Project является мощным инструментом, помогающим управлять процессом планирования и выполнения проекта. Работа в Project требует от пользователей знакомства с теорией управления проектами, знания основных терминов и понятий. Общепринятые методики управления проектами, стандарты и ключевые термины содержатся в руководстве по управлению проектами "Project Management Body of Knowledge" (PMBOK), которое, по существу, является сводом профессиональных знаний по управлению проектами. Само понятие "проект" широко используется в повседневной жизни. В теории управления проектами этот термин является ключевым, и в руководстве PMBOK приведено следующее определение: "проект - это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов". При этом термин временное означает, что у любого проекта обязательно есть конкретные начало и завершение. Завершение наступает, когда достигнуты цели проекта. Завершением следует считать также осознание того, что цели проекта не будут или не могут быть достигнуты или исчезла необходимость в проекте.
Проекты могут различаться своими целями, масштабом, протяженностью во времени, сферой деятельности и т.д. Но у всех проектов обязательно определена конкретная цель, и она является уникальной, выделены ресурсы и существуют временные рамки для достижения цели.
Отличие проекта от повседневной операционной деятельности состоит в наличии у проекта уникальной цели и временных ограничений. Повседневные операции выполняются постоянно, имеют повторяющийся характер, в то время как проекты являются временными и уникальными.
Конечные цели проекта и операционной деятельности различаются. Задача проекта – достижение поставленной цели, после чего проект завершается. Операционная деятельность, напротив, обычно служит для обеспечения нормального течения бизнеса. Особенность проекта заключается в том, что он завершается после выполнения поставленных конкретных задач, в то время как операции получают новые цели и продолжают выполняться.
Проекты являются средством организации операций, которые не могут быть проведены в рамках обычной деятельности организации. Таким образом, проекты часто используются в качестве средства выполнения стратегического плана организации.
Под управлением проектом понимается деятельность, направленная на эффективное достижение целей проекта в установленные сроки, в рамках утвержденного бюджета, с заданным качеством.
Управление проектами – это приложение знаний, навыков, инструментов и методов к операциям проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту. Управление проектами выполняется с помощью применения и интеграции процессов управления проектами: инициации, планирования, исполнения, мониторинга и управления, завершения.
В управление проектом входит:
Таким образом, управление проектом состоит в планировании, организации и управлении задачами и ресурсами для достижения цели проекта и контроле стратегии реализации проекта.
План проекта представляет собой модель, описывающую реальный проект в терминах задач, ресурсов, сроков, затрат.
Задача - деятельность, осуществляемая в рамках проекта, для достижения определенного результата. Задачи являются основными блоками, из которых строится любой проект, они представляют работу, которую нужно выполнить для достижения поставленной цели. Во всем проекте набор задач характеризуется их логической последовательностью, а каждая задача - длительностью и требованиями к ресурсам.
Проект, как правило, содержит большое количество задач, поэтому весь набор задач необходимо представить в виде укрупненных групп, логически связанных между собой. Так формируются суммарные задачи (фазы)
Суммарная задача – состоит из нескольких задач. Результат суммарной задачи обобщает (суммирует) результаты задач, входящих в нее. Суммарная задача может содержать в себе как задачи, так и другие суммарные задачи.
Веха – опорная точка, отмечающая важное событие в проекте и используемая для контроля выполнения проекта. Любая задача с нулевой длительностью автоматически отображается как веха. Однако имеется возможность отметить как веху любую задачу с произвольной длительностью. Как правило, веха используется для обозначения окончания основных этапов проекта.
Ресурсы – исполнители, оборудование и материалы, необходимые для выполнения задачи.
Назначение – связь конкретной задачи с ресурсами, выделенными для ее выполнения.
Создание назначений, т.е. назначение ресурсов на задачи, помогает решить ряд проблем планирования:
Трудозатраты – объем работ (в единицах рабочего времени) необходимый ресурсу (исполнителю) для выполнения задачи.
Длительность задачи – время, которое запланировано для работы над задачей.
Трудозатраты отличаются от длительности задачи. Ресурсу может потребоваться 24 часа на выполнение задачи, а длительность задачи – 8 часов. Это означает, что на выполнение данной задачи необходимо назначить не менее трех исполнителей.
После установления списка задач проекта, длительностей задач, необходимо указать, как задачи взаимосвязаны друг с другом, их логическую зависимость.
Зависимости и связи – определяют логику связи одной задачи с другой, показывая, как одна задача влияет на другую. Например, задача №2 начинается только тогда, когда закончится задача №1, или задача №1 и задача №2 начинаются обязательно в одно время.
Проект существует для достижения определенного конкретного результата в рамках временных и бюджетных ограничений. Какое влияние оказывают ограничения на планирование проекта? Временные ограничения могут затрагивать дату начала проекта или дату его окончания, могут существовать временные ограничения на выполнение отдельных задач или привязка задач к конкретным датам; ограничения влияют на выделяемые для проекта ресурсы, на затраты; ограничением являются требования к уровню качества.
Такие важные параметры проекта как содержание проекта, время и стоимость связаны между собой. Изменение значения одного из них вызывает изменение значений двух других. Например, при увеличении объема работ увеличивается стоимость и (или) длительность. Совокупность указанных параметров называют тройным ограничением или проектным треугольником. Это одна из простых моделей, показывающая взаимозависимость характеристик проекта.
Тройное ограничение необходимо учитывать при согласовании разнообразных требований проекта. Качество исполнения проекта зависит от уравновешивания этих трех факторов. Проекты с высоким качеством организации дают требуемый продукт, услугу или результат, соответствующие содержанию проекта, в установленное время, в пределах установленного бюджета.
Процесс планирования в среде Project имеет свою специфику. После того как определены цели проекта, сформулированы основные этапы, определено содержание основных этапов, создается план проекта; далее необходимо ввести и структурировать список задач проекта, для каждой задачи ввести длительность, установить зависимости между задачами; затем, создать список ресурсов: сотрудников, оборудования и материалов, назначить ресурсы на задачи. На основе введенной информации Project создает расписание. Созданное таким образом расписание можно настраивать и оптимизировать.
При первом запуске Project отображается начальный экран программы (рис. 1.1).
(рис 1.1) Окно Project 2013 при первом запуске
Нажав кнопку Начать, можно знакомиться с основными шагами создания проекта. Но можно щелкнуть по ссылке Пропустить заставку (см. рис. 1.1) для того, чтобы сначала изучить основные элементы окна программы.
Следует иметь в виду, что в последующем при запуске Project будет автоматически отображаться список последних открытых файлов и шаблоны для создания проектов (рис. 1.2).
(рис 1.2) Начальный экран Project 2013
Впрочем, при желании можно изменить параметры открытия Project.
Основные элементы интерфейса Project представлены на рис. 1.3.
(рис 1.3) Окно Project
Интерфейс Project 2013 является дальнейшим развитием пользовательского интерфейса, который впервые был использован в выпуске системы Microsoft Office 2007.
Главный элемент пользовательского интерфейса Project 2013 представляет собой ленту, которая идет вдоль верхней части окна (см. рис. 1.3). С помощью ленты можно быстро находить необходимые команды (элементы управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики, флажки и т.п.). Команды упорядочены в логические группы, собранные на вкладках. Удалить ленту невозможно, однако, ее можно скрыть (свернуть). Для скрытия ленты следует щелкнуть по направленной вверх стрелке, расположенной в правом нижнем углу ленты (см. рис. 1.3).
В результате лента будет скрыта, названия вкладок останутся (рис. 1.4).
(рис 1.4) Окно Project со свернутой лентой
Ленту можно свернуть и иначе. Для этого надо щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ленты и в контекстном меню выбрать команду Свернуть ленту.
Чтобы быстро свернуть ленту, можно дважды щелкнуть мышью по названию активной вкладки. При свернутой ленте двойной щелчок по названию вкладки разворачивает ленту. Чтобы свернуть или восстановить ленту, можно также нажать комбинацию клавиш Ctrl + F1.
Для использования ленты в свернутом состоянии необходимо щелкнуть по названию нужной вкладки, а затем выбрать параметр или команду, которую следует использовать. Например, при свернутой ленте можно выделить текст, щелкнуть вкладку Задача и в группе Шрифт выбрать нужный размер шрифта. После выбора размера шрифта лента снова свернется.
Следует обратить внимание, что все действия с лентой производятся в окне текущего документа.
Внешний вид ленты зависит от ширины окна: чем меньше ширина, тем менее подробно отображаются элементы вкладки. Несмотря на скрытие отдельных элементов ленты, все они остаются доступны. Достаточно щелкнуть по стрелке кнопки названия группы, и будут отображены все элементы группы.
По умолчанию в окне отображается семь постоянных вкладок: Файл, Задача, Ресурс, Отчет, Проект, Вид, Формат.
Для перехода к нужной вкладке достаточно щелкнуть по ее названию (имени).
Следует обратить внимание, что вкладка Формат является контекстно-зависимой: ее содержание зависит от типа объекта, с которым производится работа в текущий момент.
Ниже ленты основную часть окна занимает собственно открытый документ – проект.
В Project имеется несколько режимов отображения проектной информации – представлений; они отображают проектную информацию в различных аспектах. По умолчанию, при запуске Project план проекта (в том числе и вновь создаваемого) отображается в комбинированном представлении: в верхней части окна Временная шкала и в основной части окна Диаграмма Ганта. Отображение представления Временная шкала управляется соответствующим флажком группы Комбинированный режим вкладки Вид.
Для перехода к другому представлению в основной части окна необходимо щелкнуть по стрелке кнопки Диаграмма Ганта группы Вид, расположенной в левой части вкладки Задача и в появившемся меню выбрать нужное представление (рис. 1.5).
(рис 1.5) Выбор представления проекта
В меню отображены не все возможные представления. Для перехода к полному списку представлений в меню (см. рис. 1.5) следует выбрать команду Другие представления, после чего будет отображено соответствующее диалоговое окно (рис. 1.6).
(рис 1.6) Выбор произвольного представления
В этом окне можно не только применять существующие (встроенные) представления, но и настраивать их, создавать собственные или копировать представления из других проектов.
Для выбора встроенных представлений можно использовать также элементы групп Представление задач и Представление ресурсов вкладки Вид.
В нижней части окна расположена строка состояния (см. рис. 1.3). В левой части строки состояния отображается установленный режим планирования новых задач проекта (АВТОМАТИЧЕСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ или ПЛАНИРОВАНИЕ ВРУЧНУЮ), в правой части – ярлыки выбора наиболее часто используемых представлений, а также регулятор масштаба отображения диаграмм, сетевого графика и других подобных элементов.
Во многих представлениях, например, Диаграмма Ганта, Использование задач, Использование ресурсов и др., окно разделено по вертикали на две части. Границу между частями окна можно перетаскивать при нажатой левой кнопке мыши (рис. 1.7).
(рис 1.7) Перетаскивание границы между частями окна
Почти во всех представлениях информация о задачах, ресурсах и назначениях представлена в табличном виде. Можно выбрать таблицу, которая будет отображаться в окне.
(рис 1.8) Выбор таблицы для представления
В списке отображены не все возможные таблицы. Для перехода к полному списку таблиц в меню (см. рис. 1.8) следует выбрать команду Другие таблицы, после чего будет отображено соответствующее диалоговое окно (рис. 1.9).
(рис 1.9) Выбор произвольной таблицы для представления
В окне сначала с помощью соответствующих переключателей следует выбрать тип таблицы (задачи или ресурсы), а затем конкретную таблицу. Кроме того, в этом окне можно настраивать существующие таблицы, копировать таблицы из других проектов или создавать собственные.
Каждая таблица каждого представление имеет набор столбцов (полей), установленный по умолчанию.
В представление можно добавлять новые столбцы и скрывать существующие.
Для добавления нового столбца необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца, на место которого добавляется новый, и в контекстном меню выбрать команду Вставить столбец. Можно также выделить любую ячейку в столбце, на место которого добавляется новый, и на вкладке Формат в группе Столбцы нажать кнопку Вставить столбец.
В появившемся списке доступных столбцов (рис. 1.8) следует выбрать нужный.
(рис 1.10) Добавление столбца
Чтобы удалить (скрыть) ненужный столбец, достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши по его заголовку и в контекстном меню выбрать команду Скрыть столбец.
Ширину столбца можно произвольно изменять перетаскиванием правой границы его заголовка мышью при нажатой левой кнопке.
Если два раза щелкнуть левой кнопкой мыши по правой границе заголовка столбца, будет произведен автоподбор ширины по максимальной ячейке этого столбца.
Заголовок столбца не обязательно тождественен имени поля, данные которого он отображает. Для изменения заготовка столбца следует щелкнуть правой кнопкой мыши по любой его ячейке и в контекстном меню выбрать команду Параметры поля. Можно также выделить произвольную ячейку столбца и на вкладке Формат в группе Столбцы нажать кнопку Параметры столбцов и в появившемся меню выбрать команду Параметры поля. В любом случае появится соответствующее диалоговое окно (рис. 1.9).
(рис 1.11) Настройка параметров столбца
Тест заголовка вводится в соответствующем поле окна (см. рис. 1.9). Если поле Текст заголовка оставить пустым, в таблице в качестве заголовка столбца отображается имя поля. Если же ввести какой-либо текст, то он отображается в таблице в качестве заголовка столбца, но имя поля можно будет увидеть во всплывающей подсказке при наведении указателя мыши на заголовок (рис. 1.10).
(рис 1.12) Отображение имени поля
В общем случае заголовок столбца может быть, в принципе, любым. Чаще всего заголовок изменяют с целью сокращения ширины столбца или повышения наглядности представления данных. Но во избежание возможной путаницы, не стоит злоупотреблять этой возможностью.
Кроме того, в окне Параметры поля (см. рис. 1.9) можно с помощью счетчика Ширина установить требуемое значение, а нажатием кнопки Автоширина – подобрать ширину столбца по его наибольшей ячейке.
С помощью раскрывающегося списка Имя поля можно заменить поле, отображающееся в столбце.
Последовательность столбцов в таблице можно изменить. Проще всего это сделать перетаскиванием столбца.
(рис 1.13) Отображение указателя мыши при перетаскивании столбца Измененную таблицу можно сохранить как новую таблицу для того, чтобы она была доступна в других представлениях и/или других проектах. Для этого необходимо в меню кнопки Таблицы (см. рис. 1.8) выбрать команду Сохранить поля как новую таблицу, а затем в появившемся диалоговом окне ввести имя таблицы.
Многие представления содержат шкалу времени. Если временная шкала не отображается, необходимо правой кнопкой мыши щелкнуть в пустом месте той части окна, где она должна отображаться, и в контекстном меню выбрать команду Показать временную шкалу.
Шкалу времени можно настроить для отображения больших или меньших временных промежутков — от часов до годов. Для этого используют элементы группы Масштаб вкладки Вид, а также регулятор строки состояния (рис. 1.14).
(рис 1.14) Элементы для настройка шкалы времени
Размер шкалы времени в любой момент работы над проектом можно изменять кнопками Увеличить (+) и Уменьшить (–), а также перетаскиванием бегунка регулятора масштаба в строке состояния (см. рис. 1.14).
Воспользовавшись раскрывающимся списком Шкала времени (рис. 1.15), можно установить желаемую цену деления шкалы (от часов до лет).
(рис 1.15) Выбор цены деления шкалы времени
Если нажать кнопку Изменить масштаб для всего проекта (см. рис. 1.14), размер шкалы времени будет установлен таким образом, чтобы на ней отображался весь проект. Цена деления в этом случае будет подобрана автоматически. Аналогично, если нажать кнопку Изменить масштаб для выбранных задач (см. рис. 1.14), размер шкалы времени будет установлен таким образом, чтобы на ней отображались одна или несколько одновременно выделенных задач проекта. И в этом случае цена деления в этом случае будет подобрана автоматически.
Можно установить произвольный размер шкалы времени. Для этого следует нажать кнопку Масштаб (см. рис. 1.14) и в меню этой кнопки выбрать команду Масштаб. В появившемся диалоговом окне (рис. 1.16) можно установить переключатель требуемого размера шкалы (1 неделя, 2 недели и т.д.) или установить переключатель Другой, в раскрывающемся списке выбрать единицу измерения (дней, недель и т.д.) и в рядом расположенном поле ввести число этих единиц измерения.
(рис 1.16) Установка произвольного размера шкалы времени
Для получения дополнительных возможностей настройки шкалы времени необходимо в раскрывающемся списке Шкала времени (см. рис. 1.15) выбрать команду Шкала времени, после чего будет отображено соответствующее диалоговое окно (рис. 1.17).
(рис 1.17) Настройка шкалы времени
Диалоговое окно имеет три вкладки для раздельной настройки всех уровней шкалы времени и одну вкладку для настройки особенностей отображения нерабочего времени.
По умолчанию шкала времени содержит два уровня (средний и нижний). Количество отображаемых уровней устанавливается в раскрывающемся списке Отображать (см. рис. 1.17). Параметры каждого уровня можно настраивать независимо друг от друга в соответствующих вкладках. Можно, например, выбрать единицы измерения, установленные на шкале, вид подписей и их выравнивание.
Все результаты настройки будут отображены в разделе окна Образец (см. рис. 1.17).
Как правило, проект в окне Project отображается в единственном представлении.
В любой момент и при использовании любого представления может быть также отображено представление Временная шкала. Для этого достаточно на вкладке Вид в группе Комбинированный режим установить соответствующий флажок. Представление Временная шкала всегда отображается в верхней части окна.
Можно разделить представление, чтобы просматривать два типа данных. Например, в представлениях, отображающих задачи, можно просмотреть информацию о каждой задаче. Аналогично, в представлениях, отображающих ресурсы, можно просмотреть информацию о каждом ресурсе.
Для этого достаточно на вкладке Вид в группе Комбинированный режим установить флажок Детали (рис. 1.18).
(рис 1.18) Отображение информации о задаче в представлении Диаграмма Ганта
В нижней части окна отображается информация о задаче или ресурсе, выделенных в верхней части окна.
Можно получить еще более подробную информацию о задаче. Для этого надо на вкладке Задача в группе Свойства нажать кнопку Отобразить сведения о задаче.
Вместо информации об объекте в нижней части окна можно отобразить другое представление проекта. Для этого следует выбрать это представление в раскрывающемся списке Детали (см. рис. 1.18). Например, можно установить комбинацию представлений Диаграмма Ганта и Лист ресурсов (рис. 1.19).
(рис 1.19) Комбинация представлений
Верхнее представление всегда является активным и определяет содержание нижнего представления. Нижнее представление обычно показывает подробные сведения о задачах, ресурсах или назначениях, выбранных в верхнем представлении.
Не всякие представления можно объединять в одном окне. В этом случае появится информационное сообщение, в котором надо нажать кнопку ОК.
Представления в верхней и нижней части окна можно изменять независимо друг от друга. Можно выбирать и другие представления отдельно в верхней и нижней части окна.
Чтобы убрать разделение, необходимо дважды щелкнуть по двойной линии между верхним и нижним представлениями.
Файлы Project 2013 имеют такое же расширение (.mpp), как и файлы предыдущих версий. При открытии файлов предыдущих версий не возникает никаких проблем. При попытке сохранения файлов предыдущих версий Project появляется окно запроса (рис. 1.20), в котором можно выбрать формат сохраняемого файла.
(рис 1.20) Запрос на выбор формата файла при сохранении (два окна одновременно показаны условно)
При сохранении файлов проекта следует рекомендовать присваивать им содержательные имена, поскольку оно будет фигурировать во многих автоматически создаваемых формах.
С помощью некоторых настроек в окне Параметры Project можно облегчить и упростить работу с файлами. Для отображения окна необходимо на вкладке Файл выбрать команду Параметры.
Для того чтобы при запуске Project не отображался начальный экран, а создавался новый пустой документ, необходимо в окне Параметры Project выбрать категорию Общие и в разделе Параметры запуска снять флажок Показывать начальный экран при запуске этого приложения.
При постоянной работе с одним и тем же проектом можно сделать так, чтобы файл этого проекта автоматически открывался при запуске Project. Для этого необходимо в окне Параметры Project выбрать категорию Дополнительно и в разделе Общие установить флажок Открывать последний файл при запуске.
В Project есть традиционная для многих программ возможность отмены выполненных действий и возврата отмененных.
Следует обратить внимание на следующие особенности отмены действий в Project.
Отменяются действия во всех открытых проектах. Например при работе в проекте А было выполнено 5 действий, потом было выполнено 5 действий при работе в проекте Б, затем в проекте А было выполнено еще 2 действия. В данной ситуации при работе с проектом А при попытке отмены 5 последних действий будут отмены 2 действия в проекта А и 3 действия в проекте Б.
При сохранении любого файла открытого проекта возможность отмены выполненных действий аннулируется во всех открытых проектах. Следует отметить, что и после автосохранения файла проекта отменять выполненные действия невозможно.
По умолчанию установлена возможность отмены 20 последних действий. Для изменения этого числа необходимо в окне Параметры Project выбрать категорию Дополнительно и в разделе Общие установить нужное значение в счетчике Уровни отмены. Максимально возможное число отменяемых действий – 99.
К числу действий с проектом Project относит не только действительные его изменения (редактирование, оформление и др.), но и выбор того или иного представления, изменение параметров шкалы времени и т.п. Это может существенно уменьшить возможное количество отменяемых содержательных действий. Например, в проекте была удалена запись о задаче, а после этого 10 раз выбирались представления, и 10 раз изменялись параметры шкалы времени. Если установлена возможность отмены 20 последних действий (по умолчанию), то удаление задачи в этой ситуации отменить будет невозможно.
Project является мощным инструментом, помогающим управлять процессом планирования и выполнения проекта. Работа в Project требует от пользователей знакомства с теорией управления проектами, знания основных терминов и понятий. Общепринятые методики управления проектами, стандарты и ключевые термины содержатся в руководстве по управлению проектами "Project Management Body of Knowledge" (PMBOK), которое, по существу, является сводом профессиональных знаний по управлению проектами. Само понятие "проект" широко используется в повседневной жизни. В теории управления проектами этот термин является ключевым, и в руководстве PMBOK приведено следующее определение: "проект - это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов". При этом термин временное означает, что у любого проекта обязательно есть конкретные начало и завершение. Завершение наступает, когда достигнуты цели проекта. Завершением следует считать также осознание того, что цели проекта не будут или не могут быть достигнуты или исчезла необходимость в проекте.
Проекты могут различаться своими целями, масштабом, протяженностью во времени, сферой деятельности и т.д. Но у всех проектов обязательно определена конкретная цель, и она является уникальной, выделены ресурсы и существуют временные рамки для достижения цели.
Отличие проекта от повседневной операционной деятельности состоит в наличии у проекта уникальной цели и временных ограничений. Повседневные операции выполняются постоянно, имеют повторяющийся характер, в то время как проекты являются временными и уникальными.
Конечные цели проекта и операционной деятельности различаются. Задача проекта – достижение поставленной цели, после чего проект завершается. Операционная деятельность, напротив, обычно служит для обеспечения нормального течения бизнеса. Особенность проекта заключается в том, что он завершается после выполнения поставленных конкретных задач, в то время как операции получают новые цели и продолжают выполняться.
Проекты являются средством организации операций, которые не могут быть проведены в рамках обычной деятельности организации. Таким образом, проекты часто используются в качестве средства выполнения стратегического плана организации.
Под управлением проектом понимается деятельность, направленная на эффективное достижение целей проекта в установленные сроки, в рамках утвержденного бюджета, с заданным качеством.
Управление проектами – это приложение знаний, навыков, инструментов и методов к операциям проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту. Управление проектами выполняется с помощью применения и интеграции процессов управления проектами: инициации, планирования, исполнения, мониторинга и управления, завершения.
В управление проектом входит:
Таким образом, управление проектом состоит в планировании, организации и управлении задачами и ресурсами для достижения цели проекта и контроле стратегии реализации проекта.
План проекта представляет собой модель, описывающую реальный проект в терминах задач, ресурсов, сроков, затрат.
Задача - деятельность, осуществляемая в рамках проекта, для достижения определенного результата. Задачи являются основными блоками, из которых строится любой проект, они представляют работу, которую нужно выполнить для достижения поставленной цели. Во всем проекте набор задач характеризуется их логической последовательностью, а каждая задача - длительностью и требованиями к ресурсам.
Проект, как правило, содержит большое количество задач, поэтому весь набор задач необходимо представить в виде укрупненных групп, логически связанных между собой. Так формируются суммарные задачи (фазы)
Суммарная задача – состоит из нескольких задач. Результат суммарной задачи обобщает (суммирует) результаты задач, входящих в нее. Суммарная задача может содержать в себе как задачи, так и другие суммарные задачи.
Веха – опорная точка, отмечающая важное событие в проекте и используемая для контроля выполнения проекта. Любая задача с нулевой длительностью автоматически отображается как веха. Однако имеется возможность отметить как веху любую задачу с произвольной длительностью. Как правило, веха используется для обозначения окончания основных этапов проекта.
Ресурсы – исполнители, оборудование и материалы, необходимые для выполнения задачи.
Назначение – связь конкретной задачи с ресурсами, выделенными для ее выполнения.
Создание назначений, т.е. назначение ресурсов на задачи, помогает решить ряд проблем планирования:
Трудозатраты – объем работ (в единицах рабочего времени) необходимый ресурсу (исполнителю) для выполнения задачи.
Длительность задачи – время, которое запланировано для работы над задачей.
Трудозатраты отличаются от длительности задачи. Ресурсу может потребоваться 24 часа на выполнение задачи, а длительность задачи – 8 часов. Это означает, что на выполнение данной задачи необходимо назначить не менее трех исполнителей.
После установления списка задач проекта, длительностей задач, необходимо указать, как задачи взаимосвязаны друг с другом, их логическую зависимость.
Зависимости и связи – определяют логику связи одной задачи с другой, показывая, как одна задача влияет на другую. Например, задача №2 начинается только тогда, когда закончится задача №1, или задача №1 и задача №2 начинаются обязательно в одно время.
Проект существует для достижения определенного конкретного результата в рамках временных и бюджетных ограничений. Какое влияние оказывают ограничения на планирование проекта? Временные ограничения могут затрагивать дату начала проекта или дату его окончания, могут существовать временные ограничения на выполнение отдельных задач или привязка задач к конкретным датам; ограничения влияют на выделяемые для проекта ресурсы, на затраты; ограничением являются требования к уровню качества.
Такие важные параметры проекта как содержание проекта, время и стоимость связаны между собой. Изменение значения одного из них вызывает изменение значений двух других. Например, при увеличении объема работ увеличивается стоимость и (или) длительность. Совокупность указанных параметров называют тройным ограничением или проектным треугольником. Это одна из простых моделей, показывающая взаимозависимость характеристик проекта.
Тройное ограничение необходимо учитывать при согласовании разнообразных требований проекта. Качество исполнения проекта зависит от уравновешивания этих трех факторов. Проекты с высоким качеством организации дают требуемый продукт, услугу или результат, соответствующие содержанию проекта, в установленное время, в пределах установленного бюджета.
Процесс планирования в среде Project имеет свою специфику. После того как определены цели проекта, сформулированы основные этапы, определено содержание основных этапов, создается план проекта; далее необходимо ввести и структурировать список задач проекта, для каждой задачи ввести длительность, установить зависимости между задачами; затем, создать список ресурсов: сотрудников, оборудования и материалов, назначить ресурсы на задачи. На основе введенной информации Project создает расписание. Созданное таким образом расписание можно настраивать и оптимизировать.
При первом запуске Project отображается начальный экран программы (рис. 1.1).
(рис 1.1) Окно Project 2013 при первом запуске
Нажав кнопку Начать, можно знакомиться с основными шагами создания проекта. Но можно щелкнуть по ссылке Пропустить заставку (см. рис. 1.1) для того, чтобы сначала изучить основные элементы окна программы.
Следует иметь в виду, что в последующем при запуске Project будет автоматически отображаться список последних открытых файлов и шаблоны для создания проектов (рис. 1.2).
(рис 1.2) Начальный экран Project 2013
Впрочем, при желании можно изменить параметры открытия Project.
Основные элементы интерфейса Project представлены на рис. 1.3.
(рис 1.3) Окно Project
Интерфейс Project 2013 является дальнейшим развитием пользовательского интерфейса, который впервые был использован в выпуске системы Microsoft Office 2007.
Главный элемент пользовательского интерфейса Project 2013 представляет собой ленту, которая идет вдоль верхней части окна (см. рис. 1.3). С помощью ленты можно быстро находить необходимые команды (элементы управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики, флажки и т.п.). Команды упорядочены в логические группы, собранные на вкладках. Удалить ленту невозможно, однако, ее можно скрыть (свернуть). Для скрытия ленты следует щелкнуть по направленной вверх стрелке, расположенной в правом нижнем углу ленты (см. рис. 1.3).
В результате лента будет скрыта, названия вкладок останутся (рис. 1.4).
(рис 1.4) Окно Project со свернутой лентой
Ленту можно свернуть и иначе. Для этого надо щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ленты и в контекстном меню выбрать команду Свернуть ленту.
Чтобы быстро свернуть ленту, можно дважды щелкнуть мышью по названию активной вкладки. При свернутой ленте двойной щелчок по названию вкладки разворачивает ленту. Чтобы свернуть или восстановить ленту, можно также нажать комбинацию клавиш Ctrl + F1.
Для использования ленты в свернутом состоянии необходимо щелкнуть по названию нужной вкладки, а затем выбрать параметр или команду, которую следует использовать. Например, при свернутой ленте можно выделить текст, щелкнуть вкладку Задача и в группе Шрифт выбрать нужный размер шрифта. После выбора размера шрифта лента снова свернется.
Следует обратить внимание, что все действия с лентой производятся в окне текущего документа.
Внешний вид ленты зависит от ширины окна: чем меньше ширина, тем менее подробно отображаются элементы вкладки. Несмотря на скрытие отдельных элементов ленты, все они остаются доступны. Достаточно щелкнуть по стрелке кнопки названия группы, и будут отображены все элементы группы.
По умолчанию в окне отображается семь постоянных вкладок: Файл, Задача, Ресурс, Отчет, Проект, Вид, Формат.
Для перехода к нужной вкладке достаточно щелкнуть по ее названию (имени).
Следует обратить внимание, что вкладка Формат является контекстно-зависимой: ее содержание зависит от типа объекта, с которым производится работа в текущий момент.
Ниже ленты основную часть окна занимает собственно открытый документ – проект.
В Project имеется несколько режимов отображения проектной информации – представлений; они отображают проектную информацию в различных аспектах. По умолчанию, при запуске Project план проекта (в том числе и вновь создаваемого) отображается в комбинированном представлении: в верхней части окна Временная шкала и в основной части окна Диаграмма Ганта. Отображение представления Временная шкала управляется соответствующим флажком группы Комбинированный режим вкладки Вид.
Для перехода к другому представлению в основной части окна необходимо щелкнуть по стрелке кнопки Диаграмма Ганта группы Вид, расположенной в левой части вкладки Задача и в появившемся меню выбрать нужное представление (рис. 1.5).
(рис 1.5) Выбор представления проекта
В меню отображены не все возможные представления. Для перехода к полному списку представлений в меню (см. рис. 1.5) следует выбрать команду Другие представления, после чего будет отображено соответствующее диалоговое окно (рис. 1.6).
(рис 1.6) Выбор произвольного представления
В этом окне можно не только применять существующие (встроенные) представления, но и настраивать их, создавать собственные или копировать представления из других проектов.
Для выбора встроенных представлений можно использовать также элементы групп Представление задач и Представление ресурсов вкладки Вид.
В нижней части окна расположена строка состояния (см. рис. 1.3). В левой части строки состояния отображается установленный режим планирования новых задач проекта (АВТОМАТИЧЕСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ или ПЛАНИРОВАНИЕ ВРУЧНУЮ), в правой части – ярлыки выбора наиболее часто используемых представлений, а также регулятор масштаба отображения диаграмм, сетевого графика и других подобных элементов.
Во многих представлениях, например, Диаграмма Ганта, Использование задач, Использование ресурсов и др., окно разделено по вертикали на две части. Границу между частями окна можно перетаскивать при нажатой левой кнопке мыши (рис. 1.7).
(рис 1.7) Перетаскивание границы между частями окна
Почти во всех представлениях информация о задачах, ресурсах и назначениях представлена в табличном виде. Можно выбрать таблицу, которая будет отображаться в окне.
(рис 1.8) Выбор таблицы для представления
В списке отображены не все возможные таблицы. Для перехода к полному списку таблиц в меню (см. рис. 1.8) следует выбрать команду Другие таблицы, после чего будет отображено соответствующее диалоговое окно (рис. 1.9).
(рис 1.9) Выбор произвольной таблицы для представления
В окне сначала с помощью соответствующих переключателей следует выбрать тип таблицы (задачи или ресурсы), а затем конкретную таблицу. Кроме того, в этом окне можно настраивать существующие таблицы, копировать таблицы из других проектов или создавать собственные.
Каждая таблица каждого представление имеет набор столбцов (полей), установленный по умолчанию.
В представление можно добавлять новые столбцы и скрывать существующие.
Для добавления нового столбца необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца, на место которого добавляется новый, и в контекстном меню выбрать команду Вставить столбец. Можно также выделить любую ячейку в столбце, на место которого добавляется новый, и на вкладке Формат в группе Столбцы нажать кнопку Вставить столбец.
В появившемся списке доступных столбцов (рис. 1.8) следует выбрать нужный.
(рис 1.10) Добавление столбца
Чтобы удалить (скрыть) ненужный столбец, достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши по его заголовку и в контекстном меню выбрать команду Скрыть столбец.
Ширину столбца можно произвольно изменять перетаскиванием правой границы его заголовка мышью при нажатой левой кнопке.
Если два раза щелкнуть левой кнопкой мыши по правой границе заголовка столбца, будет произведен автоподбор ширины по максимальной ячейке этого столбца.
Заголовок столбца не обязательно тождественен имени поля, данные которого он отображает. Для изменения заготовка столбца следует щелкнуть правой кнопкой мыши по любой его ячейке и в контекстном меню выбрать команду Параметры поля. Можно также выделить произвольную ячейку столбца и на вкладке Формат в группе Столбцы нажать кнопку Параметры столбцов и в появившемся меню выбрать команду Параметры поля. В любом случае появится соответствующее диалоговое окно (рис. 1.9).
(рис 1.11) Настройка параметров столбца
Тест заголовка вводится в соответствующем поле окна (см. рис. 1.9). Если поле Текст заголовка оставить пустым, в таблице в качестве заголовка столбца отображается имя поля. Если же ввести какой-либо текст, то он отображается в таблице в качестве заголовка столбца, но имя поля можно будет увидеть во всплывающей подсказке при наведении указателя мыши на заголовок (рис. 1.10).
(рис 1.12) Отображение имени поля
В общем случае заголовок столбца может быть, в принципе, любым. Чаще всего заголовок изменяют с целью сокращения ширины столбца или повышения наглядности представления данных. Но во избежание возможной путаницы, не стоит злоупотреблять этой возможностью.
Кроме того, в окне Параметры поля (см. рис. 1.9) можно с помощью счетчика Ширина установить требуемое значение, а нажатием кнопки Автоширина – подобрать ширину столбца по его наибольшей ячейке.
С помощью раскрывающегося списка Имя поля можно заменить поле, отображающееся в столбце.
Последовательность столбцов в таблице можно изменить. Проще всего это сделать перетаскиванием столбца.
(рис 1.13) Отображение указателя мыши при перетаскивании столбца Измененную таблицу можно сохранить как новую таблицу для того, чтобы она была доступна в других представлениях и/или других проектах. Для этого необходимо в меню кнопки Таблицы (см. рис. 1.8) выбрать команду Сохранить поля как новую таблицу, а затем в появившемся диалоговом окне ввести имя таблицы.
Многие представления содержат шкалу времени. Если временная шкала не отображается, необходимо правой кнопкой мыши щелкнуть в пустом месте той части окна, где она должна отображаться, и в контекстном меню выбрать команду Показать временную шкалу.
Шкалу времени можно настроить для отображения больших или меньших временных промежутков — от часов до годов. Для этого используют элементы группы Масштаб вкладки Вид, а также регулятор строки состояния (рис. 1.14).
(рис 1.14) Элементы для настройка шкалы времени
Размер шкалы времени в любой момент работы над проектом можно изменять кнопками Увеличить (+) и Уменьшить (–), а также перетаскиванием бегунка регулятора масштаба в строке состояния (см. рис. 1.14).
Воспользовавшись раскрывающимся списком Шкала времени (рис. 1.15), можно установить желаемую цену деления шкалы (от часов до лет).
(рис 1.15) Выбор цены деления шкалы времени
Если нажать кнопку Изменить масштаб для всего проекта (см. рис. 1.14), размер шкалы времени будет установлен таким образом, чтобы на ней отображался весь проект. Цена деления в этом случае будет подобрана автоматически. Аналогично, если нажать кнопку Изменить масштаб для выбранных задач (см. рис. 1.14), размер шкалы времени будет установлен таким образом, чтобы на ней отображались одна или несколько одновременно выделенных задач проекта. И в этом случае цена деления в этом случае будет подобрана автоматически.
Можно установить произвольный размер шкалы времени. Для этого следует нажать кнопку Масштаб (см. рис. 1.14) и в меню этой кнопки выбрать команду Масштаб. В появившемся диалоговом окне (рис. 1.16) можно установить переключатель требуемого размера шкалы (1 неделя, 2 недели и т.д.) или установить переключатель Другой, в раскрывающемся списке выбрать единицу измерения (дней, недель и т.д.) и в рядом расположенном поле ввести число этих единиц измерения.
(рис 1.16) Установка произвольного размера шкалы времени
Для получения дополнительных возможностей настройки шкалы времени необходимо в раскрывающемся списке Шкала времени (см. рис. 1.15) выбрать команду Шкала времени, после чего будет отображено соответствующее диалоговое окно (рис. 1.17).
(рис 1.17) Настройка шкалы времени
Диалоговое окно имеет три вкладки для раздельной настройки всех уровней шкалы времени и одну вкладку для настройки особенностей отображения нерабочего времени.
По умолчанию шкала времени содержит два уровня (средний и нижний). Количество отображаемых уровней устанавливается в раскрывающемся списке Отображать (см. рис. 1.17). Параметры каждого уровня можно настраивать независимо друг от друга в соответствующих вкладках. Можно, например, выбрать единицы измерения, установленные на шкале, вид подписей и их выравнивание.
Все результаты настройки будут отображены в разделе окна Образец (см. рис. 1.17).
Как правило, проект в окне Project отображается в единственном представлении.
В любой момент и при использовании любого представления может быть также отображено представление Временная шкала. Для этого достаточно на вкладке Вид в группе Комбинированный режим установить соответствующий флажок. Представление Временная шкала всегда отображается в верхней части окна.
Можно разделить представление, чтобы просматривать два типа данных. Например, в представлениях, отображающих задачи, можно просмотреть информацию о каждой задаче. Аналогично, в представлениях, отображающих ресурсы, можно просмотреть информацию о каждом ресурсе.
Для этого достаточно на вкладке Вид в группе Комбинированный режим установить флажок Детали (рис. 1.18).
(рис 1.18) Отображение информации о задаче в представлении Диаграмма Ганта
В нижней части окна отображается информация о задаче или ресурсе, выделенных в верхней части окна.
Можно получить еще более подробную информацию о задаче. Для этого надо на вкладке Задача в группе Свойства нажать кнопку Отобразить сведения о задаче.
Вместо информации об объекте в нижней части окна можно отобразить другое представление проекта. Для этого следует выбрать это представление в раскрывающемся списке Детали (см. рис. 1.18). Например, можно установить комбинацию представлений Диаграмма Ганта и Лист ресурсов (рис. 1.19).
(рис 1.19) Комбинация представлений
Верхнее представление всегда является активным и определяет содержание нижнего представления. Нижнее представление обычно показывает подробные сведения о задачах, ресурсах или назначениях, выбранных в верхнем представлении.
Не всякие представления можно объединять в одном окне. В этом случае появится информационное сообщение, в котором надо нажать кнопку ОК.
Представления в верхней и нижней части окна можно изменять независимо друг от друга. Можно выбирать и другие представления отдельно в верхней и нижней части окна.
Чтобы убрать разделение, необходимо дважды щелкнуть по двойной линии между верхним и нижним представлениями.
Файлы Project 2013 имеют такое же расширение (.mpp), как и файлы предыдущих версий. При открытии файлов предыдущих версий не возникает никаких проблем. При попытке сохранения файлов предыдущих версий Project появляется окно запроса (рис. 1.20), в котором можно выбрать формат сохраняемого файла.
(рис 1.20) Запрос на выбор формата файла при сохранении (два окна одновременно показаны условно)
При сохранении файлов проекта следует рекомендовать присваивать им содержательные имена, поскольку оно будет фигурировать во многих автоматически создаваемых формах.
С помощью некоторых настроек в окне Параметры Project можно облегчить и упростить работу с файлами. Для отображения окна необходимо на вкладке Файл выбрать команду Параметры.
Для того чтобы при запуске Project не отображался начальный экран, а создавался новый пустой документ, необходимо в окне Параметры Project выбрать категорию Общие и в разделе Параметры запуска снять флажок Показывать начальный экран при запуске этого приложения.
При постоянной работе с одним и тем же проектом можно сделать так, чтобы файл этого проекта автоматически открывался при запуске Project. Для этого необходимо в окне Параметры Project выбрать категорию Дополнительно и в разделе Общие установить флажок Открывать последний файл при запуске.
В Project есть традиционная для многих программ возможность отмены выполненных действий и возврата отмененных.
Следует обратить внимание на следующие особенности отмены действий в Project.
Отменяются действия во всех открытых проектах. Например при работе в проекте А было выполнено 5 действий, потом было выполнено 5 действий при работе в проекте Б, затем в проекте А было выполнено еще 2 действия. В данной ситуации при работе с проектом А при попытке отмены 5 последних действий будут отмены 2 действия в проекта А и 3 действия в проекте Б.
При сохранении любого файла открытого проекта возможность отмены выполненных действий аннулируется во всех открытых проектах. Следует отметить, что и после автосохранения файла проекта отменять выполненные действия невозможно.
По умолчанию установлена возможность отмены 20 последних действий. Для изменения этого числа необходимо в окне Параметры Project выбрать категорию Дополнительно и в разделе Общие установить нужное значение в счетчике Уровни отмены. Максимально возможное число отменяемых действий – 99.
К числу действий с проектом Project относит не только действительные его изменения (редактирование, оформление и др.), но и выбор того или иного представления, изменение параметров шкалы времени и т.п. Это может существенно уменьшить возможное количество отменяемых содержательных действий. Например, в проекте была удалена запись о задаче, а после этого 10 раз выбирались представления, и 10 раз изменялись параметры шкалы времени. Если установлена возможность отмены 20 последних действий (по умолчанию), то удаление задачи в этой ситуации отменить будет невозможно.
Для получения официальных документов о завершении программы дополнительного профессионального образования (удостоверения о повышении квалификации, дипломов о профессиональной переподготовке и MBA) необходимо предоставить:
Внимание! Вы можете не заказывать доставку бумажной версии официального документы, а скачать его в электронном виде и распечатать самостоятельно. Информация о выданном документе в течение 1 месяца загружается в Федеральную информационную систему «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении» - ФИС ФРДО.
Доступ на новый сайт осуществляется с использованием адреса электронной почты, который был указан вами при регистрации на "старом". Мы постарались перенести все ваши данные с прежнего ресурса, однако не исключена вероятность потери части информации.
При возникновении проблемы со входом, воспользуйтесь функцией сброса пароля
Если вы обнаружите несоответствия, пожалуйста, сообщите нам.