Под маршрутизацией документов принято понимать процесс передачи документа от одного пользователя к другому с контролем сроков и состояний документа. Любой комплекс работ над документом с момента его создания и до передачи в архив предприятия является маршрутом документа. Маршрут представляет собой последовательность этапов. Каждый этап маршрута - это некоторая работа, выполняемая пользователем (или несколькими пользователями параллельно) в отношении данного документа. Рассматривая маршрут как последовательность этапов, его можно разделить на некоторые логически связанные группы этапов. Такие группы называют стадиями. Стадии бывают двух видов: рабочие и завершающие.
Рабочие стадии - это те стадии, на которых ведется активный процесс работы над документом или передачи этого документа от одного пользователя другому. Например, разработка, утверждение или проведение испытаний.
Завершающие стадии - это те стадии, на которых документ находится в пассивном состоянии и может изменяться только по принятым на предприятии процедурам внесения изменений. Например, хранение документа в архиве предприятия или передача документации заказчику.
Для того чтобы описать основные принципы перехода документа от одной стадии к другой, в системе T-FLEX DOCs введено понятие схема маршрутизации. На схеме в графическом представлении, аналогичном блок-схемам, изображаются правила перехода от одной стадии к другой, возврат документа на предыдущие стадии и т.д.
Маршрут может быть как ). Схемы создаются из заранее зарегистрированного набора стадий.
(рис 2.1) Схема маршрутизацииДеление стадий явно отражается на схеме маршрутизации. Стадии, требующие от исполнителя утверждающей или отказывающей подписи, изображаются на схеме в виде ромба с одним "входом" и двумя "выходами" (Да и Нет, рис 2.2), а требующие от исполнителя только подтверждения о завершении его работы изображаются прямоугольниками с одним "входом" и одним "выходом" (рис 2.3).
(рис 2.3) Стадия согласования(рис 2.2) Стадия разработкиПри использовании механизмов маршрутизации T-FLEX DOCs необходимо помнить следующее.
Создадим и рассмотрим движение документа по маршруту, представленному в приложении.
Документ, для которого создается маршрут, следует вызвать на Рабочий стол из Хранилища. Для этого после загрузки T-FLEX DOCs в окне Хранилище выбрать в своей папке объект (документ) для маршрутизации и командой контекстного меню "Показать на рабочем столе" поместить на Рабочий стол.
Для создания маршрута выбрать из контекстного меню документа команду "Маршрут/Создать":
| Контекстное меню | Текстовое меню | Пиктограмма |
|---|---|---|
| Маршрут|Создать | Редактор маршрутов|Маршруты документов|Новый |  |
В появившемся окне ) необходимо задать его параметры: наименование и схему маршрутизации. Если создаваемый маршрут строится по схеме маршрутизации (рис 2.1), то, установив флаг ).
(рис 2.5) Окно "Свойства маршрута документа"(рис 2.4) Окно "Выбор схемы маршрутизации"Если для создаваемого маршрута не требуется схема, то достаточно ввести наименование маршрута.
Для создания этапов маршрута используется команда "Добавить этап":
| Контекстное меню | Текстовое меню | Пиктограмма |
|---|---|---|
| Добавить этап | Редактор маршрутов|Маршруты документов|Добавить этап |  |
При этом Мастер создания нового этапа открывает окно ), в котором необходимо из предложенного списка назначить исполнителей данного этапа и тексты заданий для каждого из исполнителей. Список исполнителей вводится администратором.
(рис 2.6) Окно "Задания для исполнителей этого этапа"При нажатии кнопки ), в котором для исполнителя (бригады) данного этапа составляется задание согласно варианту. При выборе исполнителя открывается окно ), в котором выбирается исполнитель этапа. Выбор исполнителей осуществляется в соответствии с вариантом задания или по указанию преподавателя.
(рис 2.8) Задание для исполнителя(рис 2.7) Выбор пользователяЗатем вводится текст задания, подпись и нажимается кнопка ) можно назначить задания нескольким исполнителям.
Нажатием кнопки ) открывается вторая страница ), а также папку в своем проекте для размещения документа после завершения его обработки.
(рис 2.9) Окно "Создание нового этапа маршрута"При нажатии кнопки ). На ней необходимо составить список пользователей, которым будут отправлены почтовые сообщения при завершении работы на данном этапе.
При нажатии кнопки ), где в соответствии с вариантом задания указываются пользователи и тексты уведомлений. На этом создание этапа завершается. Аналогичным образом можно задать последующие этапы.
(рис 2.11) Окно "Рассылка автоуведомлений о завершении этапа"(рис 2.10) Окно "Автоуведомление"Изменение последовательности этапов выполняется следующими командами:
| Контекстное меню | Текстовое меню | Пиктограмма |
|---|---|---|
| Исполнять этап раньше | Редактор маршрутов|Маршруты документов|Исполнять этап раньше |  |
| Исполнять этап позже | Редактор маршрутов|Маршруты документов|Исполнять этап позже |  |
Для удаления этапа применяется команда:
| Контекстное меню | Текстовое меню | Пиктограмма |
|---|---|---|
| Удалить этап | Редактор маршрутов|Маршруты документов|Удалить этап |  |
Для удаления маршрута документа можно воспользоваться командой:
| Контекстное меню | Текстовое меню | Пиктограмма |
|---|---|---|
| Редактор маршрутов|Маршруты документов|Удалить |  |
Формирование маршрута завершается командой:
| Контекстное меню | Текстовое меню | Пиктограмма |
|---|---|---|
| Редактор маршрутов|Маршруты документов|Маршрут готов к использованию |  |
Для запуска маршрута в окне "Рабочий стол" следует щелкнуть на документе правой кнопкой мыши и выбрать "Маршрут/Запустить".
Просмотр пройденной части маршрута для любого выбранного объекта может производиться прямо из окна проекта, в котором находится нужный объект. В правой части окна проекта имеется страница ). Если документ движется по маршруту, то на странице "Маршрут" можно найти всю информацию о том, как документ проходит или проходил этапы этого маршрута. Перемещая курсор по пройденным этапам маршрута, можно видеть и последовательность смены стадий на протяжении всей исполненной части маршрута. При необходимости редактирования маршрут должен быть приостановлен.
(рис 2.12) Страница "Маршрут"После запуска маршрута к каждому из исполнителей этапов будут поступать задания. На рабочей панели ) Операционного центра системы T-FLEX DOCs автоматически отображается
(рис 2.13) Рабочая панель "Задания"Статус задания отображается пиктограммами:
| задание находится на исполнении |  ; |
| работа приостановлена |  ; |
| работа не начата |  ; |
| задание должно быть выполнено сегодня |  . |
После завершения задания необходимо выполнить команду:
| Контекстное меню | Текстовое меню | Пиктограмма |
|---|---|---|
| Работа завершена! | Задания|Работа завершена! |  |
Переход на следующий этап осуществится только после того, как все исполнители этого этапа завершат свою работу. Работа с остальными заданиями производится аналогично.
Извещение об изменениях - специальный объект, имеющий все свойства и особенности документа, но используемый для автоматической регистрации изменений, вносимых в документ, внутрь которого вставлено данное извещение. При помощи извещения регистрируются все изменения в документах, находящихся в завершающей стадии, а также те изменения, которые пользователь считает необходимым зарегистрировать.
Извещение об изменениях представляет собой документ, имеющий ряд специальных параметров. Все они характерны для бумажных извещений и задаются при помощи страницы ).
Обязательным параметром извещения об изменениях является параметр "Извещение". Заполнение остальных параметров целесообразно для того, чтобы иметь возможность производить поиск извещений по их специальным параметрам.
(рис 2.14) Окно "Свойства извещения об изменениях"При разработке извещения об изменениях требуется создать типовой маршрут для них командой:
| Контекстное меню | Текстовое меню | Пиктограмма |
|---|---|---|
| Редактор маршрутов|Типовые маршруты |  |
Далее все действия аналогичны п. 2.1 за исключением выбора стандартной схемы ). Для выбора этой схемы требуется установить флаг ).
В окне ) необходимо задать наименование маршрута, установить флаг (рис 2.15) открыть окно ).
На каждой из трех стадий (рис 2.16) должно быть задано требуемое количество этапов. Для этого в левой половине окна щелчком левой кнопки мыши выделить создаваемую стадию и в правой половине окна задать для нее этапы, воспользовавшись контекстным меню.
(рис 2.16) Создание этаповПосле того как извещение создано, прошло утверждение и сдано на хранение выполняется редактирование документа. Завершение внесения изменений осуществляется командой:
| Контекстное меню | Текстовое меню | Пиктограмма |
|---|---|---|
| Завершить внесение изменений | Объекты | Завершить внесение изменений |
После изменения документ сохраняется в том же месте. Для любого объекта (архива, проекта, сборки и т.д.) имеется возможность просмотра списка извещений об изменениях, связанных с этим документом, а также записей в его Журнале изменений. Для просмотра совершенных изменений необходимо правой кнопкой мыши в окне ).
(рис 2.17) Окно "Свойства документа"
Под маршрутизацией документов принято понимать процесс передачи документа от одного пользователя к другому с контролем сроков и состояний документа. Любой комплекс работ над документом с момента его создания и до передачи в архив предприятия является маршрутом документа. Маршрут представляет собой последовательность этапов. Каждый этап маршрута - это некоторая работа, выполняемая пользователем (или несколькими пользователями параллельно) в отношении данного документа. Рассматривая маршрут как последовательность этапов, его можно разделить на некоторые логически связанные группы этапов. Такие группы называют стадиями. Стадии бывают двух видов: рабочие и завершающие.
Рабочие стадии - это те стадии, на которых ведется активный процесс работы над документом или передачи этого документа от одного пользователя другому. Например, разработка, утверждение или проведение испытаний.
Завершающие стадии - это те стадии, на которых документ находится в пассивном состоянии и может изменяться только по принятым на предприятии процедурам внесения изменений. Например, хранение документа в архиве предприятия или передача документации заказчику.
Для того чтобы описать основные принципы перехода документа от одной стадии к другой, в системе T-FLEX DOCs введено понятие схема маршрутизации. На схеме в графическом представлении, аналогичном блок-схемам, изображаются правила перехода от одной стадии к другой, возврат документа на предыдущие стадии и т.д.
Маршрут может быть как ). Схемы создаются из заранее зарегистрированного набора стадий.
(рис 2.1) Схема маршрутизацииДеление стадий явно отражается на схеме маршрутизации. Стадии, требующие от исполнителя утверждающей или отказывающей подписи, изображаются на схеме в виде ромба с одним "входом" и двумя "выходами" (Да и Нет, рис 2.2), а требующие от исполнителя только подтверждения о завершении его работы изображаются прямоугольниками с одним "входом" и одним "выходом" (рис 2.3).
(рис 2.3) Стадия согласования(рис 2.2) Стадия разработкиПри использовании механизмов маршрутизации T-FLEX DOCs необходимо помнить следующее.
Создадим и рассмотрим движение документа по маршруту, представленному в приложении.
Документ, для которого создается маршрут, следует вызвать на Рабочий стол из Хранилища. Для этого после загрузки T-FLEX DOCs в окне Хранилище выбрать в своей папке объект (документ) для маршрутизации и командой контекстного меню "Показать на рабочем столе" поместить на Рабочий стол.
Для создания маршрута выбрать из контекстного меню документа команду "Маршрут/Создать":
| Контекстное меню | Текстовое меню | Пиктограмма |
|---|---|---|
| Маршрут|Создать | Редактор маршрутов|Маршруты документов|Новый | |
В появившемся окне ) необходимо задать его параметры: наименование и схему маршрутизации. Если создаваемый маршрут строится по схеме маршрутизации (рис 2.1), то, установив флаг ).
(рис 2.5) Окно "Свойства маршрута документа"(рис 2.4) Окно "Выбор схемы маршрутизации"Если для создаваемого маршрута не требуется схема, то достаточно ввести наименование маршрута.
Для создания этапов маршрута используется команда "Добавить этап":
| Контекстное меню | Текстовое меню | Пиктограмма |
|---|---|---|
| Добавить этап | Редактор маршрутов|Маршруты документов|Добавить этап | |
При этом Мастер создания нового этапа открывает окно ), в котором необходимо из предложенного списка назначить исполнителей данного этапа и тексты заданий для каждого из исполнителей. Список исполнителей вводится администратором.
(рис 2.6) Окно "Задания для исполнителей этого этапа"При нажатии кнопки ), в котором для исполнителя (бригады) данного этапа составляется задание согласно варианту. При выборе исполнителя открывается окно ), в котором выбирается исполнитель этапа. Выбор исполнителей осуществляется в соответствии с вариантом задания или по указанию преподавателя.
(рис 2.8) Задание для исполнителя(рис 2.7) Выбор пользователяЗатем вводится текст задания, подпись и нажимается кнопка ) можно назначить задания нескольким исполнителям.
Нажатием кнопки ) открывается вторая страница ), а также папку в своем проекте для размещения документа после завершения его обработки.
(рис 2.9) Окно "Создание нового этапа маршрута"При нажатии кнопки ). На ней необходимо составить список пользователей, которым будут отправлены почтовые сообщения при завершении работы на данном этапе.
При нажатии кнопки ), где в соответствии с вариантом задания указываются пользователи и тексты уведомлений. На этом создание этапа завершается. Аналогичным образом можно задать последующие этапы.
(рис 2.11) Окно "Рассылка автоуведомлений о завершении этапа"(рис 2.10) Окно "Автоуведомление"Изменение последовательности этапов выполняется следующими командами:
| Контекстное меню | Текстовое меню | Пиктограмма |
|---|---|---|
| Исполнять этап раньше | Редактор маршрутов|Маршруты документов|Исполнять этап раньше | |
| Исполнять этап позже | Редактор маршрутов|Маршруты документов|Исполнять этап позже | |
Для удаления этапа применяется команда:
| Контекстное меню | Текстовое меню | Пиктограмма |
|---|---|---|
| Удалить этап | Редактор маршрутов|Маршруты документов|Удалить этап | |
Для удаления маршрута документа можно воспользоваться командой:
| Контекстное меню | Текстовое меню | Пиктограмма |
|---|---|---|
| Редактор маршрутов|Маршруты документов|Удалить | |
Формирование маршрута завершается командой:
| Контекстное меню | Текстовое меню | Пиктограмма |
|---|---|---|
| Редактор маршрутов|Маршруты документов|Маршрут готов к использованию | |
Для запуска маршрута в окне "Рабочий стол" следует щелкнуть на документе правой кнопкой мыши и выбрать "Маршрут/Запустить".
Просмотр пройденной части маршрута для любого выбранного объекта может производиться прямо из окна проекта, в котором находится нужный объект. В правой части окна проекта имеется страница ). Если документ движется по маршруту, то на странице "Маршрут" можно найти всю информацию о том, как документ проходит или проходил этапы этого маршрута. Перемещая курсор по пройденным этапам маршрута, можно видеть и последовательность смены стадий на протяжении всей исполненной части маршрута. При необходимости редактирования маршрут должен быть приостановлен.
(рис 2.12) Страница "Маршрут"После запуска маршрута к каждому из исполнителей этапов будут поступать задания. На рабочей панели ) Операционного центра системы T-FLEX DOCs автоматически отображается
(рис 2.13) Рабочая панель "Задания"Статус задания отображается пиктограммами:
| задание находится на исполнении | ; |
| работа приостановлена | ; |
| работа не начата | ; |
| задание должно быть выполнено сегодня | . |
После завершения задания необходимо выполнить команду:
| Контекстное меню | Текстовое меню | Пиктограмма |
|---|---|---|
| Работа завершена! | Задания|Работа завершена! | |
Переход на следующий этап осуществится только после того, как все исполнители этого этапа завершат свою работу. Работа с остальными заданиями производится аналогично.
Извещение об изменениях - специальный объект, имеющий все свойства и особенности документа, но используемый для автоматической регистрации изменений, вносимых в документ, внутрь которого вставлено данное извещение. При помощи извещения регистрируются все изменения в документах, находящихся в завершающей стадии, а также те изменения, которые пользователь считает необходимым зарегистрировать.
Извещение об изменениях представляет собой документ, имеющий ряд специальных параметров. Все они характерны для бумажных извещений и задаются при помощи страницы ).
Обязательным параметром извещения об изменениях является параметр "Извещение". Заполнение остальных параметров целесообразно для того, чтобы иметь возможность производить поиск извещений по их специальным параметрам.
(рис 2.14) Окно "Свойства извещения об изменениях"При разработке извещения об изменениях требуется создать типовой маршрут для них командой:
| Контекстное меню | Текстовое меню | Пиктограмма |
|---|---|---|
| Редактор маршрутов|Типовые маршруты | |
Далее все действия аналогичны п. 2.1 за исключением выбора стандартной схемы ). Для выбора этой схемы требуется установить флаг ).
В окне ) необходимо задать наименование маршрута, установить флаг (рис 2.15) открыть окно ).
На каждой из трех стадий (рис 2.16) должно быть задано требуемое количество этапов. Для этого в левой половине окна щелчком левой кнопки мыши выделить создаваемую стадию и в правой половине окна задать для нее этапы, воспользовавшись контекстным меню.
(рис 2.16) Создание этаповПосле того как извещение создано, прошло утверждение и сдано на хранение выполняется редактирование документа. Завершение внесения изменений осуществляется командой:
| Контекстное меню | Текстовое меню | Пиктограмма |
|---|---|---|
| Завершить внесение изменений | Объекты | Завершить внесение изменений |
После изменения документ сохраняется в том же месте. Для любого объекта (архива, проекта, сборки и т.д.) имеется возможность просмотра списка извещений об изменениях, связанных с этим документом, а также записей в его Журнале изменений. Для просмотра совершенных изменений необходимо правой кнопкой мыши в окне ).
(рис 2.17) Окно "Свойства документа"
Для получения официальных документов о завершении программы дополнительного профессионального образования (удостоверения о повышении квалификации, дипломов о профессиональной переподготовке и MBA) необходимо предоставить:
Внимание! Вы можете не заказывать доставку бумажной версии официального документы, а скачать его в электронном виде и распечатать самостоятельно. Информация о выданном документе в течение 1 месяца загружается в Федеральную информационную систему «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении» - ФИС ФРДО.
Доступ на новый сайт осуществляется с использованием адреса электронной почты, который был указан вами при регистрации на "старом". Мы постарались перенести все ваши данные с прежнего ресурса, однако не исключена вероятность потери части информации.
При возникновении проблемы со входом, воспользуйтесь функцией сброса пароля
Если вы обнаружите несоответствия, пожалуйста, сообщите нам.