Диаграммы и графики
Назначение шаблона Диаграммы и графики
Шаблон Диаграммы и графики категории шаблонов Бизнес содержит фигуры схем и графиков, предназначенных для создания финансовых отчетов, отчетов о продажах, прибылях и убытках, бюджетов, статистических анализов, задач учета, рыночных прогнозов и годовых отчетов.
Вставка диаграммы Excel
В Visio используется приложение Microsoft Excel 2010 для обеспечения возможностей работы с диаграммами. Диаграмму или график данных можно добавить в документ двумя способами:
Диаграмму или график можно создать непосредственно на схеме. При создании диаграммы в Visio для редактирования ее данных используется Excel, но потом данные сохраняются в файле Visio. На вкладке Вставка в группе Иллюстрации щелкните кнопку Диаграммы.
В диаграмму будет добавлена внедренная книга Excel, содержащая два листа: с диаграммой и с таблицей данных. Чтобы добавить данные, щелкните в книге Excel ярлычок страницы с меткой Лист1. На ленте Visio появятся вкладки Excel для работы с данными. Чтобы отформатировать диаграмму, выделите ее во внедренной книге. На ленте появятся три вкладки Работа с диаграммами; команды и коллекции на этих вкладках можно использовать для форматирования диаграммы.
Диаграмму или график Excel можно вставить в свой документ и связать с данными из файла Excel. При копировании диаграммы, сохраненной в файле Excel, и вставке ее в документ данные в диаграмме связываются с этим файлом Excel. Если необходимо изменить данные в диаграмме, нужно внести изменения в связанный лист в Excel, а затем обновить данные в документе Visio. Лист Excel - это отдельный файл, и он не сохраняется вместе с файлом Visio.
Задание 1
Откройте Microsoft Visio 2010.
Создайте новый документ на основе шаблона Диаграммы и графики из категории шаблонов Бизнес.
Создайте на листе диаграмму (см. Рис. 5.1).
(рис 5.1) Гистограмма "Производство продукции"
Для этого:
На вкладке Вставка в группе Иллюстрации щелкните Диаграмма.
В окне Microsoft Excel перейдите на Лист1 и внесите данные для построения диаграммы (см. Рис. 5.2).
(рис 5.2) Данные для построения диаграммы
Перейдите на лист Диаграмма1.
На этом листе уже построена гистограмма, не соответствующая заполненному Вами диапазону данных.
Измените диапазон данных:
На вкладке Конструктор в группе Данные щелкните кнопку Выбрать данные.
Откроется окно Выбор источника данных. В поле Диапазон данных для диаграммы должен быть подсвечен используемый в настоящее время диапазон =Лист1!$A$1:$D$7
Перейдите на Лист1 и выделите диапазон данных для построения диаграммы A1:E4.
Вернитесь в окно Выбор источника данных и щелкните кнопку ОК.
Измените макет диаграммы на Макет1. Для этого на вкладке Конструктор в группе Макеты диаграмм выберите нужный макет. Впишите заголовок диаграммы "Производство продукции".
Выполните взаимную замену данных на осях диаграммы, щелкнув на вкладке Конструктор в группе Данные кнопку Строка/Столбец.
Подпишите вертикальную ось. Для этого на вкладке Макет в группе Подписи щелкните кнопку со списком Названия осей, выберите пункт Название основной вертикальной оси - Повернутое название. Впишите название оси - млн. рублей.
Сохраните документ под именем Гистограмма и закройте документ.
Задание 2
Создайте новый документ на основе шаблона Диаграммы и графики из категории шаблонов Бизнес.
Откройте Microsoft Excel 2010. Подготовьте расчетную таблицу и постройке круговую диаграмму (см. Рис. 5.3).
(рис 5.3) Круговая диаграмма в Excel
Выделите и скопируйте построенную диаграмму.
Вернитесь в Visio и вставьте диаграмму на лист.
Перейдите в Excel, измените данные (см. Рис. 5.4). Обратите внимание на то, что диаграмма в Excel изменилась. Изменилась ли диаграмма в Visio?
(рис 5.4) Измененная круговая диаграмма в Excel
Удалите диаграмму в Visio. Еще раз скопируйте созданную диаграмму в Excel, вернитесь в Visio и выполните специальную вставку диаграммы со связыванием.
Для этого:
на вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните список Вставить, выберите команду Специальная вставка…
в открывшемся окне Специальная вставка выберите переключатель Связать, щелкните ОК.
Еще раз измените данные диаграммы в Excel. Изменилась ли диаграмма в Visio теперь?
Сохраните книгу Excel под именем Круговая диаграмма. Закройте Excel.
Сохраните документ Visio под именем Круговая диаграмма. Закройте документ.
Задание 3
Создайте новый документ на основе шаблона Диаграммы и графики из категории шаблонов Бизнес.
Постройте гистограмму, используя фигуру Гистограмма 1 из набора элементов Фигуры для диаграмм (см. Рис. 5.5).
(рис 5.5) Гистограмма Visio
Для этого:
Перетащите фигуру Гистограмма 1 на страницу.
В окне Данные фигуры:
Задайте количество столбцов - 4.
Щелкните кнопку ОК.
Введите числовые значения столбцов:
Выделите первый столбец гистограммы (щелкните внутри гистограммы, затем еще раз щелкните по первому столбцу), введите с клавиатуры число 70.
Выделите второй столбец, введите число 90.
Выделите третий столбец, введите число 100.
Выделите четвертый столбец, введите число 50.
Сохраните документ под именем Гистограмма Visio. Закройте документ.
Организационная диаграмма
Назначение организационной диаграммы
Организационная диаграмма - это схема иерархии, которая обычно используется для отображения отношений между сотрудниками, должностями и группами.
Организационные диаграммы могут быть как простыми, так и большими сложными схемами, основанными на сведениях из внешнего источника данных. Фигуры организационной диаграммы могут отображать основные сведения, например имя и должность сотрудника, или подробную информацию, например подразделение и учетный отдел. К фигурам организационной диаграммы можно добавлять рисунки.
Создание простой организационной диаграммы
Этот способ лучше всего подходит для создания небольшой организационной диаграммы с полями сведений по умолчанию. По умолчанию используются следующие поля:
отдел;
телефон;
имя;
должность;
электронная почта.
Откройте вкладку Файл, щелкните Создать, выберите категорию шаблонов Бизнес и дважды щелкните шаблон Организационная диаграмма.
Из набора элементов Фигуры организационной диаграммы в окне Фигуры перетащите на страницу фигуру корневого уровня для организации (например, Директор).
Выделив фигуру, введите для нее имя и должность.
Из набора элементов Фигуры организационной диаграммы в окне Фигуры перетащите фигуру для первого подчиненного лица на фигуру руководителя. При этом автоматически будет создана связь между двумя фигурами в иерархии.
Продолжите перетаскивание фигур подчиненных в фигуры руководителей и ввод имен и должностей.
Автоматическое создание организационной диаграммы из нового файла данных
Этот способ оптимален, если поля сведений по умолчанию не соответствуют требованиям, а в другом приложении необходимые данные отсутствуют.
Откройте вкладку Файл, щелкните Создать, выберите вариант Бизнес и дважды щелкните шаблон Мастер организационных диаграмм.
На первой странице мастера установите флажок по данным, введенным с помощью мастера, а затем нажмите кнопку Далее.
Выберите вариант Excel или Текст с разделителями, введите имя нового файла, а затем нажмите кнопку Далее.
Примечание. Если был выбран вариант Excel, откроется лист Microsoft Office Excel с примером текста. Если был выбран вариант Текст с разделителями, откроется Блокнот, также содержащий пример текста.
В любом из этих приложений используйте образец текста в качестве примера того, сведения какого типа необходимо включить, и введите вместо него необходимые данные.
Примечание. Столбцы Имя и Руководитель необходимо сохранить, однако при этом можно изменить, удалить или добавить другие столбцы.
Выйдите из приложения Excel или Блокнот, а затем завершите работу мастера.
Выделение групп с помощью рамки группы или пунктирных линий
Создав организационную диаграмму, можно расположить сведения в ней таким образом, чтобы они отражали отношения виртуальной группы. Выделите связанные между собой фигуры вместе и добавьте соединители из пунктирных линий, отражающие структуры подотчетности второго порядка. Кроме того, для выделения виртуальных групп можно использовать фигуру Рамка группы. Отношения подотчетности, заданные пунктирной линией, работают так же, как и обычные соединители. Рамка группы - это прямоугольная фигура, с помощью которой можно визуально группировать другие фигуры и присваивать этим группам имена.
Задание 4
Создайте новый документ Visio на основе шаблона Организационная диаграмма из категории шаблонов Бизнес.
Перетащите на лист фигуру Директор из набора элементов Фигуры организационной диаграммы. Введите текст Времена года (см. Рис. 5.6).
(рис 5.6) Создание простой организационной диаграммы (этап 1)
Дополните диаграмму названиями сезонов (см. Рис. 5.7):
На фигуру Времена года перетащите из набора Фигуры организационной диаграммы фигуру Должность. Введите текст фигуры - Зима.
На фигуру Времена года перетащите из набора Фигуры организационной диаграммы фигуру Должность. Введите текст фигуры - Весна.
Аналогично добавьте Лето и Осень.
(рис 5.7) Создание простой организационной диаграммы (этап 2)
Для перемещения фигуры влево/вправо относительно других фигур в схеме выполните действия:
выделите перемещаемую фигуру в схеме;
на вкладке Организационная диаграмма в группе Упорядочить щелкните кнопку Переместить влево/вверх (Переместить вправо/вниз).
Для выравнивания подчиненных фигур относительно главной фигуры выполните действия:
выделите главную фигуру;
на вкладке Организационная диаграмма в группе Макет щелкните кнопку со списком Горизонтально (Вертикально/Рядом) и выберите нужный вариант выравнивания подчиненных фигур.
Для каждого из сезонов добавьте в организационную диаграмму месяцы (см. Рис. 5.8).
(рис 5.8) Создание простой организационной диаграммы (этап 3)
Измените тему оформления диаграмма (вкладка Конструктор, группа Темы).
Скройте подчиненных для фигуры Зима. Для этого щелкните по фигуре Зима правой клавишей мыши и в контекстном меню выберите команду Скрыть подчиненных.
Отобразите подчиненных для фигуры Зима. Для этого щелкните по ней правой клавишей мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Показать подчиненных.
Сохраните диаграмму под именем Простая организационная диаграмма. Закройте документ.
Задание 5
Подготовьте организационную схему предприятия (см. Рис. 5.9).
(рис 5.9) Схема организационной структуры предприятия
Для этого:
Создайте новый документ Visio на основе шаблона Мастер организационных диаграмм из категории шаблонов Бизнес.
В открывшемся окне Мастер организационных диаграмм выберите переключатель по данным, введенным с помощью мастера и щелкните кнопку Далее.
Выберите тип файла для ввода данных - Excel, введите имя нового файла - Организационная структура предприятия, щелкните Далее.
Введите данные в Excel (см. Рис. 5.10).
(рис 5.10) Описание организационной структуры предприятия в Excel
Сохраните изменения в файле и закройте файл (Файл - Выход).
В открывшемся окне мастер организационных диаграмм щелкните Готово.
Откорректируйте созданную схему (см. Рис. 5.9).
Сохраните документ под именем Схема организационной структуры предприятия. Закройте документ.
Схема причинно-следственных связей
Назначение схемы причинно-следственных связей
На схемах причинно-следственных связей отражаются все факторы, оказывающие влияние в конкретной ситуации, т. е. все причины, вызывающие определенные следствия. Такие схемы также называются схемами Ишикавы.
При выборе шаблона Схема причинно-следственных связей из категории шаблонов Бизнес открывается страница документа с фигурой оси (следствие) и четырьмя прямоугольниками категорий (причины), что позволяет сразу приступить к работе. В шаблоне также содержатся фигуры, представляющие основные и второстепенные причины, с помощью которых можно создавать более детализированные схемы.
Создание схемы причинно-следственных связей
Откройте вкладку Файл, щелкните Создать, выберите категорию Бизнес и дважды щелкните элемент Схема причинно-следственных связей.
Выделите на странице документа ось (горизонтальную стрелку) и введите текст с описанием следствия, проблемы или цели.
Определите количество категорий причин, приводящих к данному следствию, и выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы добавить категорию, перетащите на страницу документа фигуру Категория 1 или Категория 2 и разместите ее таким образом, чтобы наконечник стрелки касался оси.
Чтобы удалить категорию, выделите фигуру и нажмите клавишу [DELETE].
Для каждой категории причин на странице документа выделите соответствующую фигуру и введите название.
Чтобы представить основные причины, входящие в категории, перетащите на страницу документа фигуры Основная причина и привяжите наконечники стрелок к линиям категорий.
Чтобы представить второстепенные причины, влияющие на основные, перетащите на страницу документа фигуры Второстепенная причина и привяжите наконечники стрелок к линиям основных причин.
Чтобы пометить основную или второстепенную причину, выделите соответствующую фигуру и введите текст.
Задание 6
Создайте новый документ на основе шаблона Схема причинно-следственных связей из категории шаблонов Бизнес.
Создайте схему, используя фигуры Основная причина 1 и Контур рыбы набора элементов Фигуры схемы причинно-следственных связей (см. Рис. 5.11, Рис. 5.12).
(рис 5.11) Схема причинно-следственных связей (этап 1)
(рис 5.12) Схема причинно-следственных связей (этап 2)
Сохраните документ под именем Схема причинно-следственных связей и закройте его.
Схема EPC
Назначение шаблона схема EPC
Шаблон Схема EPC категории шаблонов Бизнес содержит фигуры для разработки схем событийной цепочки для документирования бизнес-процессов.
Задание 7
Создайте новый документ на основе шаблона Схема EPC категории шаблонов Бизнес.
Подготовьте схему процесса обработки заказа (см. Рис. 5.13).
Сохраните документ под именем Схема EPC.
Закройте документ.
(рис 5.13) Процесс обработки заказа
