Компьютерные системы редактирования текстовой информации

6.1. Обзор существующих пакетов

Редактирование текстовых документов – одна из наиболее часто выполняемых работ на любом компьютере и в любой операционной системе. Эффективность применения компьютеров для подготовки тестов привели к созданию множества прикладных программ обработки текстовых документов. К таким программам относятся текстовые редакторы и издательские системы. Разработка подобных программных средств основана на стремлении упростить работу с различными видами документов (печатными изданиями, докладами, диссертациями, рефератами и т.д.). Возможности этих программ различны – от набора и оформления небольших документов несложной структуры до полной подготовки к изданию книг и журналов.

Простейший текстовый редактор рассчитан на редактирование программ на том или ином языке программирования. Подобные редакторы в основном встроены в систему программирования на любом языке. Редакторы текстов программ позволяют автоматически проверять синтаксис операторов языка, правильность обращения к функциям и операторам языка программирования.

В последнее время появилось большое количество редакторов кода программ с подсветкой ошибок синтаксиса, поддержкой различных языков, интеллектуальными функциями поиска и замены, а также другими функциями, которые помогают в правильном написании кода. В число основных задач таких редакторов входит ведение заметок, работа с кодами программ, написанных на различных языках, с файлами конфигурации, различными скриптами, логами, HTML и XML-кодом.

В обзоре текстовых редакторов для верстки и программированияhttp://neolot.com/programmy/obzor-12-ti-luchshix-tekstovyx-redaktorov-dlya-ver- stki-i-programmirovaniya обсуждаются возможности 12-ти лучших бесплатных текстовых редакторов, созданных программистами для программистов. Можно подобрать для себя наиболее подходящий редактор, в зависимости от того, в какой операционной системе ведется разработка программ.

Например, при работе в операционной системе Windows подойдет редактор Notepad++ (окно редактора см. на рис.6.1), который в настоящее время считается лучшей заменой стандартного блокнота.

Этот редактор обладает следующими возможностями:

При работе в операционных системах Mac, Linux удобно использовать TextWrangler, который является универсальным текстовым редактором для компьютеров Макинтош. Разработчиком TextWrangler является компания Bare Bones Softwarehttp://www.barebones.com/products/textwrangler/index.html, которая выпускает также BBEdit – платный текстовый редактор.

TextWrangler может быть использован как обыкновенный текстовый редактор, с широкими возможностями форматирования и разбивки текста. Кроме обычных возможностей, этот редактор имеет встроенный конвертер, который позволяет конвертировать текст не только в различные кодировки, но и в другие системы счисления, имеет мощный поиск и систему расстановки закладок по ходу текста. Редактор может применяться даже в администрировании Unix-серверов.

К основным требованиям, предъявляемым к простым текстовым редакторам, можно отнести следующие:

Однако при необходимости серьезной работы с большими документами лучше использовать текстовые процессоры, ориентированные на работу с документами большой размерности и сложной структуры

К текстовым процессорам можно отнести программы, работающие в режиме WYSIWYG, обеспечивающие широкие возможности форматирования текста и массу дополнительных возможностей, которые отсутствуют в более простых текстовых редакторах. К наиболее распространенным в мире текстовым процессорам можно отнести Microsoft Word, OpenOffice.org Writer, PolyEdit, Word Perfect и т.д. В определенный период времени в России был распространен редактор ЛЕКСИКОН.

На сегодняшний день OpenOffice.org – практически единственный продукт, конкурирующий с MS Office. Программа OpenOffice.org Writer стартует очень медленно по сравнению с конкурентом от фирмы Microsoft, что затрудняет использование OpenOffice.org Writer на устаревшем оборудовании. В пакет встроена утилита быстрого запуска, но и с ней время первой загрузки велико. Повторные запуски приложения происходят намного быстрей. Большое время первой загрузки связано с тем, что OpenOffice.org, не используя компоненты системы, загружается в память с нуля – от ядра до элементов интерфейса. OpenOffice.org Writer обладает прекрасной совместимостью с документами в формате doc. Очень трудно найти такой документ MS Word, который бы открылся в программе Writer с ошибками форматирования.

В текстовых процессорах исходным для работы с документом является текст, к которому добавляются объекты и фрагменты, различные по своему строению и формату. Работа специалиста-экономиста с документами в первую очередь имеет целью расширение информационной базы принимаемых решений. Поэтому желательно, чтобы при работе с электронным документом основное рабочее время тратилось специалистом не на создание документа (набор), а на анализ информации и придание результатам анализа требуемого вида.

Текстовые процессоры ориентированы на работу со структурированными текстовыми документами, т. е. с документами, состоящими из разделов, страниц, абзацев, предложений, слов и т. д., и обеспечивают следующие функции:

Все представленные в таблице продукты отличает от MS Word то, что они имеют иммунитет к вирусам, которые могут содержаться внутри документов формата *.doc. Это является одним из достоинств перечисленных программ.

Сравнение возможностей наиболее распространенных текстовых процессоровЮрий Меркулов. Путеводитель по текстовым процессорам. http://www.ixbt.com/soft/textprocessors.shtm

Названия редакторов, значки	MS Word	AbiWord	KWord	OpenOffiece.org Writer	PolyEdit	602Text	ThinkFree Office Write
ОС, возможности
Windows	+	+	-	+	+	+	+
Linux	-	+	+	+	-	-	+
Mac OS X	-	+	-	+	-	-	+
Лицензия	Платная	GPL	GPL	LGPL	Платная	Платная	Платная
Open Document	-	-	+	+	-	-	-
DOC	+	+	+	+	+	+	+
Экспорт в PDF	-	-	+	+	-	+	+
Автоматическое завершение слов	-	-	+	+	-	-	-
Карандаш для рисования таблиц	+	-	-	-	-	-	-
Фигурные линии в таблицах	+	-	-	-	-	-	+
Добавление/удаление строк/столбцов в таблицах при помощи кнопки	-	+	+	+	-	-	+
Перемещение панелей методом drag drop	+	-	+	+	+	-	+
Добавление/удаление элементов на панели инструментов	+	-	+	+	+	-	+
Автофигуры	+	-	-	+	-	+	+
Стили	+	+	+	+	-	+	+
Рецензирование	+	-	-	+	-	+	-
Статистика	+	+	+	+	-	+	+
Автозамена	+	-	+	+	-	+	+
Видео	+	-	-	+	-	-	-
Звук	+	-	-	+	-	-	-
Изображения	+	+	+	+	+	+	+
Макросы MS Word	+	-	-	+	-	-	-
Собственные макросы	:)	-	-	+	-	-	-
Формулы	+	-	+	+	-	-	-
Преобразование кодовых станиц	-	-	-	-	+	-	-
Орфография	+	+	+	+	+	+	+
Грамматика	+	-	-	-	-	-	-
Расстановка переносов	+	-	+	+	-	+	-
Тезаурус	+	-	+	+	-	+	-
Расход памяти в МБ запущенного приложения с пустым документом	23	14 (Win)	44	41 (Win)	10	15	62 (Win)
Расход памыти в МБ запущенного приложения с открытым документом объемом 490 КБ в 42 стр. текста	40	39 (Win)	54	134 (Win)	12	17	94

Для создания сложных документов высокого полиграфического качества (рекламные буклеты, журналы и книги) используются издательские системы. Современные текстовые редакторы очень сильно приблизились по своим параметрам к издательским системам и обладают весьма широкими возможностями, позволяющими управлять такими элементами верстки, которые раньше являлись прерогативой издательских систем. Несмотря на общую тенденцию расширения функций текстовых редакторов (например, поддержка стилей абзацев, шаблонов, работы с графикой, кернинга и трекинга) и заимствования издательскими системами некоторых удачных находок современных текстовых редакторов (макроопределения и макроязыки, создание электронных публикаций и др.), слияния издательских систем и текстовых редакторов не происходит. Данное обстоятельство обусловлено различной направленностью этих программ. Основное направление применения издательских систем – это верстка, т.е. размещение текста и иллюстраций на страницах документа. Издательские системы содержат функции, без которых не обойтись при создании полиграфического продукта, например, системы управления цветом, тонкие настройки характеристик шрифта, высокая точность расположения элементов и др. Но обычно, наряду с издательской системой, привычный текстовый процессор используется для подготовки текстового материала к верстке, т.к. издательская система не подходит для набора и редактирования больших объемов текста. Издательская система предназначена для "сборки" макета из текстовых и графических блоков, а блоки – набранный текст, фотографии, рисунки – создаются в отдельных приложениях, специально предназначенных для их создания и обработки. Следует отметить, что по скорости ввода и редактирования текста издательские системы значительно уступают текстовому процессору Microsoft Word.

Все издательские системы можно разбить на два основных вида. Издательские системы первого вида удобны для подготовки небольших материалов с иллюстрациями, графиками и диаграммами, различными шрифтовыми оформлениями текста. Их используют для подготовки технической документации, рекламных буклетов и небольших журналов. Примерами таких систем являются Aldus PageMaker, Adobe FrameMaker. Издательские системы второго вида более подходят для компьютерной верстки больших документов, например, книг. Они обладают теми же возможностями, что и системы первого вида, но для них характерно наличие развитого аппарата размещения текста, который позволяет легко изменять оформление документа, сохраняя единство стиля, а также автоматизировать процесс верстки. Наиболее популярной издательской системой в настоящее время считается Adobe InDesign компании Adobe Systems Inc., которая является лидером в мире издательского программного обеспечения. Трудно представить себе издательство, в котором не использовались бы продукты Adobe: Photoshop, InDesign, PageMaker, Illustrator, Streamline, TypeManager и др. Программы, созданные Adobe, работают и на PC, и на Macintosh, Sun, Silicon Graphics и др.

Продукты Adobe успешно функционируют вместе и обеспечивают переносимость данных между программами подготовки векторной (Adobe Illustrator, Adobe Streamline), растровой (Adobe Photoshop) графики и издательской системой (InDesign). Для обмена файлами между издательскими приложениями применяются форматы, основанные на PostScript: Al (Adobe Illustrator), EPS (Encapsulated PostScript). Продукты Microsoft не имеют конкурентов по распространенности среди офисных программ во всем мире, и большинство текстов набирается именно в MS Word. Поэтому InDesign располагает отдельными фильтрами для импорта документов в форматах Microsoft Word различных версий. Эта универсальная система может импортировать тексты, подготовленные в MS Word, включая все установленные элементы форматирования, а также таблицы, сноски, индекс, оглавление и перечни таблиц и иллюстраций. Настройки фильтров позволяют выбрать специальные элементы текстового процессора, которые должны быть включены в публикацию InDesign, и способы их конвертирования.

В настоящее время существует категория пользователей (специалисты, научные работники, конструкторы), которым необходимо подготавливать документы со сложными математическими, химическими формулами, специальными символами, матрицами, сложными диаграммами. Для документов с большим количеством очень сложных формул гораздо удобнее применять специализированные системы. Представителями таких систем являются TEX, ChiWriter, MathOr, MathWord. Использование текстовых редакторов общего назначения для подготовки текстов с формулами имеет смысл, только если документ содержит относительно немного формул.

6.2. Приемы работы в текстовых процессорах на примере MS Word

Редактор MS Word на сегодняшний день является одним из лучших и наиболее распространенных текстовых процессоров для работы с компьютерным текстом. Редактор позволяет реализовать полный цикл работ по подготовке статей, рефератов и книг, включая ввод текста и его корректировку, вставку в документ рисунков, схем или таблиц, подготовленных в других программных средах, контроль правописания и управление переносом слов (разбивка на слоги). Возможности оформления документов позволяют придать документу привлекательный вид, по-разному располагая различные фрагменты текста, используя различные шрифты и другие элементы форматирования. Можно представить структуру документа в виде оглавления, а также добавить индекс, перечень иллюстраций или перечень таблиц.

MS Word содержит большое количество шаблонов, которые можно использовать при создании нового документа.

Для запуска программы и выхода из программы используются стандартные способы, принятые во всех офисных приложениях. В отличие от многих приложений MS Word закрывается, если закрывается последний открытый текстовый документ, т. е. если открыто несколько документов MS Word (несколько окон с документами), то закрытие окна закрывает документ, находившийся в этом окне, а остальные документы остаются открытыми.

6.3. Окно MS Word

Окно MS Word (рис.6.2) имеет стандартное наполнение. Как и в любом офисном приложении, допускается работа сразу с несколькими окнами или версиями одного документа или обработка нескольких документов в различных окнах. Каждому окну соответствует кнопка на панели задач, и только один документ является активным.

Рабочая область окна – это область, в которой виден текст документа. Вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки расположены справа и внизу рабочей области окна и используются для перемещения по документу. Можно перемещаться по экранам, по строкам, по объектам, по страницам, по закладкам. Вверху рабочей области окна находится горизонтальная линейка, а слева – вертикальная линейка, которые используются для установки табуляции, различных отступов и границ области текста или для изменения высоты строк и ширины столбцов таблиц. На линейках расположены деления и числа, соответствующие выбранной градуировке – сантиметры, дюймы и т.д. Настройка параметров MS Word позволяет изменить единицу измерения.

Во время работы с текстом документа при выполнении различных действий курсор принимает различные виды: всякого рода стрелки, I-образный (текстовый) курсор, перекрестие и т.д. Можно сказать, что вид курсора определяет выполняемую операцию. Например, текстовый курсор свидетельствует о том, что указатель мыши перемещается по тексту документа, а курсор в виде перекрестия указывает на перемещаемый графический объект. Точка вставки – вертикальная мигающая линия. Установка точки вставки осуществляется щелчком мыши в нужном месте или клавишами управления курсором. Возможно перемещение точки вставки при помощи сочетания клавиш. Просмотр документа при помощи вертикальной и горизонтальной линеек прокрутки не перемещает точку вставки.

Статусная строка, или строка состояния, расположена внизу окна. В зависимости от версии MS Word вид и содержание статусной строки может варьироваться. Начиная с Microsoft Word 2007 можно выбирать содержимое статусной строки, отмечая пункты контекстного меню для статусной строки (рис.6.3).

Обычно статусная строка содержит данные о текущем положении точки вставки в активном документе: номер страницы, номер раздела и общее количество страниц документа. На статусной строке возможно наличие координат точки вставки, положение которой измеряется по вертикали в сантиметрах и в строках, а по горизонтали – в колонках (символах). Дополнительно на статусной строке могут быть расположены индикаторы, указывающие на состояние документа, например, язык текста, состояние проверки правописания или сохранения документа, или на действия, выполняемые с текстом документа: замена текста, выделение и исправление текста, запись макроса.

Область текста занимает центральную часть рабочей области окна. Ширина и высота области текста определяются размером бумаги и отступами от края страницы, которые задаются по умолчанию и могут быть изменены пользователем. Можно показать границы области текста. В этом случае текст заключается в рамку (рис.6.2), которая не выводится на печать. Длина строки определяется шириной области текста. Разбивка текста на строки происходит автоматически, как только очередное набираемое слово не умещается в строке. В этом случае переход на новую строку происходит после ввода пробела или знака препинания.

6.4. Режимы просмотра документа

Режимы просмотра документа используются для представления внешнего вида документа в зависимости от решаемой задачи. По умолчанию документ на экране представлен в режиме разметки страницы, который позволяет работать как с основным текстом документа, так и с любыми элементами, включенными в документ, и одновременно позволяет оценить, как документ будет выглядеть при распечатке. В этом режиме показаны обе линейки, поля страниц и расположение всех фрагментов документа.

В обычном режиме (черновик) текст занимает площадь страницы за вычетом области полей страниц, но вид документа не соответствует его представлению при распечатке, т.к. не видны служебные области документа: область колонтитулов, граница области текста, сноски и другие элементы оформления. Если таблицы или графические объекты в режиме разметки страницы представлены с обтеканием, то в обычном режиме таблицы и объекты располагаются вразрез текста без обтекания.

Режим чтения предусмотрен для удобства чтения документа. Можно увеличить или уменьшить масштаб изображения документа, представить на экране только одну или одновременно две страницы документа, перемещаться по документу при помощи миниатюрных изображений страниц, использовать для просмотра документа электронное оглавление.

Режимы переключаются пиктограммами или командами меню или вкладки Вид. В зависимости от версии MS Word пиктограммы располагаются внизу слева от горизонтальной линейки прокрутки или внизу справа от статусной строки.

Дополнительно с помощью вкладки Вид, пометив поле Схема документа, можно задать высвечивание схемы документа, которая представлена на рис.6.2 панелью слева от текста документа. Схема документа отражает иерархию заголовков и позволяет быстро перемещаться по документу во время его редактирования. Схема документа и режим структуры предполагают, что документ разбит на главы, параграфы, т.е. структурирован. В режиме структуры можно изменять иерархию заголовков, увеличивая или уменьшая их уровень или перемещая главы целиком.

Предварительный просмотр документа позволяет просмотреть, как текст будет выглядеть на печатном листе.

6.5. Ввод и редактирование текста

При создании документа открывается пустое окно документа, в котором осуществляется набор текста нажатием клавиш клавиатуры. При этом соответствующий символ появляется в области текста. С точки зрения программы MS Word обычный текст состоит из слов, предложений, строк и абзацев. Для распознавания подобных структурных элементов в MS Word используются специальные символы (символы форматирования), которые носят название "непечатаемых знаков", или "скрытых знаков". Это пробелы, знаки конца абзаца и другие. Отображение непечатаемых знаков помогает понять структуру текстового документа. Многие непечатаемые знаки появляются при создании различных структурных элементов MS Word или при нажатии сочетаний клавиш. Например, принудительный переход на следующую строку выполняется нажатием Shift+Enter и вызывает появление знака "переход на новую строку" (\crarr ).

Кроме набора текста, с клавиатуры можно вставлять символы, которым не соответствуют клавиши на клавиатуре, например, диакритические знаки или греческие буквы. Если известен код, то символ можно вставить путем набора кода, используя числовой блок клавиатуры, который включается нажатием клавиши NumLock. Например, для набора денежных знаков используются следующие коды: евро – 0128, фунт – 0163, йена – 0165. Набор кода выполняется при нажатой клавише Alt.

Под редактированием текста подразумевается его корректировка, проверка орфографии, вставка текста и т.п. Можно вводить текст внутрь строк абзаца или замещать ранее набранный текст. Можно частично копировать тексты из других файлов или вставлять тексты из файлов полностью.

Для ускорения набора рекомендуется применять Автотекст или Автозамену. При помощи автотекста вставляются, как правило, стандартные тексты, например, даты, приветствия или прощания. Можно создать собственные автотексты. Автозамена позволяет ускорить набор за счет запоминания текстов под короткими именами и последующего набора этого короткого имени.

Фрагмент текста может быть скопирован, перемещен или удален. Перед выполнением этих операций фрагмент текста должен быть выделен. Для выделения фрагментов текста, копирования или перемещения используются разные приемы. При копировании удобно представить документ в двух окнах. Копирование и перемещение выполняется через буфер обмена. Буфер обмена доступен всем открытым приложениям и сохраняется до очистки буфера или до перезагрузки компьютера.

Редактирование текста часто выполняется при помощи поиска и замены текста. Для этих операций задается образец поиска и фрагмент, заменяющий искомый текст. Можно искать фрагменты текста, состоящие из символов клавиатуры, или спецсимволы (непечатаемые знаки). Поиск можно производить в разных направлениях, с учетом или без учета регистра, искать целые слова или любой фрагмент текста. При задании образца искомого текста можно задействовать подстановочные символы (* и ?), создавать маску поиска, включая в нее знаки операций сравнения или цифры. Искомые знаки можно задавать при помощи набора кода символа на числовом блоке клавиатуры. В MS Word реализован поиск и замена отформатированных фрагментов и стилей форматирования.

Проверка орфографии выполняется автоматически при вводе текста. MS Word проверяет каждое вводимое слово, сравнивая его со словами из словаря, и отмечает возможные орфографические ошибки.

Контекстное меню для орфографической ошибки позволяет выбрать действие, необходимое для обнаруженной ошибки. Смена языка фрагмента текста меняет словарь, используемый для орфографической проверки. Можно проверять правильное употребление падежей, предлогов, склонений и спряжений, а также знаков препинания. Использование тезауруса позволяет подобрать синонимы, антонимы или связанные слова.

Разбивка текста на строки происходит автоматически – MS Word переносит слово в начало следующей строки целиком после ввода любого разделителя, если набранное слово не умещается в строке. При этом слово не разбивается на части знаком переноса. Средство расстановки переносов устанавливает мягкие переносы – места возможного разрыва слова, если слово попадает в конец строки. Возможна автоматическая расстановка переносов во фрагментах текста или в документе в целом. Принудительная расстановка переносов позволяет отказаться от установки мягкого переноса в отдельных случаях, т.е. пользователь регулирует наличие или отсутствие знака переноса в выделяемых частях слова. Всегда можно отменить расставленные переносы.

6.6. Возможности форматирования текста документа

Различают два способа форматирования текста – символьное форматирование и форматирование абзацев. Символьное форматирование включает в себя следующие возможности:

К представлению символов относятся тип шрифта (гарнитура), размер шрифта (кегль), начертание, подчеркивание символов, цвет текста, видоизменения символов, например, изменение регистра символов или установка свойства "скрытый текст", выделение цветом или рамкой фрагмента текста. Масштабирование символов растягивает или сжимает текст в вертикальном и горизонтальном направлении в процентах от текущего размера текста Взаимное расположение символов – это межбуквенный интервал, а расположение символов в строке – размещение символов по отношению к базовой линииБазовая линия — это воображаемая линия, проходящая по основаниям символов текста. (надстрочный, подстрочный символ). Зрительно более равномерного размещения символов крупного размера в строке можно добиться при помощи задания кернинга (уменьшение расстояния между символами).

Абзацное форматирование – это:

В MS Word используется понятие стиля. Стиль – это совокупность форматов для символьного или абзацного форматирования. Можно выбирать встроенные стили из перечня стилей, которые включены в шаблон документа или создать собственный стиль.

Если фрагмент текста отформатирован, то всегда можно скопировать его формат с целью применения его в качестве образца форматирования для других фрагментов текста.

6.7. Графические способы оформления текста

Для того чтобы помочь читателю правильно сориентироваться в тексте, часто прибегают к выделениям и акцентировкам отдельных частей текста. Эта задача решается использованием целого ряда приемов оформления, которые меняют графически привычный вид текста, создавая в области текста участки различной насыщенности, цветовые контрасты. Основные средства выделения можно разбить на несколько групп.

Другой способ выделить фрагменты текста – использование списков. Абзацы текста, оформленные буквенно-цифровой нумерацией, графическим символом или рисунком, носят название списков. В полиграфии абзацы, оформленные перечисленными графическими приемами, носят название перечней. Можно оформлять абзацы в качестве нумерованных или маркированных списков. На рис.6.2 показаны различные способы оформления абзацев списками.

Вначале список оформляется по умолчанию. Настройка списков позволяет изменить положение маркера или номера по отношению к началу абзаца и к тексту, расположенному после маркера или номера. Кроме того, настройкой маркированного списка можно изменить знак маркера или шрифт и размер маркера, а при настройке нумерованного списка можно изменить формат номера, добавить текст после значения номера или перед ним, изменить шрифт, способ нумерации и начальный номер абзацев списка.

К нешрифтовым выделениям можно отнести и буквицу. Буквица (инициал) – древнейший элемент оформления книги. Буквица – это прием рубрикационного построения документа или книги, при котором одна или несколько первых букв (символов) абзаца оформляются заглавными буквами укрупненного размера, возможно, другой гарнитуры (тип шрифта). Буквица может располагаться в области текста или на полях (рис.6.4).

Одним из наиболее активных приемов графического оформления текста являются линейки, рамки, штриховки и цветная заливка. Отчеркивающие линейки – графически наглядная форма акцентирования текста, подчеркивающие линейки используются чаще всего при выделениях целых строк. На рис.6.2. внизу показана отчеркивающая рисованная линия, отделяющая основной текст от примечания. Для любого фрагмента текста – выделенной совокупности символов, одного или нескольких абзацев – можно использовать контурные линии. Изменяя отступ, интенсивность и цвет контура, можно получить выделения различной интенсивности.

Рамки и заливка применяются, как правило, для выделения особо важных частей текста. Для заливки фрагмента текста можно взять цвет из предлагаемой палитры или выбрать оттенки цветов, установить штриховку или процентную заливку, изменить цвет фона и цвет штриховки. Можно установить рамку вокруг текста страницы. Рамка может быть рисованной или представлять контурную линию.

Если форматирование абзаца выполнено, можно просмотреть, какие варианты форматирования использованы. Параметры форматирования разбиваются на группы: шрифт, абзац, список – в которых перечислены конкретные примененные к абзацу параметры форматирования. Можно сравнить форматирование двух различных фрагментов или скопировать сделанное форматирование на другие фрагменты текста.

Иллюстрации могут вставляться из файлов или из коллекции клипов. В последнем случае открывается панель Клип (Коллекция клипов). Можно ввести ключевое слово, соответствующее названию категории клипов, и начать поиск или организовать поиск картинок, похожих по стилю изображения. Просмотр определенных коллекций или типов искомых объектов ограничивает зону поиска. Система может произвести поиск всех объектов мультимедиа на компьютере и упорядочить папки, содержащие найденные объекты. MS Word позволяет видоизменить коллекцию клипов: расширять коллекцию, изменять ключевые слова картинок, перемещать картинку из одной коллекции клипов в другую.

Если рисунок вставляется из файла, то его можно встроить или связать. Встраивание рисунка создает независимую копию рисунка в документе. При связывании изображение размещается в документе, но копия рисунка не создается, а устанавливается связь с файлом, содержащим рисунок. Любые изменения, сделанные в файле-источнике рисунка, автоматически отразятся в документе.

Если вставляемая картинка имеет большой размер, ее можно масштабировать или обрезать. Масштабирование производится с изменением или без изменения пропорций. Кроме этого MS Word позволяет установить цвет заливки рисунка, степень ее прозрачности, задать рамку (цвет, толщину и тип линий контура), повернуть рисунок на произвольный угол, изменить цвет, яркость, контрастность самого рисунка. Под изменением цвета подразумевается представление рисунка в оттенках серого, как черно-белый рисунок или как подложка. В последнем случае устанавливается блеклый цвет рисунка, и тогда текст, расположенный на фоне рисунка, будет читабельным.

Рисунок может располагаться в одном слое с текстом, т. е. на месте очередного символа строки текста, или дополняться текстом слева или справа. При расположении рисунка в графическом слое текст может накладываться на рисунок, или, наоборот, рисунок может располагаться поверх текста.

Иллюстрации могут сопровождаться подрисуночными подписями. Поскольку подрисуночная подпись является неотрывной частью иллюстрации, подпись должна размещаться рядом с иллюстрацией – обычно ниже иллюстрации или сбоку. Часто подписи размещают в абзаце ниже или в графическом элементе типа Надпись или Выноска. Оба эти элемента свободно перемещаются по документу.

На рис.6.2 оба изображения располагаются в одном слое с текстом, а подрисуночные надписи оформлены списком с буквенной нумерацией.

6.8. Работа с таблицами

Наглядность и удобство просмотра – это ценнейшие качества таблицы. В таблицах слова и числа организованы в вертикальные колонки (графы) и горизонтальные строки таким образом, что каждый элемент является одновременно составной частью и строки, и графы.

Любая таблица состоит из нескольких типов элементов (рис.6.5). В зависимости от степени сложности некоторые элементы могут отсутствовать в таблице.

Простую таблицу можно построить при помощи символов табуляции и маркеров табуляции (табулостопов). Для построения сложной таблицы используются специальные средства работы с таблицами, которые выделены в отдельное меню Таблица для версии 2003 или в группу Работа с таблицами (вкладки Конструктор и Макет) для последующих версий.

С помощью символов табуляции и табулостопов на горизонтальной линейке, которые применяются к абзацу в целом, устанавливается вертикальное выравнивание текста. Стандартные позиции табулостопов – это вертикальные серые отметки внизу горизонтальной линейки (рис 6.6). Нажатие на клавишу Tab вставляет знак табуляции (\rarr) и перемещает точку вставки вправо на некоторое расстояние. Это расстояние определяется стандартными маркерами табуляции или маркерами табуляции, установленными пользователем.

Слева от горизонтальной линейки непосредственно над вертикальной линейкой расположена пиктограмма, которая используется для выбора способа выравнивания текста, следующего за знаком табуляции. Каждый щелчок на эту пиктограмму изменяет способ выравнивания текста: левое и правое выравнивания, центровка, выравнивание по десятичной точке и т.п.

Для установки собственного маркера табуляции достаточно выбрать способ выравнивания и сделать щелчок в нужном месте горизонтальной линейки. Маркеры табуляции можно перемещать по горизонтальной линейке. Можно удалить маркер с линейки, перетащив его в область ниже линейки (сбросить с линейки).

Если пользовательские табулостопы не установлены, то текст, набираемый после нажатия на клавишу Tab, выравнивается влево на уровень ближайшего стандартного табулостопа. Если пользователь установил на горизонтальной линейке собственный табулостоп, текст выравнивается на уровень этого табулостопа в соответствии с типом табулостопа.

Кроме выравнивания текста можно задать способ заполнения пустого пространства между текстами колонок таблицы. Возможно применение одного из четырех символов – пробел, точка, дефис и нижнее подчеркивание (рис.6.7).

Обычно при помощи табулостопов таблицу создают построчно, т.е. после набора каждой строки таблицы необходимо нажимать клавиши Shift+Enter для перехода на новую строку. Для позиционирования колонок такой таблицы желательно предварительно выделить таблицу целиком.

Оформление таблицы, построенной при помощи табулостопов, выполняется в соответствии с общими правилами работы с текстами, т.е. после выделения фрагментов таблицы можно производить операции копирования, удаления, перемещения и форматирования. В качестве выделенного фрагмента может использоваться столбец такой таблицы.

Таблицу сложной структуры можно создать при помощи команды Вставить из меню Таблица для версии 2003 или нажатием пиктограммы Таблица на вкладке Вставка для последующих версий. В результате создается пустая таблица с заданным количеством колонок и строк. Установка автоподбора позволяет MS Word выбрать оптимальную для размещения текстов ширину столбцов.

Очень удобное средство – преобразование текста в таблицу. Такая операция часто применяется, если используются данные с разделителями, например, в формате CSV. Но можно предварительно подготовить необходимый текст. При вводе текста будущей таблицы необходимо разделять колонки таблицы знаками табуляции, а строки таблицы знаками конца абзаца. Разделение текста на колонки можно выполнять, используя любые символы, которые можно ввести с клавиатуры, например, запятую или точку с запятой, После выполненной подготовки необходимо выделить текст будущей таблицы и в 2003 версии выполнить команду Преобразовать в таблицу из меню Таблица. Для последующих версий эта команда доступна в группе Таблица на вкладке Вставка (рис.6.8).

В диалоге задается разделитель и, если необходимо, изменяется число столбцов. Число строк устанавливается автоматически. Если число строк рассчиталось неправильно, то следует отменить выполнение команды и проверить правильность установки разделителей в выделенном тексте.

Можно выполнить обратное преобразование таблицы в текст, задав разделитель между текстами колонок таблицы (рис.6.9). Таблица преобразуется в обычный текст, при этом каждой строке таблицы будет соответствовать абзац текста.

Во время работы с таблицей удобно, если включено отображение непечатаемых символов. Ячейка таблицы содержит символ конец ячейки. Символ напоминает букву "о" с насечками – "¤" (рис.6.2 и рис.6.10). Сетка таблицы разделяет ячейки таблицы. Сетка таблицы видна, если не установлены рамки.

Для редактирования и форматирования таблицы используются команды меню Таблица для 2003 версии или команды на вкладках Конструктор и Макет в группе Работа с таблицами для последующих версий. Команды выполняются после выделения элементов таблицы. Некоторые из этих команд недоступны, если не выделены соответствующие объекты таблицы. Можно выделять таблицу целиком, текст в ячейках таблицы или строки и столбцы таблицы.

Можно вставить строки выше или ниже выделенной строки таблицы или строки таблицы, в которой установлена точка вставки. Столбцы можно вставить слева или справа от выделенного столбца или столбца, в котором установлена точка вставки. Вставка последнего столбца выполняется после выделения пустого столбца справа от таблицы (столбец состоит только из знаков конца ячейки, см. рис.6.10). Нажатие на клавиши Delete или Backspace производит очистку содержимого выделенного объекта таблицы, т. е. обычное удаление текста после выделения.

Перемещение строк и граф производится перетаскиванием выделенных объектов. При этом в таблицу автоматически добавляются строки или столбцы.

Объединение или разделение ячеек можно выполнить соответствующими командами или пиктограммами. Рекомендуется выполнять эти действия после завершения форматирования соответствующих строк или столбцов, т. к. после объединения или разделения бывает сложно выделить столбец или строку целиком.

Границы, заливка в таблице могут применяться к различным объектам таблицы или к тексту ячеек. В диалоге установки границ необходимо выбирать объект применения рамок или заливки. Для оформления различных частей таблицы можно использовать различного рода линейки.

Команды Автоформат и Автоподбор выполняют различные действия. Автоформат таблицы – выбор готового варианта оформления. Под автоподбором подразумевается изменение ширины столбцов в соответствии с текстом, размещенным в них. Командой Автоподбор можно выровнять ширину столбцов или высоту строк.

Изменение ширины колонок, высоты строк и размеров таблицы в целом может выполняться при помощи мыши или командой Свойства таблицы. Изменение свойств таблицы позволяет регулировать расположение таблицы на листе, например, установить центровку таблицы, высоту строк, ширину столбцов, отступы текста от границ ячеек.

6.9. Слияние

Слияние – эффективное средство MS Word для создания одинаковых по содержанию документов, рассылаемых большой группе адресатов. Например, это могут быть письма с выражением благодарности или с приглашениями или списки людей, которым регулярно рассылаются документы определенного содержания и т.п. Таким образом, если выполняются регулярные действия, требующие внесения незначительных, всегда однотипных изменений в некоторый файл-документ MS Word, применяется средство – слияние документов.

Для использования этой возможности требуется создание двух документов: документа – источника данных и основного документа, по сути, некоторой формы, содержащей как общие, так и индивидуальные сведения, представленные полями слияния, которые автоматически заполняются информацией из источника данных. Основным документом могут быть документы различных типов, например, письма или конверты. Основной документ автоматически связывается при помощи ссылок с источником данных. После создания двух документов выполняется операция слияния в новый документ. При этом в основной документ подставляются значения связанных полей каждой записи источника данных, и каждая запись источника данных формирует новый раздел результирующего документа. Таким образом, результирующий документ представляет собой копии основного документа, каждая из которых содержит различные значения полей источника данных. Количество копий соответствует количеству записей источника данных. После формирования результирующего документа слияния можно отпечатать все разделы или выборочные разделы, задавая номера разделов в команде печати.

Например, если некоторая фирма рассылает письма в адреса своих клиентов, то основной документ – текст-заготовка некоторого письма, которое рассылается клиентам, а источник данных – список клиентов с их атрибутами (имя, фамилия, адрес, телефон и т.д.). Результирующий документ – письма в адреса различных клиентов. Количество подготовленных писем соответствует количеству клиентов.

Рассматриваемый далее способ создания писем позволяет иметь список клиентов независимо от рассылаемых писем (одного или нескольких). Очевидно, что этот список можно изменить в любой момент или можно воспользоваться этим списком для рассылки других писем или документов, необходимость в которых возникает в процессе функционирования фирмы.

Термин "источник данных" пришел из баз данных. Под ним подразумевается совокупность записей связанных данных, подобно информации о клиентах. Каждая запись, в свою очередь, состоит из полей, например, имени клиента, его адреса и телефона. Источник данных представляет собой таблицу, пример которой приведен на рис.6.11. Первая строка таблицы – заголовочная и содержит названия полей. Остальные строки – записи, содержащие информацию о субъектах. Рекомендуется сохранять источник данных в одной папке с основным документов. Всегда можно выбрать другой источник данных для текущего процесса слияния.

Можно использовать в качестве шаблона слияния каталог, и тогда результат слияния будет содержать информацию источника данных на одном листе. Еще один распространенный способ слияния – это печать конвертов или почтовых адресов. В этом случае дополнительно предоставляется возможность задать размеры конвертов и способ размещения адреса на конверте.

6.10. Приемы работы с документами большого размера

Структура – это иерархическое представление заголовков документа. Работа со структурой документа предоставляет дополнительные удобства для пользователя. Для работы в режиме Структура документа используется панель инструментов Структура.

Структура документа строится на основе встроенных заголовочных стилей девяти уровней. В режиме структуры можно свернуть текст документа до определенного уровня заголовка (от 1 до 9), можно показывать или не показывать на экране подчиненный текст любого уровня заголовка. Можно повышать или понижать уровень текста, например, понизить уровень заголовка до обычного текста или повысить уровень до старшего первого уровня (стиль Заголовок1).

В режиме структуры выделение заголовка со свернутым подчиненным текстом выделяет полностью и текст фрагмента документа, определяемый этим заголовком. Перемещая в этом случае выделенный заголовок, можно быстро перемещать фрагмент документа целиком. Это можно делать при помощи обычной техники перетаскивания.

Выбрав максимальный используемый в документе уровень заголовка, можно просмотреть на экране план документа. MS Word предоставляет возможность просматривать на экране не только заголовки, но и полный текст первой строки текста, подчиненного каждому заголовку. Если документ представлен в режиме структуры, то удобно в другом окне просматривать этот же документ в режиме разметки страницы.

Следует заметить, что:

Работа в режиме схемы документа также позволяет работать с заголовками документа. В этом режиме в окне документа слева открывается дополнительная панель с заголовками документа, при помощи которой можно быстро перемещаться внутри документа, не используя оглавление или структуру, т.е. оставаясь в режиме разметки страницы.

Подобно режиму структуры, в схеме документа можно убирать или разворачивать детализирующие заголовки. Можно задать уровень детализации выбором его из контекстного меню для любого заголовка.

MS Word обладает возможностями автоматической генерации оглавления и всякого рода индексов и перечней, используя стили форматирования.

Оглавление документа является полем MS Word. Каждая строка оглавления является гиперссылкой на абзац в тексте документа, оформленный стилем, соответствующим уровню заголовка. Для выделения элементов оглавления используются обычные способы выделения. Элементы созданного оглавления в свою очередь также оформляются встроенными стилями оглавления в соответствии с уровнем заголовка, но можно оформить любой элемент оглавления в соответствии со своими представлениями. Для создания оглавления возможно использование как стандартных заголовочных стилей, так и стилей пользователя. Опции диалога создания оглавления позволяют задать количество уровней используемых заголовочных стилей, задать оформление оглавления в целом и номеров страниц в частности.

Если оглавление документа уже создано, то при каждой модификации текста рекомендуется обновлять оглавление нажатием клавиши F9. Автоматическое обновление номеров страниц и заголовков не производится.

6.11. Возможности автоматизации работы с документами

Если требуется повторно выполнять какие-то действия по обработке документа, эти действия можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос – это набор команд и инструкций, сгруппированных в процедуру, для автоматического выполнения какой-либо задачи. Запись макросов производится на языке программирования Visual Basic для приложений (VBA).

VBA манипулирует объектами, которыми в MS Word являются документы и составляющие их элементы (слова, предложения, абзацы и т.д.). VBA содержит средства для работы с этими объектами, например, команды открытия, закрытия и сохранения документов, редактирования и форматирования текста и пр.

Программы на VBA создаются двумя способами: разработкой программ непосредственно в редакторе VBA или использованием средства записи макросов – макрорекордера. Первый путь ориентирован на специалистов, знакомых с основами программирования (необязательно профессионалов). Запись макросов с помощью макрорекодера не предполагает никаких знаний программирования. Макрос транслирует действия пользователя, выполняемые через систему меню приложения, в последовательность команд VBA. Правда сгенерированный макрос не является эффективным и даже в некоторых случаях надежным, так как опирается на контекст, т.е. корректно работает в предположении, что выделен конкретный объект или активизирован конкретный элемент окна.

Пример

Макрос удаляет лишние пробелы из текста документа. Под лишними пробелами подразумеваются подряд идущие пробелы, а также пробелы, предшествующие знаку конца абзаца.

Для записи макроса

Открыть документ с текстом.

Выполнить команду Сервис-Макрос-Начать запись (рис.6.12) в версии MS Word 2003.

В последующих версиях MS Word команда Запись макроса доступна на вкладке Разработчик. Чтобы активизировать запись макроса можно нажать кнопку на статусной строке.

(рис 6.12) Диалоговое окно Запись макроса

Выполнить команду Заменить.

В поле Найти ввести два пробела, в поле Заменить на ввести один пробел.

Нажать кнопку Заменить все. Высветится диалог с результатами замены.

В поле Найти ввести пробел, нажать кнопку Специальный и выбрать Знак абзаца (рис.6.13).

В поле Заменить на выбрать знак абзаца. Можно ввести символы ^p, как это показано на рис.6.13.

Нажать кнопку Заменить все. Высветится диалог с результатами замены.

Нажать кнопку Остановить запись (для версии MS Word 2003 кнопка слева или для версий MS Word 2007 и 2010 на статусной строке).

Чтобы запустить макрос, необходимо:

выполнить команду Сервис-Макрос-Макросы для версии MS Word 2003 или нажать кнопку на вкладке Разработчик для версий MS Word 2007 и 2010; (рис 6.13) Выбор специальных символов в диалоговом окне Найти и заменить

в списке макросов (рис.6.14) выбрать имя макроса (в данном случае Макрос 2) и нажать кнопку Выполнить. (рис 6.14) Выбор запускаемого макроса из списка макросов

Вероятно, придется выполнить этот макрос несколько раз, если количество подряд идущих пробелов больше 2-х.

Вопросы для самопроверки