Техники выявления

Записаться

Сегодня мы переходим к третьему модулю лекции 5, в котором продолжим рассматривать аналитические техники, направленные на анализ требований и последующее проектирование информационных решений. От техник, направленных на организацию и фокусировку на выполняемой деятельности, мы последовательно переходим к экспертным техникам, которые помогают упорядочить цели и структурировать необходимую для достижения целей информацию.

Сегодня мы будем обсуждать техники выявления требований. Место этой категории в общем множестве техник промежуточное. Это мост, помогающий связать запланированное с глубиной проработки каждого отдельного требования, которое необходимо для достижения конкретной ценности. Техники выявления помогают выделить основные потребности, синхронизируя их с общим контекстом изменений. Они выявления объединяют этап выявления и сбора требований.

Чтобы лучше ориентироваться в многообразии техник выявления, проведем небольшую классификацию этих техник на основе фокуса их влияния. Первая категория – эксперименты. Использование этих техник не гарантирует достижение какого-то результата и является рисковым, но дает высокие прогнозы на выявление дополнительных данных, которые помогут с более точным анализом и проектированием эффективных информационных решений. К этим техникам относится анализ документов и бенчмаркинг и маркетинговые исследования. Следующая категория техник – коллаборационные техники, направленные на совместную работу. Техники коллаборации могут быть направлены на работу группы лиц, погруженных в контекст изменений. К этим техникам относятся фокус-группы, мозговой штурм, воркшопы, коллаборационные игры. Техники коллаборации могут быть направлены на работу конкретного эксперта, который анализирует и диагностирует какую-то рабочую среду или контекст. К этим техникам относятся наблюдение, интервью и опросы. Ну и последняя категория, о которой мяы планируем сегодня рассказать, – прототипирование. Это техника исследования через создание рабочих прототипов и анализ этих прототипов в каком-то рабочем окружении.

Первая техника, о которой мы будем сегодня говорить, – анализ документов. Эта техника наиболее часто встречается в современной практической деятельности. Анализ документов помогает собирать данные из существующих источников. Затем, очень часто, полученные данные необходимо актуализировать и очистить на предмет устаревших утверждений. Как стартовая площадка для работы и дополнения контекста эта техника очень эффективна и полезна. Она относится к категории экспериментальных. То есть получить гарантированный результат, используя эту технику, не факт, что получится. Анализ документов по своей сути – техника поиска причин, истоков, взаимосвязей и взаимоисключений на основе имеющейся в компании информации. Анализ документов направлен на выявление скрытых источников информации, которая может стать дополнительными требованиями или ограничениями.

Следующая на очереди техника посвящена сравнению – это бенчмаркинг и маркетинговые исследования. Это также экспериментальная техника. Бенчмаркинг представляет собой сравнение с какими-то эталонными характеристиками, а маркетинговые исследования направлены на выявление предпочтений и наиболее желательных характеристик на основе мнений какой-то целевой группы, собранной для обсуждения конкретного вопроса. Эта техника направлена на выявление показателей и характеристик, необходимых для востребованности проводимых изменений. Техника бенчмаркинга и маркетинговых исследований – очень эффективная, но не всегда реализуемая. Использование этой техники предполагает работу с какими-то целевыми показателями, на которые направлены изменения, но собрать такие показатели не всегда возможно. Использование этой техники иногда требует проведения предварительной работы по сбору и анализу данных.

Следующая группа техник, о которой мы будем говорить, – коллаборация, точнее, групповая коллаборация. Техники этой группы основаны на том, что в работу вовлечена группа лиц, которые объединены общими стимулами, мотивами и целями. От каждого члена коллаборационной группы ждут эффективного вклада в общую работу. Это может быть информация, усилия или принятие и разделение общей ответственности. Коллаборационные техники являются очень эффективным, но при этом сложным инструментом достижения согласия, что является целью работы каждой группы.

Первая техника, о которой мы будем говорить, – фокус-группа, которая основана на организационной структуре организации и интересах менеджмента. Для использования этой техники формируется список всех заинтересованных лиц, заинтересованных в изменениях. Группа людей собирается для обсуждения конкретных изменений. Она фокусируется на конкретном вопросе или наборе вопросов. Каждый высказывает свое мнение. При проведении фокус-группы нет задачи прийти к какому-то консенсусу или единогласию – есть задача получить мнения, сфокусированные на какой-то определенной теме. Фокус-группа помогает в глубинном интервьюировании представителей целевой аудитории. Желательно, чтобы участники фокус-группы ранее не принимали в них участие, не были знакомы, но были осведомлены в вопросе обсуждения и имели профессиональный или личный интерес в достижении результатов работы фокус-группы. Фокус-группа формируется вокруг вопросов, собирает и проясняет контекст проблемы или задачи и снимает неопределенности, которые мешают достижению целевого состояния.

Далее поговорим о мозговом штурме. Это метод поиска идей на основе групповой работы, в которой каждый участник имеет возможность высказать свои идеи. Приветствуются все мнения и предложения, даже самые безумные и фантастичные. Чем больше таких мнений и предложений, тем выше шансы того, что мозговой штурм достигнет результатов. Не должно быть критики участников – каждое мнение приветствуется и поощряется. Должно быть сгенерировано как можно больше идей. Развивать чужие идеи поощряется.

Мозговой штурм повышает эффективность совместной работы и сплоченность команды. Таким образом, проводя мозговой штурм, можно достичь интересных результатов. В процессе мозгового штурма можно найти и развить мысли, которые помогут решить важные проблемы и задачи.

Следующий вид техник, о котором я хочу рассказать, – воркшоп, то есть коллективное обучающее мероприятие, участники которого получают новые знания и навыки в процессе динамической групповой работы. Цель этой техники – уточнение требований к продукту. Во время воркшопа участники получают новые навыки и сразу применяют их на практике. Воркшопы часто объединяют в себе теорию и практику, поэтому их участники получают знания уже в процессе работы. Такой подход повышает запоминаемость информации. Это соответствует набирающему популярность рабочему циклу Колба. Участники активно взаимодействуют во время обучения как с экспертом, так и между собой и ищут ответы на интересующие их вопросы.

Следующая на очереди техника – коллаборационные игры (другое ее название – деловые игры). Она позволяет структурировать отношения между участниками в неформальной, близкой к игровой, манере и добиться высокой сплоченности участвующих. Участники делятся на группы, в которых они совместно работают над решением какой-то конкретной задачи. Совместный опыт помогает сблизить людей, лучше понять вопрос и разработать общую модель проблемы или потенциального решения. Ведущий присутствует для прояснения спорных моментов и вопросов. Его участие пассивно, но он отслеживает динамику решения вопроса и помогает группам, проясняя непонятные моменты, возникающие внутри группы.

Следующая категория техник, которую мы будем рассматривать, – индивидуальная коллаборация. Техники этой группы направлены на активное участие эксперта и пассивное участие вовлеченного, от которого требуется информация. Индивидуальная коллаборация предполагает высокую степень участия и подготовки эксперта к работе с интервьюируемым сотрудником.

Индивидуальная коллаборация используется тогда, когда у нас нет большого количества людей, от которых требуется получить информацию, а основная информация сосредоточена в голове узкого круга людей, на которых и будут направлены наши рабочие техники.

Начнем с техники наблюдения, которая направлена на оценку текущего состояния путем наблюдения за предметом изменений. Наблюдение позволяет собрать данные или провалидировать требования, полученные с помощью других техник или источников. Наблюдение помогает в составлении полной картины изменений. Оно всегда фокусируется на каком-то объекте, который выступает поставщиком информации. Работая с этим поставщиком, мы можем подтвердить или изменить имеющиеся у нас данные.

Теперь поговорим о такой технике, как интервью, которая направлена на получение необходимой информации от конкретного лица. Интервью может использоваться для установления связей и укрепления доверия между бизнес-аналитиками и заинтересованными сторонами в целях расширения участия заинтересованных сторон или поддержки предлагаемого решения. Для планирования и проведения интервью требуется значительное время, так как должно быть подготовлено и проведено очень тщательно. Это и является залогом успеха проведения этой техники.

Существует и техника опроса, который может проводиться очно или дистанционно. Структурированное интервью, которое берется четко по плану у конкретной интервьюируемой персоны, может выродиться в опрос. Назначение этой техники – собрать ответы на заранее подготовленные вопросы. Интервью позволяет собрать данные и установить контакты, а опрос позволяет собрать только данные. Возможно, эти данные в последующем потребуется дополнить и расширить.

И последняя категория техник, о которой мы поговорим, – исследования. В этой категории мы рассмотрим одну технику – прототипирование.

Прототипирование используется для выявления и проверки потребностей. Это техника оптимизации пользовательского опыта. Прототипирование используется, чтобы определить пропущенные или неправильно определенные требования путем демонстрации того, как прототип продукта выглядит и как он работает. Прототипы могут создаваться как для демонстрации (одноразовые), так и для развития решения (развиваемые). Подход и технологии в этих двух случаях будут разными, поэтому необходимо заранее выбрать нужный вам способ прототипирования.

Итак, подведем итоги. Техники выявления помогают собрать и проверить информацию, полученную на более ранних стадиях. Техники выявления и сбора требований помогают в извлечении и проверке требований. Эти техники помогают фасилитировать процесс анализа требований. Владение техниками выявления требований помогает сохранять концентрацию на целях анализа требований, проводимого для конкретного предприятия или проекта. На этом все. До следующей встречи!