Общие требования к ИС |
Формулируются общие требования к функциональности разрабатываемой системы. |
| Формы документов |
Перечень и структура документов, которые должны формироваться системой. |
| Описание системы учета |
Описание системы учета включает в себя следующие документы:
- учетная политика компании;
- план счетов и используемых аналитик;
- список типовых хозяйственных операций и их отражение в проводках.
|
| Описание справочников |
По каждому справочнику, проектируемому в системе, дается описание необходимой иерархической структуры. |
| Организационная диаграмма |
Организационная диаграмма используется для отражения организационной структуры подразделений организации и их зон ответственности. |
| Описание состава автоматизируемых бизнес-процессов |
Все бизнес-процессы компании должны быть перечислены в общем списке и каждый должен иметь свой уникальный номер. |
| Описания бизнес-процессов (книга бизнес-процессов) |
Далее в отчет об обследовании включается книга бизнес-процессов, содержащая подробное описание автоматизируемых бизнес-процессов. Модели бизнес-процессов позволяют выделить отдельные операции, выполнение которых должно поддерживаться разрабатываемой ИС. |
На последнем этапе осуществляется отображение модели предметной области на функциональность типовой системы - выбираются модули системы для поддержки выделенных операций, определяются особенности их настройки, выявляется необходимость разработки дополнительных программных элементов.
13.1.1. Краткая информация о компании "МЕД"
Компания дистрибьютор "МЕД" закупает медицинские препараты отечественных и зарубежных производителей и реализует их через собственную дистрибьюторскую сеть и сеть аптек. Компания осуществляет доставку товаров, как собственным транспортом, так и с помощью услуг сторонних организаций.
Основные бизнес-процессы компании - закупки, Приходование товара запасов, продажи, взаиморасчеты с поставщиками и клиентами.
Уровень конкуренции для компании в последнее время возрос, так как на рынок вышли 2 новых конкурента, к которым перешла часть клиентов и ряд наиболее квалифицированных сотрудников ЗАО "МЕД". ЗАО "МЕД" имеет два филиала в г. Курске, Санкт - Петербурге. Каждый из филиалов функционирует как самостоятельное юридическое лицо, являясь полностью принадлежащей ЗАО "МЕД" дочерней компанией.
По предварительным планам, Компания намерена открыть также дочернее предприятие для организации производства в непосредственной близости к своим заказчикам.
Таблица 13.2.
| Адреса и телефоны |
Москва, К-123 Центральная улица, д.20, стр.7, офис 709 |
| Телефон: |
(095) 345-6789 |
| Факс: |
(095) 345-9876 |
| Контактные лица |
Борис Нефедьев |
Генеральный директор |
| Дмитрий Кононов |
Исполнительный директор |
| Артур Иванченко |
Директор по маркетингу |
| Сотрудники |
Штат компании составляет на момент проведения Диагностики 110 сотрудников. |
Основными целями проекта автоматизации компании "МЕД" являются:
- Разработка и внедрение комплексной автоматизированной системы поддержки логистических процессов компании.
- Повышение эффективности работы всех подразделений компании и обеспечения ведения учета в единой информационной системе.
13.1.2. Видение выполнения проекта и границы проекта
В рамках проекта развертывание новой системы предполагается осуществить только в следующих подразделениях ЗАО "МЕД":
- Отдел закупок
- Отдел приемки
- Отдел продаж
- Отдел маркетинга
- Группа планирования и маркетинга
- Группа логистики
- Учетно-операционный отдел
- Учетный отдел
- Отдел сертификации(в части учета сертификатов на медикаменты)
- Бухгалтерия (только в части учета закупок, продаж, поступлений и платежей)
Не рассматривается в границах проекта автоматизация учета основных средств, расчета и начисления заработной платы, управления кадрами. Выходит за рамки проекта автоматизация процессов взаимоотношений с клиентами.
Количество рабочих мест пользователей - 50
13.1.3. Отчет об обследовании
Список программного обеспечения, используемого компанией на момент обследования:
- "1С Предприятие 7.7" ("Бухгалтерия", "Торговля", "Зарплата", "Кадры", "Касса", "Банк") для работы бухгалтерии.
- Две собственных разработки на базе конфигуратора "1С". Это -"Закупки", "Продажи".
- Собственная разработка на базе FOXPRO для финансового отдела.
- Excel для планирования продаж.
Таблица 13.3. Существующий уровень автоматизации
| Количество рабочих станций всего |
90 |
| Количество сотрудников отдела IT |
2 |
| Количество ПК одновременно работающих в сети |
50 |
| Наличие и форма связи с к удаленными объектами |
Терминальная связь со складом |
| Количество рабочих станций на удаленном объекте |
8 |
| Характеристики компьютеров |
От Celeron 600 и выше |
| Операционная система |
Windows -98, ХР |
| Системы, которые представляется возможным оставить без изменения |
"1С Предприятие 7.7" в модульном составе "Бухгалтерия", "Зарплата", "Кадры", для работы бухгалтерии |
Общие требования к информационной системе
Одно из основных требований компании "МЕД" к будущему решению состоит в том, чтобы оно было построено на фундаменте единой интегрированной системы, а работа всех сотрудников велась в одном информационном пространстве.
Ключевые функциональные требования к информационной системе
- Мощные средства защиты данных от несанкционированного доступа. Разграничения доступа к данным в соответствии с должностными обязанностями.
- Возможность удаленного доступа.
- Управление запасами. Оперативное получение остатков на складе.
- Управление закупками. Планирование закупок в разрезе поставщиков.
- Управление продажами. Контроль лимита задолженности с возможностью блокировки формирования отгрузочных документов.
- Полный контроль взаиморасчетов с поставщиками и клиентами.
- Получение управленческих отчетов в необходимых аналитических срезах как детальных для менеджеров, так и агрегированных для руководителей подразделений и директоров фирмы.
Примеры форм отчетных документов
Таблица 13.4. Отчет о дебиторской задолженности
| Регистрационный номер |
Клиент |
Договор |
Дата договора |
Сумма по договору |
Сумма задолженности |
Ожидаемый срок платежа |
Комментарий |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Итого |
|
|
|
|
|
|
|
Таблица 13.5. Отчет о кредиторской задолженности
| Информация о материалах/ комплектующих, услугах работах |
Поставщик |
№ договора |
Сумма по договору |
Срок оплаты по договору |
Дата оплаты |
Сумма задолженности |
Комментарий |
|
|
|
|
|
|
|
|
Таблица 13.6. Отчет о требуемых закупках
| Инвентарный код |
Название материала/товара |
Ед. измерения |
Требуется закупить |
Предыдущая дата приобретения |
| Название поставщика |
Дата послед. приобретения |
Стоимость приобретения |
|
|
|
|
|
|
|
Описание системы учета
ЗАО "МЕД" использует типовой российский план счетов, три аналитики (контрагенты, договора, регионы).
Таблица 13.7. Фрагмент плана счетов компании:
| Номер бухг. счета |
Наименование счета |
| 01.000 |
Основные средства |
| 02.000 |
Амортизация основных средств |
| 03.000 |
Доходные вложения в материальные ценности |
| 04.000 |
Нематериальные активы |
| 05.000 |
Амортизация нематериальных активов |
| 08.000 |
Вложения во внеоборотные активы |
| 10.000 |
Материалы |
| 10.100 |
Сырье и материалы |
| 10.200 |
Прочие материалы |
| 10.300 |
Инвентарь и хозяйственные принадлежности |
| 14.000 |
Резервы под снижение стоимости МЦ |
| 16.000 |
Отклонение в стоимости МЦ |
| 19.000 |
НДС по приобретениям |
| ….. |
….. |
Фрагмент учетной политики
Выручка и прибыль. Выручка от реализации продукции и оказания услуг определяется по мере отгрузки реализованной продукции, оказания услуг и отражается в финансовой отчётности по методу начисления.
Запасы. Компания с целью определения фактической себестоимости, товаров, реализованных в отчетном периоде, использует вариант их оценки по себестоимости первых по времени приобретения материалов (ФИФО).
Описание справочников
Фрагмент описания справочников, используемых для автоматизации компании "МЕД" приведен в таблице.
Код справочника отражает уровни иерархии. Справочники клиентов и договоров имеют трехуровневую структуру. Справочник поставщиков - двухуровневую структуру. В коде справочника для отображения уровня применен символ подчеркивания. Например, в коде справочника клиенты первый уровень обозначен символами "АС"-покупатель; второй уровень "Ар"-аптеки, "Ds"-дистрибуторы; для обозначения третьего уровня предусмотрены порядковые номера 00001, 00002 и т.д. с количеством знаков в номере 5.
Таблица 13.8.
| № |
Наименование справочника |
Код |
Наименование |
|
Клиенты |
|
|
|
|
AC_Ap_00001 |
Покупатель_ АПТЕКИ |
| AC_Ds_00001 |
Покупатель_ Дистрибуторы |
| OTHER_00001 |
Прочие |
|
Поставщики/ Подрядчики |
|
|
|
|
B_00001 |
Банки |
| L_00001 |
Частные лица |
| I_00001 |
Страховые организации |
| OTHER_00001 |
Прочие |
| B_00001 |
Банки |
|
Договора |
|
|
|
1 - наши услуги
2-услуги нам |
1_COM_D/M/E |
Договор комиссии_Д/M/Г по нашим услугам |
| 1_SERV_D/M/E |
Договор на оказание наших услуг_Д/M/Г |
| 2_COM_D/M/E |
Договор комиссии_Д/M/Г по услугам нам |
| 2_SERV_D/M/E |
Договор на оказание услуг нам_Д/M/Г |
| 1_COM_D/M/E |
Договор комиссии_Д/M/Г по нашим услугам |
Организационная диаграмма
Оргструктура предприятия оптовой торговли ЗАО "МЕД" имеет следующий вид:
Рис. 13.1.
Разработка моделей бизнес-процессов предприятия оптовой торговли лекарственными препаратами
Таблица 13.9. Термины
| Внешняя статистика продаж |
статистика по продажам, получаемая из сети аптек; |
| Внутренняя статистика продаж |
статистика по продажам, получаемая из отчетов продаж клиентам компании; |
| Номенклатурная единица |
наименование медикамента, завода изготовителя; |
| ABC |
классификация товара по выручке от продаж клиентам; |
| XYZ |
классификация товара по рейтингу популярности; |
| Учетная цена |
это цена товара у поставщика с учетом скидок; |
| Действующие контракты |
контракты, по которым имеются обязательства сторон на определенный период времени; |
| График поставок |
очередность обращения к поставщикам, необходимая для поддержания деловых отношений; |
| Страховой запас |
минимальный запас товара, необходимый для покрытия потребностей до момента поставки новой партии товара; |
Разработка информационных систем включает в себя несколько этапов. Однако всегда начальным этапом создания системы является изучение, анализ и моделирование деятельности заказчика.
Описание деятельности компании- дистрибьютора "МЕД"
Компания-дистрибьютор "МЕД"закупаетмедицинские препараты отечественных и зарубежных производителей иреализуетих через собственную дистрибьюторскую сеть и сеть аптек.Планирование закупоккомпания осуществляет на основании статистики продаж, которую предоставляют сеть аптек и дистрибьюторы, а также заказов клиентов. Компанияосуществляет доставкумедикаментов от поставщиков, как собственным транспортом, так и с помощью услуг сторонних организаций. Компанияимеетсобственныйсклад для хранениямедикаментов.
13.2. Задание 2. Формирование списка бизнес-процессов
Постройте модели бизнес процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам" средствами Ramus Educational, используя методологии IDEF0, DFD.
На основании описания деятельности компании выделите основные бизнес-процессы и занесите их краткое наименование в таблицу со следующим содержанием:
Таблица 13.10.
| Номер бизнес-процесса |
Наименование бизнес-процесса |
|
|
Номер бизнес-процесса составьте из букв и цифр так, чтобы по номеру было интуитивно понятен смысл бизнес-процесса.
Выполнение задания 2
Для того чтобы выделить бизнес-процессы необходимо выделить действия, которые совершает компания. В рассматриваемом случае компания планирует закупки, закупает медикаменты, доставляет медикаменты на склад, приходует медикаменты на склад, продает медикаменты. Пример заполнения таблицы бизнес-процессов:
Таблица 13.11.
| Номер бизнес-процесса |
Название бизнес-процесса |
| 1Пл_Зак |
Планирование закупок |
| 2-Закпк |
Закупки |
| 3-Доствк |
Доставка |
| 4-Склад |
Приходование товара |
| 5-Прод |
Продажи |
Примечание. В целях упрощения задачи в дальнейшем объединим описание бизнес-процессов "Закупки" и "Планирование закупок" в один бизнес процесс под названием "Планирование закупок и размещение заказов" и присвоим ему номер 1Пл_Зак.
Бизнес-процесс "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам"
Общее описание бизнес-процесса
- Предприятие планирует закупки медикаментов. Планирование закупок осуществляется в Департаменте маркетинга, в группе маркетинга и планирования. Планирование закупок осуществляется следующим образом:
- Менеджер группы планирования и маркетинга ежесуточно получает от контрагентов данные внешней и внутренней статистики продаж медикаментов в виде отчетов-таблиц собственных продаж и отчетов-таблиц продаж внешних источников.
- Для планирования закупок медикаментов менеджер группы планирования и маркетинга еженедельно на основании статистики продаж осуществляется расчет потребности в товаре. В результате расчета формируется Таблица потребностей в товаре, в которой определено количество и номенклатура заказываемых товаров.
- Выбор поставщиков осуществляет менеджер отдела закупок.
- Ежемесячно (или по мере необходимости) в ИС вводятся прайс-листы поставщиков.
- Анализ предложений поставщиков и действующих контрактов осуществляется на основании Таблицы потребностей в товаре и прайс-листов. Выбираются наиболее выгодные условия поставки. При выборе поставщика важно учесть предоставляемую отсрочку платежа. Данные сведения берутся из контрактов, отмеченных как приоритетные (действующие).
- В результате анализа формируется список поставщиков с расстановкой приоритетов (каждой позиции присваивается признак основного и запасного поставщика в порядке убывания приоритета).
- Менеджер отдела закупок ежемесячно на основании Таблицы потребностей в товаре и списка выбранных поставщиков формирует графики поставок с указанием сроков и периодичности, но без количества поставки.
- Ежемесячно после определения потребности в товаре менеджер группы логистики формирует план заявок на месяц. Для этого рассчитывает необходимое количество закупок.
- Необходимое количество закупок рассчитывается на основании фактических запасов на складе, необходимого минимального и максимального уровня запасов. Нормы минимального и максимального количества запасов устанавливаются в днях. При расчете необходимого количества закупки учитывается также время товара в пути. Таким образом, данный расчет должен обеспечить возможность бесперебойного наличия товара на складе. По результату расчетов формируется план заявок на месяц.
- Ежедневно в группе логистики формируются заказы поставщикам.
- Формирование заказов поставщикам с учетом складских остатков, товара в пути и резервного запаса проводится согласно плану заявок, графику поставок, прайс-листам поставщиков.
- Если предстоит сделать заказ импортному поставщику, то менеджер группы логистики рассчитывает затраты на сертификацию, создается отчет о затратах на сертификацию. Затраты на сертификацию проверяются на соответствие внутрифирменным нормам. Данная операция производится по мере необходимости.
- Проводится проверка затрат на соответствие внутрифирменным нормам. Если затраты на сертификацию превышают внутрифирменные нормы, то менеджер группы логистики повторяет процесс формирования заказов поставщикам. Формируются новые заказы.
- Ежедневно подготовленный поставщику заказ акцептуется (заказ должен подписать менеджер по логистике и директор Департамента маркетинга и управления товарными запасами).
- Ежедневно менеджер группы логистики направляет заказ в отдел закупок. Менеджер отдела закупок направляет заказ поставщику
13.3. Задание 3. Формирование функциональных требований к фрагменту ИС Планирование закупок, формирование заказов поставщикам
Все операции, участвующие в процессе "Планирование закупок, формирование заказов поставщикам" и отраженные на диаграмме нижнего уровня БП, отразите в Таблице описания операций, имеющей следующий формат:
Формирование таблицы операций
Все операции, участвующие в процессе "Планирование закупок, формирование заказов поставщикам", отразите в
Таблице описания операций, имеющей следующий формат:
Таблица 13.12.
| Диаграмма и номер на диаграмме |
Операция |
Исполнитель |
Как часто |
Входящие документы (документы-основания) |
Исходящий документ (составляемый документ) |
Проводка (дебет, кредит, сумма, аналитика) |
Комментарий |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Примечание. Далее заполненная форма таблицы описания операций будет использоваться для проецирования перечисленных в ней операций на информационную систему.
Выполнение задания 3
В таблицу последовательно внесите операции бизнес-процесса.
- В графе 1 проставьте краткое наименование диаграммы - 1Пл_Зак. Кроме того, в этой графе укажите номер операции, соответствующий изображению на диаграмме действий (рис.5).
- В графу 2 путем копирования перенесите из диаграммы действий наименование операции.
- В графе 3 укажите исполнителя операции. В рассматриваемом бизнес-процессе, исполнителями операций являются менеджер группы планирования и маркетинга, менеджер отдела закупок, менеджер группы логистики.
- В графе 4 укажите, с какой частотой выполняется каждая операция. Проставьте частоту выполнения операций в соответствии с общим описанием бизнес-процесса. Данная информация фиксируется в ходе обследования компании. Например, это может быть "еженедельно", "ежесуточно", 1 раз в месяц, 200 раз в день и т.п. При проектировании или выборе системы данные из графы "Как часто" определяют требования к быстродействию системы, к параметрам сетевого варианта системы.
- В графу 5 занесите наименования документов, на основании которых осуществляется выполнение операции (входящие документы).
- В графе 6 укажите наименования документов, которые создаются в результате выполнения операции (исходящие документы). В отдельных случаях входящие и исходящие документы могут совпадать. Например, для операции "Направление заказа поставщику" входящим и исходящим документом будет заказ поставщику.
- Если на основании операции формируется бухгалтерская проводка, то она указывается в графе 7. В рассматриваемом примере нет операций, по которым бы формировались проводки.
- Графа 8 предназначена для произвольной дополнительной информации.
Ниже представлена таблица описания операций бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам".
Таблица 13.13. Операции бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам"
| Диаграмма и номер операции на диаграмме |
Операция |
Исполнитель |
Как часто |
Входящие документы (документы-основания) |
Исходящий документ (составляемый документ) |
Проводка (дебет, кредит, сумма, аналитика) |
Комментарий |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
| 1Пл_Зак 1а |
1. Получение внутренней статистики продаж |
Менеджер гр. планирования и маркетинга |
Ежесуточно |
Отчет-таблица собственных продаж |
Отчет-таблица собственных продаж |
Нет |
|
| 1Пл_Зак 1б |
2. Получение внешней статистики продаж |
Менеджер гр. планирования и маркетинга |
Ежесуточно |
Отчет-таблица продаж внешних источников |
Отчет-таблица продаж внешних источников |
Нет |
|
| 1Пл_Зак 2 |
3. Расчет потребностей в товаре |
Менеджер гр. планирования и маркетинга |
Еженедельно |
Отчет-таблица собственных продаж
Отчет-таблица продаж внешних источников |
Таблица потребностей в товаре |
Нет |
|
| 1Пл_Зак 3 |
4. Ввод в систему прайс-листов поставщиков |
Менеджер отдела закупок |
Ежемесячно |
Прайс-листы поставщиков |
Прайс-листы поставщиков |
Нет |
|
| 1Пл_Зак 4 |
5. Анализ предложений поставщиков и действующих контрактов |
Менеджер отдела закупок |
Ежемесячно и по мере необходимости |
Прайс-листы поставщиков
Таблица потребностей в товаре |
Список поставщиков |
Нет |
|
| 1Пл_Зак 5 |
6. Формирование списка поставщиков с расстановкой приоритетов |
Менеджер отдела закупок |
Ежемесячно и по мере необходимости |
Список поставщиков Контракты действующие |
Список поставщиков с расстановкой приоритетов |
Нет |
|
| 1Пл_Зак 6 |
7. Формирование графика поставок без указания количества |
Менеджер отдела закупок |
Ежемесячно и по мере необходимости |
Список поставщиков с расстановкой приоритетов
Таблица потребностей в товаре |
График поставок |
Нет |
|
| 1Пл_Зак 7 |
8. Формирование плана заявок на месяц |
Менеджер группы логистики |
Ежемесячно и по мере необходимости |
Таблица потребностей в товаре, Запасы на складе, Нормы мин. и макс.кол-ва запасов (в днях), Время товара в пути, График поставок |
План заявок на месяц |
Нет |
|
| 1Пл_Зак 8 |
9. Формирование заказов поставщикам с учетом складских остатков, товара в пути и резервного запаса |
Менеджер группы логистики |
Ежедневно по плану заявок |
План заявок на месяц, График поставок, Прайс-листы поставщиков |
Заказы поставщику |
Нет |
|
| 1Пл_Зак 9 |
10. Расчет затрат на сертификацию |
Менеджер группы логистики |
По мере необходимости |
Заказы поставщику |
Отчет о затратах на сертификацию |
Нет |
|
| 1Пл_Зак 10 |
11. Проверка затрат на соответствие внутрифирменным нормам |
Менеджер группы логистики |
По мере необходимости |
Отчет о затратах на сертификацию
Внутрифирменные нормы |
Отчет о результате сравнения |
Нет |
|
| 1Пл_Зак 11 |
12. Подпись заказа менеджером по логистике, директором ДМ |
Менеджер группы логистики |
Ежедневно |
Заказы поставщику |
Заказы поставщику акцептованные |
Нет |
|
| 1Пл_Зак 12 |
13. Направление заказа в отдел закупок |
Менеджер группы логистики |
Ежедневно |
Заказы поставщику акцептованные |
Заказы поставщику акцептовые |
Нет |
|
| 1Пл_Зак 13 |
14. Направление заказа поставщику |
Менеджер отдела закупок |
Ежедневно |
Заказы поставщику акцептованные |
Заказы поставщику акцептованные |
Нет |
|
13.4. Задание 4. Формирование таблицы описания документов
Все документы, участвующие в бизнес-процессе, отразите в
Таблице описания документов, имеющей следующий формат:
Таблица 13.14.
| Диаграмма и номер операции на диаграмме |
Составляемый документ (исходящий документ) |
Операция |
Кто составляет (исполнитель) |
Как часто |
Документы-основания (входящие документы) |
Реестр, в котором регистрируется документ |
Комментарий |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Примечание. После того, как будут описаны документы, приступают к их разработке в ИС. Формы документов в учебном пособии не представлены, в практической же деятельности создается альбом форм, который является приложением к таблице описания документов.
Выполнение задания 4
Таблица описания документов получается путем переформирования(перестановки столбцов и объединении строк) таблицы описания операций. Особенности таблицы описания документов заключаются в следующем. В Графе 2 не должно быть повторяющихся наименований документов. Если один и тот же документ является исходящим на различных операциях, то он один раз указывается в графе 2 "Составляемый документ", а в графе 3 ему в соответствие ставятся несколько операций. Также по наименованию документа следует объединить записи и в других графах.
В графе 7 указывается наименование реестра, в котором регистрируется создаваемый документ. Наименование реестру присваивается, как правило, по наименованию документа. Например, если документ Заказ, то Реестр заказов; документ прайс-лист, тогда реестр прайс-листов и т.д.
Ниже приведена таблица описания документов бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам".
Таблица 13.15. Документы бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам
| Диаграмма и номер операции на диаграмме |
Составляемый документ (Исходящий документ) |
Операция |
Исполнитель |
Как часто |
Документы-основания (Входящие документы) |
Реестр, в котором регистрируется документ |
Комментарий |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
| 1Пл_Зак 2 |
1. Таблица потребностей в товаре |
Расчет потребностей в товаре |
Менеджер гр. планирования и маркетинга |
Еженедельно |
Отчет-таблица собственных продаж
Отчет-таблица продаж внешних источников |
Реестр статистических отчетов |
|
| 1Пл_Зак 3 |
2. Список поставщиков |
Анализ предложений поставщиков и действующих контрактов |
Менеджер отдела закупок |
Ежемесячно и по мере необходимости |
Прайс-листы поставщиков, Контракты действующие |
Реестр прайс-листов |
|
| 1Пл_Зак 4 |
3. Список поставщиков с расстановкой приоритетов |
Выбор поставщиков |
Менеджер отдела закупок |
Ежемесячно и по мере необходимости |
Список поставщиков |
Нет |
|
| 1Пл_Зак 5 |
4. График поставок |
Формирование графика поставок без указания количества |
Менеджер отдела закупок |
Ежемесячно и по мере необходимости |
Список поставщиков с расстановкой приоритетов
Таблица потребностей в товаре |
Нет |
|
| 1Пл_Зак 6 |
5. План заявок на месяц |
Расчёт необходимого количества закупок с учётом остатка на складе и страхового запаса |
Менеджер группы логистики |
Ежемесячно и по мере необходимости |
Таблица потребностей в товаре, прайс-листы поставщиков, график поставок |
Нет |
|
| 1Пл_Зак 7 |
6. Заказы поставщику |
Формирование заказов поставщикам с учетом складских остатков, товара в пути и резервного запаса |
Менеджер группы логистики |
Ежедневно по плану заявок |
План заявок на месяц, график поставок, прайс-листы поставщиков |
Реестр заказов |
|
| 1Пл_Зак 9.10 |
7. Отчет о затратах на сертификацию |
Расчет затрат на сертификацию
Проверка затрат на непревышение нормы |
Менеджер группы логистики |
По мере необходимости |
Заказы поставщику |
Нет |
|
| 1Пл_Зак 11,12,13 |
8. Заказы поставщику акцептованные |
Подпись заказа менеджером по логистике, директором ДМ
Направление заказа в отдел закупок Направление заказа поставщику |
Менеджер группы логистики |
Ежедневно |
Заказы поставщику
Заказы поставщику акцептованные |
Реестр заказов |
|
