Процессный подход предполагает, что деятельность предприятия можно представить в виде множества выполняющихся бизнес-процессов. Он эффективен для предприятий, в производственной деятельности которых происходит многократное повторение одних и тех же цепочек действий, совершаемых различными исполнителями. Такими предприятиями является большинство офисных компаний, занимающихся различными видами работ с документами, например, таких как банки, страховые, инвестиционные компании, консалтинговые компании, издательства. Также использование процессного подхода эффективно на предприятиях, деятельность которых описывается детальными регламентами, например, в органах государственного управления. В литературе используется около ста различных определений понятия бизнес-процесс. Большинство определений предполагает наличие у бизнес-процесса графической схемы, на которой расположены узлы и переходы (стрелочки). По переходам перемещаются точки управления. Появление точки управления в узле определенного вида соответствует выполнению действия в производственной деятельности предприятия. Переходы на схеме бизнес-процесса, а также узлы, предназначенные для разветвлений и слияний точек управления, располагаются таким образом, чтобы учитываемые в бизнес-процессе действия выполнялись скоординировано и в правильном порядке. Процессный подход не предполагает обязательную автоматизацию предприятия. Бизнес-процессы могут быть двух видов: Бизнес-процессы для аналитического моделирования деятельности предприятия и исполнимые бизнес-процессы. Бизнес-процессы для аналитического моделирования фактически представляют собой специальный язык общения менеджеров, бизнес-аналитиков и руководителей предприятий и используются для выработки и объяснения базовых решений по организации бизнеса предприятия. Их задача - обеспечить восприятие и понимание этих решений людьми, поэтому они не содержат деталей. Как правило, они ограничиваются описанием только часто используемых последовательностей действий, не содержащих каких-либо отклонений. Описанные в них последовательности действий не предназначены для реального исполнения. Исполнимые бизнес-процессы, напротив, предполагают перемещение точек управления по схеме бизнес-процесса в компьютерной среде в точном соответствии с выполняемыми на предприятии действиями. Реализуют такие компьютерные среды - системы управления бизнес-процессами. Далее будем называть их - СУБП. Фактически СУБП раздают задания исполнителем в соответствии с перемещением точек управления по схеме бизнес-процесса и контролируют выполнение этих заданий.
Исторически процессный подход сначала включал в себя только бизнес-процессы для аналитического моделирования. В рамках этого подхода проводилось выделение бизнес-процессов предприятия, анализ выделенных бизнес-процессов и генерировались предложения по повышению эффективности бизнеса путем изменения бизнес-процессов. Далее на предприятии производилось внедрение измененных бизнес-процессов. Происходило оно, как правило, достаточно долго и сложно, - через изменение должностных инструкций, организационной структуры, прямые указания руководителей. Появление исполнимых бизнес-процессов принесло процессному подходу много новых преимуществ. Основные из них - это:
В настоящее время происходит активное внедрение СУБП как в бизнесе, так и в государственных организациях. Поэтому возникла потребность обучения студентов как экономических специальностей, так и специальностей, связанных с информационными технологиями, процессному подходу и работе с СУБП.
В настоящем курсе рассматриваются исполнимые бизнес-процессы. В курсе приведены определение и основные характеристики исполнимых бизнес-процессов, описаны системы управления бизнес-процессами и их основные компоненты. Изложены основы разработки бизнес-процессов предприятия. Предполагается что в рамках настоящего курса студенты изучат теорию исполнимых бизнес-процессов, основные компоненты типичных СУБП, познакомятся с графической нотацией описания бизнес-процессов, получат практический опыт разработки и исполнения бизнес-процессов. Описание основных элементов систем управления бизнес-процессами дано на примере онлайн версии системы RunaWFE Professional, которая допускает бесплатное использование.
Современный взгляд на процессное управление предполагает разнесение управления по нескольким уровням.
На первом уровне рассматривается общее стратегическое управление предприятием. На этом уровне используются бизнес-процессы для аналитического моделирования. Задача бизнес-процессов данного уровня - формирование общих представлений об основных бизнес-процессах предприятия и обмен этими представлениями между управленцами. Этот уровень не предполагает реальное исполнение разработанных бизнес-процессов. На первом уровне удобно изображать бизнес-процессы в графических нотациях IDEF0, IDEF3, DFD, EPC, и родственных им. Также на этом уровне можно использовать некоторые конструкции нотации BPMN 2.0. В качестве программных средств для работы с бизнес-процессами на первом уровне можно использовать, например, такие программы, как Business Studio, Microsoft Visio или ARIS.
Описать последовательности действий в бизнес-процессах первого уровня можно и просто в виде текста, такие описания называются - текстовые регламенты. Однако визуальную информацию люди воспринимает существенно быстрее и легче, чем текстовые описания. Поэтому наибольшее распространение получили именно графические представления моделируемых бизнес-процессов.
На первом уровне процессного управления также используются средства имитационного моделирования. Этот класс программ не предусматривает реального исполнения бизнес-процессов предприятия в компьютерной среде. Системы имитационного моделирования содержат настраиваемую статистическую модель бизнес-процессов организации. Задавая различные параметры этой модели и многократно "проигрывая" бизнес-процессы на условных автоматических пользователях, можно получить значения различных показателей деятельности и таким образом прогнозировать изменение определенных показателей предприятия в будущем в зависимости от тех или иных изменений в бизнес-процессах. Если статистическая модель построена правильно, то имитационное моделирование может быть средством определения оптимальных параметров бизнес-процессов.
На следующем уровне стратегические бизнес-процессы предприятия переводятся в исполнимые бизнес-процессы. На этом уровне схемы бизнес-процессов принято изображать в нотациях BPMN, UML (Диаграмма деятельности) и родственных им. На втором уровне текущая деятельность предприятия представляется в виде множества выполняющихся экземпляров бизнес-процессов. На этом уровне используются СУБП. Основная задача данных систем - раздавать задания исполнителям и контролировать их выполнение. Вместе с заданием исполнителю передается требующаяся для его выполнения информация. Последовательность заданий определяется схемой бизнес-процесса, которую можно разработать и в дальнейшем быстро модифицировать при помощи графического дизайнера. Эта схема похожа на блок-схему алгоритма. По схеме перемещаются точки управления. В определенных узлах схемы генерируются задания исполнителям.
Есть определенное сходство между исполнимым бизнес-процессом и компьютерной программой. В основе и исполнимого бизнес-процесса и компьютерной программы лежат алгоритмы. Для компьютерных программ, так же как для бизнес-процессов для аналитического моделирования, существуют графические нотации (Например, диаграмма классов UML), которые программисты и программные архитекторы используют для объяснения различных программных и архитектурных решений. Однако, сами компьютерные программы пока еще не разрабатываются в форме графических объектов, они в основном пишутся в виде текстов на языках программирования. В чем ситуация для исполнимых бизнес-процессов отличается от компьютерных программ? В отличие от компьютерной программы, команды которой выполняет компьютер, часть действий бизнес-процесса выполняют люди. Они делают это существенно дольше компьютера, поэтому экземпляры бизнес-процессов выполняется относительно долго, их состояние меняется медленно. Более того, в отличие от компьютерной программы, во время выполнения бизнес-процессов менеджмент предприятия может заметно влиять на их выполнение, например, увеличивать или уменьшать количество работников, выполняющих те, или иные действия.
Поэтому руководителям и менеджерам предприятия важно быстро понимать, в каком состоянии находятся исполняющиеся экземпляры бизнес-процессов предприятия. Такое понимание дает графическая схема бизнес-процесса с нанесенными на нее текущими положениями точек управления, а также пройденными этими точками маршрутами с момента запуска экземпляра бизнес-процесса. Для компьютерных программ такие диаграммы в большинстве случаев смысла не имеют, т.к. скорость перемещения точек управления будет существенно превышать пределы человеческих возможностей по их отслеживанию.
Третий уровень соответствует бизнес-объектам предприятия. Состояние всего предприятия на текущий момент времени определяется состоянием всех бизнес-объектов. Процессный подход предполагает, что состояния бизнес-объектов изменяются экземплярами бизнес-процессов второго уровня при выполнении соответствующих заданий.
Использование процессного подхода на первом уровне приводит к появлению единого для всех менеджеров предприятия языка описания бизнес-процессов, основанного на графических диаграммах. После того как сотрудники предприятия освоят этот язык, они смогут быстро читать существующие бизнес-процессы, обсуждать их особенности, предлагать различные изменения. После проведения обследования предприятия, выявления повторяющихся последовательностей действий и группировки их в бизнес-процессы первого уровня становится возможным проводить анализ выделенных бизнес-процессов, выявлять и исправлять неудачные решения, оптимизировать узкие места и критические участки. Если же деятельность предприятия не формализована, бизнес-процессы не описаны, то улучшение и оптимизацию управления проводить сложно.
Использование исполнимых бизнес-процессов дает следующие преимущества:
Рассмотрим эти преимущества более подробно.
Раньше (до появления исполнимых бизнес-процессов) выполнение бизнес-процессов в организациях производилось косвенным образом: через изменение должностных инструкций, организационной структуры предприятия и т.п. Однако степень автоматизации современных предприятий позволяет реализовывать прямое выполнение бизнес-процессов в компьютерной среде. В этом случае на предприятии появляется аналог производственного конвейера, от которого можно получить увеличение производительности труда, сравнимое с тем, которое было получено от внедрения конвейера на производстве. Повышение производительности труда достигается вследствие того, что данный механизм позволяет исключить из действий сотрудников рутинные операции, неэффективные процедуры, связанные с поиском и передачей информации, существенно повысить скорость взаимодействия сотрудников. Работники выполняют поступившие задачи, не отвлекаясь на:
Все необходимое для выполнения задания возникает на экране компьютера. Последовательность выполнения элементов работ определяется схемой бизнес-процесса. В узлах схемы СУБП раздает задания исполнителям и контролирует их выполнение.
Использование исполнимых бизнес-процессов также позволяет оперативно перестраивать бизнес-процессы организации. Во многих случаях исполнителей заданий можно даже не информировать об изменении бизнес-процесса, так как это не отразится на характере их работы. То есть, получается легче и быстрее изменять выполнение процессов. Таким образом предприятие может более эффективно реагировать на изменение внутренних или внешних условий.
На современном российском предприятии, как правило, уже эксплуатируется несколько разнородных автоматизированных систем, которые участвуют в каких-либо бизнес-процессах предприятия. Так как бизнес-процессы пронизывают все предприятие, в процессе исполнения им приходится взаимодействовать со всеми автоматизированными системами. Таким образом задача внедрения СУБП оказывается частным случаем задачи интеграции компьютерных приложений масштаба предприятия. Иными словами, при внедрении СУБП на предприятии должны появиться приложения, обеспечивающие ее интеграцию с уже имеющимися системами.
СУБП является центральной частью современных систем масштаба предприятия. Если в корпоративной информационной системе (КИС) отсутствует СУБП, то логика бизнес-процессов оказывается рассеянной по различным элементам системы - базам данных, отдельным приложениям и т. д., такие системы сложно сопровождать и развивать дальше.
На предприятиях с устойчивыми повторяющимися цепочками операций внедрение, настройка и сопровождение систем на основе СУБП оказывается быстрее и дешевле традиционной автоматизации, при которой для различных задач и подразделений разрабатываются отдельные компоненты приложения. СУБП позволяют:
Понизить стоимость разработки за счет:
При традиционной разработке решение описывается дважды: один раз при помощи текста, включенного в техническое задание или технический проект, второй раз - в виде программного кода. Процессный подход позволяет описать решение только один раз, в виде исполнимого бизнес-процесса и таким образом снизить затраты на автоматизацию.
Эти преимущества (быстрее, дешевле, легче в поддержке и сопровождении) совпадают c преимуществами парадигмы объектно-ориентированного программирования по сравнению с почти вытесненной ей из практики парадигмой процедурного программирования. По аналогии автоматизацию на основе исполнимых бизнес-процессов можно интерпретировать как новую парадигму высокоуровневого программирования и ожидать существенного увеличения масштабов ее использования по сравнению с традиционной автоматизацией.
Эволюция развития СУБП привела к использованию в современных системах таких понятий, как определение бизнес-процесса и экземпляр бизнес-процесса. Иногда определение бизнес-процесса также называют шаблоном бизнес-процесса. Определение бизнес-процесса содержит схему бизнес-процесса, роли бизнес-процесса, правила назначения исполнителей на роли. Во время выполнения экземпляра бизнес-процесса по схеме перемещаются точки управления. Проще всего представлять себе точки управления и их перемещения по аналогии с перемещением фишек в настольной игре.
Также определение бизнес-процесса содержит описание структур хранения данных. Во время выполнения экземпляра бизнес-процесса в этих структурах находятся конкретные данные. Еще в современных СУБП определение бизнес-процесса содержит описание средств взаимодействия бизнес-процесса с исполнителем задания. Обычно это графическая форма для взаимодействия с пользователем, или программный интерфейс для взаимодействия с информационной системой. Еще одним элементом определения бизнес-процесса являются бизнес-правила, которые используются для выбора конкретного пути дальнейшего движения точки управления в точках разветвления маршрутов.
Для каждого определения бизнес-процесса можно создавать и запускать на выполнение экземпляры этого бизнес-процесса. Отличия определения от экземпляра бизнес-процесса соответствуют отличию типа переменной от экземпляра переменной традиционного языка программирования. То есть, если определение бизнес-процесса содержит схему бизнес-процесса, типы данных, названия ролей, то в выполняющемся экземпляре бизнес-процесса на схеме находятся перемещающиеся точки управления, на роли назначаются конкретные исполнители, экземпляр бизнес-процесса содержит конкретные данные, типы которых соответствуют типам данных в определении бизнес-процесса. Также в экземплярах бизнес-процесса на роли назначаются конкретные исполнители заданий.
Бизнес-процессы, которые могут быть исполнены в компьютерной среде, необходимо достаточно строго определить формально, чтобы их легко можно было переводить в представление, понимаемое компьютером. Для этого удобно использовать математические понятия.
Дадим формальное определение исполнимого бизнес-процесса, основу которого составляют идеи С. Яблонского и С. Бусслера:
Исполнимый бизнес-процесс определяется при помощи задания следующих перспектив (точек зрения или слоев/уровней рассмотрения):
control-flow perspective)data perspective)resource perspective)operational perspective)Рассмотрим подробно уровни формального определения исполнимого бизнес-процесса. При этом в качестве примера будем использовать бизнес-процесс "Оплата счета поставщика". С его помощью постараемся пояснить все перспективы формального определения бизнес-процесса.
Перспектива потока управления соответствует схеме бизнес-процесса. Схема представляет собой множество узлов, соединенных между собой ориентированными переходами (линиями со стрелочками). В выполняющемся экземпляре бизнес-процесса по переходам (в направлениях, указанных стрелочками) перемещаются точки управления (указатели на активные узлы схемы экземпляра бизнес-процесса).
Узлы схемы бизнес-процесса могут быть различных видов. Есть начальные узлы - узлы, в которых при запуске экземпляра бизнес-процесса создаются точки управления. Есть узлы, в которых точки управления удаляются. Узлы "шлюзы" соответствуют делению-слиянию точек управления или выбору перехода, по которому точка управления будет перемещена дальше. Одними из наиболее важных узлов схемы бизнес-процесса являются узлы-действия. В момент прихода точки управления в узел-действие СУБП генерирует задание связанному с этим узлом-действием исполнителю (сотруднику или информационной системе) и ждет ответа (сообщения, что работа выполнена). После ответа исполнителя точка управления перемещается по исходящему из узла-действия переходу к следующему узлу бизнес-процесса. Существуют узлы-подпроцессы, после прихода точки управления в которые СУБП запускает экземпляр другого бизнес-процесса в качестве подпроцесса текущего бизнес-процесса.
Поясним поведение наиболее часто используемых узлов, а также приведем их графические изображения в нотации BPMN.
Узел "начало" соответствует точке начала исполнения бизнес-процесса. У него нет входящих переходов и есть (один или более) исходящий переход. В момент запуска экземпляра бизнес-процесса в узел помещается точка управления, которая тут же выходит из него по исходящему переходу. В нотации BPMN обозначается "тонкой" окружностью (Рис. 1.1 а).
Узел "завершение потока" должен иметь (один или более) входящий переход и не иметь ни одного исходящего. При попадании точки управления в этот узел она удаляется. Экземпляр бизнес-процесса, в котором не осталось ни одной точки управления, считается завершившимся. В бизнес-процессе может существовать несколько узлов "завершение потока". В нотации BPMN обозначается "жирной" окружностью ( Рис. 1.1, б ).
Узел "окончание" соответствует точке окончания исполнения экземпляра бизнес-процесса. Узел "окончание" должен иметь один или более входящих переходов и ни одного исходящего перехода. При приходе точки управления в узел "окончание" удаляются все точки управления в экземпляре бизнес-процесса и во всех его подпроцессах. В бизнес-процессе может существовать несколько узлов "Окончание". Обозначается черным кругом внутри окружности (Рис. 1.1, в ).
Узел "действие" генерирует задание исполнителю, обозначается прямоугольником со скругленными углами, в центре которого пишется имя узла (Рис. 1.1, г )
Узел "исключающий шлюз" может иметь несколько входящих и несколько исходящих переходов. Для каждой пришедшей в него точки управления выбирается, по какому из исходящих переходов она будет перемещена далее. Обозначается ромбом, в котором изображен "крестик" (Рис. 1.2, а ).
Узел "параллельный шлюз" обозначается ромбом, в котором изображен "плюс" (Рис. 2.2, б ). Может иметь несколько входящих и несколько исходящих переходов. Для каждого входящего перехода пришедшая по нему в параллельный шлюз точка управления "ждет" прихода точке управления по всем другим входящим переходам. Если по всем входящим переходам в узел пришла точка управления, то все эти точки управления удаляются, а на каждом исходящем переходе генерируется точка управления, которая перемещается в следующий узел.
Бизнес-процесс "Оплата счета поставщика" использует следующие бизнес-правила в узлах типа "исключающий шлюз":
На данной схеме может находиться только одна точка управления. Рассмотрим еще один пример, в котором происходит увеличение количества точек управления. Пример соответствует этапу оформления очередного отпуска сотрудника предприятия (рисунок 1.4).
Данный пример иллюстрирует следующее:
Перспектива данных соответствует набору внутренних переменных бизнес-процесса. Эти переменные могут являться входящими и исходящими параметрами при взаимодействии СУБП как с пользователями, так и с информационными системами предприятия, использоваться в правилах при выборе исходящего перехода в исключающем шлюзе, а также в узлах типа "задача сценария".
| Название переменной | Тип переменной |
|---|---|
| Номер счета | Строка |
| дата счета | Дата |
| Сумма счета | Число |
Id (идентификационный номер) фирмы- контрагента (юридического лица, на которое выписан счет) |
Число - уникальный идентификатор |
Id фирмы - агента (юридического лица, которое будет осуществлять платеж) |
Число - уникальный идентификатор |
| Комментарий | Многострочный текст |
| превышен ли бюджет подразделения | Логический (да/нет) |
| Лимит разового платежа | Число |
| утвердил ли руководитель | Логический (да/нет) |
Перспективе ресурсов бизнес-процесса соответствует набор исполнителей, которые могут выполнять задания в узлах-действиях. Исполнителями заданий могут быть как сотрудники, так и информационные системы предприятия.
В бизнес-процессе производится связывание узлов-действий с исполнителями заданий при помощи ролей. При разработке бизнес-процесса создается роль и ставится в соответствие определенным узлам-действиям. Во время выполнения бизнес-процесса ролям назначаются конкретные исполнители. Здесь можно провести аналогию с театральным спектаклем: в процессе написании сценария определяются используемые в спектакле роли. Потом, при постановке в конкретном театре, на роли назначаются актеры - исполнители ролей. Например, роль может называться "Эдмон Дантес", а исполнителем быть - заслуженный артист Петров.
Бизнес-процесс "Оплата счета поставщика" предполагает следующую структуру исполнителей, объединенных в соответствующие группы:
Сотрудники:
Информационные системы предприятия:
| Шаг | Роль | Исполнитель шага |
|---|---|---|
| Разместить счет | Менеджер | Конкретный менеджер поставок |
| Получить данные из бюджета | Система | Компьютерная система контроля бюджета |
| Подтвердить платеж | Руководитель | Финансовый директор предприятия |
| Оплатить счет | Бухгалтер | Бухгалтер, ответственный за платежи |
Перспектива операций бизнес-процесса соответствует интерфейсам взаимодействия исполнителей с СУБП.
Для сотрудника предприятия это будет набор графических форм, доступных ему на этапе исполнения связанного с узлом-действием задания. Для информационных систем предприятия - соответствующий программный интерфейс (API).
| Шаг | Операция | Исполнитель операции |
|---|---|---|
| Разместить счет | Заполнить форму размещения счета и запустить экземпляр бизнес-процесса | Менеджер поставок |
| Получить данные из бюджета |
Провести авторизацию Получить остаток средств, доступных для закупок по департаменту |
Компьютерная система контроля бюджета |
| Подтвердить платеж | Заполнить форму подтверждения/не подтверждения платежа | Финансовый директор |
| Оплатить счет | Провести платеж на указанную сумму и отметить это в форме | Бухгалтер, ответственный за платежи |
В литературе под процессным управлением различные авторы подразумевают совершенно разную деятельность. На уровне стратегического управления предприятием рассматриваются бизнес-процессы для аналитического моделирования. Процессное управление на этом уровне соответствует следующему:
Путем выделения бизнес-процессов производится описание бизнеса в виде, легко воспринимаемом людьми, - в виде графических диаграмм. Это формальное описание также можно интерпретировать как процессную модель предприятия. После того, как в виде аналитических бизнес-процессов построена модель предприятия, ее можно проанализировать, найти существующие "узкие места" и другие неоптимальные решения. На основе результатов аналитического исследования можно принять решения по изменению бизнеса в целях повышения его эффективности. Так как описание бизнеса в данном случае сделано в виде бизнес-процессов, то и измененную модель бизнеса удобно также представить в виде аналитических бизнес-процессов. Данное преобразование бизнес-процессов для аналитического моделирования представляет собой процессное управление на уровне стратегического управления предприятием.
Если изменение бизнес-процессов для аналитического моделирования не связано с автоматизацией, то внедрение измененных бизнес-процессов является дорогой процедурой, предусматривает переобучение персонала, изменение должностных инструкций, часто - изменение организационной структуры предприятия. Эти изменения оказывается слишком затратно делать последовательными небольшими шагами. Поэтому такие изменения производятся редко, но сами изменения являются значительными. В литературе такое преобразование бизнес-процессов получило название - "реинжиниринг бизнес-процессов". Реинжиниринг бизнес-процессов подразумевает радикальное перепроектирование бизнес-процессов предприятия для достижения существенного эффекта производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности.
К бизнес-процессам удобно привязать расчет различных показателей эффективности деятельности предприятия (Ключевые показатели эффективности или КПЭ), как финансовых, так и нефинансовых. Существуют методы процессного управления, основанные на КПЭ, например, процессный вариант управления по целям. Управление по целям - это метод управленческой деятельности, предусматривающий предвидение результатов деятельности и планирование путей их достижения. КПЭ разрабатываются как для всего предприятия, так и для каждого сотрудника (каждой должности), а также для каждого структурного подразделения и являются инструментами измерения поставленных целей. В случае процессного варианта управления по целям непосредственное управление предприятием достигается путем изменения бизнес-процессов, осуществляемым на основе анализа текущих показателей эффективности деятельности.
Можно предложить следующую аналогию для процессного
На уровне исполнимых бизнес-процессов предприятия под процессным управлением различные авторы также имеют в виду совершенно различную деятельность:
Можно считать, что предприятие переведено на процессное управление, если на предприятии бизнес-процессы выделены, построены в исполнимом виде и внедрены в эксплуатацию путем загрузки в СУБП. Процессное управление в этом случае является результатом:
Также термин "процессное управление" применим в случае процессной автоматизации, описанной в одном из предыдущих разделов.
В случае использования исполнимых бизнес-процессов стоимость внедрения изменений относительно небольшая, поэтому в этом случае вместо реинжиниринга обычно применяется медленное эволюционное изменение бизнес-процессов предприятия. На предприятии устанавливается СУБП, разрабатываются, загружаются в систему и внедряются в эксплуатацию бизнес-процессы "как есть", после чего они постепенно, в течение длительного времени преобразуются в бизнес-процессы "как должно быть".
Процессный подход предполагает, что деятельность предприятия можно представить в виде множества выполняющихся бизнес-процессов. Он эффективен для предприятий, в производственной деятельности которых происходит многократное повторение одних и тех же цепочек действий, совершаемых различными исполнителями. Такими предприятиями является большинство офисных компаний, занимающихся различными видами работ с документами, например, таких как банки, страховые, инвестиционные компании, консалтинговые компании, издательства. Также использование процессного подхода эффективно на предприятиях, деятельность которых описывается детальными регламентами, например, в органах государственного управления. В литературе используется около ста различных определений понятия бизнес-процесс. Большинство определений предполагает наличие у бизнес-процесса графической схемы, на которой расположены узлы и переходы (стрелочки). По переходам перемещаются точки управления. Появление точки управления в узле определенного вида соответствует выполнению действия в производственной деятельности предприятия. Переходы на схеме бизнес-процесса, а также узлы, предназначенные для разветвлений и слияний точек управления, располагаются таким образом, чтобы учитываемые в бизнес-процессе действия выполнялись скоординировано и в правильном порядке. Процессный подход не предполагает обязательную автоматизацию предприятия. Бизнес-процессы могут быть двух видов: Бизнес-процессы для аналитического моделирования деятельности предприятия и исполнимые бизнес-процессы. Бизнес-процессы для аналитического моделирования фактически представляют собой специальный язык общения менеджеров, бизнес-аналитиков и руководителей предприятий и используются для выработки и объяснения базовых решений по организации бизнеса предприятия. Их задача - обеспечить восприятие и понимание этих решений людьми, поэтому они не содержат деталей. Как правило, они ограничиваются описанием только часто используемых последовательностей действий, не содержащих каких-либо отклонений. Описанные в них последовательности действий не предназначены для реального исполнения. Исполнимые бизнес-процессы, напротив, предполагают перемещение точек управления по схеме бизнес-процесса в компьютерной среде в точном соответствии с выполняемыми на предприятии действиями. Реализуют такие компьютерные среды - системы управления бизнес-процессами. Далее будем называть их - СУБП. Фактически СУБП раздают задания исполнителем в соответствии с перемещением точек управления по схеме бизнес-процесса и контролируют выполнение этих заданий.
Исторически процессный подход сначала включал в себя только бизнес-процессы для аналитического моделирования. В рамках этого подхода проводилось выделение бизнес-процессов предприятия, анализ выделенных бизнес-процессов и генерировались предложения по повышению эффективности бизнеса путем изменения бизнес-процессов. Далее на предприятии производилось внедрение измененных бизнес-процессов. Происходило оно, как правило, достаточно долго и сложно, - через изменение должностных инструкций, организационной структуры, прямые указания руководителей. Появление исполнимых бизнес-процессов принесло процессному подходу много новых преимуществ. Основные из них - это:
В настоящее время происходит активное внедрение СУБП как в бизнесе, так и в государственных организациях. Поэтому возникла потребность обучения студентов как экономических специальностей, так и специальностей, связанных с информационными технологиями, процессному подходу и работе с СУБП.
В настоящем курсе рассматриваются исполнимые бизнес-процессы. В курсе приведены определение и основные характеристики исполнимых бизнес-процессов, описаны системы управления бизнес-процессами и их основные компоненты. Изложены основы разработки бизнес-процессов предприятия. Предполагается что в рамках настоящего курса студенты изучат теорию исполнимых бизнес-процессов, основные компоненты типичных СУБП, познакомятся с графической нотацией описания бизнес-процессов, получат практический опыт разработки и исполнения бизнес-процессов. Описание основных элементов систем управления бизнес-процессами дано на примере онлайн версии системы RunaWFE Professional, которая допускает бесплатное использование.
Современный взгляд на процессное управление предполагает разнесение управления по нескольким уровням.
На первом уровне рассматривается общее стратегическое управление предприятием. На этом уровне используются бизнес-процессы для аналитического моделирования. Задача бизнес-процессов данного уровня - формирование общих представлений об основных бизнес-процессах предприятия и обмен этими представлениями между управленцами. Этот уровень не предполагает реальное исполнение разработанных бизнес-процессов. На первом уровне удобно изображать бизнес-процессы в графических нотациях IDEF0, IDEF3, DFD, EPC, и родственных им. Также на этом уровне можно использовать некоторые конструкции нотации BPMN 2.0. В качестве программных средств для работы с бизнес-процессами на первом уровне можно использовать, например, такие программы, как Business Studio, Microsoft Visio или ARIS.
Описать последовательности действий в бизнес-процессах первого уровня можно и просто в виде текста, такие описания называются - текстовые регламенты. Однако визуальную информацию люди воспринимает существенно быстрее и легче, чем текстовые описания. Поэтому наибольшее распространение получили именно графические представления моделируемых бизнес-процессов.
На первом уровне процессного управления также используются средства имитационного моделирования. Этот класс программ не предусматривает реального исполнения бизнес-процессов предприятия в компьютерной среде. Системы имитационного моделирования содержат настраиваемую статистическую модель бизнес-процессов организации. Задавая различные параметры этой модели и многократно "проигрывая" бизнес-процессы на условных автоматических пользователях, можно получить значения различных показателей деятельности и таким образом прогнозировать изменение определенных показателей предприятия в будущем в зависимости от тех или иных изменений в бизнес-процессах. Если статистическая модель построена правильно, то имитационное моделирование может быть средством определения оптимальных параметров бизнес-процессов.
На следующем уровне стратегические бизнес-процессы предприятия переводятся в исполнимые бизнес-процессы. На этом уровне схемы бизнес-процессов принято изображать в нотациях BPMN, UML (Диаграмма деятельности) и родственных им. На втором уровне текущая деятельность предприятия представляется в виде множества выполняющихся экземпляров бизнес-процессов. На этом уровне используются СУБП. Основная задача данных систем - раздавать задания исполнителям и контролировать их выполнение. Вместе с заданием исполнителю передается требующаяся для его выполнения информация. Последовательность заданий определяется схемой бизнес-процесса, которую можно разработать и в дальнейшем быстро модифицировать при помощи графического дизайнера. Эта схема похожа на блок-схему алгоритма. По схеме перемещаются точки управления. В определенных узлах схемы генерируются задания исполнителям.
Есть определенное сходство между исполнимым бизнес-процессом и компьютерной программой. В основе и исполнимого бизнес-процесса и компьютерной программы лежат алгоритмы. Для компьютерных программ, так же как для бизнес-процессов для аналитического моделирования, существуют графические нотации (Например, диаграмма классов UML), которые программисты и программные архитекторы используют для объяснения различных программных и архитектурных решений. Однако, сами компьютерные программы пока еще не разрабатываются в форме графических объектов, они в основном пишутся в виде текстов на языках программирования. В чем ситуация для исполнимых бизнес-процессов отличается от компьютерных программ? В отличие от компьютерной программы, команды которой выполняет компьютер, часть действий бизнес-процесса выполняют люди. Они делают это существенно дольше компьютера, поэтому экземпляры бизнес-процессов выполняется относительно долго, их состояние меняется медленно. Более того, в отличие от компьютерной программы, во время выполнения бизнес-процессов менеджмент предприятия может заметно влиять на их выполнение, например, увеличивать или уменьшать количество работников, выполняющих те, или иные действия.
Поэтому руководителям и менеджерам предприятия важно быстро понимать, в каком состоянии находятся исполняющиеся экземпляры бизнес-процессов предприятия. Такое понимание дает графическая схема бизнес-процесса с нанесенными на нее текущими положениями точек управления, а также пройденными этими точками маршрутами с момента запуска экземпляра бизнес-процесса. Для компьютерных программ такие диаграммы в большинстве случаев смысла не имеют, т.к. скорость перемещения точек управления будет существенно превышать пределы человеческих возможностей по их отслеживанию.
Третий уровень соответствует бизнес-объектам предприятия. Состояние всего предприятия на текущий момент времени определяется состоянием всех бизнес-объектов. Процессный подход предполагает, что состояния бизнес-объектов изменяются экземплярами бизнес-процессов второго уровня при выполнении соответствующих заданий.
Использование процессного подхода на первом уровне приводит к появлению единого для всех менеджеров предприятия языка описания бизнес-процессов, основанного на графических диаграммах. После того как сотрудники предприятия освоят этот язык, они смогут быстро читать существующие бизнес-процессы, обсуждать их особенности, предлагать различные изменения. После проведения обследования предприятия, выявления повторяющихся последовательностей действий и группировки их в бизнес-процессы первого уровня становится возможным проводить анализ выделенных бизнес-процессов, выявлять и исправлять неудачные решения, оптимизировать узкие места и критические участки. Если же деятельность предприятия не формализована, бизнес-процессы не описаны, то улучшение и оптимизацию управления проводить сложно.
Использование исполнимых бизнес-процессов дает следующие преимущества:
Рассмотрим эти преимущества более подробно.
Раньше (до появления исполнимых бизнес-процессов) выполнение бизнес-процессов в организациях производилось косвенным образом: через изменение должностных инструкций, организационной структуры предприятия и т.п. Однако степень автоматизации современных предприятий позволяет реализовывать прямое выполнение бизнес-процессов в компьютерной среде. В этом случае на предприятии появляется аналог производственного конвейера, от которого можно получить увеличение производительности труда, сравнимое с тем, которое было получено от внедрения конвейера на производстве. Повышение производительности труда достигается вследствие того, что данный механизм позволяет исключить из действий сотрудников рутинные операции, неэффективные процедуры, связанные с поиском и передачей информации, существенно повысить скорость взаимодействия сотрудников. Работники выполняют поступившие задачи, не отвлекаясь на:
Все необходимое для выполнения задания возникает на экране компьютера. Последовательность выполнения элементов работ определяется схемой бизнес-процесса. В узлах схемы СУБП раздает задания исполнителям и контролирует их выполнение.
Использование исполнимых бизнес-процессов также позволяет оперативно перестраивать бизнес-процессы организации. Во многих случаях исполнителей заданий можно даже не информировать об изменении бизнес-процесса, так как это не отразится на характере их работы. То есть, получается легче и быстрее изменять выполнение процессов. Таким образом предприятие может более эффективно реагировать на изменение внутренних или внешних условий.
На современном российском предприятии, как правило, уже эксплуатируется несколько разнородных автоматизированных систем, которые участвуют в каких-либо бизнес-процессах предприятия. Так как бизнес-процессы пронизывают все предприятие, в процессе исполнения им приходится взаимодействовать со всеми автоматизированными системами. Таким образом задача внедрения СУБП оказывается частным случаем задачи интеграции компьютерных приложений масштаба предприятия. Иными словами, при внедрении СУБП на предприятии должны появиться приложения, обеспечивающие ее интеграцию с уже имеющимися системами.
СУБП является центральной частью современных систем масштаба предприятия. Если в корпоративной информационной системе (КИС) отсутствует СУБП, то логика бизнес-процессов оказывается рассеянной по различным элементам системы - базам данных, отдельным приложениям и т. д., такие системы сложно сопровождать и развивать дальше.
На предприятиях с устойчивыми повторяющимися цепочками операций внедрение, настройка и сопровождение систем на основе СУБП оказывается быстрее и дешевле традиционной автоматизации, при которой для различных задач и подразделений разрабатываются отдельные компоненты приложения. СУБП позволяют:
Понизить стоимость разработки за счет:
При традиционной разработке решение описывается дважды: один раз при помощи текста, включенного в техническое задание или технический проект, второй раз - в виде программного кода. Процессный подход позволяет описать решение только один раз, в виде исполнимого бизнес-процесса и таким образом снизить затраты на автоматизацию.
Эти преимущества (быстрее, дешевле, легче в поддержке и сопровождении) совпадают c преимуществами парадигмы объектно-ориентированного программирования по сравнению с почти вытесненной ей из практики парадигмой процедурного программирования. По аналогии автоматизацию на основе исполнимых бизнес-процессов можно интерпретировать как новую парадигму высокоуровневого программирования и ожидать существенного увеличения масштабов ее использования по сравнению с традиционной автоматизацией.
Эволюция развития СУБП привела к использованию в современных системах таких понятий, как определение бизнес-процесса и экземпляр бизнес-процесса. Иногда определение бизнес-процесса также называют шаблоном бизнес-процесса. Определение бизнес-процесса содержит схему бизнес-процесса, роли бизнес-процесса, правила назначения исполнителей на роли. Во время выполнения экземпляра бизнес-процесса по схеме перемещаются точки управления. Проще всего представлять себе точки управления и их перемещения по аналогии с перемещением фишек в настольной игре.
Также определение бизнес-процесса содержит описание структур хранения данных. Во время выполнения экземпляра бизнес-процесса в этих структурах находятся конкретные данные. Еще в современных СУБП определение бизнес-процесса содержит описание средств взаимодействия бизнес-процесса с исполнителем задания. Обычно это графическая форма для взаимодействия с пользователем, или программный интерфейс для взаимодействия с информационной системой. Еще одним элементом определения бизнес-процесса являются бизнес-правила, которые используются для выбора конкретного пути дальнейшего движения точки управления в точках разветвления маршрутов.
Для каждого определения бизнес-процесса можно создавать и запускать на выполнение экземпляры этого бизнес-процесса. Отличия определения от экземпляра бизнес-процесса соответствуют отличию типа переменной от экземпляра переменной традиционного языка программирования. То есть, если определение бизнес-процесса содержит схему бизнес-процесса, типы данных, названия ролей, то в выполняющемся экземпляре бизнес-процесса на схеме находятся перемещающиеся точки управления, на роли назначаются конкретные исполнители, экземпляр бизнес-процесса содержит конкретные данные, типы которых соответствуют типам данных в определении бизнес-процесса. Также в экземплярах бизнес-процесса на роли назначаются конкретные исполнители заданий.
Бизнес-процессы, которые могут быть исполнены в компьютерной среде, необходимо достаточно строго определить формально, чтобы их легко можно было переводить в представление, понимаемое компьютером. Для этого удобно использовать математические понятия.
Дадим формальное определение исполнимого бизнес-процесса, основу которого составляют идеи С. Яблонского и С. Бусслера:
Исполнимый бизнес-процесс определяется при помощи задания следующих перспектив (точек зрения или слоев/уровней рассмотрения):
control-flow perspective)data perspective)resource perspective)operational perspective)Рассмотрим подробно уровни формального определения исполнимого бизнес-процесса. При этом в качестве примера будем использовать бизнес-процесс "Оплата счета поставщика". С его помощью постараемся пояснить все перспективы формального определения бизнес-процесса.
Перспектива потока управления соответствует схеме бизнес-процесса. Схема представляет собой множество узлов, соединенных между собой ориентированными переходами (линиями со стрелочками). В выполняющемся экземпляре бизнес-процесса по переходам (в направлениях, указанных стрелочками) перемещаются точки управления (указатели на активные узлы схемы экземпляра бизнес-процесса).
Узлы схемы бизнес-процесса могут быть различных видов. Есть начальные узлы - узлы, в которых при запуске экземпляра бизнес-процесса создаются точки управления. Есть узлы, в которых точки управления удаляются. Узлы "шлюзы" соответствуют делению-слиянию точек управления или выбору перехода, по которому точка управления будет перемещена дальше. Одними из наиболее важных узлов схемы бизнес-процесса являются узлы-действия. В момент прихода точки управления в узел-действие СУБП генерирует задание связанному с этим узлом-действием исполнителю (сотруднику или информационной системе) и ждет ответа (сообщения, что работа выполнена). После ответа исполнителя точка управления перемещается по исходящему из узла-действия переходу к следующему узлу бизнес-процесса. Существуют узлы-подпроцессы, после прихода точки управления в которые СУБП запускает экземпляр другого бизнес-процесса в качестве подпроцесса текущего бизнес-процесса.
Поясним поведение наиболее часто используемых узлов, а также приведем их графические изображения в нотации BPMN.
Узел "начало" соответствует точке начала исполнения бизнес-процесса. У него нет входящих переходов и есть (один или более) исходящий переход. В момент запуска экземпляра бизнес-процесса в узел помещается точка управления, которая тут же выходит из него по исходящему переходу. В нотации BPMN обозначается "тонкой" окружностью (Рис. 1.1 а).
Узел "завершение потока" должен иметь (один или более) входящий переход и не иметь ни одного исходящего. При попадании точки управления в этот узел она удаляется. Экземпляр бизнес-процесса, в котором не осталось ни одной точки управления, считается завершившимся. В бизнес-процессе может существовать несколько узлов "завершение потока". В нотации BPMN обозначается "жирной" окружностью ( Рис. 1.1, б ).
Узел "окончание" соответствует точке окончания исполнения экземпляра бизнес-процесса. Узел "окончание" должен иметь один или более входящих переходов и ни одного исходящего перехода. При приходе точки управления в узел "окончание" удаляются все точки управления в экземпляре бизнес-процесса и во всех его подпроцессах. В бизнес-процессе может существовать несколько узлов "Окончание". Обозначается черным кругом внутри окружности (Рис. 1.1, в ).
Узел "действие" генерирует задание исполнителю, обозначается прямоугольником со скругленными углами, в центре которого пишется имя узла (Рис. 1.1, г )
Узел "исключающий шлюз" может иметь несколько входящих и несколько исходящих переходов. Для каждой пришедшей в него точки управления выбирается, по какому из исходящих переходов она будет перемещена далее. Обозначается ромбом, в котором изображен "крестик" (Рис. 1.2, а ).
Узел "параллельный шлюз" обозначается ромбом, в котором изображен "плюс" (Рис. 2.2, б ). Может иметь несколько входящих и несколько исходящих переходов. Для каждого входящего перехода пришедшая по нему в параллельный шлюз точка управления "ждет" прихода точке управления по всем другим входящим переходам. Если по всем входящим переходам в узел пришла точка управления, то все эти точки управления удаляются, а на каждом исходящем переходе генерируется точка управления, которая перемещается в следующий узел.
Бизнес-процесс "Оплата счета поставщика" использует следующие бизнес-правила в узлах типа "исключающий шлюз":
На данной схеме может находиться только одна точка управления. Рассмотрим еще один пример, в котором происходит увеличение количества точек управления. Пример соответствует этапу оформления очередного отпуска сотрудника предприятия (рисунок 1.4).
Данный пример иллюстрирует следующее:
Перспектива данных соответствует набору внутренних переменных бизнес-процесса. Эти переменные могут являться входящими и исходящими параметрами при взаимодействии СУБП как с пользователями, так и с информационными системами предприятия, использоваться в правилах при выборе исходящего перехода в исключающем шлюзе, а также в узлах типа "задача сценария".
| Название переменной | Тип переменной |
|---|---|
| Номер счета | Строка |
| дата счета | Дата |
| Сумма счета | Число |
Id (идентификационный номер) фирмы- контрагента (юридического лица, на которое выписан счет) |
Число - уникальный идентификатор |
Id фирмы - агента (юридического лица, которое будет осуществлять платеж) |
Число - уникальный идентификатор |
| Комментарий | Многострочный текст |
| превышен ли бюджет подразделения | Логический (да/нет) |
| Лимит разового платежа | Число |
| утвердил ли руководитель | Логический (да/нет) |
Перспективе ресурсов бизнес-процесса соответствует набор исполнителей, которые могут выполнять задания в узлах-действиях. Исполнителями заданий могут быть как сотрудники, так и информационные системы предприятия.
В бизнес-процессе производится связывание узлов-действий с исполнителями заданий при помощи ролей. При разработке бизнес-процесса создается роль и ставится в соответствие определенным узлам-действиям. Во время выполнения бизнес-процесса ролям назначаются конкретные исполнители. Здесь можно провести аналогию с театральным спектаклем: в процессе написании сценария определяются используемые в спектакле роли. Потом, при постановке в конкретном театре, на роли назначаются актеры - исполнители ролей. Например, роль может называться "Эдмон Дантес", а исполнителем быть - заслуженный артист Петров.
Бизнес-процесс "Оплата счета поставщика" предполагает следующую структуру исполнителей, объединенных в соответствующие группы:
Сотрудники:
Информационные системы предприятия:
| Шаг | Роль | Исполнитель шага |
|---|---|---|
| Разместить счет | Менеджер | Конкретный менеджер поставок |
| Получить данные из бюджета | Система | Компьютерная система контроля бюджета |
| Подтвердить платеж | Руководитель | Финансовый директор предприятия |
| Оплатить счет | Бухгалтер | Бухгалтер, ответственный за платежи |
Перспектива операций бизнес-процесса соответствует интерфейсам взаимодействия исполнителей с СУБП.
Для сотрудника предприятия это будет набор графических форм, доступных ему на этапе исполнения связанного с узлом-действием задания. Для информационных систем предприятия - соответствующий программный интерфейс (API).
| Шаг | Операция | Исполнитель операции |
|---|---|---|
| Разместить счет | Заполнить форму размещения счета и запустить экземпляр бизнес-процесса | Менеджер поставок |
| Получить данные из бюджета |
Провести авторизацию Получить остаток средств, доступных для закупок по департаменту |
Компьютерная система контроля бюджета |
| Подтвердить платеж | Заполнить форму подтверждения/не подтверждения платежа | Финансовый директор |
| Оплатить счет | Провести платеж на указанную сумму и отметить это в форме | Бухгалтер, ответственный за платежи |
В литературе под процессным управлением различные авторы подразумевают совершенно разную деятельность. На уровне стратегического управления предприятием рассматриваются бизнес-процессы для аналитического моделирования. Процессное управление на этом уровне соответствует следующему:
Путем выделения бизнес-процессов производится описание бизнеса в виде, легко воспринимаемом людьми, - в виде графических диаграмм. Это формальное описание также можно интерпретировать как процессную модель предприятия. После того, как в виде аналитических бизнес-процессов построена модель предприятия, ее можно проанализировать, найти существующие "узкие места" и другие неоптимальные решения. На основе результатов аналитического исследования можно принять решения по изменению бизнеса в целях повышения его эффективности. Так как описание бизнеса в данном случае сделано в виде бизнес-процессов, то и измененную модель бизнеса удобно также представить в виде аналитических бизнес-процессов. Данное преобразование бизнес-процессов для аналитического моделирования представляет собой процессное управление на уровне стратегического управления предприятием.
Если изменение бизнес-процессов для аналитического моделирования не связано с автоматизацией, то внедрение измененных бизнес-процессов является дорогой процедурой, предусматривает переобучение персонала, изменение должностных инструкций, часто - изменение организационной структуры предприятия. Эти изменения оказывается слишком затратно делать последовательными небольшими шагами. Поэтому такие изменения производятся редко, но сами изменения являются значительными. В литературе такое преобразование бизнес-процессов получило название - "реинжиниринг бизнес-процессов". Реинжиниринг бизнес-процессов подразумевает радикальное перепроектирование бизнес-процессов предприятия для достижения существенного эффекта производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности.
К бизнес-процессам удобно привязать расчет различных показателей эффективности деятельности предприятия (Ключевые показатели эффективности или КПЭ), как финансовых, так и нефинансовых. Существуют методы процессного управления, основанные на КПЭ, например, процессный вариант управления по целям. Управление по целям - это метод управленческой деятельности, предусматривающий предвидение результатов деятельности и планирование путей их достижения. КПЭ разрабатываются как для всего предприятия, так и для каждого сотрудника (каждой должности), а также для каждого структурного подразделения и являются инструментами измерения поставленных целей. В случае процессного варианта управления по целям непосредственное управление предприятием достигается путем изменения бизнес-процессов, осуществляемым на основе анализа текущих показателей эффективности деятельности.
Можно предложить следующую аналогию для процессного
На уровне исполнимых бизнес-процессов предприятия под процессным управлением различные авторы также имеют в виду совершенно различную деятельность:
Можно считать, что предприятие переведено на процессное управление, если на предприятии бизнес-процессы выделены, построены в исполнимом виде и внедрены в эксплуатацию путем загрузки в СУБП. Процессное управление в этом случае является результатом:
Также термин "процессное управление" применим в случае процессной автоматизации, описанной в одном из предыдущих разделов.
В случае использования исполнимых бизнес-процессов стоимость внедрения изменений относительно небольшая, поэтому в этом случае вместо реинжиниринга обычно применяется медленное эволюционное изменение бизнес-процессов предприятия. На предприятии устанавливается СУБП, разрабатываются, загружаются в систему и внедряются в эксплуатацию бизнес-процессы "как есть", после чего они постепенно, в течение длительного времени преобразуются в бизнес-процессы "как должно быть".
Для получения официальных документов о завершении программы дополнительного профессионального образования (удостоверения о повышении квалификации, дипломов о профессиональной переподготовке и MBA) необходимо предоставить:
Внимание! Вы можете не заказывать доставку бумажной версии официального документы, а скачать его в электронном виде и распечатать самостоятельно. Информация о выданном документе в течение 1 месяца загружается в Федеральную информационную систему «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении» - ФИС ФРДО.
Доступ на новый сайт осуществляется с использованием адреса электронной почты, который был указан вами при регистрации на "старом". Мы постарались перенести все ваши данные с прежнего ресурса, однако не исключена вероятность потери части информации.
При возникновении проблемы со входом, воспользуйтесь функцией сброса пароля
Если вы обнаружите несоответствия, пожалуйста, сообщите нам.