Искусство презентации

Планирование презентации

Термин "презентация" одновременно обозначает процесс представления материала аудитории и сам документ, в котором содержится текст и мультимедиа-материалы. От выступающего с презентацией требуется не только умение создать документ и грамотно оформить его, но и искусство донести его содержание до аудитории.

Профессионалы утверждают, что 95% успеха презентации определяются еще до ее начала. Чтобы разработать успешный план, нужно ответить на следующие вопросы:

Как правило, планирование презентации включает следующие пункты.

1. Определите цель

Обычно существует некоторая цель, высказываемая вслух и сформулированная в заглавии. Но, кроме того, есть цель, не высказываемая, которая заключается в том, чтобы после завершения вашего выступления слушатели думали о предмете определенным образом и главное - поступали так, как это нужно вам. Хотя бы те из них, кому в дальнейшем предстоит принимать решения по теме вашего выступления.

Это справедливо для многих презентаций, будь то предложение по продаже товара или переговоры о приеме на работу.

Для определения цели следует ответить на вопрос: "Что бы вы хотели, чтобы сделали слушатели после завершения презентации, и как вы поймете, что цель достигнута"?

Если вы хотите управлять мнением аудитории, прежде всего надо получить представление о целях этой аудитории. Попытайтесь понять, что объединяет этих людей. Управление без информации невозможно. Если в аудитории находится человек, от впечатления которого будет зависеть успех, достижение вашей цели, то про такого человека необходимо получить максимум информации. Попытайтесь угадать его мечту и рассказать в презентации, как ее достичь с вашей помощью или с помощью вашего проекта.

Продумайте, как убедить аудиторию. Знание вопроса подскажет вам аргументы, однако полезно учесть и словарную базу вашей аргументации. Исследование Йельского университета свидетельствует, что среди слов, которые в наибольшей степени способны убедить человека, лидируют следующие: "Вы, Деньги, Сохранить, Новый, Результаты, Легко, Здоровье, Безопасность, Любовь, Открытие, Доказано, Гарантия".

2. Сформулируйте заключение

Заключение - это самая важная часть презентации, именно в этой части делаются главные выводы. Формулировка целей в том виде, как они должны быть представлены в заключении, - это задача презентации в целом. Именно в заключении решается, станут ваши слушатели вашими союзниками или нет, купят они рекламируемый товар или нет и т.д.

Заключение настолько важно, что полезно выучить его наизусть.

Профессионалы продумали возможные сценарии заключения и даже привели их классификацию. Например, возможные варианты заключения и их названия приводит в своей книге "Презентации плюс" известный маркетолог, сотрудник фирмы IBM Девид А. Пиплз.

Заключение "Счастливый конец" предполагает перечисление сильных сторон и преимуществ предмета вашего изложения. Заключение "Мост над бурными водами" подразумевает, что вы покажете, какие свойства вашего продукта позволяют потенциальному потребителю минимизировать риск и достичь поставленных целей. В заключении "Айсберг" последний слайд с изображенным айсбергом сведет воедино факты, доказательства, и примеры, находящиеся под поверхностью воды и поддерживающие вершину айсберга. Заключение "Головоломка-конструктор": нужно разбить цели аудитории на несколько частей и показать, как ваши рекомендации дают решение для каждой части, обеспечивая общее решение. И наконец, "Эмоциональное заключение" может завершаться цитатой.

Любое заключение должно включать выражение благодарности, сообщение контактной информации, предложение ответить на вопросы аудитории.

3. Постройте вступление

Во вступлении формулируются вопросы, ответы на которые даст заключение. Вступление - это часть презентации, которая формирует у слушателей первое впечатление о докладчике. Вступление призвано высветить цель вашей презентации и привлечь внимание аудитории, оно должно быть кратким и информативным. У вас не будет другого случая произвести первое впечатление!

Чаще всего в стандартном вступлении содержится приветствие, представление докладчика, договоренность о порядке проведения презентации и представление темы презентации. Хорошо срабатывает интригующее или неожиданное начало. Особенно это будет уместно, если надо расшевелить аудиторию.

Вступление должно ответить на следующие вопросы:

4. Основная часть

Основная часть - это наполнитель презентации (факты, цифры, доказательства, примеры, ссылки и т.п.). Важно продумать систему аргументации в основной части презентации. Могут пригодиться стандартные заготовки типа:

5. Добавьте изюминку

Чтобы удержать внимание аудитории, необходимо им управлять. Вспомните забавную историю, используйте шутку. Юмор - вещь спонтанная, однако не помешают и некоторые заготовки.

6. Разработайте демонстрационные средства

Помните, что большую часть информации и наиболее оперативно человек воспринимает глазами.

При подготовке наглядных средств полезно учесть следующие рекомендации:

7. Обеспечьте материал

Не надо говорить по бумажке, но иметь под рукой информацию необходимо.

8. Приспособьте презентацию к аудитории

Приводите доводы на примерах, близких аудитории. У слушателей должно создаваться ощущение, что ваша презентация подготовлена специально для них.

9. Продумайте свой внешний вид

Внешний вид докладчика должен ассоциироваться с той социальной группой, к которой аудитория относится позитивно.

10. Репетируйте

Ни один профессиональный актер не выйдет на сцену без репетиции. Не считайте, что вы подготовлены лучше. Репетиция поможет освободиться от беспокойства и держаться более уверенно.

Есть вещи, которые аудитория никогда не прощает: докладчик не подготовлен, не интересен, не обладает избыточным знанием по теме.

Проведение презентации

Исследователи миннесотского университета США утверждают, что презентация, проведенная стоя с использованием демонстрационных средств, повышает вероятность убедить аудиторию на 43%, т.е. почти в полтора раза по сравнению с обычными разговором "через стол".

Интересен также пример исследования, проведенного в Вартонской школе бизнеса Пенсильванского университета. Докладчики в двух аудиториях пытались убедить слушателей вложить деньги в новый бизнес. В первой группе, где докладчик пытался убедить собеседника, разговоривая с ним через стол, результаты составили 58%. А там, где была проведена презентация, эффективность оказалась 79%.

Средства демонстрации могут быть самые разные, но главное демонстрационное средство - это докладчик.

Одну и ту же презентацию, одни и те же слайды один прочитает так, что аудитория будет слушать затаив дыхание, а другой эту же аудиторию погрузит в летаргический сон. Одному человеку будут верить, а другому нет и т.д.

То, что останется в памяти слушателей после проведенной вами презентации, будет связано не только с вашими словами, но в большой степени с вашими интонациями, а еще больше - с тем, что будет выражено невербальным языком, т.е. с помощью жестов и мимики.

Согласно исследованию профессора Калифорнийского университета Альберта Мерабяна (Albert Mehrabian), из общего воздействия презентации только 7% определяется словами, которые вы используете, 38% тоном голоса и 55% - невербальным общением. Роль облика докладчика, его поведения, мимики и жестов очень велика.

Если вы не увлечены темой своего доклада, лучше вообще не выступать. Невозможно убедить аудиторию в том, во что не верите сами (рис.17.1). Энтузиазм значит не меньше, чем доводы.

Насколько интересна будет ваша презентация слушателям? Полезно оценить ценность вашего выступления в терминах стоимости потраченного ими времени. Чем больше аудитория, тем выше должна быть ценность вашей информации для слушателей. Задайтесь простым вопросом: "Если бы вход на презентацию был платным, сколько человек присутствовало бы в зале?"

Любую презентацию надо начинать с осознания ее цели.

Очень важно наладить контакт с аудиторией. Помните, когда вы смотрите в глаза вашим зрителям, это обеспечивает внимание. Поддерживайте визуальный контакт с аудиторией, отслеживая состояние слушателей. Не отворачивайтесь от аудитории больше чем на 45 градусов.

Не менее важен язык презентации - используйте терминологию, органичную для данной аудитории. Если будут звучать специальные термины, оговорите их в начале выступления. Обращайтесь к интересам аудитории, используя больше местоимений "вы, вам, ваше...". Старайтесь говорить, артикулируя каждое слово, не проглатывая окончания слов и фраз. Для улучшения дикции выделяйте последние слоги слов и слова во фразах.

Взаимодействие с аудиторией, ответы на вопросы

Если поведение вашей аудитории соглашательское, постарайтесь вовлечь слушателей в дискуссию, задавая открытые вопросы, обращаясь к их опыту. Если позволяет объем аудитории, обратитесь к кому-то лично. Если вас внимательно слушают, отметьте это, выразите благодарность.

Если отношение в аудитории недоброжелательное, конфликтное, подчеркивайте свое уважение к слушателям, признавайте их право на собственное мнение, подводите аудиторию к нужным вам выводам при помощи заранее подготовленных вопросов, ответ на которые очевиден.

Контролируйте ситуацию. Не позволяйте вопросам превращаться в длинные монологи. Если выступающий оспаривает приведенные вами факты в агрессивной манере и переходит на повышенный тон, попросите его представиться и после этого дайте возможность высказать свои соображения. При этом постарайтесь снять агрессивность тона спрашивающего, перефразировав его вопрос. Согласитесь с критикой в той части, где есть "рациональное" зерно. Разбейте длинный вопрос на ряд простых и дайте на них ответ с фактами, обращаясь ко всей аудитории, а не лично к оппоненту.

Помните, что сдержанность, вежливость и подчеркнутое уважение к себе и аудитории - лучшая аргументация в случае некорректного поведения ваших оппонентов.

Мультимедиа-презентации и их преимущества

Мультимедиа-презентация - это эффективный способ представления информации о ваших товарах и услугах, разрабатываемых программных продуктах или предлагаемых технологиях, который удачно совмещает в себе функции справочника, буклета, каталога и проспекта, вместе взятых.

Мультимедиа-презентация может содержать текст, графику, звуковое и дикторское сопровождение, видеофрагменты и анимацию, а главное - может быть интерактивной (управляться докладчиком). Кроме того, презентация при наличии доступа к Сети может быть логически связана с Web-ресурсом и оперативно дополняться свежей информацией с сайта компании.

Презентации могут быть размещены в Сети, распространяться по электронной почте, на компакт-дисках (CD-ROM), использоваться в качестве приложения к товару и т. п. Рекламная презентация может демонстрироваться на выставках, в офисах, в торговых залах магазинов. Компакт-диск может быть оформлен как подарочное издание, с рассказом об истории и достижениях компании. В представительских целях может использоваться компакт-диск, выполненный в виде визитной карточки (VISIT-ROM).

Электронные презентации часто составляют основу деловых совещаний - они помогают иллюстрировать информационные сообщения и направлять ход дискуссий и в конечном итоге - принимать правильные решения. Они могут использоваться в публичных выступлениях на выставках, конференциях семинарах и т.п.

Создание презентации в большинстве случаев включает четыре основных этапа (рис. 17.2).

Сначала необходимо спланировать общий вид презентации, при этом программа должна напомнить, какие этапы целесообразно включить в создание презентации выбранного типа. Затем следует отредактировать тексты презентации и поместить рисунки. На данном этапе программа должна предоставить удобные средства редактирования текстов и рисунков. Кроме того, современные презентации должны позволять задавать специальные эффекты, определяющие тип демонстрации. Появление каждого нового слайда может сопровождаться тем или иным анимационным эффектом. Например, слайд может растворяться на экране, "вылетать" с него или даже распадаться на части.

Естественно, программа должна обеспечивать вывод презентации на печать. Наиболее распространенным сегодня средством создания презентаций является программа PowerPoint 2003, входящая в офисный пакет MS Office 2003. Подробную информацию о работе с этой программой и примеры выполнения презентаций вы найдете на CD-ROM-приложении.