Правильно составленный документ - это краеугольный камень надлежащей защиты ваших интересов.
При обсуждении общих вопросов делопроизводства под термином "предприятие" обычно подразумевают достаточно широкий спектр различных организаций. То есть не только предприятия, производящие материальный продукт (заводы и фабрики), но и организации, результатом деятельности которых является нематериальный продукт или услуга (школа, институт, банк, химчистка и т.п.).
Любое предприятие состоит из подразделений, т.е. имеет некоторую организационную структуру. В наиболее общем виде она показана на рис. 3.1.
(рис 3.1) Типовая схема предприятияПрактически любая организация имеет производственные подразделения (производящие тот или иной продукт или услугу), администрацию, службы управления, службы обеспечения и сбыта.
Производственными условно называют подразделения, выполняющие основную функцию предприятия, как в случае производства материальных продуктов, так и при оказании профильных услуг. На заводе это могут быть цеха и конструкторские бюро, в научных центрах - лаборатории и т.д.
Предприятием можно назвать как небольшую фирму со штатом в несколько человек, так и огромный завод. На большом предприятии каждое подразделение (администрация, бухгалтерия, отдел кадров) обычно состоит из десятков сотрудников со своей иерархией. Напротив, на небольшом предприятии некоторые отделы (или даже несколько отделов) могут быть представлены одним человеком. Например, возможна ситуация, когда руководитель небольшой молодой фирмы лично занимается вопросами приема сотрудников на работу, совмещая роль директора и начальника отдела кадров.
Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах. На предприятии существует целый ряд специализированных служб, занимающихся работой с документами.
Рассмотрим подробнее функции некоторых из этих отделов.
Канцелярия - это отдел организации, ведающий служебной перепиской и оформлением текущей документации.
Отдел кадров решает вопросы, связанные с подбором сотрудников, приемом их на работу, увольнением, обучением, выходом на пенсию. Отдел кадров ведет документацию дел по личному составу (личные дела,
Бухгалтерия осуществляет сбор и обработку финансовой информации о предприятии, а также предоставление отчетности о деятельности организации в государственные органы. В частности, бухгалтерия занимается расчетом заработной платы сотрудников, уплатой налогов и т.п.
Архив - отдел, где хранятся документы, образовавшиеся в результате деятельности предприятия. Архивные работники обеспечивают учет, сохранность документов в течение определенного законом периода, а также их уничтожение по истечении срока хранения.
Службы обеспечения занимаются вопросами снабжения предприятия оборудованием и комплектующими.
Отдел маркетинга занимается подготовкой маркетинговых планов, которые используются при подготовке общего бизнес-плана предприятия, разработкой маркетинговых программ и т.
Предприятие имеет внутренние информационные связи (взаимодействие руководства с исполнителями) и внешние информационные связи (взаимодействие с контролирующими смежными предприятиями, потребителями, клиентами и т.п.). От вышестоящих органов на предприятие поступает руководящая информация в виде законов, нормативов, рекомендаций, распоряжений. В вышестоящие органы поступают отчеты и планы.
В роли контролирующих органов для предприятия могут выступать такие организации, как налоговая служба или пожарная инспекция, предоставляющие инструкции и контролирующие их исполнение. Сотрудничать с предприятием могут предприятия-партнеры, заказчики продукции и т.п.
Теперь рассмотрим структуру современного крупного коммерческого предприятия, см. схему (рис. 3.2)
(рис 3.2) Структура современного коммерческого предприятияКак видно из рисунка, схема оперирует такими понятиями, как Front Office и Back Office, поэтому следует пояснить их значение. Самая простая аналогия, которая позволяет легко запомнить значение данных слов, - это сравнение с военными терминами "фронт" и "тыл". Front office (фронт) занимается вопросами продаж и решением других задач, где приходится непосредственно работать с клиентами. Back office (тыл) обеспечивает функционирование самой организации.
(рис 3.3) Иллюстрация понятий Back Office и Front officeК задачам Back office относится разработка продукта, его производство, взаимодействие с поставщиками и партнерами, то есть все те операции и сервисы, где нет встречи с клиентами и заказчиками.
Основу ИТ-инфраструктуры предприятия составляет его собственная (корпоративная) сеть. Многие современные предприятия используют Интернет-технологии как для внешних, так и для внутренних информационных связей. Построенные на базе этих технологий сети для корпоративного использования называются
(рис 3.4) Пример организации сетевой деятельности в крупных компанияхВ сети Интернет, которая представляет собой пространство для общего пользования, выполняется поиск внешних материалов, осуществляется связь со средствами массовой информации (СМИ), инвесторами и конкурентами.
Интернет,
На рис. 3.5. показано подключение ПК к сети Интернет посредством модема, однако существует целый ряд альтернативных вариантов подключения к Интернету. Их описание выходит за рамки тем данной книги, отметим лишь, что в последнее время все чаще используется возможность выхода в Интернет через подключение локальной сети по выделенной линии. Большая часть офисного оборудования так или иначе связана с персональным компьютером. Компьютер в офисе является интегрирующим устройством и служит для подготовки, редактирования документов, а также хранения и обмена документами. Для создания и обработки документов в первую очередь используются офисные программы, рассмотренные в предыдущем параграфе.
(рис 3.5) Информационные потоки в современном офисеЗначительная часть информации поступает в ПК по сети в виде электронных писем, а также скачивается сотрудниками с Web-страниц.
Все больше офисных компьютеров оборудованы Web-камерами - цифровыми камерами, позволяющими создавать фотографии и видеоролики, которые можно передавать по сети. Специальные программы в сочетании с использованием Web-камер дают возможность организовывать видеоконференции - обсуждения, при которых сотрудники рабочих групп могут видеть друг друга и обсуждать что-либо по сети.
Для участия в видеоконференциях также требуется микрофон. Микрофон необходим еще и для того, чтобы послать голосовое сообщение по электронной почте, озвучить презентацию. Современные офисные программы, в том числе программы Microsoft Office, уже имеют функции распознавания речи. Пока эти технологии развиты слабо, однако со временем голосовое управление компьютером и надиктовывание текстов наверняка получит широкое распространение.
Несмотря на активное развитие электронных средств коммуникации, часть информации по-прежнему поступает в офис в бумажном виде. Для ввода бумажных документов в компьютер служат сканеры - устройства, которые позволяют создавать оцифрованное изображение документа и хранить его в компьютере. Достаточно широкое распространение получили сетевые сканеры, которые позволяют посылать отсканированный документ по электронной почте. Еще один информационный поток формируют документы, приходящие по факсу. С технической точки зрения факс представляет собой несколько разных устройств (телефон, модем, сканер и принтер), совмещенных в одном.
В принципе компьютеры, оборудованные факс-модемом, позволяют принимать факсы непосредственно на ПК. Однако чаще в офисах стоят отдельные факсимильные аппараты. Поэтому иногда документы, полученные в бумажном виде с факсимильного аппарата, вводят в компьютер с помощью сканера. Следует отметить, что в современных офисах стараются меньше пользоваться факсами и переходят на электронную почту. Все чаще документы сканируют и посылают как вложение в электронную почту, поскольку сканер позволяет получить изображение с более высоким качеством, а потери при передаче изображения таким способом отсутствуют в принципе.
На любом предприятии возникает необходимость не только вводить документы в компьютер, но и наоборот - получать бумажную копию
Струйный принтер формирует изображение путем нанесения на бумагу микрокапель чернил нужного цвета. Эта технология обеспечивает хорошее качество и возможности цветной печати. К недостаткам струйных принтеров относятся небольшая скорость печати и высокая стоимость расходных материалов. Отпечатки документов, как правило, чувствительны к влаге. К достоинствам струйных принтеров следует отнести низкую стоимость самого принтера и возможность печати практически на любом носителе (компакт-дисках, пленке для слайдов, специальном материале для термопереноса на ткань и т.п.). Обычно такие принтеры позиционируются как принтеры для дома или маленьких офисов.
В средних и больших офисах чаще всего используются лазерные принтеры, которые обеспечивают отличное качество при высокой скорости печати и относительно небольшой стоимости расходных материалов. Отпечатки, полученные на лазерном принтере, нечувствительны к влаге и не требуют времени для высыхания.
Матричные принтеры сегодня используются крайне редко. Принцип печати у них близок к пишущей машинке: иголочки ударяют по бумаге через красящую ленту, формируя изображение. Такие принтеры обладают очень низкой стоимостью отпечатка и на них через копирку можно получать несколько копий одновременно, однако они не позволяют получать изображения высокого качества и работают медленно и шумно.
Для тиражирования документов служит копировальная техника. Электрографическое (электрофотографическое, ксерографическое) копирование, часто называемое также ксерокопированием, является сегодня наиболее распространенным способом копирования. Электрографическое копирование - это способ фотографического воспроизведения изображений, основанный на превращении лучистой энергии в электрическую.
Данный способ копирования отличает высокая скорость и качество копирования, возможность масштабирования и редактирования документа при копировании, а также возможность получения копий с листовых и сброшюрованных документов.
Ксерокопирование дает возможность получения копий на обычной бумаге, кальке, пластиковой пленке и т.д.
Во многих офисах установлено также брошюровочное оборудование, позволяющее быстро изготовить переплетенные комплекты документации.
Освоение работы со всеми перечисленными выше устройствами обычно не вызывает проблем. Более подробного описания требует процедура перевода бумажных документов в электронный вид.
В отличие от бумажных документов, электронные могут обрабатываться более эффективно (тиражироваться, рассылаться, храниться и т.п.). В настоящее время активно развиваются технологии перевода бумажных документов в электронную форму с целью реализации
На первом этапе перевода документа в электронную форму производится его сканирование и создается электронная копия документа в виде изображения. Изображение, полученное в результате сканирования, также называют образом документа. Сканирование является начальным этапом любой системы автоматизированного ввода документов.
В процессе сканирования может выполняться программная обработка изображения, а также производится визуальный контроль качества (рис. 3.6).
(рис 3.6) Схема перевода бумажного документа в электронный видЕсли речь идет о промышленном вводе документов, то сканеры обычно предоставляют ряд дополнительных функций, например возможность подачи разноформатных документов.
Обычно процесс сканирования - это промежуточная стадия получения электронного документа. Очевидно, что с электронным изображением документа гораздо удобнее работать, чем с бумажным (его можно копировать, отправлять по сети и т.д.).
Однако в большинстве случаев само по себе изображение (образ документа) дает мало преимуществ. Для того чтобы можно было редактировать документ, осуществлять поиск по нему или использовать его фрагменты при подготовке новых документов и т.д., необходимо перевести полученный образ в текстовый документ, понятный офисным программам. Поэтому следующая задача заключается в распознавании отсканированных документов.
Для этого необходим специальный инструмент, способный перевести изображение в текстовый редактируемый электронный документ. Такие инструменты существуют, их общее название - программы оптического распознавания символов (optical character recognition, OCR). C помощью OCR-программы компьютер сможет "прочесть" на отсканированной странице текст, отделив его от иллюстраций и прочих элементов оформления, найти таблицы и "разобраться" в их содержимом. А затем скомпоновать все это заново, воссоздав внешний вид страницы.
С точки зрения перевода документов в электронный вид (ввода документов в компьютер) их условно делят на формализованные, неформализованные и специальные (рис. 3.7).
(рис 3.7) Классификация документов с точки зрения специфики перевода в электронный видФормализованные документы - это документы, в которых заранее определена форма: расположение обязательных полей, в которые заносятся данные. Например, бланки, накладные, анкеты, картотеки и т.д. Неформализованные документы - это документы произвольной формы: договоры, письма и т.д. К специализированным относятся такие документы как, например, карты и отпечатки пальцев.
Перевод каждого из перечисленных видов документов имеет свою специфику. Если вводятся фотографии, то достаточно электронного изображения, если документ содержит текст, его необходимо распознать, если это форматированный текст с рисунками, то нужно не только распознать текст, но и восстановить формат документа, а если это анкета, то, скорее всего, сам документ вообще не нужен, важна только содержащаяся в нем информация. Например, при обработке листов для голосования обычно не требуется изображения самого документа, достаточно информации о том, за кого отдан голос.
Чтобы пояснить, какие задачи возникают при вводе формализованных документов, рассмотрим конкретный пример.
Предположим, в офисе отеля проводится анкетирование проживающих для оценки уровня обслуживания на разных этажах. Каждому жителю отеля в его номере оставляется анкета, которую он должен заполнить (рис. 3.8).
(рис 3.8) Пример заполненной анкетыЕсли за месяц накапливается несколько тысяч таких анкет, то их обработка представляет собой непростую задачу. Очевидно, что получение образов (электронных изображений) этих анкет хоть и облегчает задачу их хранения, однако не позволяет использовать компьютер для обработки информации.
Чаще всего задача ввода форм (в данном случае анкеты) состоит в превращении образа документа в строчку базы данных, содержащую соответствующую информацию. Когда все анкеты будут введены в базу данных, можно будет их обработать и, например, выяснить, на каком этаже обслуживание ведется лучше.
При заполнении анкеты требуется ответить на вопросы и внести информацию в определенные служебные поля, а задача программы при вводе форм - определять эти специальные поля, распознавать информацию в них и ввести ее в базу данных. При этом особенностью ввода форм в компьютер является необходимость распознавания текстов, заполненных от руки.
Обычно в том случае, если форма должна распознаваться компьютером, заполняющего просят ввести текст раздельными буквами, и такой текст называют рукопечатным. Технологии распознавания рукопечатных символов обозначаются термином ICR (Intelligent Character Recognition). Распознавание рукопечатных символов представляет собой более сложную задачу по сравнению с распознаванием печатных, поскольку требуется распознать символ, вписанный в форму от руки с учетом возможных его отклонений, обусловленных индивидуальными особенностями почерка.
(рис 3.9) Схема перевода бумажной формы в запись базы данныхЗадачи распознавания при вводе форм не обязательно связаны с распознаванием текста. При вводе форм может потребоваться распознавание различных меток и знаков, для которого тоже существует свой термин: OMR (Optical Mark Recognition). Например, в бюллетенях для голосования голосующего просят поставить крестик (или другой знак) напротив фамилии кандидата, и задача компьютера - распознать, есть в определенном поле какой-нибудь знак или нет.
Помимо технологических аспектов, о которых мы говорили выше, существует также специфика, связанная с масштабом использования технологии ввода бумажных документов. Действительно, когда говорят о домашних или о персональных системах ввода документов, то обычно подразумевают именно распознавание неформализованных документов, при незначительном количестве ввода документов за единицу времени. В данном случае на первое место выходит именно технология OCR.
Напротив, ввод формализованных документов - это технология, которая обычно используется в организациях и имеет массовый характер. В данном случае наряду с распознаванием текстов встает масса технологических проблем: организация поточного (массового) сканирования, распределенная обработка, встраивание решения в корпоративные системы документооборота и т.д. Технологии, обеспечивающие решение данного набора задач, называют технологиями Data Capture.
Data Capture (дословно "захват данных") - это комплекс мероприятий по переводу бумажных документов в электронный архив для хранения и обеспечения доступа к ним.
Из отечественных компаний на рынке ввода и распознавания документов и форм наиболее активно работают фирмы ABBYY и Cognitive Technologies.
Системы ввода документов с учетом масштаба технологии можно разделить на четыре вида:
(рис 3.10) Классификация программ для перевода документов в электронный видВ этой области следует прежде всего выделить продукт FineReader.
Программу отличает высокая точность распознавания и оформления документа; большое количество языков распознавания (177 в версии FineReader 7.0), интеграция с Microsoft Office Word 2003.
Программно-аппаратные решения на основе стандартных домашних сканеров не обеспечивают производительности, необходимой корпоративным заказчикам, которым нужны так называемые технологии потокового сканирования. Только специализированные программные комплексы в совокупности с высокопроизводительным офисным оборудованием позволяют без задержек распространять по организации электронные версии документов, поступивших в бумажном виде.
Единственной зарубежной системой промышленного ввода документов, представленной на российском рынке, является система Ascent Capture - программа, предназначенная для потоковой обработки сканируемых документов и извлечения данных. Максимальный эффект от применения этой системы отмечается при объемах поступления новых документов - от 1000 до 100 000 страниц в сутки.
Среди российских разработок промышленного ввода документов можно выделить систему электронного архива на базе ЕВФРАТ компании Cognitive Technologies. Программа имеет встроенную OCR-систему и обеспечивает потоковое сканирование и распознавание неформализованных документов. Система позволяет автоматизировать сканирование и распознавание бумажных документов, ввод и классификацию документов из разных источников.
Наиболее известными решениями являются ABBYY FormReader и система Cognitive Forms.
ABBYY FormReader обеспечивает высокую степень распознавания печатных символов, меток и штрих-кодов. Автоматический контроль результатов распознавания с помощью проверок по словарям и базам данных обеспечивает высокую корректность информации.
Программа легко настраивается на новые формы. Использование ABBYY FormReader, установленной на один компьютер, позволяет ежедневно вводить от 500 до 1000 страниц, в зависимости от сложности формы и аппаратной конфигурации.
Процедура создания шаблона формы в большинстве случаев достаточно проста. FormReader позволяет различить и идентифицировать в едином потоке около 100 различных шаблонов и форм.
Процедура ввода документа включает следующие этапы: вначале производится сканирование незаполненной формы. Затем система находит такие элементы форм, как линии, текст, повторяющийся на всех формах, штрих-коды, что позволяет избежать их ручного выделения.
Затем пользователь указывает поля, которые должны содержать текст для распознавания, и для каждого из этих полей определяет колонку в таблице базы данных, соответствующую этому полю.
На следующем этапе определяются языки, используемые в распознаваемом тексте, типы данных для полей и правила контроля. ABBYY FormReader предлагает большое число готовых правил контроля, которые позволяют гарантировать правильность ввода информации
Cognitive Forms обладает основными возможностями ABBYY FormReader, включая способность обрабатывать различные типы форм в одном потоке и осуществлять автоматическую проверку корректности данных.
Эта система позволяет вводить от 2000 до 3000 страниц ежедневно.
В программный комплект Cognitive Forms входит отдельный модуль "Дизайнер форм", с помощью которого пользователь может самостоятельно создавать формы документов, задавать описания полей и варианты контекстных проверок. В настоящее время большая часть корпоративных участников российского рынка перешла на одновременное использование как бумажных, так и электронных форм документов, поэтому появление подобной системы весьма актуально.
В этой области также можно указать решения на базе описанных выше технологий CuneiForm и ABBYY FormReader, которые адаптированы к промышленному использованию, а также ориентированы на системы потокового сканирования и распределенной обработки.
Правильно составленный документ - это краеугольный камень надлежащей защиты ваших интересов.
При обсуждении общих вопросов делопроизводства под термином "предприятие" обычно подразумевают достаточно широкий спектр различных организаций. То есть не только предприятия, производящие материальный продукт (заводы и фабрики), но и организации, результатом деятельности которых является нематериальный продукт или услуга (школа, институт, банк, химчистка и т.п.).
Любое предприятие состоит из подразделений, т.е. имеет некоторую организационную структуру. В наиболее общем виде она показана на рис. 3.1.
(рис 3.1) Типовая схема предприятияПрактически любая организация имеет производственные подразделения (производящие тот или иной продукт или услугу), администрацию, службы управления, службы обеспечения и сбыта.
Производственными условно называют подразделения, выполняющие основную функцию предприятия, как в случае производства материальных продуктов, так и при оказании профильных услуг. На заводе это могут быть цеха и конструкторские бюро, в научных центрах - лаборатории и т.д.
Предприятием можно назвать как небольшую фирму со штатом в несколько человек, так и огромный завод. На большом предприятии каждое подразделение (администрация, бухгалтерия, отдел кадров) обычно состоит из десятков сотрудников со своей иерархией. Напротив, на небольшом предприятии некоторые отделы (или даже несколько отделов) могут быть представлены одним человеком. Например, возможна ситуация, когда руководитель небольшой молодой фирмы лично занимается вопросами приема сотрудников на работу, совмещая роль директора и начальника отдела кадров.
Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах. На предприятии существует целый ряд специализированных служб, занимающихся работой с документами.
Рассмотрим подробнее функции некоторых из этих отделов.
Канцелярия - это отдел организации, ведающий служебной перепиской и оформлением текущей документации.
Отдел кадров решает вопросы, связанные с подбором сотрудников, приемом их на работу, увольнением, обучением, выходом на пенсию. Отдел кадров ведет документацию дел по личному составу (личные дела,
Бухгалтерия осуществляет сбор и обработку финансовой информации о предприятии, а также предоставление отчетности о деятельности организации в государственные органы. В частности, бухгалтерия занимается расчетом заработной платы сотрудников, уплатой налогов и т.п.
Архив - отдел, где хранятся документы, образовавшиеся в результате деятельности предприятия. Архивные работники обеспечивают учет, сохранность документов в течение определенного законом периода, а также их уничтожение по истечении срока хранения.
Службы обеспечения занимаются вопросами снабжения предприятия оборудованием и комплектующими.
Отдел маркетинга занимается подготовкой маркетинговых планов, которые используются при подготовке общего бизнес-плана предприятия, разработкой маркетинговых программ и т.
Предприятие имеет внутренние информационные связи (взаимодействие руководства с исполнителями) и внешние информационные связи (взаимодействие с контролирующими смежными предприятиями, потребителями, клиентами и т.п.). От вышестоящих органов на предприятие поступает руководящая информация в виде законов, нормативов, рекомендаций, распоряжений. В вышестоящие органы поступают отчеты и планы.
В роли контролирующих органов для предприятия могут выступать такие организации, как налоговая служба или пожарная инспекция, предоставляющие инструкции и контролирующие их исполнение. Сотрудничать с предприятием могут предприятия-партнеры, заказчики продукции и т.п.
Теперь рассмотрим структуру современного крупного коммерческого предприятия, см. схему (рис. 3.2)
(рис 3.2) Структура современного коммерческого предприятияКак видно из рисунка, схема оперирует такими понятиями, как Front Office и Back Office, поэтому следует пояснить их значение. Самая простая аналогия, которая позволяет легко запомнить значение данных слов, - это сравнение с военными терминами "фронт" и "тыл". Front office (фронт) занимается вопросами продаж и решением других задач, где приходится непосредственно работать с клиентами. Back office (тыл) обеспечивает функционирование самой организации.
(рис 3.3) Иллюстрация понятий Back Office и Front officeК задачам Back office относится разработка продукта, его производство, взаимодействие с поставщиками и партнерами, то есть все те операции и сервисы, где нет встречи с клиентами и заказчиками.
Основу ИТ-инфраструктуры предприятия составляет его собственная (корпоративная) сеть. Многие современные предприятия используют Интернет-технологии как для внешних, так и для внутренних информационных связей. Построенные на базе этих технологий сети для корпоративного использования называются
(рис 3.4) Пример организации сетевой деятельности в крупных компанияхВ сети Интернет, которая представляет собой пространство для общего пользования, выполняется поиск внешних материалов, осуществляется связь со средствами массовой информации (СМИ), инвесторами и конкурентами.
Интернет,
На рис. 3.5. показано подключение ПК к сети Интернет посредством модема, однако существует целый ряд альтернативных вариантов подключения к Интернету. Их описание выходит за рамки тем данной книги, отметим лишь, что в последнее время все чаще используется возможность выхода в Интернет через подключение локальной сети по выделенной линии. Большая часть офисного оборудования так или иначе связана с персональным компьютером. Компьютер в офисе является интегрирующим устройством и служит для подготовки, редактирования документов, а также хранения и обмена документами. Для создания и обработки документов в первую очередь используются офисные программы, рассмотренные в предыдущем параграфе.
(рис 3.5) Информационные потоки в современном офисеЗначительная часть информации поступает в ПК по сети в виде электронных писем, а также скачивается сотрудниками с Web-страниц.
Все больше офисных компьютеров оборудованы Web-камерами - цифровыми камерами, позволяющими создавать фотографии и видеоролики, которые можно передавать по сети. Специальные программы в сочетании с использованием Web-камер дают возможность организовывать видеоконференции - обсуждения, при которых сотрудники рабочих групп могут видеть друг друга и обсуждать что-либо по сети.
Для участия в видеоконференциях также требуется микрофон. Микрофон необходим еще и для того, чтобы послать голосовое сообщение по электронной почте, озвучить презентацию. Современные офисные программы, в том числе программы Microsoft Office, уже имеют функции распознавания речи. Пока эти технологии развиты слабо, однако со временем голосовое управление компьютером и надиктовывание текстов наверняка получит широкое распространение.
Несмотря на активное развитие электронных средств коммуникации, часть информации по-прежнему поступает в офис в бумажном виде. Для ввода бумажных документов в компьютер служат сканеры - устройства, которые позволяют создавать оцифрованное изображение документа и хранить его в компьютере. Достаточно широкое распространение получили сетевые сканеры, которые позволяют посылать отсканированный документ по электронной почте. Еще один информационный поток формируют документы, приходящие по факсу. С технической точки зрения факс представляет собой несколько разных устройств (телефон, модем, сканер и принтер), совмещенных в одном.
В принципе компьютеры, оборудованные факс-модемом, позволяют принимать факсы непосредственно на ПК. Однако чаще в офисах стоят отдельные факсимильные аппараты. Поэтому иногда документы, полученные в бумажном виде с факсимильного аппарата, вводят в компьютер с помощью сканера. Следует отметить, что в современных офисах стараются меньше пользоваться факсами и переходят на электронную почту. Все чаще документы сканируют и посылают как вложение в электронную почту, поскольку сканер позволяет получить изображение с более высоким качеством, а потери при передаче изображения таким способом отсутствуют в принципе.
На любом предприятии возникает необходимость не только вводить документы в компьютер, но и наоборот - получать бумажную копию
Струйный принтер формирует изображение путем нанесения на бумагу микрокапель чернил нужного цвета. Эта технология обеспечивает хорошее качество и возможности цветной печати. К недостаткам струйных принтеров относятся небольшая скорость печати и высокая стоимость расходных материалов. Отпечатки документов, как правило, чувствительны к влаге. К достоинствам струйных принтеров следует отнести низкую стоимость самого принтера и возможность печати практически на любом носителе (компакт-дисках, пленке для слайдов, специальном материале для термопереноса на ткань и т.п.). Обычно такие принтеры позиционируются как принтеры для дома или маленьких офисов.
В средних и больших офисах чаще всего используются лазерные принтеры, которые обеспечивают отличное качество при высокой скорости печати и относительно небольшой стоимости расходных материалов. Отпечатки, полученные на лазерном принтере, нечувствительны к влаге и не требуют времени для высыхания.
Матричные принтеры сегодня используются крайне редко. Принцип печати у них близок к пишущей машинке: иголочки ударяют по бумаге через красящую ленту, формируя изображение. Такие принтеры обладают очень низкой стоимостью отпечатка и на них через копирку можно получать несколько копий одновременно, однако они не позволяют получать изображения высокого качества и работают медленно и шумно.
Для тиражирования документов служит копировальная техника. Электрографическое (электрофотографическое, ксерографическое) копирование, часто называемое также ксерокопированием, является сегодня наиболее распространенным способом копирования. Электрографическое копирование - это способ фотографического воспроизведения изображений, основанный на превращении лучистой энергии в электрическую.
Данный способ копирования отличает высокая скорость и качество копирования, возможность масштабирования и редактирования документа при копировании, а также возможность получения копий с листовых и сброшюрованных документов.
Ксерокопирование дает возможность получения копий на обычной бумаге, кальке, пластиковой пленке и т.д.
Во многих офисах установлено также брошюровочное оборудование, позволяющее быстро изготовить переплетенные комплекты документации.
Освоение работы со всеми перечисленными выше устройствами обычно не вызывает проблем. Более подробного описания требует процедура перевода бумажных документов в электронный вид.
В отличие от бумажных документов, электронные могут обрабатываться более эффективно (тиражироваться, рассылаться, храниться и т.п.). В настоящее время активно развиваются технологии перевода бумажных документов в электронную форму с целью реализации
На первом этапе перевода документа в электронную форму производится его сканирование и создается электронная копия документа в виде изображения. Изображение, полученное в результате сканирования, также называют образом документа. Сканирование является начальным этапом любой системы автоматизированного ввода документов.
В процессе сканирования может выполняться программная обработка изображения, а также производится визуальный контроль качества (рис. 3.6).
(рис 3.6) Схема перевода бумажного документа в электронный видЕсли речь идет о промышленном вводе документов, то сканеры обычно предоставляют ряд дополнительных функций, например возможность подачи разноформатных документов.
Обычно процесс сканирования - это промежуточная стадия получения электронного документа. Очевидно, что с электронным изображением документа гораздо удобнее работать, чем с бумажным (его можно копировать, отправлять по сети и т.д.).
Однако в большинстве случаев само по себе изображение (образ документа) дает мало преимуществ. Для того чтобы можно было редактировать документ, осуществлять поиск по нему или использовать его фрагменты при подготовке новых документов и т.д., необходимо перевести полученный образ в текстовый документ, понятный офисным программам. Поэтому следующая задача заключается в распознавании отсканированных документов.
Для этого необходим специальный инструмент, способный перевести изображение в текстовый редактируемый электронный документ. Такие инструменты существуют, их общее название - программы оптического распознавания символов (optical character recognition, OCR). C помощью OCR-программы компьютер сможет "прочесть" на отсканированной странице текст, отделив его от иллюстраций и прочих элементов оформления, найти таблицы и "разобраться" в их содержимом. А затем скомпоновать все это заново, воссоздав внешний вид страницы.
С точки зрения перевода документов в электронный вид (ввода документов в компьютер) их условно делят на формализованные, неформализованные и специальные (рис. 3.7).
(рис 3.7) Классификация документов с точки зрения специфики перевода в электронный видФормализованные документы - это документы, в которых заранее определена форма: расположение обязательных полей, в которые заносятся данные. Например, бланки, накладные, анкеты, картотеки и т.д. Неформализованные документы - это документы произвольной формы: договоры, письма и т.д. К специализированным относятся такие документы как, например, карты и отпечатки пальцев.
Перевод каждого из перечисленных видов документов имеет свою специфику. Если вводятся фотографии, то достаточно электронного изображения, если документ содержит текст, его необходимо распознать, если это форматированный текст с рисунками, то нужно не только распознать текст, но и восстановить формат документа, а если это анкета, то, скорее всего, сам документ вообще не нужен, важна только содержащаяся в нем информация. Например, при обработке листов для голосования обычно не требуется изображения самого документа, достаточно информации о том, за кого отдан голос.
Чтобы пояснить, какие задачи возникают при вводе формализованных документов, рассмотрим конкретный пример.
Предположим, в офисе отеля проводится анкетирование проживающих для оценки уровня обслуживания на разных этажах. Каждому жителю отеля в его номере оставляется анкета, которую он должен заполнить (рис. 3.8).
(рис 3.8) Пример заполненной анкетыЕсли за месяц накапливается несколько тысяч таких анкет, то их обработка представляет собой непростую задачу. Очевидно, что получение образов (электронных изображений) этих анкет хоть и облегчает задачу их хранения, однако не позволяет использовать компьютер для обработки информации.
Чаще всего задача ввода форм (в данном случае анкеты) состоит в превращении образа документа в строчку базы данных, содержащую соответствующую информацию. Когда все анкеты будут введены в базу данных, можно будет их обработать и, например, выяснить, на каком этаже обслуживание ведется лучше.
При заполнении анкеты требуется ответить на вопросы и внести информацию в определенные служебные поля, а задача программы при вводе форм - определять эти специальные поля, распознавать информацию в них и ввести ее в базу данных. При этом особенностью ввода форм в компьютер является необходимость распознавания текстов, заполненных от руки.
Обычно в том случае, если форма должна распознаваться компьютером, заполняющего просят ввести текст раздельными буквами, и такой текст называют рукопечатным. Технологии распознавания рукопечатных символов обозначаются термином ICR (Intelligent Character Recognition). Распознавание рукопечатных символов представляет собой более сложную задачу по сравнению с распознаванием печатных, поскольку требуется распознать символ, вписанный в форму от руки с учетом возможных его отклонений, обусловленных индивидуальными особенностями почерка.
(рис 3.9) Схема перевода бумажной формы в запись базы данныхЗадачи распознавания при вводе форм не обязательно связаны с распознаванием текста. При вводе форм может потребоваться распознавание различных меток и знаков, для которого тоже существует свой термин: OMR (Optical Mark Recognition). Например, в бюллетенях для голосования голосующего просят поставить крестик (или другой знак) напротив фамилии кандидата, и задача компьютера - распознать, есть в определенном поле какой-нибудь знак или нет.
Помимо технологических аспектов, о которых мы говорили выше, существует также специфика, связанная с масштабом использования технологии ввода бумажных документов. Действительно, когда говорят о домашних или о персональных системах ввода документов, то обычно подразумевают именно распознавание неформализованных документов, при незначительном количестве ввода документов за единицу времени. В данном случае на первое место выходит именно технология OCR.
Напротив, ввод формализованных документов - это технология, которая обычно используется в организациях и имеет массовый характер. В данном случае наряду с распознаванием текстов встает масса технологических проблем: организация поточного (массового) сканирования, распределенная обработка, встраивание решения в корпоративные системы документооборота и т.д. Технологии, обеспечивающие решение данного набора задач, называют технологиями Data Capture.
Data Capture (дословно "захват данных") - это комплекс мероприятий по переводу бумажных документов в электронный архив для хранения и обеспечения доступа к ним.
Из отечественных компаний на рынке ввода и распознавания документов и форм наиболее активно работают фирмы ABBYY и Cognitive Technologies.
Системы ввода документов с учетом масштаба технологии можно разделить на четыре вида:
(рис 3.10) Классификация программ для перевода документов в электронный видВ этой области следует прежде всего выделить продукт FineReader.
Программу отличает высокая точность распознавания и оформления документа; большое количество языков распознавания (177 в версии FineReader 7.0), интеграция с Microsoft Office Word 2003.
Программно-аппаратные решения на основе стандартных домашних сканеров не обеспечивают производительности, необходимой корпоративным заказчикам, которым нужны так называемые технологии потокового сканирования. Только специализированные программные комплексы в совокупности с высокопроизводительным офисным оборудованием позволяют без задержек распространять по организации электронные версии документов, поступивших в бумажном виде.
Единственной зарубежной системой промышленного ввода документов, представленной на российском рынке, является система Ascent Capture - программа, предназначенная для потоковой обработки сканируемых документов и извлечения данных. Максимальный эффект от применения этой системы отмечается при объемах поступления новых документов - от 1000 до 100 000 страниц в сутки.
Среди российских разработок промышленного ввода документов можно выделить систему электронного архива на базе ЕВФРАТ компании Cognitive Technologies. Программа имеет встроенную OCR-систему и обеспечивает потоковое сканирование и распознавание неформализованных документов. Система позволяет автоматизировать сканирование и распознавание бумажных документов, ввод и классификацию документов из разных источников.
Наиболее известными решениями являются ABBYY FormReader и система Cognitive Forms.
ABBYY FormReader обеспечивает высокую степень распознавания печатных символов, меток и штрих-кодов. Автоматический контроль результатов распознавания с помощью проверок по словарям и базам данных обеспечивает высокую корректность информации.
Программа легко настраивается на новые формы. Использование ABBYY FormReader, установленной на один компьютер, позволяет ежедневно вводить от 500 до 1000 страниц, в зависимости от сложности формы и аппаратной конфигурации.
Процедура создания шаблона формы в большинстве случаев достаточно проста. FormReader позволяет различить и идентифицировать в едином потоке около 100 различных шаблонов и форм.
Процедура ввода документа включает следующие этапы: вначале производится сканирование незаполненной формы. Затем система находит такие элементы форм, как линии, текст, повторяющийся на всех формах, штрих-коды, что позволяет избежать их ручного выделения.
Затем пользователь указывает поля, которые должны содержать текст для распознавания, и для каждого из этих полей определяет колонку в таблице базы данных, соответствующую этому полю.
На следующем этапе определяются языки, используемые в распознаваемом тексте, типы данных для полей и правила контроля. ABBYY FormReader предлагает большое число готовых правил контроля, которые позволяют гарантировать правильность ввода информации
Cognitive Forms обладает основными возможностями ABBYY FormReader, включая способность обрабатывать различные типы форм в одном потоке и осуществлять автоматическую проверку корректности данных.
Эта система позволяет вводить от 2000 до 3000 страниц ежедневно.
В программный комплект Cognitive Forms входит отдельный модуль "Дизайнер форм", с помощью которого пользователь может самостоятельно создавать формы документов, задавать описания полей и варианты контекстных проверок. В настоящее время большая часть корпоративных участников российского рынка перешла на одновременное использование как бумажных, так и электронных форм документов, поэтому появление подобной системы весьма актуально.
В этой области также можно указать решения на базе описанных выше технологий CuneiForm и ABBYY FormReader, которые адаптированы к промышленному использованию, а также ориентированы на системы потокового сканирования и распределенной обработки.
Для получения официальных документов о завершении программы дополнительного профессионального образования (удостоверения о повышении квалификации, дипломов о профессиональной переподготовке и MBA) необходимо предоставить:
Внимание! Вы можете не заказывать доставку бумажной версии официального документы, а скачать его в электронном виде и распечатать самостоятельно. Информация о выданном документе в течение 1 месяца загружается в Федеральную информационную систему «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении» - ФИС ФРДО.
Доступ на новый сайт осуществляется с использованием адреса электронной почты, который был указан вами при регистрации на "старом". Мы постарались перенести все ваши данные с прежнего ресурса, однако не исключена вероятность потери части информации.
При возникновении проблемы со входом, воспользуйтесь функцией сброса пароля
Если вы обнаружите несоответствия, пожалуйста, сообщите нам.