Что ж, обзором программных средств в помощь майндмепперу мы завершили рассказ о майндмеппинге и "ментальных картах". Надеемся, читатель убедился в мощи этого подхода, его применимости и исключительной полезности, независимо от того, чем вы в данный момент занимаетесь.
Однако все мы знаем, что один в поле не воин. Точно так же, "ментальные карты", несмотря на все их удобство и всю их мощь, далеко не единственное средство персональной продуктивности. Если уж говорить начистоту, майндмеппинг – отличное дополнение к любой методологии управления временем. Существует множество ПО и методологий, позволяющих держать руку на пульсе своей деловой и личной жизни и именно их рассмотрением мы сейчас и займемся.
А говорить мы будем вот о чем:
Мы привыкли считать MSOutlook средством для работы с электронной почтой и только. Тем не менее, с самого начала и Outlook, и даже его предшественник Schedule+ создавались, как нечто большее – ПО для управления временем или PIM (PersonalInformationManager). В арсенале Outlook имеются возможности для работы с почтой, ведения календаря и списка задач, заметки и журнал. Уже достаточно, чтобы держать под контролем все происходящее вокруг, но и это еще не все: функциональность Outlook можно значительно расширить за счет дополнений, разработанных сторонними производителями. Не следует забывать и о серверных продуктах от Microsoft, с которыми работает Outlook, а именно о MSExchangeServer и MSOfficeSharePointServer. Так что возможностей открывается масса, а способов использования всего этого богатства можно придумать огромное множество. Не претендуя на истину в последней инстанции, расскажем, как Outlook применяет автор этих строк.
Итак, Outlook используется для работы со всей ), раскладывающие письма, удовлетворяющие определенным условиям (ключевые слова в теме, автор письма и т.д.), по соответствующим папкам. Впрочем, слишком увлекаться правилами не стоит. Некоторые консультанты советуют создать в Outlook отдельные папки для писем от всех сотрудников подразделения. Практика, однако, показывает, что такой подход не только не способствует повышению продуктивности, но даже снижает ее. Причина очевидна – письма от сотрудников автоматически раскладываются по папкам, и, чтобы прочесть их, нам приходится последовательно входить в каждую из папок. К тому же, мы не видим письма "в общей куче" сразу же после его поступления, так что во многих случаях не можем оперативно отреагировать на важное сообщение. И это не голословные утверждения автора – примеры того, насколько негативно подобная практика влияет на продуктивность сотрудников, автор наблюдал ежедневно во время работы в одной из компаний, где подобные вещи являлись частью корпоративного стандарта по управлению временем. Ответа на некоторые письма приходилось ждать часами. Абсолютный рекорд – полгода (как бы невероятно это ни звучало, мы говорим чистую правду). Так что не увлекайтесь правилами сверх меры. В Outlook'е автора было только два правила. Одно из них помещало в отдельную папку анкеты студентов (после прохождения тренинга слушатели заполняют анкеты в онлайне, на сайте Центра Знаний, после чего они приходят по почте тренеру, начальнику учебного отдела и всему отделу продаж). Второе откладывало в сторонку письма, пришедшие на общий список рассылки Центра Знаний (обычно это были запросы на получение дополнительной информации, вопросы по ценам и ассортименту тренингов и т.д.). Все остальные письма попадали во "Входящие", где мы читали их в хронологическом порядке (снизу вверх), сразу же отвечая на те из них, на которые можно было ответить без каких-либо дополнительных телодвижений, и помечая "флажками" те, над которыми еще надо будет поработать. После того, как все необходимые действия выполнены, "флажки" заменяются на отметки о выполнении. Кстати, "флажок" может быть и "срочным", имеющим конечную дату выполнения, а благодаря новому функционалу Outlook 2007 мы теперь можем видеть предстоящие нам задачи прямо в календаре, что очень удобно.
С другой стороны, раскладывать письма по папкам нам просто не было нужно, благодаря ) – чудесному плагину для Outlook, добавляющему возможность видеть полные контактные данные респондентов и связи между ними (причем телефоны, адреса и т.д. извлекаются не только из полей To, Cc и Bc, но и из тела каждого содержащего их письма), а также все цепочки сообщений и все файлы, которыми мы когда-либо обменивались с каждым респондентом. Плюс мощные возможности по аналитике и поиску. Вот и все – папки не нужны, ведь в переписке всегда легко найти что угодно! Такой вот "социальный" функционал внутри Outlook. К тому же, Xobni прекрасно интегрируется с популярными социальными сетями, такими как LinkedInи Facebook.
Письма после прочтения или ответа на них мы не удаляем, хотя многие консультанты советуют это делать (в частности, те, кто создавал стандарт управления временем для моего прошлого работодателя). С точки зрения психологии, удаление письма после выполнения всех связанных с ним действий символизирует завершение работы над задачей, ставит точку в вашей работе. Однако автор привык иметь под рукой полный архив всей своей переписки и уже не раз извлекал из этого выгоду – легко доказать свою правоту, если имеется документальное подтверждение! Конечно, есть одна проблема: размер почтового ящика на сервере MicrosoftExchange в некоторых компаниях просто ничтожный (а если вы планируете работать с почтой и за пределами офиса, лучше пользоваться именно ящиком на сервере). Поэтому приходилось время от времени переносить содержимое ящика в локальные папки, но тут уж ничего не поделаешь. Кстати, Xobni работает только с почтовым ящиком на сервере.
Если же необходим почтовый архив, не привязанный к рабочей машине, отличным средством для его создания может стать MailStoreHome (http://www.mailstore.com/en/mailstore-home.aspx). Эта замечательная программа не только делает полный бекап почтовых аккаунтов из разных источников, но и позволяет потом просматривать этот архив, записывать архивный DVD и делать сложные поисковые запросы к базе писем. Вот вам и еще одна возможность найти что угодно. Компетентный читатель, конечно, скажет, что можно поступить проще, воспользовавшись экспортом из Outlook'а в файл. Да, так будет проще, вот только для того, чтобы просматривать такой архив, тоже понадобится Outlook, да и расширенных возможностей поиска по базе писем вы не получите.
Еще один плагин к Outlook'у, который тоже отлично помогает в деле персональной продуктивности, – это ) от MicrosoftOfficeLabs (http://www.officelabs.com). Эта "софтинка" на основе определенных (причем легко подающихся редактированию) правил автоматически приоритезирует входящие сообщения, так что можно сразу, даже еще не читая письмо, увидеть, насколько оно для вас важно. Появляется возможность также устанавливать приоритет письма в ручном режиме, просто оценивая его определенным количеством звездочек, точно так же, как мы оцениваем фотографии и музыкальные композиции. А еще в инструментальной панели Outlook'а появляется большая кнопка "Не беспокоить", прекращающая отображение новых сообщений на определенный (по умолчанию – 30 мин.) промежуток времени. Этот режим стоит включать во время занятий делами, требующими концентрации внимания, например, работы над каким-либо документом. Вот, пожалуй, и все, что касается почты. Единственное, что стоит добавить, – это то, что, кроме "флажков" и пометок о выполнении, письма, как и события и задачи, стоит помечать еще и определенной категорией. Набор категорий обычно прописан в корпоративном стандарте управления временем. Категории, принятые в Центре знаний, нас, в принципе, устраивали, но в своем КПК автору вполне достаточно только двух категорий – "Личное" и "Служебное". Но о КПК мы еще скажем чуть позже, а пока вернемся к Outlook'у.
С почтой мы, как уже сказано выше, разобрались. На очереди – календарь. В рамках учебного отдела мы все дали друг другу общий доступ к своим календарям, так что в любой момент можем видеть, кто и чем занимается. При работе с календарем у автора есть два правила.
Первое правило: заранее планировать дела, встречи и т.д. При этом нам очень не нравятся такие вещи, как шаблонные календари (или ПРВ – "Планирование Рабочего Времени"), в которых уже "забито" время на работу с почтой, планирование на день, обед и т.д., так что в конце концов день в календаре выглядит "сплошным блоком". Конечно, в ПРВ есть некоторый смысл – он нужен, чтобы привить новым сотрудникам привычку работать по четкому плану. Но для нас календарь полезен только тогда, когда мы можем, не вникая в подробности, с одного взгляда увидеть, когда человек занят, а когда относительно свободен, на какие дату и время запланированы какие-то мероприятия или встречи. Поэтому хорошая идея – заранее отмечать в календаре только встречи и планируемые дела. При этом тренинги обычно попадают в календарь как дела на весь день (точнее, на несколько дней) и отображаются в верхней части представления рабочей недели.
Второе правило – сразу же после выполнения какого-либо дела надо отметить в календаре, чем вы только что занимались. При этом к концу дня он (день) в календаре становится опять-таки "сплошным блоком". Таким образом, дни прошедшие будут заполнены делами, и календарь теперь легко и удобно использовать для составления отчета, а дни грядущие содержат только наиболее важные из планируемых дел. Применение категорий с целью классификации дел в календаре также приветствуется, более того, очень желательно.
О контактах Outlook мы здесь говорить не будем – локально мы их не храним (за редкими исключениями), пользуясь адресной книгой компании, к тому же, Xobni заботится о контактах. А персональные контакты лучше хранить в КПК. Так они всегда будут под рукой, да и вам будет спокойнее.
Задачи – одна из наиболее продвинутых фич Outlook'а. Вы можете как планировать свои собственные действия, так и ставить задачи другим членам команды и получать отчеты об их выполнении. С задачами мы тоже работаем "сплошным списком" (причем, в основном на КПК). Различные представления списка – это хорошо, но для нас вполне достаточно стандартных
), который нам нравится больше, т.к. хранит заметки у себя на сервере и с ними можно работать через браузер или через Evernote for Windows Mobile на коммуникаторе. У обеих "софтинок" возможности по работе с заметками очень широкие – структурирование, поддержка разных видов заметок, захват изображений с экрана и снимков веб-страниц, распознавание текста на картинках и т.д. К тому же виртуальных блокнотов в обеих программах можно создать несколько. Очень удобно использовать их для сбора и систематизации информации перед написанием статьи или обзора. Кстати, обе "софтинки" прекрасно интегрируются с Outlook.
Еще одна вещь, которой автор довольно активно пользуется в Аутлуке, – это ярлыки (Shortcuts). Очень удобная, надо сказать, фича – создать себе ярлыки для быстрого доступа к определенным папкам программы.
Ну, вот вкратце и все, что нам хотелось рассказать о нашем личном стандарте использования Outlook. Он прост и незамысловат, но позволяет автору быть очень продуктивным и быстро реагировать на изменения ситуации. Единственная вещь, не затронутая в этом обзоре, – это плагин TaglocityforOutlook (http://www.taglocity.com/) от MicrosoftOfficeLabs, позволяющий присваивать письмам метки (теги) для быстрого поиска. Впрочем, это продукт на любителя – почти того же можно добиться за счет использования категорий.
Что ж, мы поговорили о большом Outlook'е, пора поговорить и о маленьком, карманном. Да, вы абсолютно правы, речь пойдет о PDA – почти полноценном компьютере, который тихо лежит в кармане большинства из нас, ожидая своего часа. В личной системе управления временем автора КПК и Pocket Outlook играют огромную роль. Там ведутся все рабочие записи (в заметках, которые с сервером не синхронизируем). Там же хранятся личные контакты, туда же приходит корпоративная почта, "карманный" календарь синхронизируется с Exchange'вским календарем и там же ведется персональный список задач (не синхронизированный с сервером).
Вообще же, по большому счету, без КПК говорить о тайм-менеджменте не стоит вообще. КПК – это ключевой (центральный) компонент системы управления временем, поскольку он всегда с нами (в офисе и вне его, в рабочее время, до и после работы), все время в руках, туда записывается абсолютно все и очень многое потом попадает в том или ином виде в "большой" Outlook. Особенно хороши в качестве этакого "центра личной продуктивности" девайсы на базе Palm OS. В них выгодно сочетаются удобство и простота использования, функциональность и быстродействие. Первым PDA автора был SONYClieT615C, работающий под управлением PalmOS 4, и впечатления от него остались самые радужные. В смысле юзабилити WindowsMobile пока еще очень далеко до PalmOS, жаль, что эта система сейчас не очень популярна. Впрочем, возможно, все еще изменится…
Однако мы слегка отвлеклись. Вернемся же к обсуждению тех выгод, которые сулит нам применение PDA в качестве центра персональной продуктивности. Мы не тратим много времени на разбор возможностей PocketOutlook по той причине, что большую часть возможностей большого Outlook'а (за исключением разве что "Журнала") мы уже рассмотрели ранее. Единственное, что стоит добавить, так это то, что в PocketOutlook на первый план выходит работа с задачами, для которых, как советуют некоторые эксперты (в частности, Вася Кислый: http://time-mngmnt.narod.ru/), стоит создать несколько категорий и принять для себя некоторые правила, касающиеся движения задач из категории в категорию. Самые простые из таких правил выглядят так: вначале все мысли, задачи, дела, встречи и т.д. помещаются в общую категорию-свалку. Один или два раза в день следует проводить разбор "свалки", перемещая задачи в категории для текущих дел, для отложенного "на потом", для дел, которые нужно поручить кому-то другому. Вот и весь секрет. Записывайте все, что приходит в голову, и один-два раза в день потратьте 15 минут на приведение своих записей в порядок, – и ваше время будет у вас под контролем!
Теперь же хотелось бы рассказать о других приложениях, позволяющих использовать PDA более эффективно. Первое, что приходит в голову – это VITOAudioNotesTouch (http://vitotechnology.com/mobile-audio-recorder.html), приложение, позволяющее делать аудиозаметки. Этим MP3-диктофоном автор пользуется каждый день и очень им доволен. Технология проста — вместо ведения записей во время совещаний и просто в течение дня, ведется их аудиозапись, появляющиеся мысли и задачи надиктовываются в коммуникатор. А в установленное время эта свалка разбирается – записи прослушиваются и становятся задачами или событиями в календаре (благо, программа имеет удобные средства поиска и сортировки записей по дате).
Как мы уже писали выше, все свои персональные контакты автор хранит в PDA. И если в большом Outlook'е работать с контактами довольно удобно, то в PocketOutlook дела с управлением контактами обстоят не столь хорошо. Исправить ситуацию поможет еще одна программа от VITOTechnologies, а именно VITOFunContacts (http://vitotechnology.com/contact-manager.html). С ней найти нужный контакт можно в считанные секунды, а интерфейс приложения – просто произведение искусства, и, как и у предыдущей программы, пальцеориентирован.
Конечно, заметки PocketOutlook вполне функциональны, но довольно часто (а по правде говоря, так практически всегда) требуется не просто линейный список, а некоторая иерархия записей. Для этой цели существует масса приложений-аутлайнеров, однако лучшими нам кажутся PocketFreeMind (http://sourceforge.net/projects/pocketfreemind/) и ReenSoftOutliner (http://www.reensoft.com/Outliner/). Первое хорошо тем, что сохраняет документы в формате FreeMind. Поскольку экран PDA очень мал, вместо майндмепа PocketFreeMind отображает древовидную структуру, но при открытии таких файлов на большом компьютере они становятся самыми настоящими "ментальными картами".
Второе приложение (ReenSoftOutliner) точно так же может использоваться как ПО для управления проектами, список дел или покупок и т.д. Однако при этом предоставляются дополнительные возможности, такие как чекбоксы, прогресс-бары и т.д. Радует то, что обе программы абсолютно бесплатны.
Один из вариантов применения заметок на мобильных устройствах – это хранение разнообразных паролей (сайты, кредитные карточки, почта, онлайновые сервисы и т.д.). Конечно, можно записывать свои пароли в заметках PocketOutlook или в аутлайнерах, но есть и более удобный способ – использовать специальное ПО. Таких программ тоже существует немало, но мы пользуемся мобильной версией знаменитого KeePass (http://keepasssd.sourceforge.net/), позволяющего удобно и безопасно хранить всю вашу конфиденциальную информацию.
Еще одна вещь, которую стоит сказать о PDA: ваш коммуникатор – хоть и маленький, но компьютер, причем по своей вычислительной мощности вполне способный поспорить с дешевыми нетбуками. Производительности современных коммуникаторов более чем достаточно для выполнения простых офисных задач, таких как создание и редактирование текстовых документов, электронных таблиц и презентаций, интернет-серфинг, работа с почтой и обмен мгновенными сообщениями. Единственное, что иногда нам мешает, – это маленький экранчик с ничтожным разрешением. Идея о том, как побороть это ограничение, уже давно витала в воздухе, пару лет назад Palm собиралась выпускать мобильные компаньоны для своих коммуникаторов под названием PalmFoleo (http://blog.palm.com/palm/2007/05/the_palm_foleo.html), но потом почему-то закрыла этот проект (и очень жаль, так как автор этих строк сразу же подписался на уведомление о доступности товара для заказа).
В мире WindowsMobile эстафету перехватила корпорация Celio, выпускающая продукт под названием REDFLYMobileCompanion (http://www.celiocorp.com/companion), позволяющий работать с коммуникатором на большем экране с нормальным разрешением и со стандартной клавиатурой (хотя нам
Если же вы привыкли работать с настоящим ноутбуком или нетбуком, Celio предлагает программный продукт под названием REDFLYMobileViewer (http://www.celiocorp.com/viewer), предоставляющий возможность работы с коммуникатором в окне или в полноэкранном режиме с разрешением до 1024х768 и выше. Штука неплохая, вот только для работы с ней необходимо установить в коммуникатор специальный драйвер, причем работоспособность его на любом девайсе не гарантируется (хотя на Glofiishx600 автора все заработало безукоризненно). К тому же программа стоит денег (вернее, будет стоить, когда выйдет из стадии бета-версии).
Существует программа, лишенная этих недостатков, абсолютно бесплатная и работающая через ActiveSync. Называется она MyMobiler (http://www.mymobiler.com/). Вещь, надо сказать, просто отличная, вот только большие разрешения использовать с ней, увы, не получится. Компенсацией (в некотором роде) является возможность зумить, но ведь это не совсем то, чего хотелось бы. Практика, однако, показывает, что функционала MyMobiler вполне достаточно для более-менее комфортной работы.
Раз уж речь зашла о комфортной работе, стоит упомянуть о SPBMobileShell (http://www.spbsoftwarehouse.com/products/mobileshell/?en) – без сомнения, наиболее удобной из существующих на данный момент оболочек для WindowsMobile. SPBShell – это потрясающе красивый и очень шустрый пальцеориентированный интерфейс.
Единственный ее конкурент, как нам кажется, – это PointUI (http://www.pointui.com/), на который тоже стоит обратить внимание.
Впрочем, рассказ об оболочках для PDA слегка выходит за рамки темы этой книги, так что предоставим читателю самому найти ответ на этот весьма интересный вопрос – какой интерфейс для WindowsMobile выбрать.
Последняя тенденция в деле софтостроения – это реализация нужного функционала не в виде привычного десктопного приложения, а в форме онлайнового сервиса. Такой подход сулит массу преимуществ. Во-первых, на свою машину не нужно ничего инсталлировать, во-вторых, не надо заботиться об обновлениях версий ПО, в-третьих, вы можете получить доступ к своим данным откуда угодно – из дома, с работы, с мобильного телефона и т.д.
Все вышесказанное касается как общедоступных, так и корпоративных веб-приложений. Для корпоративных пользователей есть свои преимущества. Достаточно установить на компьютер ОС и ввести машину в домен, и больше ничего не требуется – новый сотрудник может выполнять свои рабочие обязанности. Все, что ему для этого нужно, будет открываться в браузере. Плюс опять-таки централизованное управление, обновление, резервное копирование и т.д.
Если же речь идет об общедоступных сервисах, то хорошей новостью является то обстоятельство, что довольно часто они бывают абсолютно бесплатными. Правда, платить за это приходится просмотром рекламы, но это небольшая цена за тот функционал, который мы получаем взамен.
Итак, какой функционал приходит нам в голову, когда мы говорим о средствах повышения персональной продуктивности? Конечно же, календари и списки задач! Таких сервисов действительно существует масса. Мы же расскажем только о нескольких наиболее заметных из них.
Начнем с календаря. Автор этих строк (как и многие из вас) пользуется GoogleCalendar (http://calendar.google.com). Конечно, сервисов для ведения онлайнового календаря в Интернете не счесть – такие возможности предлагают и Yahoo (http://calendar.yahoo.com/), и Microsoft (http://calendar.live.com/), и многие другие компании (например, http://www.freebielist.com/reviews/category/free-reminder-and-calendarservices/).
Почему же Google? Ответ прост – все дело в магии Google. Большинство их продуктов выглядят простыми, иногда даже примитивными, но при ближайшем рассмотрении оказывается, что они вполне функциональны, более того, даже удобны. К тому же сервисы Google отлично интегрируются друг с другом, и видеть предстоящие события в своем календаре вы можете прямо из Gmail (http://mail.google.com/). То же самое касается списка задач и документов. А чего стоит оффлайновый режим (http://gmailblog.blogspot.com/2009/03/view-google-calendar-offline.html)! Если вы используете лептоп или нетбук, вы получаете отличную возможность работать с вашим календарем даже тогда, когда вы не подключены к Интернету. Для работы с гугловскими сервисами на коммуникаторе мы используем Google2Go (http://www.freewarepocketpc.net/ppc-downloadgoogle2go.html, кстати, похожая "софтинка" есть и у Yahoo! – http://mobile.yahoo.com/go).
Еще одно небольшое приложение под названием ActiveGcSync (http://www.milow.net/public/projects/activegcsync-project-page.html) позволяет синхронизировать календарь PocketOutlook с гугловским календарем.
Теперь о списке задач. Автор этих строк не использует онлайновые приложения для работы с задачами. Для этого на его нетбуке установлен ToDoList от AbstractSpoon (http://www.abstractspoon.com/) – потрясающий менеджер задач, до которого аналогичному функционалу Outlook'а еще расти и расти. "Софтинка" чрезвычайно удобна и абсолютно бесплатна.
К тому же, есть версия для WindowsMobile – ToDoListPPC (http://www.codeproject.com/KB/mobile/TodoListPPC.aspx#xx1067035xx), позволяющая работать в пути с тем же списком задач, что и на большом компьютере.
Если же речь идет об эпизодических, "одноразовых" задачах, автор пользуется гугловскими задачами (http://mail.google.com/mail/help/tasks/), которые тоже неплохи, но не так удобны, как ToDoList (в частности, невозможно выстроить иерархию задач).
Но вернемся к онлайновым сервисам для управления задачами. И первым, конечно, стоит упомянуть знаменитый RemembertheMilk (http://www.rememberthemilk.com/), который по праву считается самым мощным на данный момент онлайновым планировщиком. Сервис имеет многоязычный интерфейс, умеет работать с e-mail, SMS, RSS,
Следующий на очереди – Toodledo (http://www.toodledo.com/), еще один мощный онлайновый органайзер, имеющий практически все фичи предыдущего нашего героя, плюс возможность распечатать буклет со своими задачами и событиями, размер которого специально подогнан, чтобы можно было носить его в бумажнике. Естественно, есть мобильный доступ и приложение для iPhone. В общем, есть все, кроме оффлайнового доступа.
Из менее известных собратьев рассмотренных сервисов можно вспомнить о Ta-DaList (http://tadalist.com/) и RoughUnderbelly (http://roughunderbelly.com/user/login). Первый из них – обычный менеджер задач, особо не выделяющийся своим функционалом, но, тем не менее, имеющий все наиболее востребованные фичи. Второй – более амбициозный, не столь функциональный, но с возможностью визуализации вашей продуктивности в виде графиков. Кстати, советуем посмотреть также на родственный проект – The Printable
Возможно, стоит также упомянуть о HipCal (http://hipcal.com/) – такой простенький календарик со списком задач и другими вполне ожидаемыми фичами. Ну, а если вас заинтересовала тема онлайновых органайзеров, более полный список таких сервисов вы можете найти здесь: http://www.solutionwatch.com/450/25-to-do-lists-to-stay-productive/, – или здесь: http://www.techcrunch.com/2006/05/08/do-more-online-to-do-listscompared/.
Что ж, мы поговорили об отдельных приложениях, которые могут помочь нам повысить свою продуктивность. Теперь пришла пора поговорить о целых пакетах приложений для повышения продуктивности труда офисного сотрудника, причем о пакетах, не требующих установки на жесткий диск вашего компьютера. Да, вы правильно подумали – речь у нас пойдет об онлайновых офисных пакетах, реализующих столь модную сейчас доктрину cloudcomputing.
Конечно же, первыми в голову приходят GoogleDocs (http://docs.google.com/) – один из наиболее известных онлайновых офисных пакетов, стремительно набирающий популярность, оставаясь при этом не самым функциональным, не самым красивым и не самым удобным. Почему? Причин две: магия Google и простой, не перегруженный элементами управления интерфейс. Особым функционалом GoogleDocs тоже не блещет – есть только самые необходимые фичи, но как раз те, которыми мы пользуемся наиболее часто. Есть возможность создавать текстовые документы, электронные таблицы, презентации и конвертировать их в PDF и другие форматы. Плюс мы можем создавать не просто электронные таблицы, а онлайновые формы, к которым можно открыть общий доступ, а результаты заполнения форм разными людьми будут собраны в одной таблице. И не забываем о том, что подобные пакеты предоставляют нам возможность коллективной работы над документами, что может оказаться решающим фактором в выборе – локальный или онлайновый офисный пакет использовать.
Прелесть GoogleDocs состоит в том, что пакет прекрасно интегрирован с Gmail, GoogleCalendar и другими сервисами Google. К тому же, при условии установки GoogleGears (http://gears.google.com/), вы получаете возможность пользоваться приложениями и при отсутствии подключения к Интернету.
Второй замечательный пакет – это ThinkFreeOffice (http://member.thinkfree.com/). Этот пакет имеет все тот же набор возможностей – текстовые документы, таблицы, презентации, плюс редактор записок, – которые могут представлять собой конспект лекции, повестку дня, кулинарный рецепт, резюме, блогпост и т.д. Очень неплохая записная книжка с поддержкой HTML-тегов (что означает вставку любых объектов: карт, картинок, видео- и аудиозаписей и т.д.) и другими заманчивыми возможностями.
Еще один важный момент – несмотря на то, что ThinkFree не предлагает оффлайнового режима, вы можете скачать десктопную версию их офисных приложений, причем есть даже версия, оптимизированная для нетбуков. Также можно пользоваться онлайновым просмотрщиком документов (такой есть и в GoogleDocs) и конвертировать файлы из одного формата в другой.
И наконец, "король" онлайновых офисных пакетов, ZohoOffice (https://zoho.com). Почему "король"? Потому что по количеству сервисов с ZohoOffice не может тягаться ничто – ни GoogleDocuments, ни ThinkFree: тут тебе и почта, тут тебе и традиционные офисные приложения для создания текстовых документов, презентаций и электронных таблиц, тут и сервис для онлайновых телеконференций, тут и CRM, и инструменты для управления проектами, сервис для создания тестов и опросов, управления персоналом, и многое-многое другое. Есть даже интеграция с SharePoint и Outlook!
Да и выглядят приложения ZohoOffice вполне достойно, чем-то даже напоминая MicrosoftOffice 2007. Вот так, к примеру, выглядит ZohoWriter, предназначенный для создания текстовых документов:
А раз уж мы упомянули о MicrosoftOffice – не будем же произносить имя гиганта всуе, поскольку не так давно Microsoft анонсировала, и более того, даже дала в свободный доступ на бесплатной основе Office 2010 WebApplication. Правда, пока не все (на момент написания этих строк доступен был только онлайновый Excel, но ожидались Word, PowerPoint и OneNote), и не для всех, а только для пользователей сервиса хранения файлов MicrosoftSkyDrive (http://skydrive.live.com).
С учетом привычности пользовательского интерфейса MicrosoftOffice и почти идентичного внешнего вида (и фичей) онлайновых и десктопных приложений пакета, бесплатный онлайновый Office 2010 имеет очень хорошие шансы на успех.
Возможно, стоило бы еще сказать пару слов о WebOffice (http://www.weboffice.com/) и HyperOffice (http://www.hyperoffice.com/), но они сейчас не так уж популярны, к тому же доступны только на платной основе. FengOffice (http://www.fengoffice.com/) тоже неплох, но опять-таки – за него нужно или платить, или скачать и установить в интрасети. А это не совсем то, что нам нужно.
На первый взгляд, рассказ о современных средствах общения не вписывается в тему нашего разговора – как говорится, начали за здравие, а кончили за упокой. Тем не менее, раз уж мы затронули тему продуктивности, в частности, онлайновых офисных пакетов и прочих сервисов, поддерживающих и подразумевающих совместную работу, надо бы обсудить и средства общения, которые делают эту самую совместную работу более продуктивной.
А начнем мы с простых и привычных всем средств обмена мгновенными сообщениями, которые "по-науке" называются IM, а в простонародье – "мессенджерами". Итак, какими же мессенджерами пользуется автор этих строк? Их несколько.
А вот YahooMessenger (http://messenger.yahoo.com/), несмотря на все свои достоинства, так и не прижился на машине автора, хотя продукт это весьма добротный и качественный.
Конечно, существует целый ряд других мессенджеров, многие из которых – мультипротокольные, например, Pidgin (http://pidgin.im/), мессенджер с открытым исходным кодом, который поддерживает весьма впечатляющий набор сетей для общения, в т.ч. все перечисленные выше.
Сюда же стоит отнести и Miranda (http://www.miranda-im.org/) – весьма популярный многопротокольный мессенджер. Автор никогда не был его фанатом, но портабельную версию в свое время использовал. Посмотрите, вдруг понравится?
Digsby (http://www.digsby.com/) тоже поддерживает большой набор IM-сетей, выглядит весьма неплохо, но также весьма сомнителен с точки зрения безопасности.
А для тех, кто не хочет устанавливать лишний софт на свою машину, существуют веб-мессенджеры, наиболее популярными из которых являются Meebo (http://www.meebo.com/) и KoolIM (http://www.koolim.com/). Не будем тратить время на подробный рассказ об этих сервисах, скажем лишь, что они позволяют абсолютно бесплатно оставаться на связи с друзьями и коллегами, даже если у вас нет прав на установку софта на рабочей машине.
Кстати, для Meebo есть AdobeAIR-вариант под названием Meebone (http://code.google.com/p/meebone/) для пользования сервисом вне браузера.
Также мы постоянно пользуемся Skype (http://www.skype.com/), который позволяет совершать звонки с компьютера на компьютер, а также на городские и мобильные телефоны, проводить видеоконференции, обмениваться сообщениями и т.д. К тому же, для Skype существует масса бесплатных дополнений (https://extras.skype.com/), позволяющих сделать из Skype нечто большее, чем просто "софтинку" для обмена сообщениями.
На рабочей машине автор активно использует MicrosoftOfficeCommunicator (http://office.microsoft.com/en-us/communicator/FX101729051033.aspx) – еще один чудный продукт от Microsoft, представляющий собой клиент унифицированных коммуникаций: текстовые сообщения, телефония, видеоконференции, удаленный доступ к компьютеру, интеграция с Outlook и MSIE и многое-многое другое…
Последнее, о чем стоит упомянуть, – это средства для организации телеконференций, которые оказываются весьма полезны в практике дистанционного обучения, для общения географически распределенных команд и т.д. Во время работы в Центре Знаний автор использовал CiscoWebEx (http://www.webex.com/), а именно WebExTrainingCenter, который, будучи идеальным продуктом для дистанционного обучения, имеет один существенный недостаток – платность (причем, для корпоративного использования этот сервис может стать даже слишком дорогим).
Подробно достоинства и недостатки этого решения, так же, как и конкуренты Webex, рассматриваются в нашей презентации на SlideShare (http://www.slideshare.net/liketaurus/webex-webminar), так что всех читателей, желающих узнать больше, мы отправим к этому документу. А из конкурентов упомянем лишь о таких известных и функциональных бесплатных решениях, как Yugma (https://www.yugma.com/) и DimDim (http://www.dimdim.com/). Хорошо себя также зарекомендовала простая и удобная программа от Microsoft по имени SharedView (https://connect.microsoft.com/site/sitehome.aspx?SiteID=94wa=wsignin1.0), которая, к сожалению, не является полноценным решением для телеконференций, поскольку не поддерживает передачу звука. Приходится использовать ее вместе со Skype…
Yugma, к сожалению, тоже пока не является интегрированным решением и потому используется в паре со Skype. Правда, создатели сервиса обещают в скором времени порадовать нас своим новым творением – YugmaAV, в котором (как видно из названия) будут интегрированы аудиовидеофичи.
На данный момент нашим фаворитом в этом классе ПО является DimDim. Этот сервис позволяет проводить полноценные телеконференции, со звуком и видео, демонстрацией слайдов, обменом сообщениями и другими привычными фичами. К тому же проведение конференций до 20 участников абсолютно бесплатно.
Ну вот, в принципе, и все, что нам хотелось сказать в этой последней главе. На первый взгляд, она кажется не очень-то вписывающейся в общий ряд, но ведь не майндмеппингом единым жив человек! "Ментальные карты" – только одно из средств в арсенале человека, стремящегося максимально эффективно тратить свое время, успевать больше и работать продуктивнее. Жаль, конечно, что не удалось рассказать о "короле" средств повышения эффективности внутриофисного взаимодействия – MicrosoftOfficeSharePointServer (http://sharepoint.microsoft.com/Pages/Default.aspx), но это уж совсем особая тема, достойная отдельной книги.
Тем не менее, мы рассказали вам об используемых нами инструментах продуктивности, а уж как их применять – решайте сами, благо соответствующих методологий – масса. Самой известной из них является GTD (http://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done), но вы можете найти и другие или даже изобрести свой собственный метод достижения максимальной эффективности в работе!
Для получения официальных документов о завершении программы дополнительного профессионального образования (удостоверения о повышении квалификации, дипломов о профессиональной переподготовке и MBA) необходимо предоставить:
Внимание! Вы можете не заказывать доставку бумажной версии официального документы, а скачать его в электронном виде и распечатать самостоятельно. Информация о выданном документе в течение 1 месяца загружается в Федеральную информационную систему «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении» - ФИС ФРДО.
Доступ на новый сайт осуществляется с использованием адреса электронной почты, который был указан вами при регистрации на "старом". Мы постарались перенести все ваши данные с прежнего ресурса, однако не исключена вероятность потери части информации.
При возникновении проблемы со входом, воспользуйтесь функцией сброса пароля
Если вы обнаружите несоответствия, пожалуйста, сообщите нам.